Керування щоденними бізнес-операціями може бути викликом, особливо для малих та середніх підприємств.
Власники малого бізнесу чудово розуміють важливість, але водночас і складність підвищення продуктивності та зменшення витрат. Цікаво, що програмні рішення для автоматизації професійних послуг (PSA) пропонують дієвий спосіб досягнення цих цілей.
Програмне забезпечення PSA сприяє оптимізації операцій, поліпшує прозорість та знижує витрати компанії за допомогою автоматизації багатьох ручних процесів, пов’язаних з професійними послугами. Проте, вибір оптимальної програми PSA для малого та середнього бізнесу може бути складним завданням, зважаючи на широкий спектр доступних на ринку варіантів.
Ця стаття розгляне найкращі доступні програмні рішення PSA, їхні ключові переваги та їхню роль у зменшенні операційних витрат.
Переваги використання програмного забезпечення PSA
Програмне забезпечення для автоматизації професійних послуг (PSA) надає численні переваги компаніям, які прагнуть скоротити витрати та підвищити продуктивність. Окрім інструментів для відстеження ключових показників ефективності, PSA може допомогти організаціям більш ефективно розподіляти ресурси, що, у свою чергу, сприяє зменшенню загальних витрат підприємства.
Далі детальніше розглянемо, як програмне забезпечення для автоматизації професійних послуг може сприяти зменшенню витрат для бізнесу.
- Зниження адміністративного навантаження. Завдяки автоматизації таких трудомістких процесів, як планування проєктів, розклад, фінансова звітність та управління документацією, компанії можуть заощадити значну кількість часу, який можна перенаправити на більш продуктивну діяльність.
- Більш передбачувані результати. Використовуючи наявні ресурси, інструменти PSA з підтримкою штучного інтелекту можуть прогнозувати терміни завершення проєктів. Це дає змогу компаніям ефективніше планувати роботу, мінімізуючи ризик затримок або перевитрат.
- Поліпшення фінансової ефективності. Програмне забезпечення PSA також допомагає підприємствам зменшити втрати бюджету, відстежуючи планові та фактичні витрати, а також виявляючи області, де неоплачений час та витрати впливають на бюджет. Своєчасне виявлення перевитрат дозволяє компаніям вживати заходів для усунення проблем та підвищення загальної фінансової ефективності.
- Збільшення прибутковості проєктів. Зрештою, програмне забезпечення PSA може допомогти підвищити рентабельність проєктів, надаючи важливі дані про те, які клієнти та проєкти є найбільш прибутковими. Ця інформація дозволяє приймати обґрунтовані рішення щодо майбутніх проєктів та розподілу ресурсів для досягнення оптимальних результатів.
Рекомендації щодо впровадження програмного забезпечення PSA
Впровадження програмного забезпечення для автоматизації професійних послуг (PSA) може бути складним процесом, що вимагає ретельного планування та виконання. Під час використання PSA, варто враховувати наступні рекомендації:
- Визначте свої критерії: Перш ніж обирати рішення PSA, важливо чітко визначити свої потреби. Які цілі вашої компанії? Які характеристики необхідні для їх досягнення? Визначивши свої потреби, ви зможете вибрати найкраще програмне забезпечення PSA та встановити чіткі очікування.
- Залучіть ключових учасників: Залучайте до процесу впровадження керівників проєктів, відділ продажів та фінансовий відділ. Їхній внесок є важливим для вибору програмного забезпечення, яке задовольнить їхні потреби.
- Встановіть чіткі цілі: Визначте чіткі цілі процесу впровадження, такі як підвищення продуктивності, покращення видимості проєкту або зменшення ручних процесів. Наявність чітких цілей допоможе вам оцінити успіх реалізації та тримати всіх на правильному шляху.
- Розробіть план проєкту: Створіть план проєкту з описанням процесу впровадження та часовими рамками. План має включати завдання, обов’язки, терміни виконання та основні етапи.
- Навчіть співробітників: Переконайтеся, що члени вашої команди отримали достатню підготовку для знайомства з новим програмним забезпеченням та знають, як його правильно використовувати.
- Слідкуйте за прогресом впровадження: Завжди контролюйте процес. Це дозволить своєчасно виявляти будь-які проблеми або перешкоди та вживати відповідних заходів для забезпечення своєчасного виконання.
- Протестуйте програмне забезпечення: Ретельно протестуйте програмне забезпечення перед його впровадженням. Це гарантує належне функціонування всіх функцій та інтеграцій.
Дотримуючись цих рекомендацій, ви збільшите ймовірність успішного впровадження програмного забезпечення PSA, яке відповідатиме потребам вашого бізнесу та допоможе досягти поставлених цілей.
Тож продовжуйте читати та ознайомтеся з найкращими програмними рішеннями PSA, доступними на ринку, щоб оптимізувати свій бізнес.
ManageEngine
ManageEngine PSA допомагає організаціям ідентифікувати сфери, що потребують поліпшення, та оптимізувати процеси надання послуг. Вбудована аналітика та статистика в реальному часі дозволяють отримати огляд бізнес-процесів та їхніх результатів.
Програмне забезпечення пропонує комплексне рішення для управління всіма аспектами проєктного менеджменту. Воно також добре інтегрується з іншими застосунками та інструментами, включаючи CRM-системи, бухгалтерське програмне забезпечення та програмне забезпечення для служби підтримки. Основні функції ManageEngine включають:
- Управління обліковими записами для контролю бюджетів багатьох організацій.
- Ребрендинг зовнішнього вигляду порталу самообслуговування.
- Автоматизоване виставлення рахунків для економії часу та зусиль на створення рахунків-фактур.
- Інтеграція з різними власними та сторонніми ІТ-програмами та бізнес-застосунками.
- Ефективне управління проєктами за допомогою створення етапів та завдань.
SuperOps
SuperOps пропонує повноцінний модуль Service Desk, який допомагає менеджерам задовольняти потреби команди та організовувати командні завдання.
Кожен співробітник має персоналізовану панель інструментів зі списком завдань, статусом кожного з них та завданнями, що залишилося виконати. Також є можливість налаштовувати угоди про рівень обслуговування та відстежувати їх виконання.
SuperOps включає такі модулі:
- Модуль управління клієнтами для ведення бази даних контактів клієнтів, журналів взаємодії та контрактів.
- Автоматизоване виставлення рахунків для налаштування та автоматизації створення контрактів та рахунків-фактур.
- Управління проєктами для візуалізації, співпраці та ефективного виконання проєктів.
- Управління котируваннями для забезпечення передбачуваності грошових потоків.
- Автоматизація завдань для автоматичного виконання повторюваних операцій та зменшення монотонності.
Атера
Atera – це хмарне рішення для автоматизації професійних послуг (PSA), призначене для підтримки постачальників ІТ-послуг. Воно допомагає керувати запитами на підтримку клієнтів, автоматизувати управління доходами та контролювати ІТ-інфраструктуру.
Оскільки програмне забезпечення містить всі необхідні інструменти, воно є особливо придатним варіантом для стартапів та малих і середніх підприємств, оскільки економить час на пошук додаткових програмних модулів на ринку. Atera пропонує користувачам такі функції:
- Служба підтримки та система продажу квитків для управління запитами в режимі реального часу.
- Клієнтський портал для навчання співробітників та клієнтів.
- Інтеграція виставлення рахунків для створення рахунків-фактур для погодинних, фіксованих термінів та продуктів третіх сторін.
- Звітність та аналітика для прийняття обґрунтованих рішень.
- Network Discovery для виконання комплексного сканування безпеки.
Syncro
Syncro надає набір інструментів і функцій, що допомагають MSP оптимізувати свою щоденну роботу та надавати кращі послуги своїм клієнтам.
Це програмне забезпечення PSA пропонує ряд функцій, які можуть бути корисними для малих та середніх підприємств, зокрема:
- Централізована платформа продажу квитків для управління запитами клієнтів, з можливістю створювати, призначати та пріоритезувати квитки.
- Вбудована функція відстеження робочого часу, що дозволяє MSP виставляти рахунки клієнтам за їхні послуги та точно контролювати продуктивність співробітників.
- Автоматизоване виставлення рахунків для заощадження часу на регулярних рахунках-фактурах та розрахунок співробітників, активів або політик.
- Звітування та аналітика для відстеження рентабельності інвестицій та перетворення даних у корисну інформацію.
Полярна планета
Replicon Polaris PSA збирає 100% достовірні бізнес-дані в режимі реального часу, виконує трудомісткий аналіз та пропонує рекомендації для проактивного прийняття рішень.
Polaris PSA також добре інтегрується з існуючою екосистемою за допомогою відкритих API. Програмне забезпечення надсилає проактивні сповіщення на основі винятків, інформуючи про все незвичайне, що потребує уваги. Це автономне рішення PSA спрощує прийняття складних бізнес-рішень.
Багатофункціональне програмне забезпечення PSA пропонує такі можливості:
- Функція аналітики для отримання статистики в реальному часі.
- Структура для застосування стандартних політик, форматів, даних та робочого процесу.
- Фінансове моделювання для оптимізації послуг, доходів та ціноутворення та максимізації прибутку.
- Централізований перегляд проєктів клієнта для управління ефективністю та забезпечення прозорості.
Rocketlane
Rocketlane — це професійна платформа для автоматизації, встановлення та адаптації клієнтів. Це інструмент, що використовується для покращення клієнтського досвіду, скорочення часу до отримання цінності, підвищення передбачуваності та прибутковості проєкту.
Управління проєктами, співпраця над документами та комунікація – все це бездоганно інтегровано в Rocketlane для забезпечення унікального досвіду. Вбудовані модулі, такі як управління ресурсами, відстеження часу, управління портфелем та бюджетування, допомагають завершувати проєкти в рамках визначених бюджетів та часових рамок.
Rocketlane допоможе вам виконати такі завдання:
- Відстежуйте бюджет, аналізуйте пропускну здатність команди та прогнозуйте попит для підвищення норми прибутку.
- Плануйте проєкти, керуйте документами та співпрацюйте в режимі реального часу з централізованого місця.
- Розширені шаблони проєктів. Автоматизація документообігу для підвищення продуктивності.
- Портал самообслуговування для взаємодії з клієнтами та автоматизації оновлення статусу.
- Оптимізуйте пропускну здатність команди та максимально використовуйте доступні ресурси.
Scoro
Провідні світові агентства та консалтингові компанії віддають перевагу Scoro, нагородженій наскрізній системі PSA.
Від першого контакту до виставлення останнього рахунка-фактури, Scoro дозволяє керувати робочим процесом з централізованої платформи. Можна оптимізувати та автоматизувати повторювані дії, забезпечуючи безперебійну та ефективну роботу бізнесу. Набір модулів Scoro включає:
- Керування ресурсами для призначення завдань на основі навичок та доступності.
- Управління проєктами для оптимізації робочого процесу, підвищення продуктивності та відстеження прогресу в реальному часі.
- Керування клієнтами для управління клієнтами, фінансами, рахунками та рахунками-фактурами.
- Звіти та статистичні дані для аналізу KPI на інформаційних панелях в реальному часі.
Wrike
Wrike — це хмарний інструмент управління проєктами з оновленнями в реальному часі, діаграмами Ганта, календарями, переглядом робочого навантаження для управління ресурсами та спеціальними інформаційними панелями.
Він підтримує папки, проєкти, завдання та автоматичне призначення на основі статусів завдань.
Wrike для маркетологів – це окремий продукт зі спеціальними шаблонами, інструментами перевірки та розширенням Adobe. Інструмент інтегрується з різними інструментами, включаючи SalesForce, Dropbox, Slack та Adobe Creative Cloud, і надає відкритий API. Wrike підходить для маркетингових, операційних, творчих та великих ІТ-команд середнього розміру.
Wrike має такі потужні функції:
- Централізовані інформаційні панелі для перегляду завдань, процесів та аналітики.
- Автоматизація для створення автоматизованих робочих процесів та усунення ручних операцій.
- Дошки Kanban для візуалізації прогресу проєкту.
- Діаграми Ганта для інтерактивного планування проєкту.
- Управління ресурсами для завчасного розподілу ресурсів.
Кантата
За допомогою програмного забезпечення Kantata PSA підприємства можуть легко керувати всім життєвим циклом проєкту, від створення та планування проєкту до відстеження прогресу та виставлення рахунків.
Kantata розроблено як інтуїтивно зрозумілий та зручний для користувача інструмент, що дозволяє малому та середньому бізнесу швидко та легко адаптуватися до платформи. Він пропонує ряд ключових функцій, зокрема:
- Управління ресурсами на основі їхніх навичок для покращення результатів клієнта.
- Фінансовий менеджмент для автоматизації фінансів та бухгалтерського обліку проєктів.
- Аналітика та звітність для поліпшення бізнес-аналітики та прийняття рішень на основі даних.
- Командна співпраця для максимального підвищення продуктивності завдяки тісній співпраці з членами команди та клієнтами.
- Інтеграція з такими інструментами, як Slack, Hubspot, Jira, Quickbooks та інші.
Висновок
Для малих та середніх підприємств використання програмного забезпечення PSA може бути ефективним способом зменшення витрат. PSA може допомогти компаніям заощадити час і гроші, підвищуючи ефективність за допомогою автоматизації процесів та оптимізації операцій.
Крім того, програмне забезпечення PSA може запропонувати цінну інформацію про клієнтські дані та тенденції, дозволяючи компаніям покращувати процеси прийняття рішень та фінансові результати. Усі ці переваги можуть допомогти малим та середнім підприємствам залишатися конкурентоспроможними на сучасному ринку.
Ви також можете ознайомитися з найкращим програмним забезпеченням для управління бізнес-процесами (BPM) для малого та середнього бізнесу.