Немає потреби ставити підпис від руки, щоб ваш договір мав юридичну силу. Скористайтеся цифровим підписом і зекономте свій час, кошти та зусилля за допомогою Zoho Sign.
У сучасному світі, де паперова робота поступово відходить у минуле, перехід на цифрові підписи є цілком логічним кроком. Цифрові підписи не лише пришвидшують процес, але й роблять його більш зручним та екологічним.
Хоча на ринку представлено безліч програмних рішень для цифрового підпису, варто обрати надійне, як Zoho Sign, яке поєднує в собі ефективність та доступність.
Що таке цифровий підпис?
Цифровий підпис – це технологія, що підтверджує достовірність та цілісність цифрових документів, програмного забезпечення чи повідомлень. Вона використовує криптографічні методи для захисту документів від підробки та фальсифікації. У багатьох країнах, включаючи США, цифрові підписи є юридично обов’язковими.
Навіщо потрібен цифровий підпис?
Економія часу та грошей
Традиційна обробка документів для підпису включає підготовку, роздрук, сканування та відправлення поштою. Отримання підписаних документів назад може зайняти тижні. Цифровий підпис економить ваш час та кошти, усуваючи ці етапи.
Ефективність та безпека
Цифрові підписи – це безпечна альтернатива звичайним підписам на папері. Вам не потрібно друкувати, сканувати або пересилати фізичні документи. Це також зменшує ризик підробки.
Зручність доступу
Цифровий підпис є особливо зручним для віддаленої та міжнародної співпраці. Він дозволяє сторонам безпечно підписувати документи з будь-якої точки світу, що підвищує ефективність бізнесу.
Покращення іміджу компанії
Використання паперу для підписання документів негативно впливає на довкілля. Цифрові підписи допомагають зменшити цей вплив та створюють репутацію екологічно свідомої компанії.
Юридична сила
У багатьох країнах цифрові підписи мають таку ж юридичну силу, як і власноручні. Незалежно від того, чи це контракт, угода, електронна транзакція або інший юридичний документ, цифровий підпис забезпечує його автентичність та цілісність, що робить його юридично обов’язковим у суді.
Цілісність
Цифровий підпис допомагає підтримувати цілісність цифрових документів. Він використовує криптографічні алгоритми для створення унікального хеш-значення. Будь-яка зміна документу призведе до зміни хеш-значення, що підтвердить факт внесення змін.
Автоматизація робочого процесу
Підписи на папері вимагають координації та ручного відстеження, щоб гарантувати точність підписання та захист конфіденційності. Ручне підписання також схильне до затримок, помилок та порушень.
Перехід на цифрові підписи означає впровадження стандартизованого та автоматизованого процесу, що є послідовним та безпомилковим.
Як Zoho Sign допомагає з цифровим підписом
Якщо ви все ще використовуєте традиційний метод підписання документів ручкою на папері, настав час обрати Zoho Sign. Це програмне забезпечення спрощує безпечне підписання та управління бізнес-документами з будь-якого місця в світі лише за кілька кліків.
Ця комплексна програма для цифрового підпису допомагає позбутися складного процесу ручного підписання. З її допомогою ви можете отримувати юридично дійсні та захищені від підробок документи, які неможливо змінити після підписання. Крім того, це програмне забезпечення дозволяє перевіряти особу підписанта та підписувати документи з будь-якого місця з дотриманням усіх вимог законодавства.
Давайте розглянемо основні функції Zoho Sign.
Простий процес підписання та надсилання
Zoho Sign використовує простий та зрозумілий підхід до підписання та надсилання документів для цифрового підпису. Ви легко можете завантажити документ, додати одержувачів та розмістити для них поля форми перед відправленням. Для підписання достатньо відкрити посилання, надіслане електронною поштою, ввести код підтвердження (за потреби) та підписати документ.
Безперебійне керування документами
Керування документами на цій платформі також є безпроблемним. Ви можете перевіряти статус документа та вживати відповідні дії. Крім того, Zoho Sign можна використовувати для повного аудиту. Він надає повну історію дій, виконаних з документом, та сертифікат завершення для документів без незавершених завдань.
Багаторазові шаблони документів
Функція шаблонів Zoho Sign позбавляє вас від потреби створювати нові угоди кожного разу з нуля. Користувачі з професійним та корпоративним планами можуть створювати шаблони для угод купівлі-продажу, трудових договорів та політик соціальних мереж, які використовуються найчастіше.
Створивши шаблони для потреб вашого бізнесу, ви можете переглядати та редагувати їх для кожного окремого випадку, змінювати власника, створювати SignForm (доступно лише для адміністраторів організації) та видаляти їх. Ці шаблони залишаються у вашому обліковому записі, доки ви не видалите їх вручну.
Масове відправлення документів
Zoho Sign дозволяє відправляти один або кілька документів одночасно багатьом одержувачам за допомогою функції масового надсилання. Ця функція, доступна лише у плані Enterprise, є корисною, коли HR-менеджерам потрібно отримати оновлену політику, підписану усіма працівниками організації.
Підтримка інтеграції з Open AI
Якщо у вас є платна підписка на Zoho Sign, використовуються центри обробки даних США, та є дійсний ключ OpenAI API, ви можете використовувати ChatGPT та інтеграцію OpenAI через помічника Zoho AI Assistant Zia. Завдяки цій інтеграції дані ваших документів передаються в Open AI та можуть використовуватися для різних цілей, наприклад, для отримання резюме документа.
AES та QES
Користувачі всіх платних планів та центрів обробки даних у США можуть отримувати сертифікати AES (розширений електронний підпис) для своїх підписів через TrustFactory, що базується у Південній Африці. Користувачам потрібно зареєструватися в TrustFactory та налаштувати інтеграцію для використання цієї функції.
Zoho Sign також співпрацює з Uanataca SA, постачальником послуг перевірки особи в ЄС. Користувачі з планом Enterprise можуть підписувати документи за допомогою КЕП (кваліфікований електронний підпис).
Мобільні додатки Zoho Sign
Якщо ви постійно в русі, ви можете встановити програми Zoho Sign для Android або iOS на своїх мобільних пристроях. Ці програми так само ефективно дозволяють підписувати, відстежувати, надсилати документи та керувати шаблонами.
Zoho Sign API
Zoho Sign також пропонує API для інтеграції цифрових підписів у будь-яку програму. Незалежно від вимог вашого проєкту, ви можете легко застосувати приклади коду на вашій улюбленій мові програмування.
Гнучкі та масштабовані API можна реалізувати за кілька хвилин. Усі документи, підписані за допомогою цих API, є повністю прийнятними в суді. Ви отримуєте найвищий рівень безпеки завдяки стандартному протоколу OAuth 2.0.
Інтеграція з провідними платформами
Ймовірно, ви використовуєте різні бізнес-інструменти та засоби спілкування для своєї організації. Zoho Sign можна інтегрувати з відомими програмами, такими як Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents та Integromat.
Створення звітів
Адміністратори організації можуть отримати доступ до детальних звітів, створених Zoho Sign, для всіх документів, підписаних та надісланих з вашого облікового запису. Фільтри категорій доступні для типу документа, статусу документа (завершено, скасовано, відхилено, прострочено), терміну дії документа та історії дій.
За замовчуванням створюються звіти за останні 30 днів, але ви також можете створювати звіти щотижня та щомісяця. Ви також можете завантажити звіти у локальну систему у форматі CSV.
Ціни на Zoho Sign
Індивідуальні користувачі можуть обрати безкоштовний план Zoho Sign, який дозволяє підписувати до п’яти документів на місяць. Якщо вам потрібно більше, ви можете обрати стандартний, професійний або корпоративний плани, вартість яких починається від 10 доларів США за користувача на місяць.
Zoho Sign пропонує 14-денну безкоштовну пробну версію, де можна спробувати всі функції плану Enterprise. Також є простий та прозорий план API цифрового підпису з оплатою за фактичне використання.
Висновок
Цифровий підпис не лише робить підписання документів зручнішим у віддаленому режимі, але й забезпечує додатковий рівень захисту від несанкціонованого доступу. Це екологічно чистий процес, що не потребує паперового документообігу, та його можна відстежити для перевірки.
Zoho Sign – це доступна програма для цифрового підпису, яка дозволяє створювати документи та відправляти їх іншим для швидкого підписання. Як малі, так і великі компанії, а також приватні користувачі, можуть використовувати це програмне забезпечення для юридичної документації.
Компанії також можуть обрати інші програми Zoho, такі як Zoho Assist та Zoho Payroll.