Кожного дня перед нами постає безліч справ, але не всі з них вимагають негайного реагування або є однаково важливими. Застосування матриці Ейзенхауера дозволить вам ефективно розставляти пріоритети, що, в свою чергу, підвищить вашу продуктивність.
Матриця Ейзенхауера є поширеним методом, яким користуються люди по всьому світу для визначення першочерговості завдань. Цей інструмент допомагає класифікувати завдання, виходячи з їхньої важливості та терміновості. Таким чином, ви зможете чітко бачити, які завдання варто делегувати, а від яких взагалі відмовитися.
У цій статті ми детально розглянемо матрицю Ейзенхауера, її значення для ефективного управління справами та збільшення продуктивності. Ми також обговоримо, як її використовувати на практиці та де знайти готові шаблони.
Що являє собою матриця Ейзенхауера?
Матриця Ейзенхауера – це потужний інструмент для визначення пріоритетів і раціонального використання часу. На відміну від звичайних списків справ, вона дозволяє категоризувати ваші завдання, розставляючи акценти на важливих та термінових. Її також називають матрицею прийняття рішень Ейзенхауера, матрицею терміновості-важливості або “коробкою Ейзенхауера”.
Традиційно матриця представлена у вигляді квадрата, розділеного на чотири квадранти. Кожен квадрант відповідає певному рівню терміновості та важливості завдання. По осі абсцис розміщені термінові та нетермінові завдання, а по осі ординат – важливі та неважливі.
Чому матриця Ейзенхауера важлива для розстановки пріоритетів?
Визначення першочергових завдань
Завдяки цій матриці, ви можете спочатку ідентифікувати та зосередитися на найважливіших завданнях, оцінивши їхню терміновість та значимість. Це допоможе вам не розпилюватися на другорядне.
Матриця дозволяє виявити термінові, але не дуже важливі завдання, що дає можливість делегувати їх іншим членам команди. Це звільняє ваш час для справді значущих справ.
Відстеження прогресу
Матриця також є корисним інструментом для моніторингу виконання завдань та виявлення потенційних проблемних точок. Це допомагає завершувати проекти вчасно та ефективно.
Виключення зайвих справ
Завдання, які не є ні терміновими, ні важливими, можна сміливо викреслювати зі списку. Таким чином, ви позбудетеся перевантаження непотрібними справами.
Економія часу
Коли у вас є довгий список справ без розставлених пріоритетів, ви витрачаєте час на роздуми, за що взятися насамперед. Матриця Ейзенхауера вирішує цю проблему, чітко показуючи, з якого завдання варто починати.
Як використовувати матрицю Ейзенхауера для підвищення продуктивності?
- Щоб отримати максимальну користь від матриці, потрібно навчитися правильно її використовувати. Ви можете створити матрицю для щоденних завдань або об’єднати свій місячний список справ. Регулярне застосування матриці сприятиме вдосконаленню навичок.
- Точно ідентифікуйте найважливіші завдання, щоб забезпечити максимальну продуктивність. Обирайте ті завдання, які матимуть найбільший вплив на ваше життя або роботу.
- Завдання, які потрапляють до категорії “делегувати”, потрібно передати іншим. Знайдіть у команді тих, хто найкраще підходить для виконання цих завдань.
- Якщо ваша матриця не призначена для щоденних завдань, регулярно її переглядайте. Оновлюйте її, враховуючи свій щоденний розклад та нові завдання.
- Відмічайте виконані завдання. Це дасть вам відчуття досягнення та успіху, що позитивно вплине на вашу продуктивність.
- Після створення матриці важливо чесно виконувати всі завдання. Не відкладайте важливі, але не термінові справи, якщо прагнете бути продуктивними.
- Рівень терміновості та важливості завдань може змінюватися. Будьте гнучкими, щоб залишатися продуктивними незалежно від обставин.
Покрокова інструкція з використання матриці Ейзенхауера
Для створення матриці Ейзенхауера вручну, вам потрібно намалювати квадрат, розділений на чотири менших квадрати. Ці квадранти називаються “Виконати”, “Запланувати”, “Делегувати” та “Видалити”. Пам’ятайте, що дві колонки відповідають терміновим та нетерміновим завданням.
Рядки, в свою чергу, відповідають важливим та неважливим завданням. Розглянемо, як розмістити завдання у відповідних квадрантах:
Квадрант 1: Роби
Перший квадрант включає в себе завдання, які є одночасно важливими та терміновими. Зазвичай, це завдання, дедлайни яких вже близько. Їх потрібно виконати негайно.
Квадрант 2: Запланувати
У другому квадранті розташовуються важливі, але не термінові справи. Це завдання, які сприяють вашому розвитку або розвитку вашої компанії в довгостроковій перспективі, хоча й не дають миттєвого результату. Плануючи ці завдання, переконайтеся, що у вас достатньо часу, щоб не переносити їх до категорії “Виконати”.
Квадрант 3: Делегувати
У третьому квадранті знаходяться термінові, але неважливі завдання. Їх варто делегувати іншим. Якщо члени вашої команди зайняті або немає кому делегувати, можете перенести виконання цих завдань на пізніше.
Такі завдання негативно впливають на продуктивність. Тому краще їх делегувати та відстежувати їхній прогрес за допомогою електронної пошти або інструментів для управління завданнями.
Квадрант 4: Видалити
Четвертий квадрант – це місце для “вбивць продуктивності”, які не є ні терміновими, ні важливими. Визначте їх та виключіть зі свого списку справ, щоб стати більш продуктивними.
Нижче наведено кілька платформ, де ви можете знайти шаблони матриці Ейзенхауера, які можна налаштувати під свої потреби.
Smartsheet
Smartsheet пропонує широкий вибір шаблонів матриці Ейзенхауера, які можна завантажити. Шаблони доступні у форматах Word, Excel, PowerPoint, PDF, Google Docs, Google Sheets і Google Slides.
Міро
Miro також має шаблон матриці Ейзенхауера, який дозволяє розставляти пріоритети та делегувати завдання. Колір, формат та текст шаблону можна редагувати та ділитися з іншими користувачами.
Monday.com
На monday.com ви знайдете шаблон, що базується на матриці Ейзенхауера для управління справами та підвищення продуктивності. Він допомагає визначати дії залежно від терміновості та важливості завдання. Крім того, можна призначати завдання колегам та відстежувати їхній статус.
Поняття
Користувачі Notion також можуть використовувати шаблон для матриці Ейзенхауера. Він дозволяє додавати теги терміновості та важливості, а також відмічати завдання як виконані.
Творіть
Шаблон матриці Ейзенхауера від Creately можна налаштовувати. До нього можна додавати різні форми та зображення, змінювати розмір ящиків та ділитися ним з колегами.
асана
Asana дозволяє створювати свій власний шаблон, класифікуючи завдання. Ви можете додавати теги до кожного завдання, щоб чітко розуміти, що потрібно зробити в першу чергу, а що можна делегувати.
Вершина42
Шаблон, доступний на Vertex42, підходить для Excel та Google Sheets. Також можна завантажити PDF-версію для редагування. Після виконання завдання його можна позначити галочкою.
Evernote
Шаблон Evernote Eisenhower Matrix має чотири квадранти, де можна сортувати завдання за важливістю та терміновістю. Він також дозволяє додавати імена відповідальних за делеговані завдання. Після виконання завдання його можна позначити як виконане.
Xtensio
Xtensio має шаблон з кольоровим кодуванням, що допомагає визначати пріоритети завдань на основі їхньої важливості та терміновості. Команда може легко побачити, які завдання потрібно виконувати в першу чергу.
HubSpot
Якщо ви шукаєте шаблони для Excel та Google Sheets, HubSpot – це те місце, де ви їх знайдете. Ви можете завантажити цей шаблон на свій комп’ютер та редагувати його. Також ним можна поділитися з колегами.
Moqups
Moqups пропонує редагований шаблон для матриці Ейзенхауера, який можна налаштовувати безпосередньо на платформі. Крім колірного кодування для кожного квадранта, є також відповідні емодзі, що відображають рівень значущості.
Візуальна парадигма онлайн
Visual Paradigm Online пропонує шаблони, які легко налаштовувати за допомогою онлайн-інструментів для малювання. Ви можете змінювати розміри, додавати текст, зображення, фігури та малювати від руки.
Висновок
Кожен може використовувати матрицю Ейзенхауера як в особистому, так і в професійному житті для визначення справ, що потребують негайної уваги. Вона допомагає розставити пріоритети, видалити непотрібні завдання та зосередитися на головному.
Ви можете слідувати інструкціям, наведеним вище, або скористатися готовими шаблонами з перелічених ресурсів. Також радимо ознайомитися з матрицею пріоритетів для проектів.