Програмне забезпечення для управління дебіторською заборгованістю є важливим інструментом для будь-якого бізнесу, оскільки воно допомагає відстежувати кожну неоплачену транзакцію. Завдяки автоматизації процесів, ці системи значно зменшують обсяг ручної роботи, дозволяючи фахівцям зосередитися на ключових завданнях.
Чи часто ви пропускали терміни оплати? Для багатьох компаній це звичайна практика, і це може призвести до негативних наслідків.
Малі та середні підприємства часто стикаються з ситуаціями, коли терміни платежів пропускаються, або ж оплата від клієнтів надходить у останній момент. Такі затримки можуть завдати фінансових збитків, навіть якщо не враховувати штрафи за прострочення.
У бухгалтерському обліку цей процес відомий як AR, що розшифровується як “Дебіторська заборгованість”. Простими словами, це сума грошей, яку клієнт має сплатити компанії за придбані товари чи послуги. Ці платежі ще не отримано, але очікуються в найближчому майбутньому.
Чому варто використовувати програмне забезпечення для управління дебіторською заборгованістю?
Дебіторська заборгованість – це, по суті, неоплачені суми, що виникають, коли компанія надає клієнтам кредитні лінії. Наприклад, якщо клієнт замовив 1000 одиниць товару вартістю 100 доларів кожна, загальна сума становитиме 100 000 доларів. Якщо оплата не надійде протягом встановленого терміну, клієнт може бути зобов’язаний сплатити комісію за прострочення.
Щоб уникнути цих проблем, використання спеціалізованого програмного забезпечення для управління дебіторською заборгованістю є вкрай важливим.
Такі системи зберігають усі дані в цифровому форматі, що виключає можливість пропуску платежів. Вам більше не потрібно вести записи кожного платежу вручну, оскільки система автоматично виконує більшу частину роботи. Ручне введення даних займає багато часу, і до того ж, паперові записи можна легко втратити. Втрата цих даних може мати серйозні наслідки.
Програмне забезпечення для управління дебіторською заборгованістю також є ключовим інструментом для ефективного управління грошовими потоками. Воно своєчасно нагадує про наявність заборгованості, що сприяє своєчасному надходженню коштів. Це є цінним активом для компанії, оскільки не тільки запобігає пропускам платежів, а й покращує загальний фінансовий стан.
Основні функції програмного забезпечення для управління дебіторською заборгованістю
Ключові функції цих систем включають:
- Пріоритезація: Програмне забезпечення дозволяє ефективно визначати пріоритетність платежів, нагадуючи про важливі терміни, а також веде точний облік усіх заборгованостей.
- Автоматизація: Автоматичне створення нагадувань про рахунки-фактури спрощує процес оплати для клієнтів та мінімізує ризик людських помилок.
- Підвищення операційної ефективності: Створення рахунків-фактур може бути складним процесом, особливо для невеликих фірм. Автоматизовані системи дозволяють створювати та відправляти рахунки-фактури клієнтам без додаткової ручної роботи.
- Покращення рівня задоволеності співробітників: Зі зростанням компанії зростає і навантаження на персонал. Автоматизація процесів дозволяє зменшити кількість необхідного персоналу та забезпечити стабільну роботу, що позитивно впливає на моральний дух співробітників.
- Цифрові платежі: З програмним забезпеченням для управління дебіторською заборгованістю відпадає необхідність у обробці чеків і видачі паперових квитанцій. Клієнти можуть здійснювати платежі в електронному вигляді, що спрощує процес для обох сторін.
- Збільшення своєчасності платежів: Завдяки цифровим платежам та автоматизації, у більшості випадків (до 80%) оплата надходить вчасно. Затримки можуть виникнути лише в разі технічних проблем на стороні компанії чи клієнта.
Розглянемо деякі з найкращих програмних рішень для управління дебіторською заборгованістю, які допоможуть вам ефективно керувати вашими платежами.
Bill.com
Bill.com пропонує своїм клієнтам зручні інструменти для ведення бізнесу. Ця платформа допомагає ефективно керувати грошовими потоками та відстежувати всі фінансові операції. Програмне забезпечення запам’ятовує терміни платежів, зберігаючи ваш час та зусилля.
За допомогою цієї системи можна швидко проводити внутрішні та міжнародні платежі. Усі важливі бізнес-документи, такі як рахунки-фактури та контракти, зберігаються в цифровому вигляді у захищеному хмарному сховищі. Доступ до них мають лише авторизовані користувачі. Програмне забезпечення здійснює регулярний аудит для виявлення будь-яких несанкціонованих дій.
Bill.com дозволяє створювати професійні індивідуальні рахунки-фактури та легко відстежувати неоплачені витрати. Ви також можете стежити за статусом платежів та рахунків-фактур, що дозволяє швидко отримати актуальну інформацію про дебіторську заборгованість. Система інтегрується з іншими провідними фінансовими інструментами, значно скорочуючи обсяг ручної роботи.
Quickbooks
Quickbooks допомагає компаніям залишатися організованими завдяки хмарному обліку, доступному з комп’ютера та мобільних пристроїв. Користувачі можуть дистанційно керувати цим програмним забезпеченням у будь-який час. Інтерфейс є інтуїтивно зрозумілим та легким у використанні. Quickbooks легко інтегрується з іншим програмним забезпеченням, забезпечуючи легкий обмін даними між співробітниками.
Платформа дозволяє створювати індивідуальні рахунки-фактури, квитанції та кошториси. Ви можете відправляти їх у зручний для вас спосіб, або ж планувати автоматичну відправку. Система інтегрується з банками, автоматично оновлюючи інформацію про ваші грошові потоки.
Програмне забезпечення дозволяє відстежувати прогрес вашого бізнесу, створюючи регулярні фінансові звіти. Ви можете відслідковувати суми до оплати за відпрацьований час клієнта та додавати їх до рахунків-фактур. Quickbooks пропонує постійну підтримку клієнтів, готову відповісти на всі питання, пов’язані з програмним забезпеченням та управлінням вашою компанією.
Melio
Melio – це проста платформа для онлайн-оплати рахунків, призначена для бухгалтерів та клієнтів. Це один з провідних платіжних інструментів для B2B, який дозволяє малому бізнесу залишатися конкурентоспроможним.
Система легко синхронізується з іншими програмами, забезпечуючи безперебійний робочий процес. За допомогою Melio можна здійснювати численні платежі в будь-який час та в будь-якому місці, включаючи міжнародні транзакції.
Melio забезпечує прозорість дебіторської заборгованості для вашої компанії та ваших клієнтів.
Ви можете визначити кількість клієнтів, з якими кожна команда може працювати одночасно. Melio зарекомендувало себе як ефективний інструмент для економії часу та ресурсів, як для клієнта, так і для працівника. Також є можливість оплати за допомогою кредитної картки у випадку, якщо ваш банківський рахунок тимчасово не працює.
Sage Intacct
Sage Intacct – це одне з найкращих програмних рішень для бухгалтерського обліку, орієнтоване на приватних підприємців та малий бізнес. Усі ваші квитанції та дані про дебіторську заборгованість автоматично зберігаються в системі. Ця платформа є зручною навіть для користувачів без досвіду в бухгалтерському обліку.
Sage допомагає ефективно управляти податками, надаючи детальну інформацію про ваші грошові надходження та відтоки. Файли можна легко завантажувати у систему за допомогою функції перетягування. Час завантаження можна пришвидшити, використовуючи облікові записи Sage.
Після здійснення транзакцій немає необхідності їх перевіряти, система зробить це за вас. Управління рахунками по всьому світу доступне в один клік. Sage також виконує інші важливі для бізнесу операції та дотримується високих стандартів безпеки.
Plooto
Plooto пропонує фінансову стабільність для вашого бізнесу. Хоча його можна використовувати для будь-якої компанії, Plooto краще пристосований для малого та середнього бізнесу. Платформа надає надійні інструменти для управління фінансами та робочими процесами.
Plooto є одним з найкращих програмних рішень для бухгалтерського обліку завдяки простоті інтеграції з банками. Інтеграція з банківським рахунком допомагає максимально оптимізувати робочий процес.
Такі функції, як індивідуальні налаштування робочих процесів та угоди PAD (попередньо авторизований дебет), заощаджують ваш час, дозволяючи боржнику автоматично списувати суму до оплати у встановлений термін.
Програмне забезпечення також орієнтоване на кредиторську заборгованість, тобто суму, яку компанія винна своїм кредиторам. Консолідація усіх варіантів оплати в одному програмному забезпеченні стала легкою.
Softledger
Softledger – це хмарна бухгалтерська платформа, яка допомагає керувати багатьма операціями та відстежувати їх. Ви можете стежити за процесом продажу та його витратами. Платформа надає статистику в реальному часі та автоматизує ручні процеси.
Система є простою у використанні та дозволяє вашій команді ефективно керувати фінансами та підвищувати продуктивність. Коли настає дата оплати, система автоматично надсилає рахунки-фактури клієнтам електронною поштою.
Softledger надає необхідну інформацію для прийняття своєчасних рішень, які сприяють розвитку вашого бізнесу. Програмне забезпечення легко інтегрується з іншими платформами та пропонує різні варіанти навчання.
Це один із найбільш популярних інструментів у криптобізнесі, що дозволяє відслідковувати витрати, зроблені з використанням криптовалют. Програмне забезпечення можна налаштувати відповідно до ваших потреб за допомогою API.
Invoiced
Invoiced вирізняється простотою використання. Ця платформа обробила дебіторську заборгованість на суму понад 40 мільярдів доларів. Будучи хмарним сервісом, Invoiced автоматично управляє усіма серверами.
Налаштування кожного платежу відповідно до вимог клієнта є простим процесом. Маючи під рукою всю необхідну інформацію, ви будете виглядати професійно перед клієнтами.
Користувачі можуть налаштовувати платформу відповідно до своїх потреб. З Invoiced можна легко отримувати оплату за товари та послуги, що надає ваш бізнес. Ця система має тисячі клієнтів у понад 90 країнах і пропонує різноманітні тарифні плани для розвитку вашого бізнесу.
Centime
Centime допомагає всебічно розвивати ваш бізнес. Контроль над фінансами компанії є важливим для прийняття зважених управлінських рішень. Centime спрощує процес прийняття ключових фінансових рішень.
Завдяки Centime ви можете наочно побачити, як дебіторська заборгованість впливає на ваші грошові потоки. Платформа також дозволяє прогнозувати, чи отримаєте ви вчасно гроші від клієнта, що дає можливість ефективно керувати бізнес-витратами. Ви зможете оцінити вплив кожного простроченого платежу на ваш бізнес.
Завдяки машинному навчанню ви можете налаштувати автоматичне надсилання рахунків-фактур та нагадувань конкретним клієнтам на основі ваших відносин з ними. Centime дозволяє ефективно управляти усіма вашими клієнтами. Інтерфейс платформи простий у використанні та вивченні, та вже зекономив понад 400 годин завдяки автоматизації бухгалтерських процесів.
Chaser
Chaser допомагає отримувати оплату швидше. Для цього потрібно лише синхронізувати інші фінансові платформи з Chaser, переносячи інформацію про рахунки-фактури та клієнтів в систему.
Особливістю цього програмного забезпечення є інтеграція оплати безпосередньо у рахунок-фактуру. Це означає, що клієнтам не потрібно переходити на іншу платформу для здійснення оплати.
Крім того, ви можете автоматизувати надсилання нагадувань про дебіторську заборгованість у персоналізованих електронних листах, створюючи ілюзію, що їх набирали вручну. Відстеження важливих фінансових операцій та своєчасні сповіщення покращують ефективність роботи команди.
Функція кредитного контролю допомагає ефективно управляти кредитами, а інтеграція з іншими платформами значно спрощує роботу.
BlueSnap
BlueSnap – це універсальний платіжний додаток, який дозволяє приймати платежі з усього світу. Він має передову систему виставлення рахунків, що автоматично створює їх для клієнтів по всьому світу. Система інтегрована з багатьма платіжними платформами, такими як Visa та Mastercard, що забезпечує безперебійність платежів.
Завдяки глобальному охопленню BlueSnap, ви можете розширювати свій бізнес та продавати продукцію по всьому світу. Платформа також пропонує персоналізовані стратегії для запобігання шахрайству, дозволяючи налаштувати власні параметри безпеки.
Клієнти можуть зручно здійснювати платежі за посиланням у рахунку-фактурі, що усуває необхідність переходити на інші платформи. BlueSnap підтримує грошові надходження з різних каналів, таких як продажі, підписки та маркетинг, а також пропонує вільні платежі для компаній, що шукають комплексне рішення.
Висновок
Варто зазначити, що близько 55% рахунків-фактур все ще обробляються вручну, і компанії часто покладаються на паперові квитанції та готівку для оплати товарів і послуг. Використання програмного забезпечення для управління дебіторською заборгованістю може значно скоротити час, необхідний на ручну обробку, а також заощадити час і ресурси. Впровадження цих систем є важливим кроком для будь-якої компанії, що прагне розвиватися.
Цифровий облік платежів допомагає уникнути проблем під час податкового сезону, а зекономлений час можна використовувати для подальшого розвитку бізнесу. Синхронізуйте свої облікові платформи з програмним забезпеченням AR, щоб позбутися від непотрібних паперових документів. За такими технологіями майбутнє, якщо ваша компанія прагне до розширення.