Системи керування відвідувачами (СКВ) набувають дедалі більшої популярності, оскільки компанії прагнуть вдосконалити свої процеси з огляду на зростання ризиків, пов’язаних із охороною здоров’я, безпекою та дотриманням нормативних вимог.
Аналітичні дані свідчать, що світовий ринок систем керування відвідувачами, за прогнозами, зросте з 1,1 мільярда доларів США у 2021 році до 2,3 мільярда доларів США у 2026 році.
Цьому зростанню сприяють різні фактори, серед яких підвищена обізнаність щодо безпеки, запит на безпаперові операції та потреба у дотриманні нормативних вимог. Особливо актуальною ця тенденція стала після пандемії COVID-19, яка кардинально змінила усталені підходи до ведення бізнесу в багатьох секторах.
Технології та системи безпеки еволюціонували, щоб адаптуватися до умов цифрового робочого середовища та реалій після пандемії.
Система керування відвідувачами може допомогти організаціям плавно адаптуватися до цих змін, забезпечуючи високий рівень сервісу, якість продукції та позитивний досвід для відвідувачів.
Давайте детальніше розглянемо це програмне забезпечення та його потенційну користь для вашого бізнесу.
Що таке керування відвідувачами?
Керування відвідувачами — це процес відстеження та регулювання руху відвідувачів у приміщеннях вашої організації. Незалежно від наявності секретаря, керування відвідувачами є критично важливим для забезпечення безпеки ваших співробітників та компанії в цілому.
Навіть якщо ваша компанія пропонує першокласні товари, послуги та обслуговування клієнтів, ефективне управління відвідувачами гарантує, що відвідувачі покинуть ваші приміщення з позитивними враженнями. Це не тільки зміцнює репутацію вашого бренду та підвищує його впізнаваність, але й заохочує клієнтів звертатися до вас знову у майбутньому.
Кого ж ми тут називаємо відвідувачами? Ними можуть бути:
- Представники постачальників та підрядники
- Учасники ділових зустрічей
- Спеціалісти з контролю або аудиту
- Кандидати на співбесіди
- Кур’єри
- Особи, які шукають інформацію
- Працівники служб доставки
Крім того, відвідувачами можуть бути співробітники, які не часто бувають в офісі, як, наприклад, ті, хто працює віддалено. Інколи також трапляються і непередбачені візити.
Що таке система керування відвідувачами?
Система або програмне забезпечення для керування відвідувачами (СКВ) – це інструмент, призначений для моніторингу та управління людьми, які відвідують бізнес-приміщення. Він автоматизує різні процеси, від реєстрації відвідувача до його виходу, для забезпечення найвищого рівня обслуговування, гарантуючи безпеку всіх та відповідність чинному законодавству.
СКВ можуть використовувати компанії будь-якого масштабу, не тільки великі корпорації. Більше того, СКВ ефективні в різних галузях, зокрема: оборонній та аерокосмічній, автомобільній, хімічній, у сфері комерційних послуг та поставок, виробництві споживчих товарів, дистрибуції, охороні здоров’я, IT, електроніці, машинобудуванні та багатьох інших.
Існують різні види СКВ:
- Система самостійної реєстрації відвідувачів: Для реєстрації використовується спеціальний термінал (кіоск). Відвідувачі самостійно заповнюють свої дані та подають необхідні документи для отримання гостьового бейджа.
- СКВ під наглядом персоналу: Співробітники компанії відстежують та контролюють відвідувачів за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.
- Комп’ютерна СКВ: Це комп’ютеризована система, яка дозволяє компаніям відстежувати та контролювати відвідувачів. Вона може збирати дані в реальному часі та автоматизує рутинні завдання для підвищення ефективності.
- SaaS-рішення для СКВ: Це стороннє програмне забезпечення для моніторингу та контролю відвідувачів у компаніях будь-якого розміру. Завдяки цьому рішенню організаціям не потрібно керувати власною інфраструктурою чи витрачати час на технічне обслуговування, оскільки ці послуги забезпечуються провайдером, а вартість є доступною.
Навіщо потрібна система керування відвідувачами?
Системи керування відвідувачами є надзвичайно важливими для організацій, оскільки вони дозволяють контролювати та керувати потоком відвідувачів, особливо в умовах глобальних криз, таких як пандемія COVID-19. Це допомагає адаптуватися до нових викликів та забезпечувати безпеку співробітників та відвідувачів.
Незважаючи на поширення онлайн-вебінарів та відеоконференцій, особисті зустрічі все ще залишаються актуальними. Багато підприємств відновлюють роботу в звичайному режимі, знову приймаючи відвідувачів. Саме тому СКВ відіграють важливу роль у забезпеченні обліку та безпеки всіх, хто відвідує приміщення.
Розглянемо деякі переваги СКВ:
Покращення враження від відвідування
Створюючи позитивні враження у відвідувачів, ви зміцнюєте репутацію свого бренду та заохочуєте їх до повторних візитів. Люди оберуть саме вас, якщо ви гарантуєте, що вони покинуть ваші приміщення задоволеними. СКВ допомагають досягти цього, дозволяючи легко керувати всіма процесами, не створюючи зайвих незручностей для гостей.
Оптимізація процедури реєстрації
З надійною СКВ усі процеси можна буде контролювати ефективно, від зустрічі відвідувача до його від’їзду. Програмне забезпечення дає змогу вашому персоналу приділяти належну увагу кожному гостю, залежно від мети його візиту. Це також допомагає організувати зустрічі, гарантуючи їхній своєчасний початок та уникнення розчарування відвідувачів, які змушені чекати у холі.
Безпека та безконтактний контроль
Програмне забезпечення СКВ допомагає здійснювати безконтактний контроль та управління відвідувачами. Це гарантує безпеку всіх, хто перебуває у приміщенні вашої будівлі. Таким чином ви забезпечуєте надійний захист від проблем зі здоров’ям, таких як COVID-19 чи інші інфекційні захворювання. Крім того, програмне забезпечення допомагає захистити вашу організацію від ризиків, пов’язаних із захистом інтелектуальної власності, безпекою на робочому місці тощо.
Дотримання нормативних вимог
Використовуючи СКВ, ви можете записувати важливі дані від відвідувачів, включаючи їхні особисті дані, ідентифікаційні документи, медичну документацію та інше. Це дозволяє вам легко керувати цими даними та вести облік, уникаючи таким чином проблем із дотриманням нормативних вимог, таких як GDPR, HIPAA тощо.
Відстеження співробітників
Окрім управління відвідувачами, програмне забезпечення допоможе вам контролювати активність ваших співробітників. Це допомагає оптимізувати їхню продуктивність та зосередитись на найважливіших завданнях. Оскільки ризики можуть виходити як ззовні, так і зсередини, відстеження діяльності персоналу допомагає мінімізувати ці ризики.
Якщо ви хочете скористатися цими перевагами, нижче наведено список деяких провідних постачальників СКВ на ринку.
iLobby
iLobby є визнаним лідером у сфері корпоративного управління відвідувачами, якому довіряють міжнародні аеропорти, великі банки, компанії зі списку Fortune 500 та урядові установи для управління, моніторингу та відстеження відвідувачів.
Скануйте ідентифікаційні документи з фотографією за допомогою спеціального сканера або вбудованої камери для забезпечення належної ідентифікації. Використовуйте сторонню або внутрішню базу даних для миттєвої перевірки, позначення або заборони небажаних гостей.
У разі надзвичайних ситуацій система сповістить усіх співробітників та надасть список тих, хто перебуває на території, для допомоги в організації евакуації. Система автоматизує складний процес перевірки, моніторингу та скринінгу осіб для забезпечення відповідності вимогам безпеки, захисту та конфіденційності.
Ви можете відстежувати відвідувачів, підрядників, співробітників, постійних відвідувачів, різні типи візитів, співбесіди, зустрічі, події та доставки. Захистіть свій бізнес, перевіряючи, хто перебуває у вашій будівлі, оптимізуючи процес реєстрації відвідувачів, автоматизуючи процеси забезпечення відповідності та безпеки, а також контролюючи фізичний доступ.
Повідомляйте відвідувачів про такі юридичні документи, як відмова від відповідальності, та NDA, та збирайте їхні цифрові підписи. Зберігайте всі юридичні документи в одному безпечному місці для завантаження за потреби. Ви також можете легко створювати персоналізовані звіти за кілька кліків та переглядати їх на інформаційній панелі або експортувати необхідну інформацію.
Завжди будьте готові до перевірок, зберігаючи список підписаних документів та інших даних. Інтегруйте систему з бізнес-інструментами, такими як Skype для бізнесу, Google Hangouts, Slack, голосовий зв’язок, каталоги користувачів, наприклад, Azure Active Directory, Cisco, ідентифікатори Google, єдиний вхід Okta, Onelogin, CRM, електронна пошта та календар, диски, контроль доступу та багато іншого.
Ви можете отримати безкоштовну пробну версію або вибрати платний тарифний план від 199 доларів США на місяць.
Envoy Visitors
Подаруйте новий досвід собі та всім, хто відвідує ваше робоче місце, за допомогою Envoy Visitors. Забезпечте безпеку свого робочого місця завдяки системі керування відвідувачами та заощадьте свій час. Контролюйте, хто, навіщо і коли відвідує ваш офіс, та обмежте доступ для тих, хто не відповідає вашим критеріям.
Зробіть своє робоче місце безпечнішим завдяки можливостям безконтактної реєстрації. Немає потреби відстежувати співробітників, збирати підписані документи чи рукописні значки. Натомість ви отримуєте доступ до усієї необхідної інформації на одній панелі, з можливістю завантаження деяких документів.
Створіть позитивне враження у відвідувачів, надіславши інструкції, опитуючи їх для оцінки досвіду, та використовуйте iPad для реєстрації. Ви також можете фіксувати та надійно зберігати всі дані для забезпечення відповідності нормативним вимогам.
Під час перевірок швидко експортуйте необхідні дані для безпроблемного аудиту. Створюйте різні варіанти реєстрації, що дозволяють з’ясувати мету візиту кожного гостя. Ваші співробітники також миттєво отримуватимуть автоматичні сповіщення про прибуття відвідувачів.
Перевіряйте кожного відвідувача, встановлюючи певні критерії, та порівнюйте їхні дані зі списками спостереження (внутрішніми або сторонніми). Крім того, отримуйте звіти та аналітичні дані про кількість відвідувачів та швидко експортуйте дані за кілька кліків. Ви також можете запропонувати своїм гостям підписати юридичні документи, такі як відмова від відповідальності та NDA, на iPad.
Ви можете створити власні значки або дозволити Envoy Visitors автоматично друкувати їх під час реєстрації. Попросіть гостей зробити фото, щоб господарі могли впізнати їх. Ви також можете створити здорове та безпечне робоче місце, відстежуючи активність в офісі, отримуючи необхідні дані та зосереджуючи увагу своїх співробітників.
Ви можете скористатися обмеженими можливостями безкоштовного плану або обрати платний тарифний план для вашого бізнесу, вартістю від 99 доларів США на місяць/місце.
Greetly
Greetly – це проста у використанні платформа для управління відвідувачами, яка гарантує безпеку вашого робочого місця. Замість того, щоб використовувати традиційного секретаря, скористайтеся цією зручною та повністю налаштовуваною платформою, яка інтегрується з популярними CRM та програмами для обміну повідомленнями.
Інструмент гарантує, що потрібний співробітник отримає сповіщення одразу після завершення процесу реєстрації гостем. Незалежно від вашого місцезнаходження, ви миттєво отримаєте сповіщення про прибуття відвідувачів, щоб вчасно зреагувати.
Greetly розроблений для того, щоб зробити інтерфейс максимально інтуїтивно зрозумілим для відвідувачів та зручним у використанні на рецепції. Це ж стосується і інших функцій інтерфейсу. Налаштування системи займе лише кілька хвилин, і ви зможете розпочати роботу того ж дня.
Greetly дозволяє налаштувати процеси реєстрації відповідно до ваших вимог. Він збирає всі дані відвідувачів та оптимізує їх, щоб вони отримали найкращі враження. Ви можете створити зручний інтерфейс відповідно до потреб вашого бізнесу та клієнтів, дозволивши Greetly стати вашим надійним помічником.
Безпека є важливим аспектом будь-якої рецепції, і Greetly миттєво друкує бейджи з фотографіями відвідувачів, деталями їх візиту та іншою необхідною інформацією. Greetly пропонує безкоштовну демонстрацію та детальний посібник для початку роботи.
Платні тарифні плани починаються від 79 доларів США на місяць за одне робоче місце.
Sign In App
Sign In App створений для сучасних робочих місць, які є безпечними та інтелектуальними для реєстрації. Ви можете використовувати це програмне забезпечення для керування відвідувачами, реєстрації підрядників та персоналу, а також для бронювання кімнат. Він оснащений функцією Spaces, яка дозволяє гнучко та розумно бронювати кімнати для зустрічей та робочих місць.
Платформа допомагає максимально охопити робочу силу та ефективно керувати ресурсами. Ви також можете дозволити відвідувачам реєструватися за допомогою смартфонів, використовуючи сканер QR-коду. Вашим гостям не потрібно встановлювати додатковий додаток, безконтактна реєстрація є безпечною та повністю налаштовується відповідно до потреб вашої галузі.
Крім того, створюйте спеціальні анкети для кожної групи відвідувачів, використовуючи питання з різними варіантами відповідей. Забезпечте дотримання вимог компанії щодо охорони здоров’я, безпеки та конфіденційності, зменшивши час реєстрації. Платформа також пропонує повний контроль над даними.
Sign In App зберігає необхідну інформацію для безпеки та звітності, одночасно гарантуючи конфіденційність відвідувачів. Програма розроблена з урахуванням можливостей її розширення та забезпечення ще кращого досвіду для відвідувачів. Ви отримаєте такі розширені функції, як попередня реєстрація відвідувачів, реєстрація співробітників, управління підрядниками, спеціалізований додаток, сповіщення, політики, NDA, спеціальні поля даних тощо.
Також доступні такі можливості: списки евакуації, підтримка кількох локацій, мовні налаштування, управління подіями, доставками, персоналізація екрану привітання, інтеграція з іншими системами, створення спеціальних бейджів, налаштування сповіщень та багато іншого. Виберіть потрібний пакет або скористайтеся 15-денною безкоштовною пробною версією. Якщо вас все влаштовує, ви можете в будь-який момент перейти на платну підписку.
Proxyclick
Забезпечте безпечне повернення відвідувачів, підрядників та співробітників, гарантуючи конфіденційність та відповідність глобальним вимогам, за допомогою Proxyclick. Бронювання робочих місць – це легкий, безпечний та ефективний спосіб зустріти співробітників на робочому місці.
Надайте своїм співробітникам можливість вибирати, де, з ким та коли вони будуть працювати у попередньо визначених місцях. Ви отримаєте повну видимість того, хто працює і де саме. Це допоможе вам організувати робоче місце так, щоб воно було безпечним, зручним та ефективним.
Дослідіть широкий спектр можливостей, які пропонує ця система. Інтегруйте інструменти, з якими ви та ваша команда вже працюєте, для легкого впровадження. Proxyclick є єдиною СКВ, що має повну атестацію конфіденційності ISAE 3000 типу 1, що підтверджує її надійність.
Система підтримує 30 мільйонів відвідувань у 7000 локаціях, що допомагає вам покладатися на можливості своєї команди. Ви також можете масштабувати систему, оскільки вона пропонує необмежену кількість хостів, кіосків та відвідувачів. Користуйтеся широким набором функцій для покращення досвіду відвідувачів, оптимізації рецепції та захисту ресурсів.
Функціонал включає бронювання робочих місць, відстеження співробітників, управління потоком відвідувачів, інформаційні панелі, інтелектуальні потоки для відвідувачів та співробітників, преміум-інтеграції, розширені налаштування безпеки, корпоративну підтримку, клієнтський успіх та багато іншого. Крім того, ви можете захистити своїх співробітників та відвідувачів за допомогою програми профілактики COVID-19.
Перевіряйте відвідувачів та співробітників перед їх прибуттям, діліться інструкціями з техніки безпеки, надавайте доступ за допомогою QR-коду, забезпечуйте безпеку та гнучкість, а також обмежуйте ризики для здоров’я. Виберіть план, який найкраще відповідає вашим потребам, вартістю від 100 доларів США на місяць за робоче місце.
WhosOnLocation
Захистіть своїх підрядників, відвідувачів та співробітників за допомогою перевірки стану здоров’я, відстеження контактів, безконтактної реєстрації тощо, як на території, так і поза нею, за допомогою WhosOnLocation. Це комплексне рішення для управління попередньою реєстрацією, ідентифікацією відвідувачів, відстеженням контактів, повідомленнями системи безпеки та інформування відвідувачів щодо політик.
Контролюйте дотримання підрядниками правил безпеки, управляйте введенням в експлуатацію на різних об’єктах та контролюйте відвідування. Ви також можете керувати правами доступу та присутністю співробітників для забезпечення безпеки на території та контролю їх профілів. І, звичайно ж, всі ці можливості підтримуються потужними аналітичними інструментами та звітами.
Інструмент пропонує простий та інтуїтивний процес реєстрації для відстеження кожного працівника, який працює на об’єкті. Крім того, ви отримуєте такі функції для екстрених ситуацій, як самоперевірка, звіти про евакуацію та збори, аналітичні дані, можливості для співпраці та ручні переклички. Обмежте доступ для кваліфікованих та авторизованих працівників, підрядників та відвідувачів, щоб забезпечити безпеку ваших приміщень.
WhosOnLocation допомагає перевіряти відвідувачів, підрядників та співробітників, щоб зменшити ризик вторгнення зловмисників або неавторизованих гостей. Також переконайтеся, що до приміщення допускаються тільки ті особи, яким це дозволено, та які пройшли необхідні медичні перевірки.
Система пропонує плани для компаній будь-якого розміру. Ціна стартує від 599 доларів США на рік за робоче місце.
Traction Guest
Надайте своїй організації єдину платформу для управління, контролю та забезпечення безпеки всього процесу взаємодії з відвідувачами за допомогою Traction Guest. Traction Guest забезпечує безпеку вашого об’єкту, сумісність процесів та безпеку співробітників, забезпечуючи максимальну продуктивність кожної взаємодії.
Система допомагає відвідувачам та співробітникам знаходити потрібні входи та місця, підтверджувати або сканувати ідентифікаційні дані, зустрічатися з хостом та вибирати мову інтерфейсу. Крім того, ви можете відстежувати, хто перебуває на об’єкті, для забезпечення протоколів безпеки у разі надзвичайних ситуацій. Збирайте необхідні дані для забезпечення відповідності нормативним вимогам.
Представляйте свій бренд, створюючи позитивні враження у відвідувачів та роблячи кожен їхній візит незабутнім та продуктивним. За допомогою єдиної налаштовуваної системи ви можете задовольнити вимоги до глобальної локалізації, такі як дозволи, мови та дані.
Виберіть відповідний тарифний план для своєї організації, вартістю від 115 доларів США на місяць/iPad.
Pronestor Visitor
Pronestor Visitor пропонує надійну платформу для управління відвідувачами. Це інноваційне рішення, за допомогою якого ви можете отримати повний огляд відвідувачів у минулому, теперішньому чи майбутньому. Система також дозволяє відстежувати кожну зустріч та бронювання, надсилаючи автоматичні сповіщення.
Pronestor Visitor допоможе вам надіслати маршрути вашим відвідувачам та надати посадковий талон для сканування телефоном під час реєстрації. За допомогою звітів ви завжди будете знати, хто, де і з ким зустрічається. Інструмент може обробляти багато точок входу одночасно у різних локаціях. Крім того, ви можете повідомити інструкції своїм відвідувачам під час реєстрації або перед зустрічами.
Платформа надає повний огляд діяльності організації. Поєднуйте відгуки та дані для підвищення продуктивності. Крім того, платформа забезпечує здоров’я та безпеку ваших гостей та організації в цілому.
SwipedOn
Створіть максимально зручну систему реєстрації для співробітників та відвідувачів з SwipedOn, яка є надійною, простою та оптимізованою. Вона забезпечує гнучке робоче середовище з повним контролем.
SwipedOn допоможе вам трансформувати робоче місце, замінивши старі паперові журнали відвідувачів простим, сучасним та елегантним рішенням для управління. Скористайтеся численними перевагами єдиної платформи, наприклад, безконтактною реєстрацією співробітників та відвідувачів.
Ви отримаєте такі можливості, як інструменти відстеження контактів, миттєві сповіщення, друк бейджів, цифрові угоди, дошка для співробітників, управління евакуацією та контрольні запитання з попередженнями. Відвідувачі можуть реєструватися, відсканувавши QR-код за допомогою камери мобільного телефону без фізичного контакту, що захистить ваш бізнес та персонал від інфекційних захворювань.
Крім того, ви можете легко працювати з реєстрами з охорони праці та безпеки, політикою щодо COVID-19, угодами про нерозголошення тощо. Багато галузей використовують SwipedOn, наприклад, будівництво, логістика, некомерційні організації, комунальні послуги, освіта, догляд за літніми людьми, виробництво, спорт, мореплавання, туризм, коворкінги та багато інших. SwipedOn висаджує дерева за кожного нового клієнта.
Відкрийте для себе нові можливості платформи завдяки численним доповненням, таким як кейтеринг, доставка та необмежена кількість SMS. Для отримання покращених можливостей управління для співробітників та відвідувачів ви можете підключити SwipedOn до бізнес-інструментів, таких як Microsoft Active Directory або Azure Active Directory, для безперебійної роботи.
Кожен тарифний план включає нульові витрати на налаштування, просте відстеження контактів, інструменти перевірки відвідувачів та безконтактну реєстрацію. Модернізуйте реєстрацію відвідувачів за ціною від 49 доларів США на місяць за одне робоче місце.
Висновок
Сьогодні системи керування відвідувачами стають все більш затребуваними в різних галузях та компаніях різного масштабу. Програмне забезпечення може допомогти вам забезпечити чудовий досвід для відвідувачів, одночасно гарантуючи безпеку, захист та відповідність нормативним вимогам.
Рекомендуємо також ознайомитися з найкращими програмами для відстеження робочого часу для команд.