Навіщо витрачати дорогоцінний час і фінанси на друк, сканування та відправлення паперових документів, якщо є можливість скористатися електронним підписом?
Враховуючи зростання віддаленої роботи, електронний підпис став критично важливим інструментом для компаній, що ведуть бізнес на міжнародному рівні. Він є безпечним, юридично обґрунтованим засобом, який дозволяє підприємствам швидко та віртуально укладати нові угоди.
До появи електронних підписів, компанії по всьому світу витрачали значні кошти і час на паперову тяганину. Крім того, паперові документи є вразливими – їх легко втратити, пошкодити, підробити або фальсифікувати.
В епоху цифрових технологій потреби бізнесу постійно змінюються. Перехід від паперового документообігу до ефективних цифрових рішень є, здається, єдиним шляхом у майбутнє.
Що таке електронний підпис?
Електронні підписи є цифровою альтернативою традиційним рукописним підписам. Хоча економія часу є однією з найважливіших переваг у сучасному динамічному світі, це не єдина перевага.
Вони зручні, безпечні та юридично визнані. Насправді, електронні підписи забезпечують вищий рівень безпеки порівняно зі звичайними підписами, зменшуючи ризики та захищаючи як особисті, так і бізнес-інтереси.
Як працює електронний підпис?
Коли ви ставите підпис на документ за допомогою сервісу електронного підпису, система використовує математичний алгоритм за протоколом PKI (інфраструктура відкритих ключів), щоб згенерувати два ключі: закритий і відкритий.
При підписанні документа, цифровий підпис створюється за допомогою вашого закритого ключа. Як саме створюється закритий ключ?
Складний математичний алгоритм обробляє ваші дані та створює так званий хеш. Ці дані шифруються, і в результаті ви отримуєте ваш персональний ключ, який і є вашим електронним підписом.
Одержувач документа має копію вашого відкритого ключа. Але як він перевірить, чи підпис справжній? Відкритий ключ дозволяє співставити хеш-значення та розшифрувати дані для підтвердження автентичності електронного підпису. Якщо значення не збігаються, це означає, що підпис є недійсним.
Електронні підписи також підтверджуються електронними сертифікатами, що містять особисту інформацію, таку як ім’я, адреса електронної пошти та місцезнаходження, щоб засвідчити, що електронний підпис дійсно належить вам.
Юридична сила електронних підписів
Постачальники послуг електронного підпису застосовують протокол PKI та шифрування для забезпечення конфіденційності. Для відповідності вимогам законодавства вони гарантують дотримання законодавства про електронні підписи, зокрема Закону про електронні підписи у глобальній і національній торгівлі.
Також вони дотримуються ряду галузевих стандартів, таких як Загальний регламент про захист даних (GDPR), Міжнародний стандарт інформаційної безпеки (ISO 27001) та контроль систем і організацій (SOC) відповідно до AICPE.
Ці правила та норми надають електронним підписам юридичну силу. Проте, варто зазначити, що нормативні вимоги можуть відрізнятися в залежності від країни.
Сфери застосування електронних підписів
Електронні підписи використовують багаторівневе шифрування для мінімізації втрат даних та унеможливлення підробки документів. З огляду на ці переваги, ось декілька сценаріїв, де електронні підписи підвищують ефективність роботи команд:
HR: Адаптація нових співробітників, оцінка продуктивності, угоди про нерозголошення (NDA) тощо.
Відділ продажів та маркетингу: податкові форми, договори купівлі-продажу, договори з підрядниками/доручення тощо.
Юридичний відділ: NDA, контракти, відповідність, відмови тощо.
Бухгалтерія: податкові форми, договори купівлі-продажу, угоди з підрядниками/доручення тощо.
IT-відділ: рахунки-фактури, звіти про витрати, схвалення керівництвом політик тощо.
Фінансовий відділ: контракти, пропозиції, замовлення, ціни, спеціальні угоди, форми випуску та PR підписи тощо.
Відділ закупівель: передача активів, підписи затвердження, запити на зміни системи тощо.
Хоча електронні підписи корисні в будь-якій галузі та для підприємств будь-якого розміру, ось приклади їх застосування в різних сферах:
- Страхування
- Нерухомість
- Виробництво
- Охорона здоров’я
- Вища освіта
- Некомерційні організації
- Роздрібна торгівля
- IT/технології
- Реклама
- Державні установи
Усі перелічені галузі можуть скористатися перевагами електронних підписів для адаптації нових працівників, управління персоналом та політиками, оптимізації постачання, виставлення рахунків-фактур, визначення цін, підготовки пропозицій, оформлення NDA та контрактів.
Електронні підписи з PandaDoc
На ринку існує велика кількість постачальників електронних підписів, тому виникає питання, як зробити правильний вибір? Особливо важливо обрати постачальника, який відповідає вимогам законодавства, щоб уникнути юридичних проблем.
Зверніть увагу на PandaDoc, одного з провідних постачальників цифрових підписів, якому довіряють понад 50 000 користувачів. Завдяки відповідності SOC, GDPR та PKI AICPE, він гарантує безпеку та юридичну силу ваших підписів.
Крім того, PandaDoc пропонує повний спектр послуг з управління документами, від електронних підписів до управління життєвим циклом контракту (CLM), з розширеними функціями, що відрізняють його від інших базових інструментів.
Комплексне програмне забезпечення для автоматизації документообігу допомагає зменшити час та витрати, сприяючи ефективній взаємодії з клієнтами.
PandaDoc: ключові функції
Окрім інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу, чудової підтримки клієнтів та широких можливостей інтеграції, PandaDoc виділяється завдяки:
Безлімітна кількість безкоштовних підписів
PandaDoc дозволяє підписувати документи електронно, де б ви не знаходилися. Ви можете закривати важливі угоди кількома кліками, забезпечуючи безпеку своїх даних. Мобільний додаток дозволяє вам завжди бути в курсі процесу управління життєвим циклом контракту.
PandaDoc заявляє, що є єдиною платформою для електронних підписів, що дозволяє завантажувати та підписувати необмежену кількість документів за безкоштовним тарифом!
Пріоритет конфіденційності та дотримання законодавства
PandaDoc відповідає UETA, ESIGN та HIPAA, що означає, що документи, підписані за допомогою PandaDoc, не тільки відповідають вимогам законодавства вашої країни, але й захищають ваше право на конфіденційність.
PandaDoc має сертифікат AICPA SOC 2 Type II, що свідчить про його відповідність критеріям надання послуг, встановленим Американським інститутом сертифікованих бухгалтерів (AICPA). Чому це важливо?
Компанії, що працюють з великим обсягом конфіденційної інформації, повинні відповідати певним критеріям для збереження конфіденційності, цілісності та безпеки даних клієнтів.
Але це ще не все!
Гарантія високого рівня безпеки
При підписанні документа через PandaDoc, ви отримуєте електронний сертифікат, який підтверджує його легітимність. Сертифікат містить ім’я одержувача, підпис, підтверджену електронну адресу, IP-адресу, а також позначку дати та часу підписання.
Для PDF-файлів PandaDoc забезпечує додатковий рівень безпеки, надаючи закритий ключ шифрування для перевірки автентичності документа.
Підтримка різних типів файлів
Використання різних платформ для кожного типу файлу, який потрібно підписати, призведе до втрати часу. Це недоцільно!
З PandaDoc ви можете підписувати файли PDF, JPG або DOCX, оптимізуючи робочий процес. PandaDoc підтримує такі формати: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG та PNG.
Автоматичне відстеження електронного підпису
PandaDoc ставить безпеку даних на перше місце, тому має функцію автоматичного відстеження електронного підпису. Для кожного підписаного документа є вбудований журнал аудиту, який показує, хто переглядав, відкривав або підписував документ, і коли це було зроблено.
Це особливо корисно при підписанні великої кількості документів. Функція автоматичного відстеження допомагає контролювати та мати повну картину всього, що відбувається.
Завдяки функції історії версій ви можете перемикатися між різними версіями документів, завжди знаючи, хто і де вносив зміни.
Основні функції PandaDoc
Для компаній, що прагнуть оптимізувати робочі процеси з документами, скоротити час укладання угод та підвищити рентабельність інвестицій, PandaDoc – це не просто платформа для електронних підписів. Ось чому:
№1. Підписання та відстеження
- Встановлення порядку підписання: якщо ваші контракти чи пропозиції потребують кілька підписів, ця функція стане у нагоді. Ви можете визначити одержувачів, призначити ролі (відправник, клієнт, підписувач), розташувати їх у правильному порядку та автоматизувати процес. PandaDoc надішле повідомлення електронною поштою, коли настане черга підписувати документ.
- Надсилання запиту на підписання: потрібно отримати підпис від співробітника компанії чи клієнта? PandaDoc дозволяє надсилати запити, автоматизуючи цей процес за кілька кліків.
- Відстеження документів: хочете знати, чи підписано документ? Ви отримаєте повідомлення, щойно це відбудеться. Журнал аудиту дозволяє відстежувати, хто переглядав або підписував надісланий вами документ.
№2. Автоматизація контенту
- Додавання заповнювачів Smart Content: Smart Content мінімізує кількість помилок та заощаджує час на створення документів. Використовуйте заповнювачі, щоб нагадувати собі або своїй команді про те, що потрібно додати, а також вибирати попередньо підготовлені елементи для використання в документах/пропозиціях.
- Персоналізація контенту: виведіть робочий процес на новий рівень, вибираючи умовний контент. Створюйте шаблони з правилами, що дозволяють відправникам генерувати контент, який відповідає потребам клієнта.
- Встановлення правил для покращення збору даних: можна налаштувати умовні поля, щоб допомогти одержувачам орієнтуватися в документі та швидко знаходити потрібну інформацію, що покращує якість збору даних або персоналізації для клієнтів.
№3. Розширені пропозиції
- Створення персональних пропозицій для клієнтів: дозвольте команді створювати персоналізовані пропозиції, не пропускаючи важливу інформацію, за допомогою конструктора пропозицій.
- Встановлення конкретних цін: вибирайте стратегію ціноутворення з фіксованою, періодичною або залежною від обсягу послуг, та отримуйте оплату через мережу ACH.
- Вставка каталогів товарів: створюйте каталог товарів та вставляйте його в пропозиції за потреби.
- Групування товарів у пакети: ви можете створювати набори товарів для стимулювання продажів.
PandaDoc дозволяє створювати робочі простори, розподіляти завдання між командами, керувати членами команди та їхніми дозволами. Ви можете переглядати історію версій документів для кращого відстеження, і знаходити їх за допомогою спеціальних фільтрів.
Усі ці функції PandaDoc доступні в рамках планів Business або Enterprise, що допомагають трансформувати бізнес та відмовитись від неефективних застарілих процесів.
Тарифні плани
PandaDoc пропонує безкоштовний тариф, який дозволяє завантажувати та підписувати необмежену кількість документів електронно.
Розширені функції, такі як Smart Content або Advanced Quote Builder, доступні лише в рамках платних тарифних планів. Розгляньмо тарифні плани PandaDoc:
- Essentials: 19 доларів США за користувача/місяць при річній оплаті, з основними функціями, такими як редактор перетягування, журнал аудиту, понад 750 шаблонів, підтримка 24/7.
- Business: 49 доларів США за користувача/місяць при річній оплаті, з інтеграцією CRM та Zapier, процесами затвердження, бібліотекою контенту та кастомізацією бренду.
- Enterprise: індивідуальне ціноутворення з розширеними функціями, необмеженою кількістю робочих просторів, спеціальними ролями та доступом до QES, найбезпечнішої форми електронного підпису.
Smart Content та Advanced Quote Builder можна придбати як платні доповнення до вашого тарифного плану.
Наскільки простий у використанні PandaDoc?
Ви можете скористатися 14-денною безкоштовною пробною версією, щоб оцінити, наскільки PandaDoc підходить для вас і вашого бізнесу. Після реєстрації вам запропонують скористатися послугами eSigning або автоматизації робочого процесу.
Перший варіант дозволяє завантажувати файли (PNG, JPG, DOCX тощо) і підписувати їх. Другий допомагає керувати життєвим циклом контракту, створювати документи, рахунки-фактури, пропозиції та багато іншого!
Усе необхідне під рукою
PandaDoc має надзвичайно простий інтерфейс, де все необхідне знаходиться в лівій навігаційній панелі. Там ви знайдете документи, шаблони, форми, бібліотеку контенту, контакти, доповнення та звіти.
У розділі “Документи” ви можете переглядати, які операції мають відбутися, термін яких контрактів закінчується або створювати новий документ.
Далі йде галерея шаблонів, що містить понад 750 шаблонів різних категорій, від форм до рахунків-фактур та пропозицій. Незалежно від типу вашого бізнесу, в галереї PandaDoc обов’язково знайдеться шаблон, на основі якого можна працювати.
Ви також можете знайти форми і вибрати тип, який вам підходить: повсякденний, сучасний або простий. Створювати форми так само просто, як і документи, за допомогою редактора PandaDoc із функцією перетягування.
Під формами ви знайдете бібліотеку контенту, каталог та звіти, а також папку “Вхідні”, магазин доповнень та контакти. Бібліотека контенту містить блоки, що допоможуть створювати власні шаблони та швидко оформлювати документи.
Щодо каталогу, то тут ви можете створити каталог продукції за декілька кроків. Ви також можете використовувати інструменти звітності PandaDoc, такі як історія версій та журнал аудиту, щоб бути в курсі всіх процесів.
Надсилання бездоганних пропозицій за лічені хвилини
На головному екрані ви можете переглядати свою діяльність, а також те, що відбувається у вашому робочому просторі. Для швидкого відправлення пропозиції/документу/контракту/рахунку-фактури виберіть шаблон, налаштуйте його та додайте одержувача. Користуватись PandaDoc дуже легко.
Ви можете додавати інші блоки контенту (як бачите праворуч) від тексту до таблиць та мультимедіа, а також визначати поля для заповнення для одержувача. Якщо ви хочете дізнатися, як максимально використати PandaDoc, ви можете запросити демонстрацію в команди PandaDoc.
Висновок
PandaDoc пропонує комплексний підхід, простий інтерфейс та підтримку в чаті. Редактор перетягування є творчою перевагою, а у поєднанні з інструментами налаштування PandaDoc збільшує час закриття угод на 28%.
Якщо ви все ще сумніваєтеся, спробуйте безкоштовну функцію eSign, яка ідеально підходить для стартапів, малого бізнесу та приватних осіб. Якщо вам подобається, скористайтеся 14-денною пробною версією та перейдіть на план, який вам більше підходить.
Також ви можете ознайомитися з іншими провідними рішеннями для електронного підпису для особистих та ділових документів.