Microsoft Excel – це потужний інструмент для роботи з даними, їхнього аналізу та відстеження, що застосовується в різних сферах та галузях.
Чому Excel став невід’ємною частиною кожного бізнесу?
На сьогоднішній день Microsoft Excel є однією з найбільш вживаних програм. Її універсальність дозволяє використовувати її для різноманітних завдань. Незалежно від того, чи ви підприємець, студент, чи просто хочете вести облік своїх фінансів або дій, Excel стане чудовим доповненням до вашого арсеналу інструментів.
Excel є критично важливим для будь-якого бізнесу, від малого до великого, з багатьох причин, зокрема завдяки його можливостям управління даними, підтримці макросів та створенню робочих книг.
Програма є ідеальною платформою для внесення даних, контролю фінансів, формування звітів, а також візуалізації інформації за допомогою графіків та діаграм.
Окрім своєї гнучкості та зручності в користуванні, Excel є фінансово доступним. Його можна застосовувати для різних цілей, від складання бюджету до моніторингу продажів.
Крім того, Excel має функціонал зведених таблиць, інструменти для створення діаграм та Visual Basic for Applications, мову для програмування макросів. Ця програма для роботи з таблицями широко використовується в операційних системах Microsoft Windows, Mac OS X, iOS і Android.
Ось декілька ключових аргументів, що пояснюють його важливість для кожної компанії:
- Він сприяє організації списків клієнтів, розробці бюджету та аналізу запасів у фінансовому секторі.
- Корисний для підприємств електронної комерції для виявлення закономірностей та класифікації даних на значущі категорії.
- Забезпечує інструменти для управління персоналом, такі як облік відпрацьованого часу та впорядкування профілів і витрат співробітників.
- Інші можливості включають створення календарів контенту, збір даних про споживачів, виставлення рахунків, а також відстеження та управління запасами.
- Унікальна здатність Excel до інтеграції з різними системами даних та інструментами автоматизації. Наприклад, Zapier дозволяє поєднати тисячі популярних додатків з Microsoft Excel.
Excel потрібен кожному, хто працює в будь-якій сфері, де використовуються табличні дані. Знання про те, як використовувати Excel, значно полегшить ваше життя, будь то в бізнесі, професійній діяльності чи викладацькій роботі.
Отже, Excel – це чудовий набір навичок для тих, хто хоче управляти даними, створювати діаграми, аналізувати інформацію, робити прогнози та багато іншого. Excel є необхідним інструментом для власників бізнесу, щоб підвищити ефективність та продуктивність, а також чудовою навичкою для будь-кого.
Що таке формула в Excel?
Формули Microsoft Excel виконують обчислення, математичні дії та інші операції з обробки даних.
У Microsoft Excel формула маніпулює групою клітинок для отримання бажаного результату. При цьому формули повертають відповідь, навіть якщо вона є некоректною. Формули Excel виконують як базові обчислення, так і найскладніші математичні операції.
Excel також дозволяє працювати з датами та часом, виконувати різні операції, наприклад, обчислювати середні значення та відсотки для групи клітинок.
У цій статті ми розглянемо деякі з найбільш популярних формул та комбінацій клавіш Excel, які допоможуть вам виконувати завдання швидко та легко.
Давайте розглянемо деякі з найчастіше використовуваних формул Microsoft Excel.
МАСИВ
Формула Excel під назвою ARRAY використовується для виконання складних обчислень, які часто неможливо зробити вручну.
Вона може застосовуватися різними способами, але її головна функція полягає в тому, щоб використовувати діапазон клітинок Excel як вхідні дані для обчислень.
Існує два основних типи формул масивів: ті, що повертають масив значень, і ті, що повертають одне значення. Формули ARRAY є незамінним інструментом для кожного, хто хоче максимально ефективно використовувати Excel, і їх можна застосовувати для широкого спектра обчислень.
Приклад формули масиву для однієї клітинки:
Як показано нижче, формула масиву перемножує кількості товарів з клітинки C3 по G3 на їхні ціни з клітинки C4 по G4. Потім ці результати додаються, щоб отримати загальну вартість 14400.
Ця формула є прикладом формули масиву, що займає одну клітинку, оскільки результат відображається лише в одній клітинці.
У Excel формули починаються зі знака рівності (=), що полегшує цей процес. У формулах масиву можна використовувати будь-яку вбудовану функцію Excel.
Користувачі можуть використовувати функції масивів Excel для виконання різних обчислень. Більше інформації про використання масивів можна знайти в довідці Microsoft.
СЕРЕДНЄ
Функція AVERAGE (Середнє арифметичне) в Excel використовується для обчислення середнього значення набору даних. Середнє значення цих даних визначається шляхом додавання всіх числових значень та ділення результату на їхню кількість.
Розглянемо приклад для кращого розуміння:
Припустимо, нам потрібно обчислити середню ціну акції в таблиці Excel нижче.
Розмістіть курсор у клітинці, де потрібно вставити середнє значення, перейдіть до меню «Автосума» у верхньому лівому куті Excel і виберіть «СЕРЕДНЄ», як показано на зображенні нижче.
Буде додано формулу для обчислення середнього значення для всього рядка, яка покаже результат у відповідній клітинці, як показано нижче:
Відео від Microsoft також допоможе вам розібратися з функцією Average.
РАХУВАТИ
У Excel функція COUNT використовується для підрахунку кількості клітинок, що містять числа, в заданому діапазоні.
Іншими словами, вона визначає кількість клітинок, де є числа.
Наприклад, ви можете ввести формулу =COUNT, щоб підрахувати числа в діапазоні від D4 до D8 (D4:D8). Функція COUNT поверне значення чотири, оскільки цей діапазон містить чотири клітинки з числами, як показано на прикладі нижче:
За допомогою формули COUNT можна кількісно оцінювати дані. Щоб дізнатися більше про використання функції COUNT, перегляньте відео від Microsoft.
ДАТА
Функція Excel DATE використовується для об’єднання певних років, місяців і днів з інших клітинок для створення дат.
Вона корисна для динамічної зміни дат у таблиці Excel на основі іншої інформації.
Синтаксис формули за замовчуванням: =ДАТА (рік, місяць, день). На зображенні нижче показано, як працює формула ДАТА в Microsoft Excel.
Ви можете змінити формат дати за допомогою параметра “Формат клітинки”, як показано на зображенні нижче.
ПОДІЛ
В Excel немає окремого символу для дії ділення. Для виконання ділення використовується пряма коса риска (/). Це одна з найпростіших формул в Excel.
Розглянемо приклад, щоб зрозуміти, як працює функція ДІЛЕННЯ в Excel.
Формула =D/10 поділить значення стовпця D на 10, як показано нижче. Ту саму формулу можна застосувати до всіх клітинок, перетягнувши кут клітинки E4 вниз до інших клітинок.
Формула ділення буде =C4/D4, як показано нижче, для поділу чисел у клітинці C4 на числа в клітинці D4.
Просте перетягування кута клітинки дозволить вам скопіювати результати в будь-яку кількість клітинок.
ЯКЩО
Команда IF – це одна з найчастіше використовуваних функцій Excel. Вона забезпечує логічне порівняння між значеннями та виводить результати. За допомогою функції IF можна обробляти як текст, так і числові значення.
Окрім порівняння, функція IF може використовуватись для математичних операцій з логічними функціями, такими як AND та OR. Також її можна застосовувати для оцінки помилок.
Крім того, можна вкладати кілька функцій IF одна в одну для виконання численних порівнянь.
Функція IF в Excel проводить логічну перевірку і повертає значення або текст як для випадку TRUE, так і для випадку FALSE.
Синтаксис функції: IF (логічна_перевірка, значення_якщо_істина, значення_якщо_хибність).
Розглянемо приклад на аркуші Excel pic1 нижче для розуміння функції IF:
Завдання полягає в тому, щоб визначити студентів, які набрали більше 50 балів, позначити їх як “Здав”, а тих, хто набрав менше 50 балів, позначити як “Не здав”.
Оператор IF перевіряє бали студентів у стовпці D, порівнюючи їх із числом 50, і якщо бал вище 50, то у стовпець “Результат” вставляється позначка “Здав”; якщо нижче 50, то буде вставлено “Не здав”.
Малюнок 1
Ось ще один приклад, як застосовувати функцію IF для управління проєктами або продажами:
Завдання полягає в тому, щоб знайти проєкти, які виконано в межах бюджету та ті, що перевищують бюджет, у файлі Excel нижче.
У стовпці E додано формулу IF, яка визначає, чи є проєкт у межах бюджету чи ні, порівнюючи його фактичну вартість зі стовпця D із запланованою вартістю зі стовпця C. Результат розміщується в колонці E.
Багато компаній використовують функцію IF для розрахунку графіків погашення заборгованості, створення графіків амортизації, оцінки неточностей даних, моніторингу бюджетів, організації даних тощо.
ЛІВО, СЕРЕДИНА та ПРАВО
Щоб витягти певний символ, слово чи число з клітинки Excel, використовуйте команди LEFT, MID та RIGHT.
Розглянемо коротку демонстрацію того, як це зробити.
Завдання – виділити ім’я з повного імені за допомогою функції LEFT
Синтаксис функції LEFT: =LEFT (текст, кількість_символів)
Як видно з таблиці Excel нижче, у нашому прикладі використовується формула =LEFT(B4,3), і ім’я Сем витягується та вставляється в клітинку D4. Перше ім’я зліва представлено цифрою 3.
Якщо ви хочете отримати імена та числа за допомогою функції IF, потрібно бути дуже уважними при вказанні початкових і кінцевих позицій; не можна просто скопіювати формулу в клітинки нижче і очікувати правильного результату.
Оскільки ім’я Ricky складається з п’яти літер, формула буде =LEFT(B5,5), якщо ви хочете отримати ім’я з B5.
Тепер подивимося, як використовувати функцію MID і виокремити друге ім’я з повного імені.
Синтаксис функції MID такий: =MID(текст, початкова_позиція, кількість_символів)
У таблиці Excel нижче друге ім’я – Derling з клітинки B4, тому формула буде
=СЕРЕДИНА(B4;5;11).
D в слові Derling починається з позиції 5, а g в слові Derling закінчується на позиції 11. У формулі використовуються числа 5 і 11. Derling буде витягнуто як друге ім’я і введено в клітинку E4.
У цій функції також потрібно бути обережним, вказуючи початкові та кінцеві номери позицій. Ви не можете скопіювати і вставити формулу, щоб вона повторилася в інших клітинках.
Нарешті, ми витягнемо ‘ext.’ число зі стовпця C за допомогою функції RIGHT.
Синтаксис функції RIGHT: =RIGHT (текст, кількість_символів)
Розгляньте таблицю Excel нижче, щоб побачити, як працює функція RIGHT.
Формула буде =RIGHT(C4,2).
Цифра 2 є кінцевою позицією для “ext.” з правого боку. Як видно на зображенні нижче, розширення 88 буде вилучено та розміщено в клітинці F4.
Слід зазначити, що для уникнення помилок номери позицій повинні точно збігатися.
Для швидкого отримання інформації з великої бази даних, наприклад, контактів, адрес, списків тощо, використовуйте функції LEFT, MID та RIGHT.
МНОЖЕННЯ
Ще одна проста операція в Excel – це множення чисел за допомогою зірочки (*).
Ви вже знаєте, що формули Excel завжди починаються зі знака рівності (=). Щоб зрозуміти формулу множення, розглянемо один приклад.
Наприклад, якщо ви введете формулу =11*5 і натиснете Enter, у клітинці з’явиться відповідь 55.
Розглянемо ще один приклад.
Якщо ви хочете помножити число у стовпці C на число у стовпці D, формула буде =C5*D5, як показано нижче в таблиці Excel.
Якщо ви перетягнете кут клітинки E5 до будь-якої іншої клітинки, формула автоматично застосується до всіх з них, і результат відобразиться належним чином.
Формула множення почнеться з PRODUCT, якщо ви хочете помножити певні числа зі стовпця, як показано на наступному малюнку.
PRODUCT також можна використовувати для позначення послідовних клітинок, розділених двокрапкою (:), як показано на малюнку 1.
Малюнок 1
Існує кілька способів використання функції множення в Excel.
Формула для множення одного постійного числа на весь стовпець виглядає так: =C5*$D$5, як показано в таблиці Excel нижче.
Наведений нижче приклад перемножує всі числа в стовпці C на постійне число 8 зі стовпця D.
Символи долара ($) повідомляють Excel, що посилання на D5 є «абсолютним», тобто, при копіюванні формули в іншу клітинку посилання завжди буде на D5.
ВІДСОТОК
Функція PERCENTAGE в Excel використовується для визначення відсотка від різних даних, зокрема, відсотка правильних відповідей на іспитах, ціноутворення зі знижками на основі відсоткових ставок, різниці у відсотках між двома числами тощо.
Відсоток – це частка на сто в математичних операціях. Знаменник і чисельник діляться, а отримане число множиться на 100.
Excel обчислює відсотки шляхом ділення даних і перетворення їх у відсотки за допомогою комбінації клавіш Ctrl+Shift+%, або знака відсотка (%), який знаходиться в групі “Число” на вкладці “Основна”, як показано на зображенні нижче.
Розглянемо наступний приклад, щоб краще зрозуміти, як працюють відсотки:
Завдання — визначити відсоток студентів, які отримали 100 балів із чотирьох предметів.
Як показано нижче, стовпець I містить бали, отримані учнями, а загальна кількість балів (100 балів за кожен предмет x 4) представлена в стовпці J.
Давайте розглянемо процес обчислення відсотків.
Відсоток обчислюється за такою формулою:
= I5/J5 (отримані бали / загальна кількість балів)
Ця формула додається до стовпця K на аркуші Excel, і результати показані нижче; однак нам потрібні відсотки, а не десяткові дроби.
Перейдіть на вкладку «Основне», виберіть групу «Число», як показано на зображенні нижче, і клацніть знак відсотка (%) або натисніть CTRL+SHIFT+%, щоб перетворити десяткові дроби у відсотки. На зображенні Excel вище стовпець L відображає результати обчислень.
Щоб розібратися з десятковими дробами у функції PERCENTAGE, потрібно знати форматування клітинок. Перегляньте сторінку Microsoft, щоб ознайомитись з її попереднім переглядом.
РАНДОМІЗУВАТИ
У Microsoft Excel немає спеціальної функції для РАНДОМІЗАЦІЇ елементів списку.
Функція RAND створює випадкові числа, що є основою для рандомізації вашого списку на основі зростання і спадання, якщо ви хочете РАНДОМІЗУВАТИ будь-що.
Розмістіть функцію RAND у стовпці поруч зі списком, який потрібно РАНДОМІЗУВАТИ. Потім відсортуйте ці випадкові числа в порядку зростання або спадання, що змінить позиції елементів вашого списку.
Після рандомізації елементів можна видалити стовпець функції RAND, оскільки він більше не потрібен.
Щоб краще зрозуміти, як працює функція RAND, розглянемо приклад нижче.
Встановіть курсор поруч зі списком стовпців і введіть =RAND().
Як ви бачите на зображенні нижче, ця функція вставить одне випадкове число в клітинку, і якщо перетягнути кут клітинки, вона відобразить випадкові числа до кінця вашого списку.
Перейдіть на вкладку «Основне», натисніть «Сортувати та фільтрувати», а потім виберіть «Сортувати від найбільшого до найменшого» або «Сортувати від найменшого до найбільшого», щоб упорядкувати список у випадковому порядку.
Як ви бачите на зображенні нижче, елементи у вашому списку рандомізовані. Коли ваш список буде згенеровано у випадковому порядку, ви можете видалити стовпець функції RAND.
ВІДНІМАННЯ
Найпростіші завдання в Microsoft Excel – це додавання та віднімання чисел.
Давайте попрактикуємось у відніманні значень одного стовпця від значень іншого стовпця.
Формула починається зі знака рівності (=), вибирається клітинка, з якої потрібно відняти, вводиться мінус (-) і вибирається наступна клітинка.
Формула віднімання буде продубльована в усіх клітинках, якщо перетягнути кут клітинки E4.
Ви навіть можете відняти одне число від низки чисел.
Розглянемо наведений нижче приклад для розуміння:
Формула буде =C5-$D$5, як показано в таблиці Excel нижче. Ви можете ввести цю формулу в сусідній стовпець. Перетягуючи кут клітинки E5, можна скопіювати цю формулу в інші клітинки.
SUM
В Excel функція SUM поєднує кілька чисел, додає одне число до діапазону чисел, додає числа з одного стовпця в інший тощо.
Давайте розглянемо, як додавати числа з різних клітинок.
Формула суми починається зі знака рівності (=), як показано на таблиці Excel нижче.
Розмістіть курсор у місці, де потрібно показати загальні числа, а потім почніть із додавання символу рівності (=), виберіть клітинку, яку потрібно додати, потім знак плюс (+) і повторюйте це стільки разів, скільки необхідно. Після натискання клавіші enter ви отримаєте суму чисел, як показано нижче.
Давайте подивимося, як за допомогою методу AutoSum додати всі числа в одному стовпці. Знову ж таки, це одна з найпростіших формул у Microsoft Excel.
Візьмемо той самий приклад, що і раніше, і додамо всі числа одночасно.
Усі вибрані числа буде автоматично додано, якщо перейти на вкладку «Основне», перейти в область редагування та вибрати «Автосума», як показано на зображенні нижче.
SUMIF
В Excel функція SUMIF додає числа, які відповідають певним умовам.
Наприклад, якщо ви хочете додати числа, більші за 11, з діапазону чисел, використовується функція SUMIF.
Тепер подивимося, як здійснити це обчислення.
Задайте діапазон клітинок і умову додавання; в даному випадку, ми хочемо додати лише значення, більші за 11.
Як видно з наведеного нижче прикладу, формула для виконання цієї операції є такою: =SUMIF (C4:C10; “>11”).