Хоча командні наради є корисними, персоналізовані зустрічі демонструють значно кращі результати, особливо коли йдеться про залучення кожного співробітника окремо.
Керівники команд та менеджери чудово розуміють, що їхнє першочергове завдання – забезпечити відчуття причетності кожного працівника до організації. Існує багато способів досягти цього, але немає нічого ефективнішого, ніж індивідуальні бесіди.
Змістовні діалоги, звісно, можливі й під час командних зустрічей, то чому ж тоді потрібні зустрічі один на один? Річ у тім, що під час особистих зустрічей працівники почуваються значно комфортніше, що є важкодосяжним на командних зборах.
Співробітники можуть вагатися, чи ділитися своїми думками на командних зустрічах, але під час індивідуальних бесід таких коливань немає. Від професійних питань до особистих справ, працівники почуваються вільно, спілкуючись зі своїми керівниками під час індивідуальних зустрічей. Створення комфортного середовища для команди допомагає підвищити її продуктивність, креативність та згуртованість.
Розвиток працівників та організації нерозривно пов’язані, і неможливо ігнорувати один аспект, очікуючи успіху в іншому. Тому важливо забезпечити працівникам достатньо можливостей для зростання, що включає в себе створення простору для відкритого спілкування.
Співробітники ростуть, коли відчувають, що їх чують, а цього можна досягти завдяки відвертим розмовам з менеджерами.
Читайте також: Найкращі платформи People Ops для HR-фахівців.
Роль шаблонів для індивідуальних зустрічей
Залучення талановитих працівників до команди – це лише початок. Щоб ці таланти продовжували розвиватися під вашим керівництвом, потрібні постійні зусилля. Менеджери повинні послідовно працювати над зростанням співробітників, що, у свою чергу, принесе користь організації.
Ці зусилля починаються з індивідуальних зустрічей між керівниками та їхніми командами. Такі сесії дозволяють працівникам вільно висловлювати свої думки, проблеми та побоювання. З іншого боку, менеджери можуть вирішувати ці питання таким чином, щоб члени команди відчували себе почутими та цінними.
Ми живемо в епоху автоматизації, коли навіть для протоколів зустрічей є готові шаблони! Хоча це не автоматизація в прямому сенсі, шаблони допомагають економити час. Використання оптимальних шаблонів для особистих зустрічей є важливим, оскільки це дозволяє проводити швидкі зустрічі, не витрачаючи години на підготовку.
У процесі ручної підготовки до індивідуальних зустрічей менеджери часто відчувають плутанину, витрачаючи час на організацію, а не на самі бесіди. Шаблони розв’язують цю проблему, надаючи структурований формат для різних планів зустрічей. Оскільки ці зустрічі можуть бути різними за метою, вам потрібні різноманітні шаблони. Ось кілька варіантів, які можуть вам допомогти!
Читайте також: Найкращі шаблони порядку денного для ефективних зустрічей.
Переваги шаблонів для особистих зустрічей
Давайте розглянемо переваги особистих зустрічей для розвитку співробітників і з’ясуємо, як правильно розроблений шаблон може значно підвищити ефективність цих важливих заходів.
- Шаблон особистої зустрічі зазвичай включає такі розділи, як підсумок попередніх обговорень і завдань, встановлення цілей та відстеження прогресу, відгуки та визнання, а також можливості для навчання та розвитку.
- Дотримуючись цієї структури, менеджери можуть вести змістовні діалоги, контролювати виконання завдань та встановлювати чіткі цілі на майбутнє.
- Шаблон сприяє узгодженості між різними зустрічами, полегшуючи виявлення закономірностей, моніторинг тенденцій та оцінку загального розвитку співробітників з часом.
Тепер, коли ви розумієте роль та переваги індивідуальних зустрічей, давайте подивимось на кілька найкращих шаблонів, щоб залишатися організованими та ефективними.
Miro
Якщо ви віддаєте перевагу зручним шаблонам, Miro пропонує оптимальні варіанти. Менеджери, які прагнуть розвивати команду, підвищувати продуктивність і креативність, а також забезпечувати структуроване управління ресурсами, можуть обрати цей шаблон для особистих зустрічей.
Шаблони Miro відображають особливості управління роботою та інструменти для управління проєктами, оскільки Miro – це платформа для управління роботою/проєктами. З цими готовими до використання шаблонами, що мають вбудовані функції, ви ніколи не пропустите важливу зустріч.
Індивідуальні зустрічі не повинні бути занадто довгими, але чому управління ними займає так багато часу? Цей шаблон вирішує проблему тривалих зустрічей.
Ви просто вказуєте на проблеми, з якими стикаєтесь під час особистої зустрічі, і знайдете всі рішення в цьому дивовижному шаблоні. Miro охоплює всі аспекти: від швидкого створення нотаток до встановлення чіткого порядку денного і фіксування важливих моментів для подальшого використання.
Шаблон оснащено функцією шкали часу, що дозволяє менеджерам структурувати і планувати порядок денний наради. Він також дозволяє зосередитися на настрої зустрічі, створюючи жваву атмосферу для відвертих розмов.
Miro також пропонує набір попередньо розроблених питань, якими керуються менеджери під час спілкування з членами команди. Ці продумані запитання сприяють змістовним дискусіям і забезпечують основу для вирішення конкретних потреб і проблем розвитку.
Читайте також: Чому Miro є найкращим вибором для віддаленої співпраці?
Todoist
Шаблони зустрічей Todoist забезпечують прозорі та відстежувані обговорення в режимі «один на один». Чітко визначений порядок денний дає змогу обом учасникам чітко підійти до зустрічі, що усуває плутанину та веде до продуктивних розмов.
Використовувати шаблон для індивідуальних зустрічей від Todoist дуже просто. Просто оберіть шаблон, що відповідає цілям вашої зустрічі, та введіть свої дані, щоб розпочати ефективну бесіду. Це економить час і сприяє проведенню продуктивних зустрічей.
Можливість налаштування є ключем до успіху будь-якого шаблону, і Todoist чудово це забезпечує. Можливість швидкого додавання або видалення елементів перетворює ваші зустрічі на динамічну взаємодію. Простота шаблону та його ефективність сприяють підвищенню продуктивності.
Для регулярних зустрічей з тією ж особою Todoist пропонує зручний варіант повторюваних зустрічей. Організатори можуть вибрати конкретні дати, дні або місяці, щоб домовитися про регулярні зустрічі з конкретною особою.
Notion
Навіть якщо у зустрічі беруть участь лише дві особи, можуть виникати певні труднощі. Шаблон 1×1 від Notion ідеально підходить для таких ситуацій. Цей шаблон створений для швидких зустрічей, що не шкодять основному порядку денному та відстеженню, що допомагає проводити ефективні індивідуальні бесіди.
Він спрощує процес, дозволяючи менеджерам швидко планувати, проводити та завершувати зустрічі один на один.
Всі знають Notion за його зручність в управлінні робочими процесами, проєктами та командами, що підвищує продуктивність. Аналогічно, шаблон зустрічі 1×1 від Notion розширює універсальність та адаптивність платформи.
Починати нові зустрічі з шаблоном Notion легко завдяки попередньо заповненим даним і готовим до використання елементам дій. Крім того, шаблон забезпечує ідеальне управління даними після зустрічі. Функція архівування дозволяє зберігати розмови та підтримувати порядок в робочому просторі.
Шаблон 1×1 від Notion має мінімалістичний підхід, що пропонує все необхідне для успішної особистої зустрічі. Шаблон містить необхідні елементи, такі як дії, маркери дати і часу, а також місце для нотаток. Кнопка “Додати 1×1” створює нові шаблони зустрічей одним натисканням.
Читайте також: Шаблони управління проєктами Notion для трансформації робочого процесу.
Atlassian
Atlassian пропонує мінімалістичний шаблон зустрічей, що полегшить ваше життя. Цей шаблон, розроблений на базі Meetical, інструменту для управління онлайн-зустрічами, пропонує комплексні функції для покращення вашого досвіду.
Менеджерам, які віддають перевагу чітким і лаконічним форматам, сподобається шаблон для індивідуальних зустрічей від Atlassian. Він має чіткі табличні формати, що дають змогу організаторам та учасникам легко використовувати вбудовані функції.
Основні деталі заповнюються заздалегідь, щоб організатор зустрічі не витрачав на це час. Швидкий огляд місця проведення зустрічі та її учасників допомагає зосередити увагу кожного на продуктивному діалозі.
Зміст зустрічей класифіковано та представлено так, щоб кожна зацікавлена сторона мала легкий доступ. Спеціальний розділ для цілей і прогресу допомагає організатору зустрічі. Шаблон дає змогу організаторам та учасникам легко розставляти пріоритети.
У ньому також є місце для нотаток з попередніх зустрічей. Це поглиблює дискусії, покращує розуміння точки зору кожного учасника та допомагає проводити ефективні зустрічі.
Atlassian може слугувати дорожньою картою для майбутніх зустрічей, дозволяючи організаторам окреслити теми обговорень. Таким чином, зустріч завжди відповідає плану з визначеними пріоритетами, що дозволяє уникнути будь-яких відхилень.
GetGuru
Платформа GetGuru пропонує повний набір шаблонів для індивідуальних зустрічей. Всі вони розроблені для допомоги менеджерам під час спілкування з членами команди.
На платформі доступно кілька шаблонів для різних типів зустрічей. Ці шаблони економлять час менеджерів і спрощують проведення зустрічей.
Незалежно від того, чи це перша зустріч, щотижнева реєстрація або щомісячний огляд, ви знайдете саме те, що вам потрібно. Також доступні інші типи шаблонів: обговорення OKR, огляд ефективності, звичайна оцінка ефективності, зустріч з керівником, зустріч з колегами та обговорення винагороди. Найприємніше те, що ви можете додатково налаштувати ці шаблони відповідно до своїх вимог.
Менеджерам потрібні швидкі зустрічі, і шаблони GetGuru допомагають їм легко їх проводити та відстежувати. Замість того, щоб починати з нуля, менеджери можуть просто обрати відповідний шаблон, що відповідає цілям та порядку денному зустрічі.
Ці шаблони GetGuru є дуже гнучкими. Користувачі можуть легко змінювати формати, налаштовуючи їх відповідно до порядку денного зустрічі. За допомогою цієї функції менеджери можуть додавати свої унікальні елементи, такі як питання, ресурси та порядок денний, до кожної сесії чи зустрічі.
Щоб зробити зустрічі ефективнішими, шаблони містять основні запитання, що відповідають характеру різних зустрічей. Це спрощує планування та підготовку, а також організацію зустрічей.
Таким чином, GetGuru дає менеджерам можливість впевнено проводити зустрічі, використовуючи готові матеріали для швидкої взаємодії.
Asana
Шаблон зустрічі один на один від Asana може стати вам у пригоді, якщо виникають проблеми з управлінням даними під час зустрічей. Крім того, платформа має високий рівень інтеграції, що є зручним для організаторів зустрічей. Шаблон Asana діє як універсальне рішення та має конструктивну структуру.
За допомогою цього шаблону можна легко встановити етапи зустрічі. Основні етапи допомагають уточнити порядок денний, інформувати учасників про прогрес і тримати всіх у курсі.
Спеціальні поля в шаблоні дають змогу організаторам додавати власні дані та обробляти їх протягом зустрічі. Такі функції, як встановлення цілей, розстановка пріоритетів і відстеження прогресу, є достатньо корисними для проведення ефективної особистої зустрічі.
Можливість мульти-хостингу робить її масштабованою за допомогою легкої інтеграції, що забезпечує свободу інтегрувати декілька сторонніх програм у обговорення. Крім інтеграції, відстеження дій, структура зворотнього зв’язку та заплановані теми для розмови підвищують цінність взаємодії з користувачем.
Нотатки та подальші дії більше не викликають клопоту для організатора зустрічі з шаблоном Asana.
Meeting Notes
Шаблони Meeting Notes розроблені з цікавими функціями, щоб покращити загальний досвід під час індивідуального спілкування. Завдяки широкому вибору доступних шаблонів, менеджери можуть обрати стиль, формат, порядок денний та розділи, що найкраще відповідають цілям їхніх зустрічей.
У той час як особисті зустрічі зазвичай включають сеанси запитань і відповідей, шаблони, що пропонуються Meeting Notes, виходять за рамки цього. Вони обслуговують різні аспекти, які є невід’ємною частиною успішних зустрічей, наприклад, збір відгуків, OKR (цілі та ключові результати) і системи двосторонньої оцінки.
Ці шаблони не тільки ефективні, вони сприяють створенню позитивного робочого середовища для співпраці через ефективне спілкування та залучення.
Кожен шаблон на платформі розроблено для конкретної мети. З їхньою допомогою менеджери можуть проводити цілеспрямовані та ефективні обговорення з членами своєї команди. Шаблони Meeting Notes допоможуть організувати обговорення, чи то збір відгуків, узгодження OKR, чи проведення комплексного оцінювання.
Висновок
Індивідуальні зустрічі стали ключовим інструментом у побудові міцних відносин між менеджерами та членами їхніх команд.
Проведення індивідуальних зустрічей може займати багато часу для менеджерів. Але шаблони дозволяють проводити кілька таких зустрічей за менший час.
Вбудовані функції шаблонів гарантують, що ви не витрачаєте час на підготовку та управління. Просто виберіть шаблон, який найкраще відповідає вашим потребам і сумісний з існуючими системами вашої організації.
Далі — шаблони протоколів зустрічей для легкого планування та ідеального виконання.