Чи використовуєте ви відповідний інструмент для організації проєктів? Управління великими проєктами вимагає значних зусиль для забезпечення актуальності інформації та злагодженої роботи всіх учасників. Якщо ви прагнете ефективно керувати проєктом та контролювати його виконання, платформа Airtable стане чудовим вибором.
Airtable – це надзвичайно багатофункціональна та водночас проста у використанні платформа, що поєднує в собі можливості інструментів для управління проєктами та зручність роботи з електронними таблицями. Розглянемо, як можна використовувати Airtable для ефективної організації проєктної діяльності.
Крок 1: Створення бази даних
В Airtable можна створювати окремі робочі простори для різних проєктів, кожен з яких може містити кілька баз даних. Бази даних в Airtable називаються “базами”. Бази всередині робочого простору можуть бути пов’язані між собою, що полегшує структурування даних.
Щоб налаштувати базу Airtable, виконайте наступні дії:
Якщо ви вперше використовуєте Airtable, скористайтеся вбудованим посібником, який допоможе вам створити свою першу базу.
Крок 2: Створення та налаштування представлень
Airtable пропонує різноманітні способи відображення даних, що робить роботу з ними дуже зручною. Перегляди у формі сітки, календаря, галереї, форми, канбан тощо надають унікальні можливості для взаємодії з даними. В Airtable можна створювати до 1000 представлень для кожної таблиці.
Щоб налаштувати представлення Airtable, виконайте наступні дії:
Крок 3: Додавання співавторів та управління ними
В Airtable можна додавати членів команди/співавторів до всього робочого простору або до окремих баз даних. Це забезпечує прозорість та злагодженість роботи, надаючи кожному учаснику чітке розуміння спільної інформації, завдань та термінів виконання.
Щоб додати співавторів до робочого простору Airtable, виконайте наступні дії:
Щоб додати співавторів до певної бази даних Airtable, виконайте наступні дії:
Після приєднання співавторів, ви можете ще раз натиснути “Поділитися”, щоб переглянути список співавторів та змінити рівні їхнього доступу.
У межах бази даних можна використовувати поле типу “Користувач”, щоб призначити співавторів до окремих записів. Також є функція сповіщень, яка відправляє співавтору електронного листа щоразу, коли його призначають до певного запису.
Інші корисні функції Airtable
Описаних вище кроків має бути достатньо для початку управління проєктами та співпраці за допомогою Airtable. Якщо ви бажаєте покращити свій досвід роботи з Airtable, розгляньте наступні функції, що точно стануть вам у нагоді:
1. Інтерфейси
За допомогою інструменту для створення інтерфейсів Airtable ви можете створити персоналізований досвід для себе та членів вашої команди. Інструмент пропонує гнучкість у візуалізації та редагуванні записів, зберігаючи цілісність основних представлень.
Ви можете використовувати цю функцію для створення унікальних інформаційних панелей проєкту, які відображатимуть саме ту інформацію, яка вам потрібна, у зручному для вас форматі.
2. Автоматизація
Функція автоматизації Airtable допомагає автоматизувати повторювані завдання, такі як відправлення електронних листів, оновлення записів тощо. За допомогою цієї функції можна інтегрувати вашу базу даних із зовнішніми програмами, наприклад Outlook або Google Таблиці, для автоматичного виконання певних дій.
3. Зв’язані бази
Airtable також дозволяє створювати пов’язані бази даних, тобто такі, що працюють разом, з’єднуючи подібні поля між таблицями. Це гарантує, що ваші дані завжди будуть оновленими у всіх таблицях, підвищуючи прозорість та чіткість.
4. Спільний доступ лише для читання
Функція спільного доступу лише для читання дозволяє ділитися даними з певних представлень із зовнішніми користувачами. Цих користувачів не потрібно додавати як співавторів до вашої бази, вони зможуть переглядати записи лише у тому вигляді, як налаштовано спільне представлення.
5. Функція формул
Як і програми для роботи з електронними таблицями, наприклад Microsoft Excel та Google Sheets, Airtable також надає можливість генерувати обчислені дані. Ви можете створити поле типу “Формула” та налаштувати потрібну формулу та правила форматування для виконання будь-яких операцій, від простої арифметики до складного аналізу даних.
Підніміть рівень управління проєктами за допомогою Airtable
У швидкозмінному сучасному світі вкрай важливо мати чітке уявлення про свій проєкт у будь-який момент часу. Саме тому вам потрібен відповідний інструмент, що спростить роботу для всіх учасників, і Airtable чудово підходить для цього.
Зручний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс Airtable дозволяє легко налаштувати базу даних проєкту за лічені хвилини. Такі платформи як Airtable є обов’язковими для створення продуктивного, спільного та ефективного робочого середовища.