Якщо ви коли-небудь використовували інструмент очищення поштової скриньки в Outlook, ви, можливо, бачили кнопку «Автоархівування». Ця функція може викликати певні питання щодо її призначення та дії. Давайте розберемося, як працює автоархівування та як його можна використовувати.
Натискання кнопки «Автоархівування» запускає процес, який перевіряє всі ваші папки Outlook і застосовує до них задані вами правила автоматичного архівування. Важливо знати, що стандартне правило автоархівування не виконує жодних дій, тому ви не ризикуєте втратити дані, натиснувши цю кнопку. Проте, якщо ви хочете перемістити старі елементи до архіву, щоб звільнити місце у вашій основній поштовій скриньці, автоархівування – це відмінний інструмент для автоматизації цього процесу. Розгляньмо детальніше, як його налаштувати та використовувати.
Як увімкнути автоархівування?
Перш за все, потрібно активувати функцію автоархівування і визначити її основні параметри. Для цього перейдіть у меню «Файл» > «Параметри» > «Додатково», а потім натисніть кнопку «Налаштування автоархівування».
За замовчуванням параметр «Запускати автоархівування кожен» вимкнений, що означає, що автоархівування не буде виконуватися автоматично.
Після активації опції «Запускати автоархівування кожного» всі інші параметри стануть доступними для налаштування.
На відміну від очищення папки, де є одне вікно налаштувань для всіх папок, налаштування автоархівування, які ви бачите тут, є параметрами за замовчуванням. Кожна папка, для якої активовано автоархівування, може використовувати ці налаштування, або ж ви можете налаштувати окремі параметри для кожної папки. Ми розглянемо, як це зробити пізніше, а зараз зосередимося на параметрах за замовчуванням.
Як налаштувати автоархівування?
Після активації автоархівування, воно за замовчуванням запускається кожні 14 днів. Ви можете змінити цей інтервал за допомогою стрілок вгору та вниз або вручну, ввівши значення від 1 до 60 днів. Якщо ввести двозначне число більше 60, Outlook покаже помилку і вимагатиме змінити значення.
Наступна опція – «Запитувати перед запуском автоархівування» – дозволяє вам отримувати сповіщення перед кожним запуском автоархівування. Це дає можливість переглянути налаштування або скасувати поточний запуск.
Решта налаштувань визначають, які елементи будуть заархівовані та що саме з ними відбудеться під час цього процесу. Опція «Видалити прострочені елементи (лише папка електронної пошти)» впливає лише на електронні листи, до яких додано дату закінчення терміну дії. Вона не впливає на завдання чи події, навіть якщо автоархівування активовано для цих папок.
Інші налаштування застосовуються до всіх елементів, не тільки до електронних листів. Це включає події календаря, завдання, нотатки та записи журналу.
Якщо опція «Архівувати або видалити старі елементи» активована, то за замовчуванням елементи, старші за 6 місяців, будуть переміщені до нового окремого файлу .pst з ім’ям “Архів” (за замовчуванням). Цей файл буде відображатися на панелі навігації в Outlook, що дозволить вам отримати доступ до заархівованих елементів у будь-який момент. Ви можете змінити значення “Очистити елементи старше” на будь-яке значення від 1 дня до 60 місяців, вибрати інший файл .pst для архівування або ж вибрати опцію “Видалити старі елементи назавжди”.
Пам’ятайте, що видалення елементів назавжди обходить папку “Видалені”, і ваші елементи будуть повністю видалені з Outlook. Можливо, ви все ще зможете отримати доступ до них на вашому поштовому сервері, але не варто на це розраховувати. Використовуйте цю опцію лише тоді, коли ви дійсно впевнені, що хочете видалити ці елементи назавжди.
Після натискання “OK” автоархівування буде активовано. Воно працюватиме відповідно до вибраного значення “Запускати автоархівування кожного” (за замовчуванням кожні 14 днів). Тому після увімкнення слід очікувати, що воно почне працювати досить швидко. У наших тестах між активацією та отриманням сповіщення про запуск автоархівування знадобилося менше десяти хвилин. За замовчуванням автоархівування працює лише в кількох папках, тому, якщо ви хочете застосувати його до певних папок або налаштувати його по-різному для різних папок, читайте далі.
Як увімкнути та налаштувати автоархівування для різних папок?
За замовчуванням, автоархівування запускається тільки для наступних папок:
| Відправлені |
| Видалені елементи |
| Календар |
| Завдання |
Якщо ви бажаєте застосувати його до інших папок, вам потрібно буде ввімкнути його для кожної з них (або вимкнути для тих чотирьох, де ви його не хочете використовувати). Щоб це зробити, клацніть правою кнопкою миші на папці в панелі навігації та виберіть пункт «Властивості».
Також ви можете перейти до властивостей папки, вибравши “Папка” > “Властивості папки” на стрічці. (Для папок, таких як “Календар” і “Завдання”, які не відображаються на панелі навігації, це єдиний спосіб отримати доступ до їхніх властивостей). Крім того, є можливість перейти безпосередньо до налаштувань автоархівування, що заощадить час після переходу до властивостей папки.
У вікні “Властивості папки” перейдіть на вкладку “Автоархівування”, щоб побачити налаштування для цієї конкретної папки.
Для більшості папок за замовчуванням буде увімкнено параметр «Не архівувати елементи в цій папці». Це означає, що під час автоархівування папка буде проігнорована, а елементи в ній не будуть архівовані. Якщо ви хочете включити цю папку, виберіть «Архівувати елементи в цій папці, використовуючи параметри за замовчуванням».
Якщо ж ви хочете використовувати інші параметри автоархівування для цієї папки, оберіть «Архівувати цю папку за допомогою цих налаштувань» та відредагуйте їх відповідно до ваших потреб.
У будь-який момент, якщо ви захочете повернути всі папки до використання налаштувань за замовчуванням, ви можете перейти в «Файл» > «Параметри» > «Додатково» > «Налаштування автоархівування» та натиснути кнопку «Застосувати ці налаштування до всіх папок зараз». Це змінить усі папки, де ввімкнено “Архівувати цю папку за допомогою цих налаштувань” на “Архівувати елементи в цій папці за умовчанням”.
Після налаштування основних параметрів автоархівування, а також індивідуальних параметрів для кожної папки, ви можете дозволити процесу працювати у фоновому режимі, звільняючи місце та не допускаючи переповнення ваших папок.