Відстеження фінансових витрат – це процес фіксації, куди саме йдуть ваші кошти.
Як часто ви аналізуєте свої витрати?
Щогодини, щодня, щомісяця, раз на квартал чи раз на рік? На початку це може видатися складним завданням, але з часом ви усвідомите його важливість.
Увага до наших фінансових можливостей є дуже важливою, і цей процес починається ще зі студентських років. А для декого і раніше. Сьогодні достатньо одного медичного рахунку, щоб поставити людей на межу фінансової скрути.
Аналіз витрат за місяць і рік – це рекомендований підхід для підприємців та приватних осіб.
Значення відстеження витрат
- Контроль витрат: відстеження допоможе вам ідентифікувати, обмежити або позбутися непотрібних витрат. Це також сприятиме правильному спрямуванню ваших інвестицій.
- Запобігання надмірним витратам: відстеження спонукає вас до створення щомісячного бюджету, запобігаючи неконтрольованим витратам. Дотримання встановленого вами бюджету допоможе вам у довгостроковій перспективі.
- Управління фінансами: якщо ви постійно у боргах, причиною може бути відсутність контролю над витратами. Відстеження дає можливість інвестувати кошти у корисні речі.
Уявіть, що ви ходили по магазинах з друзями на вихідних. В результаті ви купили речі, які вам насправді не потрібні. Це сталося під впливом оточення. Інвестиція цих коштів у саморозвиток, наприклад, купівля книги або запис на хобі-клас, були б кориснішими.
Чому важливо відстежувати витрати в бізнесі?
Для власників малого та середнього бізнесу важливо вести облік витрат. Необхідно розмежовувати особисті витрати та витрати на бізнес, оскільки компанія є окремою юридичною одиницею. Ваш бізнес – це ваша пристрасть, і до нього слід ставитися відповідно, оскільки:
- Це захищає вас від проблем: ваш бізнес має правовий захист, недоступний для фізичної особи. Змішування витрат позбавляє вас цього захисту, залишаючи відповідальність на вас у випадку судового позову. У такому випадку під загрозою може опинитися ваше майно.
- Це готує вас до податкового сезону: вам не потрібно буде шукати чеки та квитанції по шафах або бардачку автомобіля. Також, якщо ви їдете у відрядження, ви маєте право на відшкодування деяких витрат. Певні бізнес-витрати не оподатковуються і можуть бути віднесені до витрат на ділові зустрічі. Робота бухгалтера також стане легшою, адже буде легко розрізнити оподатковувані та неоподатковувані витрати.
- Легкий підрахунок прибутку: ви зможете точно визначати цифри прибутку без припущень, коли вас про це запитують. Це допоможе вам контролювати бюджет компанії, відображаючи витрати.
Один із способів відстеження витрат бізнесу – використання спеціалізованого програмного забезпечення. Воно допоможе вам вчасно та точно реєструвати витрати, контролюючи квитанції та рахунки. Деякі програми підключаються до вашого банку та кредитних карток, заощаджуючи ваш час на ручній роботі.
Давайте розглянемо кілька найкращих програм для відстеження витрат для вашого бізнесу.
Zoho Expense
Zoho пропонує одну з найкращих програм для відстеження витрат. Її інтерфейс користувача дуже зручний, пропонуючи широкий спектр рішень. Zoho гарантує відстеження усіх квитанцій та зберігає їх у цифровому вигляді. Ви також можете автоматично пересилати квитанції електронною поштою. Zoho підтримує введення витрат у різних валютах, навіть якщо ваш бізнес працює за кордоном.
Ви можете створити налаштовану сторінку витрат та дозволити співробітникам їх розподіляти. Якщо ваша робота пов’язана з частими відрядженнями, Zoho точно відстежуватиме витрати на пробіг. Це допоможе вам обмежити загальні витрати.
Програма сумісна з будь-якими платформами, зокрема Android та iOS. Zoho пропонує 14-денну безкоштовну пробну версію для нових користувачів.
Wallester
Wallester – це популярна корпоративна платформа для відстеження витрат. Вона пропонує комплексне рішення для усіх бізнес-витрат, як-от відстеження, реєстрація, спільний доступ до методів оплати, налаштування нових методів та багато іншого.
Ви можете випускати віртуальні платіжні картки для своїх співробітників, щоб вони могли здійснювати корпоративні витрати у будь-який час та в будь-якому місці. Надійна система сповіщень надає інформацію про витрати в режимі реального часу.
Крім того, ви можете дозволити зняття невеликої готівки замість офісної каси, що є більш небезпечно та незручно.
Як менеджер бізнесу, ви можете приймати рішення щодо покупок та витрат у режимі реального часу, блокуючи картку з вашого боку. Також, ви можете створювати віртуальні картки для конкретних проєктів і надавати доступ кільком членам команди.
Розробники працюють над новою функцією – відстеження та завантаження витрат. Ця система нагадувань регулярно нагадуватиме співробітникам про необхідність завантажувати квитанції, рахунки-фактури, ваучери тощо.
Інструмент Wallester працює через веб-браузери та на мобільних телефонах і наразі пропонує безкоштовну пробну версію. Тому, перевірте її, щоб дізнатися, чи підходить вона для вашого бізнесу.
Precoro
Компанії, які прагнуть повної прозорості організаційних витрат, можуть використовувати Precoro. Це ефективне програмне забезпечення дозволяє аналізувати операційні витрати та забезпечує раціональне використання бюджету.
За допомогою цього програмного забезпечення можна автоматизувати процес затвердження, що заощаджує час та підвищує ефективність. За допомогою цієї платформи відстеження рахунків-фактур, квитанцій та запитів на відшкодування стає простішим. Precoro можна інтегрувати з вашими бухгалтерськими інструментами для двосторонньої синхронізації даних.
Програмне забезпечення дозволяє встановлювати правила витрат, щоб ніколи не перевищувати бюджет. Інформаційна панель у режимі реального часу ідеальна для візуалізації ваших загальних витрат. Компанії можуть отримувати детальні звіти за різними категоріями.
Для створення безперебійного робочого процесу ви можете інтегрувати його з QuickBooks, Xero, NetSuite, Amazon Business Punch-in та Slack. Модель ціноутворення є прозорою та включає 14-денну безкоштовну пробну версію.
Divvy
Divvy – це комплексне рішення для управління витратами вашого бізнесу. Платформа має унікальні функції, що роблять її хорошим вибором для будь-якого бізнесу. З Business Credit ви можете отримати доступ до фінансування будь-якого розміру. Подайте заявку на отримання кредитної лінії за лічені хвилини і почніть витрачати кошти за допомогою карток Divvy.
Управління витратами стає простішим, оскільки ви можете класифікувати кожну покупку, здійснену за допомогою карток Divvy, лише кількома клацаннями миші. Немає потреби вручну звітувати про витрати в компанії.
Після того як ви сформуєте бюджет компанії за допомогою Divvy, ви зможете відстежувати його виконання в режимі реального часу, що дозволить вам повністю контролювати бюджети вашої компанії.
Найкраще в цьому програмному забезпеченні те, що воно абсолютно безкоштовне. Немає жодних прихованих платежів. Крім того, ви можете отримати необмежену кількість фізичних та віртуальних карток для своїх співробітників. Винагороди, які пропонує Divvy, є ще однією причиною обрати цю платформу.
Забудьте про традиційні звіти про витрати, обирайте цю передову систему відстеження витрат.
Pleo
Pleo – це фінтех-стартап, який керує бізнес-витратами за допомогою карток Pleo: кредитних та дебетових. Ви можете організувати свої витрати, натиснувши лише кілька кнопок на екрані.
Pleo можна інтегрувати з іншими бухгалтерськими інструментами. Це дозволяє встановлювати ліміти витрат, змінювати їх у будь-який час та пропонувати оптимальні способи витрачання. Після здійснення платежу з вашої картки Pleo ви отримаєте сповіщення, і ці витрати буде додано.
Pleo – це додаток для малого та середнього бізнесу, який має три різні цінові категорії. Pleo спрощує щоденну роботу і дозволяє вам зосередитися на розвитку бізнесу.
FreshBooks
FreshBooks – це програма для відстеження бізнес-витрат, що допомагає малому та середньому бізнесу. Ваш обліковий запис оновлюватиметься щодня шляхом підключення банківського рахунку та кредитної картки.
Програма має функцію зчитування даних з зображення будь-якого рахунку або квитанції, яке ви завантажуєте. Ви також можете зберігати квитанції у Freshbooks. Це стане в нагоді під час подачі податкової декларації. Під час роботи над проєктом ваша команда може фіксувати свої витрати, а ви можете контролювати їх.
Це допоможе вам відстежувати обсяг роботи, виконаної протягом дня, з будь-якого місця. Вам потрібно лише зосередитися на розвитку свого бізнесу, адже все автоматизовано.
Ціна є мінімальною для різних планів, але програма корисна в довгостроковій перспективі, незалежно від ціни.
Mint
Ви можете бачити все своє фінансове життя через Mint. Mint пропонує індивідуальні рішення, що персоналізують ваш досвід відстеження витрат.
Усі ваші платежі за рахунками та щомісячні витрати можна інтегрувати в Mint разом з іншими програмами. Це дозволить вам не пропустити жодної суми та відстежувати, куди ви витрачаєте гроші.
Додаток дозволяє встановлювати свій бюджет і гарантувати, що ви його дотримуєтеся, надсилаючи сповіщення про перевитрати. Він також дає рекомендації щодо економії грошей та досягнення ваших фінансових цілей.
Процес відкриття рахунку безпечний та доступний на всіх пристроях.
Expensify
Expensify дозволяє своїм користувачам вести облік необмеженої кількості квитанцій. Синхронізуючи свої облікові записи з Expensify, ви мінімізуєте обсяг роботи під час податкового сезону. Ви також можете встановити власні податкові ставки для певної політики витрат.
Ручне завантаження витрат залишилося у минулому. Тут усі рахунки та квитанції автоматично скануються одним кліком. Також, якщо вам набридли усі ці процеси, ви можете вибрати картку Expensify замість квитанцій.
Ви можете спробувати безкоштовну версію, оскільки вона проста у використанні та допомагає вам мислити у правильному напрямку щодо бізнес-витрат. Це допоможе вам відстежувати витрати під час подорожей, вдома або в офісі.
Bench
Додаток Bench діє як ваш віртуальний бухгалтер. У Bench програмне забезпечення працює в парі з людським інтелектом. Основна увага приділяється малому бізнесу та підприємцям, які готують фінансову звітність для свого бізнесу.
Команда фахівців бере на себе усі клопоти, а до вас звертаються лише якщо потрібно. Бухгалтерський облік ведеться щомісяця, що забезпечує фінансову готовність вас та вашого бізнесу до сплати податків. Команда експертів працює швидко та надійно.
Додаток дозволяє вам зосередитися виключно на веденні свого бізнесу, не турбуючись про податкові режими. Це одна з найкращих у використанні програм. Ціни доступні, а також надається пробна версія, щоб краще зрозуміти додаток.
Shoeboxed
Shoeboxed – це програма, яка надає своїм користувачам послуги оцифрування. Вона спрямована на оцифрування фактичних квитанцій, що зменшує людські помилки. Вона також підтримує інтеграцію з різними програмами для полегшення робочого процесу.
Додаток обробляє податкові декларації, зберігає скановані квитанції та рахунки та надає звіти про витрати. Зберігання важливих документів в архіві стане в нагоді, коли це необхідно терміново.
За допомогою цієї програми ви можете створити онлайн-список вашої команди та постійно його оновлювати. Вона підтримується на платформах Android та iOS. Функція точного відстеження пробігу корисна під час бюджетних подорожей.
Dext
Dext – це програма для відстеження бізнес-витрат, яка прагне мінімізувати паперову роботу. Вона спрощує обробку чисел та документів завдяки переходу на цифрові формати з вашими обліковими записами.
Dext витягує важливі дані та зберігає їх у своїй пам’яті, завантажуючи рахунки, квитанції або рахунки-фактури. Точність поданих документів становить понад 95%, що заощаджує ваш час та зусилля. У вас залишається більше часу для розвитку бізнесу.
Завантажуйте дані з будь-якого місця та з будь-якого пристрою. Програма пропонує понад 30 інтеграцій для підтримки робочого процесу. Програма розроблена таким чином, що її легко зрозуміти. Ви можете отримати безкоштовну пробну версію, якщо ваш бізнес невеликий або ви прагнете розпочати його.
Concur
Concur допомагає вам розвиватися як бізнес-професіонал, оскільки програма постійно вдосконалюється та додає нові функції. Змінюючи налаштування відповідно до ваших потреб, ви можете адаптувати програму до ваших звичок.
Ви можете розрахувати ROI свого бізнесу з високою точністю. Програма має зручну інформаційну панель, яка дозволяє переглядати усі витрати на одній сторінці. Ви можете змінювати бюджети та контролювати їх будь-коли та будь-де.
Ви також можете переглянути демонстрацію роботи програми, яка є досить простою. Concur дозволяє комплексно приймати фінансові рішення, підкріплені надійними даними. Це дуже корисно для власників малого бізнесу та молодих стартапів.
Certify
Certify надає чудову інформацію про управління витратами. Цей інструмент легко створює та обробляє звіти та здійснює відшкодування. Потрібно лише завантажити зображення ваших витрат, і звіт буде створено автоматично.
Програма ідеальна для глобального бізнесу, оскільки доступна понад 60 мовами та 140 валютами. Ви можете інтегрувати свої бізнес-кредитні картки та політику з програмою та налаштувати кожну річ відповідно до свого бюджету.
Тут також підтримується інтеграція з різними програмами, щоб ваша робота не зупинялася. Додаток підтримується на усіх пристроях та має високу продуктивність і задоволення користувачів.
MMC Receipt
MMC Receipt – це програма для відстеження витрат та сканування чеків. Додаток швидко сканує рахунки та квитанції в різних валютах з високою точністю даних.
Немає обмежень щодо завантаження квитанцій та кількості користувачів. Вам не потрібно турбуватися про об’єм пам’яті, оскільки програма має необмежене хмарне сховище і дозволяє зберігати без обмежень.
Налаштування багаторівневого затвердження дає вашому бізнесу додатковий імпульс. Програма оцінює, чи готові отримані дані до експорту, допомагаючи покращити вашу здатність приймати рішення.
Ви також можете переглянути демо-версію, щоб краще зрозуміти функції програми та спробувати безкоштовну версію.
Everlance
Everlance зробив ведення бізнесу пріоритетом для власників бізнесу, автоматизувавши максимальну кількість процесів. За допомогою одного кліку на екрані ви можете сортувати та керувати своїми витратами. Налаштуйте свої особисті та ділові витрати на цій платформі та звільніться від клопотів під час податкового сезону.
Передача даних є безпечною, а організувати хмарне сховище легко. Підключіть декілька візитних карток одночасно, щоб заощадити час та зусилля на управління витратами. Програма має спеціальну функцію – пропозиції щодо податкових відрахувань. Ви можете заощадити свої податки, надаючи своєчасну та точну інформацію.
Служба підтримки клієнтів доступна щодня для вирішення будь-яких питань. Ви можете вибрати безкоштовну версію, щоб спробувати багато функцій. Крім того, ви можете створити свій персоналізований шаблон відповідно до ваших потреб.
Wave
Wave більше орієнтована на розвиток малого бізнесу в повній мірі. Програма має високотехнологічне програмне забезпечення, яке просте у використанні та безпечне для керування вашими витратами.
Програма також дозволяє відстежувати ваші прибутки та збитки в режимі реального часу та готує вас до податкового сезону. Програмне забезпечення можна використовувати необмежений час без обмежень та прихованих комісій.
Єдине, що потрібно мати під час доступу до програми – це підключення до Інтернету. Вона підтримується на усіх пристроях та є відносно простою у використанні. Перемикання даних з різних програм та веб-сайтів доступне віддалено.
Veryfi
Veryfi допомагає малому бізнесу розвиватися швидше, ніж будь-коли. Додаток виконує свою мету для клієнтів та має невикористаний потенціал зростання.
Тут ви можете оцінити витрати на проєкт або бізнес-витрати до початку проєкту. Дані автоматично вводяться в додаток і не потрібна ручна робота. Ви можете переглядати щомісячний звіт будь-коли та будь-де, оскільки він доступний 24/7.
Він доступний на всіх пристроях та платформах. Ви можете синхронізувати свою електронну пошту з Veryfi, щоб спростити отримання рахунків та квитанцій. Він має широкий спектр інших програм і використовується в різних сферах.
Висновок
Часи пошуку хорошого бухгалтера для вашого бізнесу для подання податкових декларацій минули. Все, що вам потрібно, це додаток для відстеження бізнес-витрат. Однак вибір правильної програми для розвитку вашого бізнесу та ефективного управління витратами є важливим. Використання цих програм у вашому бізнесі забезпечить вас достатньо часу, зусиль та енергії для вас та вашої родини.
Ось кілька інструментів, які допоможуть вам керувати ресурсами та Active Directory і Office 365 для вашого бізнесу.