Оптимізація бізнес-процесів за допомогою діаграм SIPOC
У сфері комерційних проєктів компанії часто стикаються зі складними завданнями, що вимагають особливої точності. Для успішного виконання цих проєктів надзвичайно важливо оптимізувати робочі процеси, мінімізуючи ризик помилок на фінальних етапах.
Для забезпечення безперебійної роботи та ефективного управління проєктами, в комерційних приміщеннях застосовуються різноманітні візуальні інструменти. Одним з таких інструментів, що допомагає розібратися у складній структурі робочих процесів, є діаграма SIPOC. Вона забезпечує ясність та стратегічне планування в управлінні бізнес-проєктами.
Якщо ваша мета – досягнення операційної досконалості в організації, використання діаграми SIPOC стане цінним помічником. Але що саме являє собою інструмент SIPOC, і як його створити?
Діаграми SIPOC надають загальний огляд, фіксуючи, як вхідні дані перетворюються на результати, необхідні для досягнення цілей. Крім того, вони також показують, як клієнти отримують ці результати.
Абревіатура SIPOC розшифровується як Suppliers (Постачальники), Inputs (Вхідні дані), Processes (Процеси), Outputs (Вихідні дані) та Customers (Клієнти), що охоплює весь цикл управління бізнес-проєктами. Діаграма SIPOC окреслює етапи процесу, розкриваючи його внутрішні механізми. Цей короткий візуальний інструмент можна розглядати як своєрідний план проєкту.
Завдяки SIPOC ваша команда може ефективно співпрацювати в реальному часі, активно вирішуючи проблеми, що виникають. Для організації діаграма стає своєрідним компасом, що допомагає визначити напрямок руху.
Ваші зусилля будуть цілеспрямованими, оскільки ви отримаєте стратегічний і структурований підхід до виконання проєкту. Давайте разом зануримося у світ діаграм SIPOC та розглянемо прості методи їх створення!
З чого складається діаграма SIPOC?
Тепер, коли ви знайомі з діаграмами SIPOC, ви, ймовірно, зацікавлені у значенні кожного з її елементів. Перейдемо безпосередньо до деталей!
Постачальники: Будь-який бізнес або проєкт потребує ресурсів для успішного завершення. Розділ діаграми, присвячений постачальникам, визначає, хто саме надає ресурси, включаючи робочу силу, матеріали, фінансування та інші необхідні елементи.
Вхідні дані: Якщо розділ постачальників ідентифікує тих, хто забезпечує проєкт ресурсами, то розділ вхідних даних визначає, які саме ресурси необхідні. Це може бути сировина, точні фінансові дані, обладнання тощо.
Процес: Процес – це план дій, що описує послідовність завдань, необхідних для виконання проєкту.
Вихідні дані: Вихідні дані – це результати проєкту, які будуть отримані після завершення процесу. До них належать продукти, послуги та інші матеріальні або нематеріальні результати.
Клієнти: Це ті, хто отримує продукт або результат проєкту. Клієнтами можуть бути внутрішні зацікавлені сторони або зовнішні замовники.
Визначення цих ключових елементів є основою для створення ефективної діаграми SIPOC.
Яка роль діаграми SIPOC?
Діаграма SIPOC є важливим елементом управління бізнес-проєктами (BPM). Хоча її використання не є обов’язковим для кожного проєкту, вона значно спрощує роботу над великими та складними завданнями. Таким чином, SIPOC є візуальним інструментом, що допомагає покращити кінцевий результат.
Вона надає стисле розуміння того, хто забезпечуватиме ресурси, що саме потрібно, як реалізувати план, які результати будуть отримані, та коли споживачі отримають ці результати.
Чим допомагає діаграма SIPOC?
Багато хто може вважати діаграми SIPOC зайвою формальністю, ставлячи під сумнів їхню корисність. Хоча аргументи проти використання SIPOC можуть здаватися переконливими, існують вагомі причини, що підтверджують її цінність для ваших бізнес-проєктів.
Економія коштів: SIPOC-діаграма – це свого роду план, де чітко видно, що саме потрібно для реалізації проєкту, включаючи трудові ресурси, фінанси, матеріали тощо. Ви також можете побачити перелік очікуваних результатів. Діаграма SIPOC, відображаючи весь проєкт, допомагає ідентифікувати непотрібні витрати та зосередитися на сферах, де можна заощадити кошти, підвищуючи економічну ефективність проєкту.
Стратегічний старт процесу: Може здаватися, що SIPOC – це не інструмент, який працює в режимі реального часу, і для деяких ваших клієнтів він не є обов’язковим. Однак створення діаграми SIPOC вже саме по собі є початком планування поставок, вибору постачальників, розподілу персоналу тощо. Таким чином, стратегічний підхід покращує результат, збільшує продуктивність та допомагає уникнути поспіху та хаосу в останній момент.
Ефективне використання ресурсів: Демонструючи діаграму SIPOC вашій команді або залученим фахівцям, ви створюєте можливість для колективного обговорення та обміну ідеями. Це сприяє вибору оптимальних методів виконання завдань, що часто призводить до економії ресурсів.
Отже, діаграма SIPOC є важливим елементом управління проєктами, що сприяє підвищенню ефективності та, відповідно, збільшенню кількості успішно завершених проєктів.
Приклад діаграми SIPOC
Основна мета діаграми SIPOC – це розуміння вхідних та вихідних даних процесу від його початку до завершення. Розглянемо приклад процесу купівлі автомобіля:
Постачальник: Автодилери, приватні особи, компанії.
Вхідні дані: Модель автомобіля, характеристики, ціна.
Процес: Реалізація тест-драйву, Відбір моделей автомобілів, які успішно пройшли попередній тест-драйв, Процес оформлення покупки.
Вихід: Автомобіль, Оформлення документів, Договір на обслуговування.
Клієнт: Покупці автомобілів, компанії, перепродавці.
Це спрощений опис процесу, що відображає основні кроки для досягнення кінцевого результату. За допомогою інструментів, описаних нижче, ви можете створити власну діаграму SIPOC, що відповідає вашим конкретним потребам.
Lucidchart
Lucidchart є однією з найбільш зручних платформ для початківців, призначеною для створення візуальних інструментів. Ви можете створювати діаграми SIPOC за допомогою онлайн-інструменту або завантажити його додаток для Android. Платформа пропонує спеціальний шаблон, який можна персоналізувати відповідно до ваших потреб. Однак перед використанням шаблону необхідно зареєструватися через обліковий запис Google, Slack або Office 365.
Особливості:
- У безкоштовній версії ви можете додати до 60 фігур на одну діаграму, а в платній версії – більше.
- Платформа інтегрується з такими платформами, як Jira, GitHub, Slack та іншими, а також дозволяє імпортувати їхні дані.
- Функція порівняння двох документів виділяє відмінності, допомагаючи створювати покращені версії.
- Співпраця в реальному часі спрощується завдяки часовим позначкам, нумерації версій та іншим функціям контролю доступу.
- Простий макет та добре організований інтерфейс дозволяють швидко освоїти платформу.
Lucidchart є чудовим інструментом для створення діаграм SIPOC та інших подібних діаграм. У безкоштовній версії ви можете створювати базові діаграми. Для доступу до розширених функцій потрібно перейти на професійну версію.
Візуальна парадигма
Visual Paradigm, як випливає з назви, допомагає відобразити парадигми, що беруть участь у будь-якому процесі. Платформа дозволяє створювати різноманітні діаграми, і користувачі високо оцінили її за створення SIPOC діаграм. Вона пропонує великий набір із 200 шаблонів, які можна налаштувати для ваших проєктів.
Особливості:
- Широкий спектр вбудованих інструментів для зручного створення бажаних SIPOC діаграм.
- Можливість малювати діаграми SIPOC як креслення Visio та імпортувати їх у Visual Paradigm для спільної роботи в реальному часі.
- Можливість вставляти діаграми та інтегрувати їх у Word, PowerPoint, Outlook та інші платформи Microsoft Office.
- Підтримка експорту діаграм SIPOC у формати PNG, JPG, PDF, SVG та ін.
Користувачі цінують цей інструмент за його зручний інтерфейс, який не потребує спеціального навчання. Крім того, немає обмежень на кількість фігур, ліній та елементів, які ви можете використовувати. Таким чином, це комплексний інструмент для спрощення процесу розробки діаграм SIPOC.
Creately – ще один інструмент для створення діаграм, що також добре підходить для спільної роботи. Його інтерактивне полотно має багато функцій, за допомогою яких можна налаштовувати шаблони SIPOC. Ця платформа, раніше відома як інструмент для управління роботою, є провідною завдяки своєму універсальному полотну. Розглянемо, що саме робить її такою особливою!
Особливості:
- Просте редагування за допомогою інтуїтивно зрозумілої функції перетягування.
- Надання доступу до діаграм вашій команді.
- Функція реструктуризації діаграм у разі потреби.
- Вбудована функція голосування для збору думок щодо інструменту.
- Інтеграції CMS дозволяють зберігати ваші діаграми на платформах або імпортувати дані з них у діаграми SIPOC.
- Вбудована функція демонстрації екрана для трансляції діаграм під час зустрічей.
Ви можете використовувати Creately як онлайн, так і офлайн. У першому випадку ви можете надавати доступ до своїх діаграм за посиланням. У другому випадку, ви можете завантажити інструмент, який працює на комп’ютерах Windows, Mac і Linux.
Asana – це в основному CRM-платформа, але вона також дозволяє створювати діаграми SIPOC або використовувати готові шаблони. Її функції є досить просунутими для діаграм управління бізнес-проєктами високого рівня. Розглянемо їх детальніше.
Особливості:
- Створюйте SIPOC діаграми без коду за допомогою кількох кліків мишею, а також автоматизуйте процеси за допомогою вбудованого інструменту Workflow Builders.
- Інтеграція зі Slack, Creative Cloud і Zoom допомагає швидко демонструвати діаграми під час зустрічей.
- Можливість налаштування існуючих шаблонів.
- Різні форми та кольори для створення чітких діаграм.
Asana є одним із найдосконаліших інструментів, що використовуються в комерційному секторі завдяки розширеним можливостям автоматизації робочих процесів. Крім того, зручний інтерфейс користувача спрощує процес створення діаграм.
Заключні слова
Діаграми SIPOC є важливим елементом управління бізнес-проєктами. Ви можете використовувати їх для планування проєкту, відстежуючи постачальників, ресурси, задіяний персонал, очікувані результати та кінцеву доставку клієнтам.
Ви можете поділити проєкт на етапи та контролювати їх виконання у запланований термін. Стратегічне застосування діаграм SIPOC допомагає заощадити кошти, забезпечує ефективне використання ресурсів, економить час, підвищує продуктивність та, відповідно, збільшує прибуток.
Також, рекомендуємо ознайомитися з іншими інструментами для створення блок-схем та інших типів діаграм.