Чи стикаєтесь ви з проблемами сумісності, пристроїв, безпеки, витрат та втрати паперу під час друку в офісі? Позбудьтеся цих труднощів, скориставшись програмним забезпеченням для управління друком, яке допоможе вам заощадити кошти та забезпечити задоволення ваших співробітників чи користувачів.
Системи управління друком стають все більш затребуваними, оскільки компаніям та копіювальним центрам потрібно зменшувати свої операційні витрати для збільшення прибутковості. Крім того, вони служать захистом від потрапляння конфіденційних бізнес-файлів у чужі руки. Однак пошук оптимального програмного забезпечення для управління друком – непросте завдання, оскільки це вимагає ретельного вивчення різних варіантів.
Читайте далі, щоб дізнатися більше про управління друком та про найкращі програми, які ви можете використовувати, не витрачаючи час на пошуки на ринку.
Що таке управління друком?
Управління друком передбачає використання різноманітних методів, таких як відстеження принтерів, моніторинг пристроїв, відстеження друку, захист конфідційної інформації, оптимізація витрат на друк та аналіз друку. Сучасні розробники інтелектуального програмного забезпечення об’єднують всі ці функції в єдину систему, щоб надати повноцінне рішення для управління друком.
Стартапи, малі та середні підприємства використовують принаймні базові інструменти для управління процесом друку. Натомість великі компанії впроваджують повнофункціональні системи управління друком локально або в хмарі для адміністрування глобальних операцій друку.
Переваги управління друком
Нижче наведено основні причини та переваги від впровадження стандартного рішення для управління друком:
#1. Зменшення витрат на друк
Компанії щорічно витрачають значні кошти на друк, включаючи вартість пристроїв, тонера та паперу. Дослідження показують, що організації можуть суттєво заощадити, якщо використовуватимуть систему управління друком для обмеження непотрібного друку співробітниками.
#2. Захист конфідційних документів
Не можна дозволяти працівникам друкувати конфідційні бізнес-документи без контролю. Вам потрібно відстежувати друк секретних файлів, щоб забезпечити відповідне знищення після використання. Програмне забезпечення для управління друком допомагає забезпечити безпеку даних.
#3. Оптимізація процесу друку
Керівники часто спостерігають, як співробітники витрачають час, стоячи в черзі за роздрукованими копіями. Ви можете уникнути таких непродуктивних дій, оптимізувавши процес друку. Ваші співробітники будуть вдячні за це.
#4. Можливість віддаленого друку
Співробітники, які працюють віддалено, можуть надсилати команди друку через хмарні рішення для управління друком. Ви можете отримати фізичну копію в офісі. Ці рішення також гарантують безпеку бізнес-даних, шифруючи пакети даних під час передачі.
#5. Зменшення витрат паперу
Виробництво паперу пов’язане з вирубкою дерев, що негативно впливає на навколишнє середовище. Ви можете запровадити ефективну систему управління друком, яка контролюватиме витрати паперу та сприятиме збереженню природи.
Давайте розглянемо найкраще програмне забезпечення для управління друком для вашого бізнесу.
PaperCut
Якщо говорити про ефективні інструменти управління друком для малих і великих підприємств, PaperCut безсумнівно є одним з лідерів у цій галузі. Цей інструмент та його хмарні сервіси допомагають компаніям будь-якого розміру зменшити відходи. При цьому власники бізнесу можуть не турбуватися про безпеку даних під час друку конфідційних звітів.
З PaperCut ваш досвід друку стане винятковим. Ваші співробітники, ймовірно, використовують різні пристрої, такі як смартфони, планшети, комп’ютери Chromebook, ноутбуки тощо. Для ІТ-адміністраторів може бути складно забезпечити наявність усіх необхідних драйверів для легкого друку з різних пристроїв.
PaperCut ефективно вирішує цю проблему за допомогою своїх сервісів легкого друку, як-от відправлення завдання друку в одну чергу та отримання копії з будь-якого принтера, загальний сенсорний екран МФП для різних моделей принтерів тощо.
Ви також можете забезпечити високий рівень безпеки друку за допомогою його сервісів. PaperCut використовує трирівневий захист друку:
- Він дозволяє вам захистити інфраструктуру друку, контролюючи, хто може друкувати та що саме.
- Під час друку можна використовувати двофакторну аутентифікацію та розблокування захищеної копії для друку на основі картки.
- Після завершення друку та отримання копії в офісі можна використовувати такі заходи, як водяні знаки, контрольні журнали, цифрові підписи та архівування друку, щоб надійно захистити конфідційні дані.
PaperCut також надає деякі безкоштовні інструменти, такі як альтернативний Google Cloud Print інструмент PaperCut Mobility Print, QRdoc для штампування бізнес-документів та PaperCut Views для аналізу друку.
Print Conductor
Ви можете друкувати понад 90 різних типів документів, навіть не відкриваючи їх, якщо скористаєтесь Print Conductor. Він пропонує швидкий та надійний механізм друку, а також простий у використанні інтерфейс для масового друку. Крім того, ви можете сортувати документи для друку, попередньо переглядати роздруковані документи, керувати пакетними завданнями друку та швидко налаштовувати параметри друку – все це з однієї програми.
Інструмент підтримує всі типи сучасних принтерів у локальних, глобальних та хмарних мережах. Крім того, на додаток до фізичних принтерів, ви можете використовувати цей інструмент для управління завданнями друку на віртуальних принтерах, таких як PDF-принтери та принтери OneNote.
Як і його конкуренти, Print Conductor пропонує модуль аналізу друку, який допоможе вам оцінити потреби в папері та чорнилі перед виконанням великих обсягів друку. Оцінки доступні на сторінках “Детальний звіт” та “Звіт”.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9.0 додає новий вимір до управління друком, надаючи підприємствам безпрецедентний контроль, доступ та розуміння своїх процесів друку. Розробники цього інструменту вдосконалювали його протягом десятиліть, використовуючи його в багатьох компаніях.
Це передове програмне забезпечення для управління друком, яке поєднує в собі найкращу підтримку користувачів та технології. Впроваджуючи цей інструмент у вашій організації, ви зможете зменшити витрати на друк, скоротити втрати паперу та покращити інтелектуальний друк у всіх відділах.
Ось деякі чудові функції цього програмного забезпечення для управління друком:
- ІТ-адміністратор може в режимі реального часу відстежувати завдання друку співробітників, робочих станцій, принтерів, мереж та вартість.
- Станція випуску з ідентифікаційною карткою або оплатою спрощує завдання друку для робочого місця або друкарні.
- Його параметри квоти та бюджету дозволяють заощаджувати кошти, обмежуючи друк певних осіб, робочих станцій або принтерів.
Print Manager Plus 9.0 також підтримує екологічну політику, роблячи ваш офіс або друкарню більш екологічною. Це зменшує витрати чорнила, енергії та паперу, що знижує вуглецевий слід вашої компанії.
uniFLOW
Ще один інструмент для управління інфраструктурою друку на робочому місці – uniFLOW. Великі організації та друкарські підприємства, які використовують різноманітні вдосконалені друкарські пристрої, такі як Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta тощо, використовують цей інструмент для виконання завдань друку, сканування та управління документами.
Він пропонує як локальні, так і хмарні рішення для управління друком. Обидва варіанти працюють як інтегрований портал для легкого та безпечного сканування, друку та управління пристроями.
Функції захищеного друку та універсального драйвера uniFLOW – це важливі розробки, які варто відзначити. Технологія безпечного друку дозволяє створювати індивідуальні облікові записи для кожного співробітника. Для друку документів співробітники повинні використовувати власне посвідчення особи або PIN-код. Крім того, користувач повинен бути присутнім біля принтера, щоб отримати копію.
Універсальний драйвер гарантує підтримку різних пристроїв та друкарських пристроїв. Користувачі можуть надсилати команди друку на будь-який мережевий принтер з будь-якого комп’ютерного пристрою, такого як мобільні телефони або ноутбуки.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud є ще одним популярним інструментом для інтерфейсу віртуального робочого столу (VDI) та управління друком для підприємств із масштабованим рішенням. Оскільки це незалежний від постачальника інструмент, програма безперешкодно взаємодіє з усіма сучасними принтерами та комп’ютерними пристроями для друку.
Рішення UniPrint ідеально підходить для підприємств будь-якого розміру, від стартапів до транснаціональних конгломератів. Він також пропонує спеціалізовані локальні та хмарні послуги для таких галузей, як банківська справа та фінанси, страхування, постачальники керованих послуг (MSP), постачальники хмарних послуг, уряд, неурядові організації (НУО) та охорона здоров’я.
Його основне рішення для управління друком включає стандартні функції, такі як гнучка модель споживання та ліцензування інструментів, безсерверний друк, аналіз друку, відстеження друку, друк з будь-якого місця та безконтактний друк.
PrinterAdmin
Ви можете скористатися PrinterAdmin, якщо вам потрібне зручне рішення для управління друком для навчального закладу чи підприємства. Цей інструмент дозволяє відстежувати все, що стосується друку, наприклад, користувачів, друкарські пристрої, робочі станції та повернення платежів.
Він також має стандартний інструмент аналізу друку або модуль аналітики, який надає інформацію про обсяги друку, використання чорнила та загальну вартість друку вашого бізнесу.
Інструмент PrinterAdmin забезпечує розширені функції, а саме:
- Print Job Manager для налаштування друку, створення облікового запису, активації драйверів тощо.
- Станція випуску документів зменшує витрати та підвищує безпеку, дозволяючи друк лише тоді, коли користувач присутній.
- Інструмент друку водяних знаків дозволяє фіксувати деталі друку.
Усі додатки мають 30-денну безкоштовну пробну версію. Ви можете скористатися пробною пропозицією та визначити, чи підходить цей інструмент для вашого бізнесу, після його випробування.
Print Tracker Pro
Print Tracker Pro поставляється з функцією встановлення в один клік, що дозволяє розпочати управління друком за лічені хвилини. Оскільки налаштування та використання цього інструменту прості, ваші співробітники або клієнти отримають найкращий сервіс.
Це інтелектуальне рішення для управління друком, яке точно взаємодіє з усіма типами сучасних принтерів та комп’ютерних пристроїв, мінімізуючи час простою при встановленні драйверів або через несумісність пристроїв.
Його надійна система відстеження надає всю точну інформацію, пов’язану з друком, наприклад, рівень тонера, лічильники, кількість сторінок, встановлення принтера та сповіщення про обслуговування. Крім того, ви можете налаштувати інструмент, щоб легко отримувати нагадування про поповнення чорнила або враховувати показники лічильника принтера у рахунках-фактурах.
Підсумки
Ознайомтеся з наведеним вище списком популярних програм для управління друком, які готові до використання. Ви можете використовувати будь-яку з цих програм для домашнього офісу, робочого місця, магазинів, видавництв або копіювальних центрів.
Оскільки ви тут, ви також можете переглянути ці найкращі інструменти для перетворення веб-сторінок у формат PDF та заощадити гроші, уникаючи друку там, де це можливо.