Важливість визначення зацікавлених сторін для успіху проєкту
Розуміння зацікавлених осіб, їхніх інтересів та потенційного впливу на проєкт є надзвичайно важливим для його успішної реалізації. Саме тому карти зацікавлених сторін набувають все більшої популярності.
Часто компанії стикаються з непередбаченими ризиками та труднощами у процесі управління ключовими учасниками проєкту та їхнім впливом. Додатково, перешкоди у спілкуванні можуть ускладнити взаємодію, якщо їх не подолати належним чином. Тому, розробка ефективного підходу для оцінки цих ризиків та їхніх наслідків, з використанням чітких каналів комунікації, є необхідністю.
Правильно складена карта зацікавлених сторін надає можливість ефективно управляти цими особами, аналізувати їхні інтереси та вплив, а також зменшити ізоляцію в проєктах, що сприяє їх успішному завершенню.
На щастя, існує багато програмних засобів, які дозволяють створювати такі карти, що звільняє від необхідності робити це вручну.
У цій статті ми розглянемо, що таке карта зацікавлених сторін, як вона може бути корисною, а також деякі інструменти, що допоможуть вам у їхньому створенні.
Розпочнімо!
Що являє собою карта зацікавлених сторін?
Карта зацікавлених сторін – це графічне зображення відносин між зацікавленими сторонами та проєктом чи організацією.
Така карта може відображати розвиток цих відносин у часі. Вона дає можливість оцінити вплив зацікавлених осіб на проєкт і організацію, а також зворотний вплив діяльності організації чи проєкту на них. Тобто, це двосторонній процес.
Карта зацікавлених сторін зазвичай представляється у вигляді графіка з двома осями. Вісь X відображає рівень впливу зацікавленої сторони, а вісь Y – рівень її зацікавленості. Положення зацікавленої сторони на графіку визначає частоту, інтенсивність і спосіб її залучення.
Карта наочно представляє учасників проєкту та тих, на кого він впливає, забезпечуючи чітке розуміння груп зацікавлених осіб, їхніх інтересів та мотивацій.
При створенні карти зацікавлених сторін, необхідно забезпечити наступне:
- Карта повинна бути максимально деталізованою, щоб забезпечити повний огляд усіх зацікавлених сторін.
- Вона повинна бути простою для розуміння, оскільки не всі можуть зорієнтуватися у складних схемах.
- Інформація на карті має бути подана чітко та швидко, щоб забезпечити оперативне прийняття рішень.
- Зацікавлені сторони повинні бути розподілені на різні групи, виходячи з рівня їхнього впливу, характеру та спільних інтересів.
Чому важливо картографувати зацікавлених сторін?
Розглянемо основні переваги створення карт зацікавлених сторін для вашої організації та проєктів:
Легка ідентифікація ключових гравців: Карти зацікавлених сторін дозволяють виявити всіх учасників проєкту, включаючи тих, хто є ключовими гравцями, від яких залежить успішність проєкту.
Ви можете одразу побачити, кого потрібно інформувати, контролювати або націлювати на різних етапах проєкту. Це забезпечить успішне завершення проєкту в строк із мінімальними труднощами.
Швидке та ефективне прийняття рішень: Маючи перед собою карту зацікавлених сторін, ви будете володіти всією необхідною інформацією про них. Це дозволить вам швидко приймати обґрунтовані рішення та максимально використовувати потенціал кожної зацікавленої сторони, залучаючи її у потрібний момент.
Навіть у випадку виникнення проблем, ви зможете оперативно зреагувати та захистити свою організацію від можливих ризиків і втрат.
Ефективна навігація проєктним планом: Карта допомагає проаналізувати владу та інтереси зацікавлених сторін. На основі цього ви можете розробити відповідні стратегії та керуватися ними у процесі реалізації проєкту. Це допоможе вашій команді дотримуватися плану та забезпечить своєчасне виконання проєкту.
Підвищення продуктивності: Після визначення та оцінки зацікавлених сторін, ви можете розробити ефективний план їх залучення. Це дозволить направити зусилля, час і ресурси вашої команди у потрібному напрямку та забезпечить належний хід роботи, зберігаючи репутацію компанії.
Покращення комунікації: Класифікуючи зацікавлених осіб за їхніми інтересами, рівнями та іншими факторами, ви можете відповідним чином розподілити ролі. Це сприятиме єдності стратегії та розподілу обов’язків.
Таким чином, всі учасники зможуть ефективно взаємодіяти між собою та з організацією, уникаючи плутанини та дезінформації.
Де використовуються карти зацікавлених сторін?
Карти зацікавлених сторін можуть застосовуватися у різних ситуаціях, зокрема:
- Під час запуску нового продукту чи послуги, для визначення зацікавлених сторін та розробки ефективних стратегій.
- При виході на новий ринок або в новому регіоні, коли проведення маркетингових досліджень має вирішальне значення.
- Під час реалізації маркетингових стратегій, таких як рекламні кампанії, програми лояльності тощо.
Як створити карту зацікавлених сторін?
Завдяки сучасним технологіям створення карт зацікавлених сторін стало простішим. Існує багато інструментів, які дозволяють легко створювати ефективні карти.
Але як це зробити?
Перш ніж починати створення карти, необхідно розробити стратегію.
Ось три прості кроки для створення карти зацікавлених сторін:
#1. Визначення зацікавлених сторін
Насамперед, необхідно ідентифікувати ключових зацікавлених осіб. Для цього почніть з їхнього розподілу на три категорії: лідери, учасники та непрямі зацікавлені сторони.
- Лідери: До цієї категорії віднесіть керівників та осіб, які приймають рішення, що впливають на життєвий цикл проєкту. Вони безпосередньо пов’язані з проєктом та мають значний вплив на організаційну або технічну частину.
- Учасники: До цієї категорії відносяться керівники проєктів, їхні команди та ключові відділи. Сюди ж входять зовнішні зацікавлені сторони, такі як клієнти, уповноважені особи та постачальники.
- Непрямі зацікавлені сторони: Це зовнішні спостерігачі, які стежать за розвитком проєкту з боку. Вони можуть бути не зацікавлені в проєкті або приєднатися до нього на пізніх етапах.
#2. Аналіз зацікавлених сторін
Оцініть рівень залучення кожної зацікавленої особи до проєкту. Визначте їхній інтерес до проєкту та можливі наслідки та вплив. Подумайте, як вони можуть постраждати або отримати вигоду від проєкту та їхній внесок у нього. Також, не забудьте проаналізувати їхні мотиви та використати цю інформацію для створення груп та розробки стратегій.
#3. Активні дії
Нарешті, оберіть правильний підхід для створення карти, враховуючи інтереси та владу зацікавлених сторін. Розробіть ефективні плани спілкування.
Ознайомившись із концепцією та процесом створення карти зацікавлених сторін, скористайтеся відповідним інструментом, щоб створити карту, що надасть максимально точну інформацію про ваших зацікавлених осіб.
Ось деякі з найкращих інструментів, які можна розглянути:
Міро
Визначте тих, хто впливає на ваші робочі проєкти, та заручіться їхньою підтримкою за допомогою Miro – інструменту для створення карт зацікавлених сторін. Це допоможе вам легко створювати карти, працювати над ними спільно та централізувати комунікацію для міжфункціональної командної роботи.
Інтуїтивно зрозумілий редактор з функцією перетягування робить процес проєктування простим і зручним. Допоможіть своїй команді провести мозковий штурм за допомогою нескінченного полотна, готових шаблонів, потужних функцій платформи та великого набору віджетів. Miro надає широкий спектр інструментів для створення історій користувачів, карт подорожей, планування спринтів або дорожньої карти, ретроспектив, каркасів тощо.
Крім готових шаблонів, ви також можете самостійно створювати інтелектуальні фреймворки та шаблони. Працюйте у зручному для вас форматі та розкривайте свій творчий потенціал, використовуючи нескінченне полотно. Застосовуйте нотатки, фігури, ручку для малювання, смарт-малювання, стрілки тощо.
Покращуйте взаємодію з віддаленими командами під час мозкового штурму, семінарів, процесів і прийняття рішень, використовуючи робочі простори, що пропонують синхронну та асинхронну співпрацю. Відстежуйте курсори співавторів та аналізуйте взаємодію учасників команди з дошками.
Ви можете легко ділитися своїми картами та документами прямо з інформаційної панелі. Отримуйте відгуки та затвердження за допомогою різних варіантів комунікації, таких як чат, коментарі та вбудоване відео. Створіть центр для забезпечення міжфункціональної роботи за допомогою різних інструментів.
Стандартизуйте процеси та масштабуйте їх по всій компанії для повноцінної цифрової трансформації, незалежно від того, де знаходяться члени вашої команди. Miro гарантує безпеку, пропонуючи шифрування SSL, журнал аудиту, SSO, фільтрацію доменів, розширене керування користувачами тощо. Miro відповідає стандартам PCI, GDPR та SOC-2. Він також інтегрується з понад 20 сервісами, такими як Slack, Teams і Dropbox.
Moqups
Moqups – це зручний інструмент для створення карт зацікавлених сторін з великою кількістю шаблонів, які допоможуть вам правильно визначити пріоритети, виявити та зрозуміти ключових зацікавлених осіб ваших проєктів.
Використовуйте аналіз карт, щоб забезпечити ідеальний старт ваших проєктів та гарантувати залучення ключових гравців з самого початку. Використання цих шаблонів допоможе вашій команді залучити найважливіших осіб на ранніх стадіях розробки та наблизитися до успішного завершення проєкту.
Це також забезпечує надійну основу для стратегій залучення та комунікації на рівні команди. Карти, створені в Moqups, допомагають розставити пріоритети серед зацікавлених сторін, забезпечуючи розподіл ресурсів відповідно до їхніх ролей.
Виявляйте та запобігайте негативним ризикам, які можуть виникати від інших зацікавлених осіб, що вважаються непочутими. Зв’язуйте свої карти зацікавлених сторін з іншими візуальними елементами, такими як каркаси, діаграми, графіки та макети. Створюйте свій робочий процес та усувайте перешкоди у процесі розробки.
Smaply
Програмне забезпечення для картографування зацікавлених сторін Smaply допоможе вам краще зрозуміти погляди зацікавлених осіб та легко управляти їхніми очікуваннями. Воно також дозволяє візуалізувати екосистему ваших продуктів та виявляти взаємозв’язки.
Створюйте карти в Smaply, щоб дізнатися, які зацікавлені сторони впливають на вашу роботу та зв’язки між ними. Аналізуйте, як пов’язані ваші важливі зацікавлені особи, їхній вплив на ваш продукт/послугу, та використовуйте цю інформацію для вдосконалення своїх пропозицій.
Розподіліть зацікавлених сторін за різними категоріями, такими як важливі, суттєві або цікаві, та визначте, які з них є міжнародними, національними чи місцевими. Використовуйте фільтри, щоб побачити конкретні відносини та зрозуміти ролі зацікавлених сторін. Використовуйте цю інформацію, щоб узгодити своє спілкування з їхніми інтересами.
Карти високої роздільної здатності від Smaply чудово підходять для ваших семінарів. Визначте зацікавлених осіб, на яких ви повинні зосередитися, та створюйте різні типи карт для інших продуктів. З’єднайте зацікавлених осіб з картою подорожі користувача та аналізуйте, як вони можуть впливати на цей процес.
Додавайте зацікавлених осіб, з’єднуйте їх за допомогою функції перетягування та переміщуйте їх на карті. Роздрукуйте свою карту та використовуйте її на наступному семінарі.
Lucidchart
Lucidchart є чудовим інструментом для проєктування – створення карти зацікавлених сторін. Він пропонує безліч шаблонів для визначення зацікавлених осіб та зв’язків між ними. Ви також можете використовувати його, щоб оцінити їхній інтерес до конкретного проєкту.
Визначте рівень залучення, необхідний для кожної зацікавленої сторони в проєкті. Використовуйте шаблони карт, щоб побачити повну карту, яку можна налаштувати відповідно до вашого випадку. Lucidchart забезпечує безпеку та конфіденційність ваших даних. Він використовує 256-бітне зашифроване з’єднання через TLS 1.2 разом із шифруванням AES-256 у стані спокою для захисту даних.
Служби керування ключами Amazon надають криптографічні ключі для захисту Lucidchart. Не турбуйтеся про відповідність, оскільки Lucidchart відповідає GDPR, CCPA, PCI та SOC 2 і сертифіковано Swiss-US та EU-US Privacy Shield. Ви можете інтегрувати його з Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip тощо.
Mural
Отримайте доступ до сотень готових шаблонів для відображення зацікавлених сторін у Mural та почніть аналізувати своїх ключових гравців у проєкті. Це допоможе вашій команді та зацікавленим сторонам з боку клієнта мінімізувати плутанину у розподілі обов’язків.
Mural сприяє візуальній співпраці у динамічному спільному середовищі. Завдяки зрозумілому інтерфейсу, ви можете легко почати використовувати цей інструмент. Його інтерфейс інтуїтивно зрозумілий, але простий у використанні, з потужними функціями, доступними для будь-кого.
Використовуйте наліпки та текст, щоб легко додавати думки, відгуки та ідеї. Створюйте діаграми, застосовуючи широкий спектр з’єднувачів та фігур, щоб полегшити складні робочі процеси. Mural також пропонує широку галерею значків, які ви можете використовувати для створення власної візуальної історії.
Mural пропонує інфраструктуру, за допомогою якої ви можете впорядкувати свої ідеї та вміст ефективними способами, щоб розкрити розуміння. Перетягуйте візуальні елементи, такі як зображення та GIF-файли, та покращуйте сеанси співпраці. Ви також можете писати та креслити від руки, щоб максимально розкрити свою творчість.
Плануйте дії та залишайтеся зосередженими за допомогою таймера. Проведіть учасників через інструкції та приховайте або покажіть наступні кроки. Ви також можете використовувати суперблокування, щоб гарантувати, що об’єкти залишаються на місці, або переміщувати їх за допомогою посередників.
Використовуйте конфеті, щоб відзначати позитивні моменти. Застосовуйте приватний режим, щоб уникнути групового мислення. Mural пропонує кілька способів спілкування з вашою командою та обміну діаграмами за допомогою простих гіперпосилань. Він також підтримує коментарі та текстовий чат для спільної роботи над діаграмами.
Створюйте потужні робочі процеси, інтегруючи Mural з різними сервісами, такими як Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira тощо. Він дотримується найсучасніших методів, таких як найкращі у своєму класі протоколи, глобальні стандарти та різноманітні методи безпеки.
Висновок
Якщо ви плануєте запустити новий продукт/послугу або вийти на новий ринок, розуміння своїх зацікавлених сторін та управління ними є ключовим фактором для досягнення успіху.
Тому, створюйте карти за допомогою спеціалізованих інструментів, щоб чітко представити всіх зацікавлених осіб та ефективно використовувати ресурси та їхній потенціал.