Кожна компанія володіє ресурсами, як матеріальними, так і нематеріальними. Ефективне управління цими ресурсами є ключовим фактором для оптимізації ІТ-процесів, підвищення продуктивності та загальної ефективності вашої організації.
В епоху цифрових технологій, потреба у ручному веденні обліку активів та постійному оновленні даних відходить у минуле.
Сьогодні існують спеціалізовані інструменти, такі як програмне забезпечення для управління ІТ-активами, яке дозволяє відстежувати бізнес-ресурси, ефективно ними керувати та автоматично створювати звіти. Це значно заощаджує час, який раніше витрачався на рутинні завдання.
Завдяки цьому, ви можете зосередитися на більш важливих стратегічних цілях. Програмне забезпечення для управління активами також є корисним інструментом для забезпечення відповідності нормативним вимогам та ефективного планування ресурсів. Крім того, воно може допомогти вам уникнути додаткових витрат на найм окремого менеджера з управління активами.
Перед тим, як детальніше розглянути цю тему, давайте визначимо деякі ключові аспекти управління активами.
Що являє собою управління ІТ-активами?
Управління ІТ-активами – це система, призначена для контролю та обліку всіх ІТ-ресурсів, що належать організації. До таких ресурсів можуть належати ліцензії на програмне забезпечення, об’єкти нерухомості, авторські права, акції, облігації та інші активи.
Програмне забезпечення для управління ІТ-активами – це інструмент, що допомагає організаціям керувати своїми ресурсами. Компанії, що мають справу з різними видами активів, можуть отримати значну вигоду від цього рішення, оскільки воно сприяє ефективному управлінню ресурсами та усуває розрізненість процесів.
У наш час велика частина активів існує у цифровому вигляді. Тому системи управління ІТ-активами дозволяють відстежувати права власності на цифрові ресурси, передавати їх, керувати інвентаризацією програмного забезпечення та виконувати інші важливі операції.
Основні функції програмного забезпечення для управління ІТ-активами включають:
- Автоматизація інвентаризації активів за допомогою агентів, сканування пристроїв на вимогу, налаштування процесів та автоматичне оновлення інформації про продукти.
- Забезпечення прозорості використання програмного забезпечення через звіти та відстеження часу виконання додатків.
- Автоматичне виявлення активів за допомогою функцій, таких як розпізнавання пристроїв, автоматичне виявлення програмного забезпечення та швидке додавання продуктів.
- Можливість створення звітів для забезпечення відповідності нормативним вимогам, аналізу тенденцій, відстеження історії активів, надання детальних веб-звітів, створення спеціальних звітів та налаштування сповіщень.
- Управління ІТ-контрактами через інтегровані системи, що відстежують умови контрактів, гарантії, оренду, обслуговування, автоматичні сповіщення, графіки оренди та керування документацією.
- Управління ліцензіями та їх відповідність потребам організації.
Як працює програмне забезпечення для управління ІТ-активами?
Процес управління активами починається з реєстрації всіх ІТ-ресурсів організації, включаючи апаратне забезпечення, програмне забезпечення, обладнання та меблі. Програмне забезпечення сприяє прискоренню ІТ-процесів, дозволяючи відстежувати ресурси, планувати їх заміну та вести відповідні записи. Воно також допомагає визначити пріоритетність активів, виділяючи найбільш та найменш цінні з них.
Програмне забезпечення може автоматично розраховувати амортизацію та нагадувати про необхідність ремонту або заміни активів. Крім матеріальних активів, система управління відстежує нематеріальні ресурси, такі як програмне забезпечення, ліцензії, цифрові документи, авторські права, патенти та бізнес-політики. Система також реєструє інформацію про оновлення та технічне обслуговування обладнання та програмного забезпечення.
Які переваги програмного забезпечення для управління активами? 👍
Конфіденційність
Ваші активи – це ваша власність, і інформація про них є конфіденційною. Залучення сторонніх осіб або організацій для управління вашими активами може становити ризик, оскільки вони отримають доступ до конфіденційної інформації.
Використання власної системи управління активами усуває цей ризик. Вам не потрібно довіряти свої ресурси стороннім. Натомість ви можете використовувати надійну систему для відстеження всіх своїх активів та отримання повного контролю над ними.
Доступна ціна
Крім питань конфіденційності, найм сторонніх осіб чи агентств для управління активами вимагає значних фінансових вкладень. Натомість, використання спеціалізованого програмного забезпечення для управління активами буде значно дешевшим, із щомісячною платою в кілька доларів.
Програмне забезпечення для управління активами не поступається за ефективністю традиційним методам. Багато постачальників пропонують безкоштовні пробні версії, що дозволяє оцінити ефективність програмного забезпечення без будь-яких фінансових зобов’язань.
Чітке відстеження та цілі
Програмне забезпечення для відстеження активів надає повний огляд усіх ваших ресурсів, забезпечуючи кращий контроль. За допомогою системи сповіщень ви отримуватимете нагадування про терміни оновлення або обслуговування активів. Програмне забезпечення також відображає чіткі цілі та завдання щодо управління активами на зручній панелі інструментів та в регулярних звітах.
Організація
Програмне забезпечення для управління активами допоможе вам організувати робочі процеси та зосередитися на важливих аспектах. Воно визначає пріоритетність активів, що дозволяє ефективніше ними керувати. Загалом, таке програмне забезпечення допомагає покращити робоче середовище, підвищити продуктивність та ефективність.
Чи готові ви скористатися цими перевагами?
Якщо так, давайте розглянемо деякі з найкращих програмних рішень для управління ІТ-активами.
Freshservice
Покращіть використання своїх активів, збільште прозорість, скоротіть витрати та оптимізуйте управління ІТ за допомогою Freshservice. Це рішення дозволяє оцінювати та відстежувати всі ІТ-активи, такі як ліцензії на програмне забезпечення, апаратне забезпечення, віртуальні ресурси, контракти та інші елементи конфігурації. Інструмент також забезпечує безперебійну інтеграцію інформації про активи з процесами ІТ-сервісу.
Автоматично ідентифікуйте ІТ-активи у вашій організації, скануйте нове програмне та апаратне забезпечення та плануйте періодичне сканування для оновлення інформації про активи за допомогою зонда Discovery. Крім того, ви можете визначити місцезнаходження ІТ-активів, користувача цього ресурсу та іншу інформацію, як-от версію, статус оновлення, IP-адресу тощо.
Реєструйте та відстежуйте такі елементи конфігурації, як апаратне забезпечення, програмне забезпечення, послуги тощо, а також їхні зв’язки в інтуїтивно зрозумілому інтерфейсі. Отримайте точні дані CMDB для аналізу першопричин та наслідків, щоб покращити управління проблемами та відповідно змінювати рішення. Відстежуйте та керуйте всіма активами в єдиному вікні з будь-якого місця.
Заощаджуйте час на повторюваних процесах, таких як призначення активів, вилучення та підключення, використовуючи попередньо визначені робочі процеси. Ви також можете отримати повний огляд програм SaaS для оптимізації їх використання на основі аналізу даних.
Почніть керувати своїми ІТ-активами всього за 19 доларів США на місяць за агента та отримайте 21-денну безкоштовну пробну версію з усіма функціями. Плануйте придбання ліцензій та виявляйте порушення контрактів за допомогою своєчасних повідомлень. Ви також можете прискорити процес продовження контракту за допомогою автоматичного затвердження робочих процесів.
Asset Panda
Asset Panda – це програмне забезпечення для відстеження та управління активами, яке гарантує, що жодні записи не будуть втрачені. Воно налаштовується під потреби вашої організації та може відстежувати все, від ноутбуків до різного обладнання.
Покращуючи відстеження активів, ви можете підвищити ефективність бізнесу, збільшити заощадження та зменшити втрати. Програмне забезпечення Asset Panda консолідує інформацію про гарантії, історію дій, фотографії та посібники користувача в одному місці.
Ви можете обмінюватися даними з командою, щоб забезпечити єдине бачення. Керівники можуть переглядати звіти, менеджери – історію активів, а оперативний персонал – керувати активами. Мобільний додаток для Android та iOS дозволяє зручно користуватися системою з будь-якого місця.
Оптимізуйте свої робочі процеси за допомогою налаштованих дій для спрощення та прискорення управління активами та їх оновлення. Створюйте спеціальні поля, щоб відображати дані у зрозумілому форматі для всіх користувачів.
Журнали аудиту забезпечують покращене прогнозування та підзвітність для кожного активу. Автоматично надавайте інформацію про покращене планування та ефективність усім зацікавленим сторонам. Система забезпечує просту адаптацію та покращений захист даних для кожної посадової функції в організації.
Ви отримаєте легший доступ до важливих даних, покращите самообслуговування співробітників та пришвидшите ідентифікацію активів. Використовуйте вбудований сканер штрих-кодів, сумісний з різними пристроями, щоб уникнути використання дорогого обладнання для сканування.
Замовте безкоштовну демонстрацію, щоб дізнатися, як Asset Panda може допомогти вашому бізнесу. Ціна починається від 125 доларів США на місяць за до 500 активів.
SysAid ITSM
Забезпечте ефективне управління активами для зрілих ІТ-відділів та команд середнього розміру за допомогою SysAid ITSM. Ця система пропонує інструменти для ефективного управління, автоматизації процесів та персоналізованої підтримки.
Налаштуйте SysAid відповідно до ваших вимог. Це зменшить повторення процесів, збільшить автоматизацію та підвищить продуктивність. Покращуйте досвід співробітників та агентів, пропонуючи їм інструменти для самостійного вирішення запитів та проблем.
В системі доступна велика кількість шаблонів, що дозволяє швидко розпочати роботу. Можливості SysAid для управління змінами, проблемами та запитами забезпечують краще управління послугами в усій організації.
Конструктор робочих процесів дозволяє легко налаштовувати, створювати та обмінюватися загальними процесами в організації. Інтегруйте систему з улюбленими інструментами, щоб збільшити цінність служби підтримки за мінімальних витрат.
Необмежена кількість шаблонів, форм та спеціальних полів дає змогу налаштувати SysAid відповідно до потреб організації. Замовте демонстрацію або скористайтеся безкоштовною пробною версією, щоб переконатися у відповідності системи вашим очікуванням.
Snipe-IT
Відмовтеся від електронних таблиць та почніть використовувати зручне програмне забезпечення для управління активами – Snipe-IT. Система має потужні функції, такі як надійний JSON REST API, для швидкої автоматизації та інтеграції.
Snipe-IT забезпечує корпоративні стандарти безпеки, такі як bcrypt із запобіганням атакам brute-force, файли cookie HTTPS, 2FA, захист паролями тощо. Це програмне забезпечення з відкритим вихідним кодом, що забезпечує безпеку, нагляд та прозорість.
Хмарна платформа Snipe-IT пропонує 99,99% гарантію безвідмовної роботи за угодою SLA для швидкості та надійності. Сервери розташовані в декількох центрах обробки даних по всьому світу, що забезпечує низьку затримку та швидке з’єднання.
Ваші дані завжди в безпеці в центрі обробки даних, який ви обрали під час реєстрації. Ви також можете розмістити систему самостійно та використовувати Snipe-IT безкоштовно або вибрати будь-який доступний план відповідно до ваших потреб.
TOPdesk
Інформація – це сила, і це є ключем до ефективності. Саме тому TOPdesk CMDB та програмне забезпечення для управління ІТ-активами дозволяє реєструвати та відстежувати активи в єдиному огляді. Це допомагає вам бачити ресурси вашої організації, користувачів, їхні зв’язки та час заміни.
TOPdesk допоможе заощадити час, щоб зосередитися на потенційних проблемах, які можуть виникнути будь-коли. Програмне забезпечення є дуже гнучким з багатьох причин. Воно дозволяє розробити кожну картку активів на основі шаблонів, щоб отримати необхідну інформацію.
Ви також можете додати різні функції, які найкраще підходять для процесів. Крім того, створюйте поля, які стосуються конкретних ресурсів. REST API дозволяє інтегрувати програмне забезпечення з іншими інструментами для ефективного управління активами.
Перегляньте графічне резюме своїх активів, де складні конфігурації представлені в простій формі. Ви також можете використовувати візуальне представлення для аналізу впливу. Перегляньте зачеплені активи, щоб швидко визначити причину збою.
Atlassian
Надайте бізнес-командам, ІТ-операторам та розробникам можливість швидко співпрацювати за допомогою Jira Service Management. Система забезпечує кращий досвід обслуговування без складнощів традиційних ITSM-рішень. Крім того, кожна команда, наприклад ІТ, HR, юристи тощо, може швидко налаштувати службу підтримки та постійно адаптуватися до масштабу.
Відстежуйте роботу за допомогою спільної та відкритої платформи у вашій організації. Ви можете пов’язувати проблеми між даними про прийом та Jira з інших інструментів розробки. Таким чином, ваші ІТ-операції та групи підтримки отримують необхідну інформацію для швидкого реагування на інциденти, зміни та запити.
Ведення повного журналу аудиту допоможе вам автоматизувати процеси, прискорити критичну роботу з розробки та впровадити зміни. Jira також пропонує безліч функцій, які допоможуть вашим командам швидше отримати все необхідне.
Ви можете керувати запитами, інцидентами, проблемами, змінами, активами, конфігураціями тощо без будь-яких турбот. Інтегруйте систему з необхідними інструментами для полегшення роботи. Ви також можете створити власні надбудови за допомогою REST API для розширення можливостей обслуговування.
Використовуйте програмне забезпечення безкоштовно, якщо у вас не більше трьох агентів, або оберіть тарифний план, починаючи від 60 доларів США на місяць.
Reftab
Reftab – це програмне забезпечення для управління ІТ-активами, розроблене спеціально для простоти. Організації будь-якого розміру можуть використовувати його для призначення елементів або розгортання активів по всьому світу.
Іноді використання електронних таблиць є складним та неефективним, Reftab спрощує цей процес. Система надає сповіщення про обслуговування та гарантії, амортизацію, підтвердження права власності тощо. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс Reftab дозволяє відстежувати всі ваші активи.
Інструмент постійно допомагає покращувати робочі процеси, зменшуючи рівень складності. Система має вбудований сканер штрих-кодів для швидкого призначення пристроїв користувачам, заповнення робочих замовлень тощо.
Ця проста платформа дає змогу відстежувати обладнання, щоб знати місцезнаходження предмета, користувача та час, що залишається до закінчення терміну. Функціонал включає налаштування полів та категорій, відстеження позик, запис історії змін, сповіщення електронною поштою, мітки статусу та амортизацію активів.
Ціна для невеликих команд, яким потрібні основні функції та сповіщення електронною поштою, становить 30 доларів США на місяць.
👉 Бонусні бали: як вибрати програмне забезпечення для управління ІТ-активами
Кожна організація має унікальні потреби та цілі. Тому вам потрібно вибрати рішення, яке відповідає вашим вимогам та узгоджується з цілями, не створюючи фінансового навантаження, особливо для малого бізнесу.
Ось як можна вибрати програмне забезпечення для управління ІТ-активами:
- Дослідіть різних постачальників програмного забезпечення для управління активами, ознайомтеся з відгуками користувачів та оцінками, щоб визначити свої очікування.
- Визначте життєвий цикл активів та оберіть рішення, яке забезпечує доступ до інформації в реальному часі для різних відділів, відповідальних за моніторинг активів.
- Сформулюйте чітке розуміння своїх потреб в управлінні активами. Поговоріть зі своїм персоналом або техніками, щоб з’ясувати їхні потреби та підготувати цілі до вибору програмного забезпечення.
- Оскільки існує багато постачальників послуг з різними тарифними планами та додатковими функціями, виберіть ті, які ваша організація може собі дозволити. Порівняйте їх на основі різних критеріїв, таких як функції, доповнення, ціни, наявність безкоштовної пробної версії, знижки, частота оновлень тощо.
- Перевірте сумісність програмного забезпечення з існуючими технологіями. Зверніть увагу на підтримувану операційну систему, оновлення апаратного забезпечення, формати файлів та мову програмування.
- Оцініть рівень безпеки програмного забезпечення. Обирайте програмне забезпечення, яке допомагає контролювати доступ до даних, обмежувати розташування веб-сайтів, налаштовувати рішення для адміністрування даних та створювати звіти.
Висновок 👨🏫
Точний облік та ефективне управління активами вашої організації є важливим фактором для досягнення успіху. Використовуйте програмне забезпечення для управління ІТ-активами, щоб керувати своїми ресурсами на професійному рівні. Це забезпечить більшу ефективність та продуктивність, кращий контроль, повну прозорість та широкий спектр корисних функцій за доступною ціною.