Для підприємців-початківців, пошук шляхів для розвитку власного бізнесу та залучення нових клієнтів є ключовим. Одним із ефективних інструментів для досягнення цих цілей є складання професійної ділової пропозиції.
У цьому посібнику ми крок за кроком розглянемо процес створення бізнес-пропозиції за допомогою Microsoft Word, навіть якщо у вас немає попереднього досвіду. Ми охопимо всі етапи – від розробки привабливої титульної сторінки до правильного форматування контенту та написання переконливого заключення.
Що таке ділова пропозиція?
Ділова пропозиція – це офіційний документ, що адресується інвесторам з метою залучення фінансування, зацікавленим сторонам для отримання схвалення нового проєкту, або клієнтам з метою спонукання їх до придбання ваших товарів чи послуг.
Вона є засобом презентації вашої бізнес-ідеї ключовим стейкхолдерам. У ній детально викладається інформація про вашу компанію, перелік продуктів і послуг, цінова політика, кваліфікація та досягнення, а також умови співпраці.
Ділові пропозиції поділяються на два типи: запрошені та незапрошені. Незапрошені пропозиції є більш поширеними серед стартапів, які прагнуть залучити інвестиції від бізнес-ангелів та венчурних капіталістів.
Як створити бізнес-пропозицію в Microsoft Word
Написання ділової пропозиції в Microsoft Word є досить простим процесом, особливо якщо ви робите це вперше. Рекомендується дотримуватись простого та зрозумілого формату.
Перш ніж почати, радимо ознайомитись із основними принципами оформлення документів у Microsoft Word, щоб ваша пропозиція виглядала професійно. Після цього, дотримуйтесь наведених нижче кроків для створення ефективної бізнес-пропозиції для вашого бізнесу:
1. Створення титульної сторінки
Титульна сторінка, яка також відома як обкладинка, є першим враженням про вашу бізнес-пропозицію. Вона має містити основну інформацію про вашу компанію та замовника, включаючи назви, логотипи, адреси та контактні дані обох сторін. Важливо, щоб ця сторінка була візуально привабливою та професійно оформленою.
Якщо вам потрібна допомога, ви можете знайти інструкції щодо створення індивідуальної титульної сторінки в Microsoft Word.
2. Додавання змісту
Після оформлення титульної сторінки, наступним кроком є створення змісту. Він дозволить читачам легко переходити до потрібних розділів вашої пропозиції. Інвестори часто обмежені в часі і, ймовірно, захочуть одразу переглянути найбільш важливі частини документу.
Відсутність змісту може ускладнити навігацію по вашій пропозиції, особливо якщо вона є досить об’ємною. Для створення змісту в Word перейдіть у вкладку “Посилання” > “Зміст” > “Автоматичний зміст 1”.
На початку зміст буде порожнім. Не хвилюйтесь, після написання пропозиції, вам потрібно буде лише натиснути “Оновити таблицю”, і зміст заповниться відповідними заголовками.
3. Написання резюме
Резюме є вступом до вашої пропозиції та загальним оглядом вашої компанії. У цьому розділі ви представляєте місію, бачення та цінності вашого бізнесу.
Тут слід також вказати розмір вашої компанії, її бізнес-модель, унікальні торгові пропозиції ваших продуктів або послуг, важливі досягнення, плани на майбутнє та конкретні цілі, на які ви плануєте витратити інвестиції.
Важливо чітко показати, як саме будуть використані інвестиції. Інвестори з більшою ймовірністю підтримають вашу пропозицію, якщо вони розумітимуть, куди саме будуть спрямовані їхні кошти, і будуть обізнані про потенційні витрати.
Не забудьте застосувати стиль “Заголовок 1” до резюме та інших основних заголовків з галереї стилів. Для підзаголовків використовуйте відповідно “Заголовок 2” та “Заголовок 3”. Якщо не використовувати стилі заголовків, зміст не зможе їх ідентифікувати.
4. Визначення проблеми та запропонованого рішення
Наступний крок – це опис проблеми, з якою стикається клієнт. Це дозволить продемонструвати вашу компетентність та показати, що ваша пропозиція розроблена з урахуванням їхніх потреб, а не є стандартним документом. Радимо створити відчуття терміновості, описуючи проблему.
Після визначення проблеми, ваш варіант її вирішення має чітко показати, як саме ваші продукти чи послуги можуть допомогти. Недостатньо просто пропонувати свої рішення, ви також повинні пояснити, чому вони кращі за пропозиції ваших конкурентів.
5. Представлення вашої кваліфікації та досягнень
Чудові ідеї – це лише початок. Важливо також показати, що ви маєте відповідні навички та досвід для реалізації проєкту. Саме тому клієнт, зацікавлений у ваших рішеннях, захоче знати, чи здатні ви виконати взятий на себе обов’язок.
У цьому розділі ви повинні зазначити кваліфікацію вашої команди, ваші досягнення, відгуки клієнтів та тематичні дослідження. Обов’язково додайте статистичні дані про ваші минулі успішні проєкти – одні лише слова не переконають інвесторів.
6. Встановлення бюджету, термінів та кінцевих результатів
Після представлення вашого рішення, перейдіть до деталей угоди. Це включає в себе опис результатів, які ви плануєте досягти, обсяг проєкту, його вартість та терміни виконання.
Важливо бути точним, реалістичним та професійним у цьому розділі. Замовник може запропонувати деякі зміни, тому будьте готові до перегляду деталей проєкту.
7. Підведення підсумків та завершення пропозиції
Це заключний розділ вашої бізнес-пропозиції. Він має містити потужний заклик до дії, який спонукає клієнта зв’язатися з вами. Обов’язково вкажіть свої контактні дані та адресу веб-сайту, де можна дізнатися більше про ваші послуги.
Ви також можете створити додаток з посиланнями, визначеннями, методологією та іншою важливою інформацією, яку ви хотіли б довести до відома клієнта.
8. Перевірка, редагування та фіналізація пропозиції
На заключному етапі потрібно ретельно перевірити та відредагувати пропозицію, виявивши та виправивши будь-які помилки. Це стосується граматичних помилок, фактичних неточностей, цифр та тверджень про ваші досягнення.
Зверніть особливу увагу на фінансову інформацію. Надання неправдивих фінансових даних є неприйнятним для інвесторів. Після перевірки точності, актуальності та якості написання, а також відповідного форматування, настав час завершити пропозицію та надіслати її зацікавленим сторонам.
Основні поради для написання ділових пропозицій
Ось декілька корисних порад, які допоможуть вам підвищити шанси на успіх при створенні бізнес-пропозиції:
- Адаптуйте пропозицію до читача: проведіть дослідження інвестора або компанії, яким ви надсилаєте документ, і відповідно скоригуйте текст. Це суттєво збільшить ваші шанси на отримання фінансування.
- Використовуйте візуальні елементи: діаграми, графіки, таблиці та інші візуальні матеріали допоможуть структурувати текст та зробити пропозицію більш привабливою. Для додавання діаграм у Word перейдіть у вкладку “Вставка” > “Діаграма”.
- Підкресліть вашу унікальну торгову пропозицію: пропозиція повинна пояснювати не тільки, чому інвестор повинен вкласти кошти у вашу компанію, але й чому ви є найкращим варіантом у порівнянні з вашими конкурентами. Ви можете досягти цього, виділивши ваші сильні сторони та унікальні пропозиції, яких немає у конкурентів.
- Будьте лаконічними: інвестори не мають часу читати довгі тексти. Ваша пропозиція повинна бути лаконічною, але змістовною.
Реалізуйте свої бізнес-цілі
Складання бізнес-пропозиції може здатися складним завданням, але це необхідний крок для будь-якого бізнесу, який прагне розвитку та успіху. Дотримуючись кроків та порад, наведених у цьому посібнику, ви зможете створити чітку, переконливу та ефективну ділову пропозицію.