8 програм для керування контрактами для оптимізації робочого процесу

Автор

Керування контрактами: важливість та огляд сучасних інструментів

Контракти є основою будь-якої комерційної діяльності, а ефективне програмне забезпечення для їх управління забезпечує безперебійність та своєчасність усіх процесів.

У сучасному світі бізнес-контракти перейшли в цифрову площину. Традиційні методи, такі як ручне складання, редагування, підписання та відправка документів, поступово відходять у минуле. Натомість команди фінансистів, продажників та спеціалістів з підтримки клієнтів використовують автоматизовані інструменти для швидкого створення великої кількості контрактів.

Якщо ви ще не користувалися програмними рішеннями для управління контрактами, то ви потрапили за правильною адресою. Нижче представлений огляд найкращих програмних продуктів у цій сфері, що допоможе вам зробити обґрунтований вибір.

Яка роль програмного забезпечення для керування контрактами?

Основна мета програм для управління контрактами – спростити та прискорити весь процес, від початку переговорів до остаточного підписання. Розглянемо деякі ключові завдання, які вирішують такі програми:

Скорочення термінів підготовки контрактів

У середньому, процес підготовки чернетки контракту займає близько місяця. З надійним програмним забезпеченням для управління контрактами ви можете значно скоротити цей термін, створюючи професійні контракти за лічені хвилини, тим самим вражаючи керівництво своєю оперативністю.

Підвищення точності контрактів

Навіть незначні помилки в контракті можуть призвести до порушення домовленостей та підірвати довіру до компанії. Автоматизовані інструменти мінімізують ризик таких помилок, використовуючи попередні дані для автоматичного заповнення основних полів, цифр і інших деталей. Вам залишиться лише внести персоналізації та змінити деякі дані для актуалізації договору.

Автоматизація ключових етапів

Процес укладання контракту складається з багатьох етапів, включаючи переговори, створення, чернетки, оновлення, нагадування про підписання та інші. За допомогою спеціалізованого програмного забезпечення можна автоматизувати усі ці етапи, зберігаючи час, нерви і, звичайно ж, папір.

Впровадження електронних підписів

Команди продажів і підтримки клієнтів можуть суттєво прискорити процес підписання контрактів за допомогою електронних підписів. Цифрове підписання документів є набагато швидшим та зручнішим, ніж традиційне особисте підписання.

Тепер, коли ви ознайомилися з перевагами програмних рішень для управління контрактами, пропонуємо перейти до огляду деяких популярних інструментів:

PandaDoc

PandaDoc – це потужна платформа для управління контрактами, яка пропонує не лише базовий функціонал. Вона дозволяє налаштовувати, обговорювати та додавати електронні підписи до складних контрактів, а також підтримує ефективну комунікацію та адаптується до вашого темпу роботи.

Ця багатофункціональна платформа містить велику колекцію готових шаблонів контрактів, які можна налаштувати за допомогою інтуїтивно зрозумілого редактора drag-and-drop і швидко надіслати клієнтам. Крім того, ви можете використовувати бібліотеку раніше затверджених пунктів для створення безпомилкових контрактів для багаторазового використання.

Основні характеристики PandaDoc включають:

  • Сповіщення в реальному часі
  • Зручна обробка платежів
  • Мобільні додатки для Android та iOS
  • Необмежена кількість документів і користувачів
  • Інтеграція з CRM для імпорту даних клієнтів

PandaDoc допомагає оптимізувати процес управління контрактами, автоматизуючи такі завдання, як затвердження, підписання замовлення та налаштування прав доступу користувачів. Члени команди можуть коментувати документи або вести обговорення через вбудований чат.

Zoho Contracts

Zoho Contracts – це комплексне рішення для управління контрактами, що дозволяє оптимізувати життєвий цикл контракту. Воно допомагає підприємствам підвищувати ефективність усіх аспектів управління контрактами, покращуючи відповідність вимогам та знижуючи бізнес-ризики. Ця програма може задовольнити будь-які потреби, пов’язані з контрактами, від створення та затвердження документів до переговорів та підписання.

Основні особливості Zoho Contracts:

  • Юридично значущі електронні підписи
  • Можливість додавання дій для нагадувань
  • Попередньо визначені ролі користувачів та права доступу
  • Шифрування даних та приватні центри обробки даних
  • Централізоване сховище для всіх контрактів

Ви можете швидко створювати нові контракти за допомогою майстра створення, використовувати готові шаблони для типових угод або створювати власні шаблони. Вбудований редактор документів, відстеження змін і коментарі спрощують спільну роботу над документами.

Крім того, платформа дозволяє налаштовувати процеси затвердження, отримувати цінні аналітичні дані, відстежувати історію контрактів, переглядати поточні зміни та керувати контрактними зобов’язаннями.

ContractWorks

Якщо ви шукаєте просте у використанні програмне забезпечення, яке можна налаштувати за лічені хвилини, вибирайте ContractWorks. Цей інструмент не тільки покращує видимість ваших контрактів, але й мінімізує ризик пропустити наступну дату поновлення.

Основні характеристики ContractWorks:

  • Налаштовувані звіти, що охоплюють усі аспекти
  • Необмежена кількість сповіщень про важливі контракти
  • Теги штучного інтелекту для зручного пошуку та навігації
  • Інтелектуальні інструменти на основі AI для відстеження ключових даних
  • Інтуїтивно зрозумілий графічний інтерфейс та персональний менеджер впровадження

Програма дозволяє додавати необмежену кількість користувачів незалежно від обраного тарифного плану. За допомогою функцій OCI та розширеного пошуку ви зможете швидко знайти необхідні деталі угоди.

Крім того, ContractWorks забезпечує безпечне та масштабоване зберігання всіх контрактів. Вбудована функція електронного підпису дозволяє надсилати, підписувати та зберігати контракти з будь-якого місця.

Concord

Concord – це єдина платформа для всіх ваших контрактних процесів. Вона дозволяє керувати розробкою, затвердженням, електронним підписом і зберіганням контрактів, надаючи повний контроль над їх життєвим циклом.

На цій платформі ви можете виконувати різноманітні важливі завдання, такі як зовнішні переговори, пошук контрактів, керування сповіщеннями про терміни та створення звітів. Concord також спрощує спільне редагування документів, обговорення та комунікацію з колегами та постачальниками.

Ключові особливості Concord:

  • Автоматизація завдань з широкими можливостями інтеграції
  • Детальна статистика контрактів з порівнянням у реальному часі
  • Сповіщення електронною поштою про продовження контракту або кінцевий термін
  • Необмежена кількість юридично обов’язкових підписів
  • Автоматична маршрутизація документів та їх затвердження

Concord підтримує інтеграцію з різними програмами для спрощення робочого процесу. Ви можете інтегрувати платформу з понад 4000 програмами через Zapier, а також використовувати REST API та веб-хуки. Крім того, є інтеграції з Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms та багатьма іншими.

DocuSign CLM

DocuSign CLM – це економічно ефективне рішення для управління контрактами, що робить його чудовим вибором для малого бізнесу. Ця платформа допомагає організувати весь процес, створювати індивідуальні угоди, автоматизувати контрактні процеси та аналізувати тенденції, ризики та можливості.

Ви можете швидко створювати контракти, використовуючи готові шаблони, бібліотеки пунктів, редактор drag-and-drop та умовні правила. DocuSign CLM також дозволяє контролювати версії та маршрутизацію для внутрішньої та зовнішньої перевірки.

Основні функції DocuSign CLM:

  • Автоматизація задач та комплексне управління документообігом
  • Економія часу завдяки стандартизації процесів управління контрактами
  • Усунення вузьких місць для ефективної роботи
  • Підтримка бізнес-аналітики за допомогою швидкого перегляду та інформації про тенденції
  • Плавна та зручна співпраця між членами команди

Крім того, підприємства можуть використовувати DocuSign CLM для зберігання контрактів у центральній системі, керування зобов’язаннями, пошуку угод за допомогою фільтрів та багато іншого. Програма містить понад 100 попередньо налаштованих етапів робочого процесу, які можна використовувати для створення, перегляду, затвердження та зберігання контрактів.

Contract Hound

Ви часто втрачаєте важливі контракти? Contract Hound тут, щоб допомогти. Це просте у використанні програмне забезпечення дозволяє легко знаходити, зберігати та впорядковувати всі контракти, щоб ви могли забути про зайві турботи.

Основні функції Contract Hound:

  • Зберігання та впорядкування документів у базі даних з можливістю пошуку
  • Можливість безкоштовного додавання необмеженої кількості користувачів для перегляду контактів
  • Безпечне підписання та затвердження завдяки інтеграції
  • Відповідальна команда підтримки
  • Надійне резервне зберігання даних

Ви можете налаштовувати нагадування про закінчення терміну дії контракту та дати його поновлення. Ви можете надати своїм колегам права лише на читання або редагування. Компанії також можуть використовувати Contract Hound для перегляду та підписання контрактів, управління грантами та відстеження змін.

CMx

CMx — це універсальний динамічний інструмент для усіх ваших задач з управління контрактами. Платформа доступна як у хмарному середовищі, так і локально. Завдяки CMx компанії отримують доступ до своїх цінних даних Contract Lifecycle Management на єдиній платформі, включаючи контракти, юридичні угоди та пов’язані документи.

Ви можете створювати контракти без особливих зусиль, використовуючи імпорт затверджених пунктів з MS Word через drag-and-drop. Усі версії контрактів зберігаються в централізованому сховищі.

Основні особливості CMx:

  • Розширена аналітика з актуальними даними, спеціальними та запланованими звітами
  • Багатофакторна аутентифікація, захищене багатокористувацьке середовище, сертифікат SSL
  • Зашифровані дані зберігаються в захищених центрах обробки даних
  • Робочі процеси для перегляду та затвердження контракту
  • Проста конфігурація та детальний розподіл прав доступу

CMx також підтримує інтеграцію з різними редакторами, програмами та платформами SSO, такими як Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 та Azure Active Directory.

Evisort

Шукаєте відповідне програмне забезпечення для управління контрактами для вашого швидкозростаючого бізнесу? У такому випадку Evisort може стати ідеальним варіантом. Цей інструмент на основі штучного інтелекту допомагає зменшити робоче навантаження, надсилати нагадування про закінчення терміну дії контракту, прискорити пошук документів та скоротити час виконання угод.

Основні можливості Evisort:

  • Автоматизація контрактних процесів
  • Прозорі процеси затвердження для забезпечення відповідності
  • Автоматичні сповіщення
  • Розширена аналітика контрактів, звіти та візуалізація
  • Інтеграція без коду та управління доступом

За допомогою Contract Intelligence Platform від Evisort ви можете спростити управління контрактами, оптимізувати робочі процеси, дозволяючи вашій команді зосередитися на стратегічній роботі та швидше укладати угоди. Ця платформа підтримує інтеграцію з такими програмами, як Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box та Salesforce.

Основні характеристики інструменту управління контрактами

Якісне програмне забезпечення для управління контрактами має відповідати наступним вимогам:

Шаблони договорів

Програма має пропонувати типові шаблони, які часто використовуються компаніями. Також повинна бути можливість перетворити новий контракт на шаблон для майбутнього використання.

Централізоване сховище контрактного контенту

Необхідна база даних для контенту, що часто використовується в контрактах. Оператор повинен мати можливість налаштування полів відповідно до потреб.

Контроль доступу на основі ролей

Менеджери з продажу, юристи, представники служби підтримки клієнтів, розробники контрактів та керівники повинні мати різні рівні доступу до системи.

Захищене та зашифроване сховище

Надійне програмне забезпечення для управління контрактами використовує протоколи шифрування та аутентифікацію для захисту контрактів від зловмисників.

OCR, AI, PDF та друк

Програмне забезпечення має включати програму OCR, якщо необхідно імпортувати контент з паперових документів. Штучний інтелект може обробляти дані для створення чистих та професійних PDF-файлів.

Оскільки іноді потрібні роздруковані копії, повинна бути передбачена і можливість друку.

Панель приладів

Інформаційна панель, що відображає ключові показники команди, яка обробляє контракти, допомагає менеджерам, фінансистам та керівництву планувати бізнес-стратегію.

Сучасне програмне забезпечення для управління контрактами повинно мати панель приладів з інформацією про незавершені контракти, чернетки, контракти в процесі розробки, угоди, надіслані на затвердження клієнтам, та нові пропозиції.

Вбудований електронний підпис

При виборі програмного забезпечення для управління контрактами переконайтеся, що воно має функцію електронного підпису. В іншому випадку вам доведеться придбати додатковий інструмент, що може сповільнити процес обробки контрактів.

Конвеєр контрактного процесу

Програма повинна пропонувати інтуїтивно зрозумілий процес обробки контрактів. Наприклад, ініціація контракту відбувається на місці, потім відділ продажів або виробництва перевіряє елементи контракту та передає їх менеджерам.

Після затвердження ціни та умов менеджер може надіслати контракт на затвердження керівництву. І все це має відбуватися в межах однієї програми.

Моніторинг адміністратора

Необхідні розширені можливості візуалізації для бізнес-менеджерів, фінансових директорів, керівництва та власника бізнесу, щоб гарантувати дотримання політики компанії.

Який стандартний процес управління контрактами?

Типовий процес управління контрактом або робочий процес складається з шести етапів. Розглянемо їх детальніше:

Створення

Першим етапом є створення угоди. Ви можете скористатися шаблоном або створити документ з нуля.

Співпраця

Оскільки контракти є важливими бізнес-документами, їх підготовка часто потребує внутрішньої співпраці між кількома командами.

Редагування

Перша чернетка контракту рідко є остаточною версією. Документ проходить через різні етапи редагування та зміни версій.

Підпис

Після завершення написання документу, потрібно підписати договір. Сьогодні електронні підписи стають все більш популярними.

Відстеження

Також важливо відстежувати виконання зобов’язань та відповідність умовам контракту.

Зберігання

Усі контракти повинні зберігатися в централізованому, захищеному сховищі з можливістю швидкого пошуку.

Звітність

Аналітичний звіт надає корисну інформацію, необхідну для прийняття обґрунтованих рішень.

Поновлення

У багатьох випадках контракти поновлюються через певний час, тому важливо стежити за їх термінами.

Популярні книги про управління контрактами

Управління контрактами: ключова компетенція для бізнесу

Складання та обговорення контрактів

Принципи управління контрактами

Управління контрактами: секрети перемог

Висновок

У цій статті ми розглянули вісім найкращих програмних рішень для управління контрактами, які користуються популярністю у світі бізнесу. Ви можете обрати один з них в залежності від потреб вашої компанії, обсягу контрактної роботи та бюджету. Радимо скористатися пробною версією, а потім оформити підписку, якщо інструмент відповідає вашим очікуванням.

Можливо, вас також зацікавить інформація про те, де купувати та продавати онлайн-бізнес.