Аналіз бізнес-процесів – це ніби МРТ для вашого підприємства, що дозволяє виявити приховані можливості та отримати чітке уявлення про ключові операції.
Оскільки кожне підприємство складається з безлічі процесів, для їх оптимізації необхідно детально розібрати кожен етап кожного процесу.
Проте, робити це вручну – все одно, що намагатися вичерпати океан ложкою. Щоб пришвидшити процес та швидко отримати цінну інформацію, вам потрібна відповідна система.
Саме тут на допомогу приходять методи аналізу процесів.
Інтелектуальний аналіз процесів допомагає знаходити вузькі місця та отримувати глибокий аналіз для покращення бізнес-процесів.
Тому власникам бізнесу та аналітикам важливо знати про аналіз процесів та його методи.
У цій статті ми розглянемо, що таке аналіз процесів, його важливість, принцип роботи, варіанти застосування та інше.
Отже, почнемо!
Що таке інтелектуальний аналіз процесів?
Інтелектуальний аналіз процесів – це метод, який застосовується для аналізу робочих процесів на основі журналів подій, отриманих з баз даних організації, програмного забезпечення для управління та інформаційних систем.
Суть аналізу процесів полягає у тому, щоб зрозуміти, як насправді працюють ваші бізнес-процеси, щоб виявити проблеми та області для вдосконалення. Це корисний інструмент для будь-якого бізнесу, що може бути застосований до різноманітних робочих процесів.
Основна мета аналізу процесів – аналізувати та оптимізувати бізнес-процеси. Крім того, існують й інші причини застосування цього методу, такі як:
- Підтвердження відповідності нормам
- Підтримка автоматизації процесів
- Гармонізація процесів
Але що ж таке бізнес-процеси?
Процеси є складними структурами через відхилення, численні взаємодії та повторення між окремими елементами. За допомогою технології інтелектуального аналізу процесів ви можете легко виявити та контролювати фактичний стан процесів, а не покладатися на ідеальні моделі. Це можна зробити, використовуючи:
- Записи про події та дані в реальному часі для виявлення вузьких місць
- Усунення зайвих кроків у ваших робочих процесах
- Відображення статистики в реальному часі
Таким чином, підприємства можуть зосередити свої зусилля на вдосконаленні бізнес-процесів. Тому аналіз процесів також називають аналізом бізнес-процесів, що допомагає краще розуміти дані про звичайні процеси компанії в режимі реального часу.
Аналіз процесів виник з галузі інтелектуального аналізу даних, яку нещодавно почали називати наукою про дані. Це пояснюється тим, що методи аналізу процесів працюють подібно до інтелектуального аналізу даних. Однак вони відрізняються за призначенням.
Інтелектуальний аналіз даних використовує численні методології та алгоритми для дослідження даних, тоді як аналіз процесів аналізує журнали подій та процеси на основі даних в реальному часі для виявлення закономірностей.
Інтелектуальний аналіз процесів фокусується на наступних аспектах:
- Потік управління: цей аспект стосується послідовності дій. Основною метою аналізу є визначення оптимального шляху виконання дій.
- Організація: цей аспект аналізує ресурси, такі як відділи, ролі та інше. Основна мета – знайти кращу структуру для організаційних підрозділів.
- Час: цей аспект досліджує частоту та час подій.
- Випадок: цей аспект розглядає різні властивості, що беруть участь у різних процесах.
Як працює процес інтелектуального аналізу?
Аналіз процесів починається з виявлення фактичних процесів у журналах подій. Шляхом об’єднання кожного журналу подій, метод аналізу процесів показує, як процеси виконуються на практиці в компанії.
Давайте детальніше розглянемо робочу процедуру аналізу процесів, використовуючи наступні кроки:
Аналіз та обробка даних
Більшість компаній, незалежно від розміру, відстежують та зберігають складні дані у безпечному місці, як-от хмарна база даних. Існують інструменти аналізу процесів, що допомагають отримати ці дані та перетворити їх на журнали подій.
Це дозволяє вашій організації аналізувати кожен робочий процес. Інструменти призначають ідентифікатор справи, дії та мітку часу кожному фрагменту даних. Аналіз процесів використовує ці елементи для аналізу різних аспектів робочого процесу. Це дозволяє визначити, які завдання потребують вдосконалення, які є ефективними, а які потребують пріоритету.
Оцінка кожного процесу
Використовуючи журнали подій, інструменти аналізу створюють графіки для кожного кроку, отриманого з робочого процесу. Далі, ці інструменти порівнюють ідеальні графіки з фактичними. Це допомагає зрозуміти, як повинна працювати система.
Порівнюючи обидва графіки, ви можете чітко побачити неефективність та ефективність робочих процесів.
Наприклад, поточний процес відстеження запасів включає в себе багато кроків, що забезпечують доставку та транспортування продуктів клієнтам. Аналізуючи графіки кожного кроку, можна виявити незначні недоліки та покращити їх.
Визначення пріоритетів для виправлень
Після отримання графіків, проаналізуйте процеси у вашому поточному робочому процесі та визначте, чим він відрізняється від ідеального. Далі потрібно визначити кроки для покращення. Зважаючи на терміновість та важливість змін, важливо спочатку визначити пріоритетність виправлень.
Інструменти аналізу процесів дозволяють перевірити точний час, необхідний для виконання кожного кроку. Це допоможе вам швидко визначити проблеми, що потребують негайного втручання.
Наприклад, визначте пріоритетність усунення неефективності робочого процесу або розгляньте можливість усунення вузьких місць, щоб зменшити витрати часу та ресурсів.
Відстеження робочих процесів
На останньому етапі аналіз процесів постійно відстежує операційні системи та створює журнали подій для збору даних про ключові показники.
Це забезпечує чітке бачення поточних даних в реальному часі, що показує, чи є робочий процес структурованим та чи здатний він забезпечити ефективні результати. За допомогою цього методу можна відстежити покращення, яких ви досягли, зменшивши попередні недоліки та неефективність.
Можливості процесу аналізу
Можливості аналізу процесів включають:
#1. Відкриття процесів
Ідентифікація процесів: користувачі часто не мають повного уявлення про те, як працюють бізнес-процеси. Аналіз процесів допомагає візуалізувати процеси “як є” та дозволяє користувачам зрозуміти ситуацію, використовуючи дані в реальному часі та журнали подій.
Наприклад, відділ кадрів може проаналізувати складність процесу найму, щоб зрозуміти його темпи та зменшити кількість вибуття кандидатів.
Виявлення відхилень у процесі: підприємства, що працюють з різними робочими процесами, повинні розуміти відхилення від них. Відкриття процесів допомагає компаніям виявити розбіжності між реальними процесами та ідеальними. За допомогою інструментів аналізу процесів користувачі можуть ідентифікувати приховані відхилення, а також їхню частоту.
Наприклад, правильне розуміння процесів допомагає бізнесу спростити проєкти автоматизації. Більшість керівників вважають, що плутанина на початковому етапі проєкту RPA може призвести до невдачі.
#2. Аналіз відповідності
- Аналіз невідповідних випадків: підприємства завжди прагнуть стандартизованих процесів. Проте, досягти високого рівня відповідності – складно. Аналіз процесів допомагає виявити різноманітні варіації процесу та рівні відхилень.
- Виявлення першопричин: аналіз процесів виявляє процеси, що відрізняються від необхідних. Наприклад, компанії визначають типові помилки, виявляючи основні причини. Вони можуть класифікувати ці помилки, з’ясувати причину та ефективно усунути їх.
#3. Перевірка процесу
Інтелектуальний аналіз процесів використовує дані в реальному часі, щоб надати інформацію кінцевим користувачам. Це дозволяє компаніям перевіряти результати процесу, щоб підтвердити поточний стан. Крім того, цей метод використовується для перевірки відповідності та аудиту.
Наприклад, податкова консультаційна компанія може перевіряти свої транзакції та процеси для аудиту, що допомагає скоротити час обробки на 50%.
#4. Покращення процесу
- Моніторинг продуктивності: інструменти аналізу процесів пропонують зручний інтерфейс, що може відстежувати ключові показники ефективності (KPI) та допомагати визначити найкращі чи найгірші процеси.
- Виявлення вузьких місць процесу: аналіз процесів допомагає легко визначити вузькі місця, що підвищить продуктивність вашого бізнесу.
- Рекомендації щодо покращення: аналіз процесів пропонує конкретні рекомендації для вашого бізнесу з метою підвищення продуктивності. Деякі з рекомендацій:
- Визначення можливостей для автоматизації та RPA: це важливо, оскільки не кожен процес ідеально підходить для автоматизації RPA. Неправильна ідентифікація процесу для автоматизації призводить до невдалих проєктів RPA.
- Виявлення сценаріїв удосконалення процесів. Аналіз процесів визначає такі сценарії, як вузькі місця та відхилення, для підвищення ефективності та впровадження змін.
Важливість аналізу процесів
Бізнес-процеси складні та мають багато винятків. Якщо подивитися на реальний процес поряд з ідеальним, можна побачити, що він складний і заплутаний.
Тому власники бізнесу повинні розуміти свої процеси, прагнучи виявити та запобігти вузьким місцям. Аналіз процесів пропонує численні переваги, такі як:
Зменшення витрат
Аналіз процесів дозволяє користувачам виявляти області, що потребують змін, наприклад, автоматизація. Метод аналізу процесів дає чітке розуміння того, який процес потребує автоматизації та чому. Автоматизація процесів допомагає підвищити ефективність, що призводить до зниження витрат та економії часу.
Рішення на основі даних
Для прийняття правильних рішень необхідні якісні дані, що є актуальними, точними, повними, доступними та зрозумілими. Також потрібні аналітичні можливості та комплексна візуалізація даних.
На жаль, більшість організацій не мають необхідних даних для прийняття рішень. Аналіз процесів допомагає надати журнали подій або необроблені дані для вилучення послідовності процесу та усунення прогалин в даних. Таким чином, ви можете отримати точне та об’єктивне уявлення про наскрізні процеси для прийняття обґрунтованих рішень.
Отримання прозорості
Як власник бізнесу, ви розумієте актуальність та цінність цифрової трансформації. Але чи всі ваші керівники з вами на одній сторінці?
Інтелектуальний аналіз процесів – це потужний метод, що допомагає підтримувати прозорість між всіма членами команди. Цей метод використовує дані та допомагає керівникам візуалізувати поточні процеси та системи на основі часу, грошей, репутації та якості роботи. Крім того, він демонструє цінність, яку може принести цифрова трансформація.
Всебічне розуміння
Щоб розумно інвестувати в технології, потрібно зосередитися на розумінні ваших вимог та поточної ситуації на ринку. Аналіз процесів допоможе вам це зробити. Ви отримаєте вичерпне уявлення про багато речей. Зокрема:
- Дізнаєтесь, чи варті ваші інвестиції покращення
- Визначите, де існують найбільші проблеми
- Зрозумієте відмінності у процесах в організації
Крім того, аналіз процесів дозволяє реалізувати переваги без людської помилки.
Відповідність нормам
Хоча перевірка всієї бізнес-діяльності є трудомістким процесом, швидкий аналіз за допомогою інструментів аналізу процесів скорочує розрив.
Крім того, ці інструменти виявляють невідповідні процеси, щоб ви могли вчасно виправити їх. Підприємства також можуть скоротити час, необхідний для аналізу клієнтів, використовуючи аналіз процесів.
Кращий досвід клієнтів
Виявлення областей для покращення, оптимізація різних процесів та виявлення вузьких місць зменшує загальний час процесу. Це дозволяє швидше доставляти продукти чи послуги клієнтам та покращує їхній досвід. В результаті підвищується довіра клієнтів, що сприяє збільшенню ваших доходів.
Варіанти використання аналізу процесів
#1. Фінансові послуги
Створюючи надійний план розвитку та оптимізації фінансових послуг, необхідно добре розуміти предмет.
За допомогою аналізу процесів менеджери з фінансових послуг, лідери та особи, що приймають рішення, можуть швидко переглядати виконання процесів в режимі реального часу. Крім того, легко отримати об’єктивне уявлення про поточні процеси, детально переглядаючи різні одиниці чи випадки, тенденції тощо.
Аналіз процесів допомагає побачити варіації, невідповідності та помилки на основі їхнього впливу на результати вашого бізнесу.
#2. Операційна досконалість
Операційні керівники постійно стикаються з новими викликами та шукають їхні рішення. Тому, намагаючись перейти на нові технології, переконайтеся, що ви зменшили складність, використовуєте автоматизацію та знайшли області для економії грошей.
Аналіз процесів допомагає виявити неефективність ваших бізнес-процесів та максимально збільшити потужність систем і співробітників. Крім того, він відстежує все ваше бізнес-середовище та дає можливість знати ідеальний час для усунення помилок, невідповідностей та неефективності.
Також, підтримка прозорості дає змогу всім членам команди знати про прийняті рішення, що сприяє покращенню співпраці та ефективності. Крім того, ви можете керувати своїм бізнесом гнучко, щоб не витрачати ресурси.
#3. Міграція SAP
Сучасний бізнес має труднощі в досягненні наскрізної трансформації без інтеграції системи ERP. Під час міграції підприємства стикаються з наступними підводними каменями:
- Нерозуміння процесу
- Відсутність гармонізації між підрозділами
- Прогалини в продуктивності
- Неефективна зміна
- Проблеми зі зв’язком
- Невідомі варіації процесу
Завдяки аналізу процесів компанії можуть розглядати свої процеси, готуючись до переходу на SAP. Інструменти аналізу процесів допомагають експертам SAP, пропонуючи прозорість існуючих процесів “як є”.
#4. Інтелектуальна автоматизація
Щоб максимізувати віддачу від інвестицій в автоматизацію, можна використовувати аналіз процесів. Використовуючи правильні інструменти аналізу процесів, ви зможете реалізувати свій справжній операційний потенціал та знати про винятки, щоб їх оптимізувати.
Аналіз процесів допомагає відповісти на наступні питання:
- Якою буде очікувана рентабельність інвестицій для автоматизації?
- Які загальні винятки процесу?
- Який процес є найбільш цінним для автоматизації?
- Як відрізняються інвестиції в різних країнах?
Поряд з інтелектуальним аналізом процесів, ви також можете використовувати інші інтелектуальні методи автоматизації, такі як AI та RPA, щоб відповісти на ці запитання.
#5. Управління замовленнями
Управління замовленнями охоплює весь процес, від обробки замовлень клієнтів до управління рахунками. Цей бізнес-процес передбачає багато варіацій. За допомогою аналізу процесів ви можете візуалізувати повний процес управління замовленнями. Візуалізуючи основні причини, він показує, як зменшити затримки, переробки та зміни порядку.
Крім того, аналіз процесів дозволяє виявляти проблеми з автоматизацією та блоками доставки за допомогою готових діаграм та аналізів. Також це корисно для постійного моніторингу продуктивності наскрізного процесу.
Висновок
У компанії може бути багато процесів та операцій, що спричиняють ускладнення, помилки та неефективність. Отже, якщо ви хочете оптимізувати ці процеси та ефективно керувати ними, вам потрібні сучасні методи, такі як аналіз процесів.
Аналіз процесів може допомогти підвищити ефективність ваших бізнес-процесів. Він допомагає помітити збої та помилки у вашій роботі та знайти основні причини, щоб ви могли їх негайно усунути. Сьогодні багато організацій використовують аналіз процесів, щоб покращити свої процеси, заощадити час та отримати більше прибутку.
Ви також можете дослідити деякі методи інтелектуального аналізу даних та способи їхнього застосування.