HR – це насамперед сфера людської взаємодії. Саме люди, а точніше, співробітники, є рушійною силою будь-якого бізнесу.
Тому надзвичайно важливо дбати про їхню мотивацію та ефективне управління. Завдяки технологічним досягненням, таким як HRMS (системи управління людськими ресурсами) з використанням штучного інтелекту та автоматизації, процеси управління персоналом стали значно простішими.
Зі зростанням вашого бізнесу виникають різноманітні виклики, як-от масштабування, організація процесів та даних, оптимізація використання робочої сили та інше. Зі збільшенням кількості працівників, управління персоналом стає складнішим: від пошуку кандидатів, найму, навчання, нарахування зарплати до дотримання законодавчих норм. Крім того, конфіденційна інформація може бути розпорошена між різними місцями та папками.
У підсумку це може призвести до виснаження персоналу та зниження загальної продуктивності.
В умовах жорсткої конкуренції, де час – це гроші, неефективність неприпустима, особливо на етапі розвитку.
Тому, якщо ваш відділ кадрів ще використовує електронні таблиці та папери, які зберігаються в картотеках, ви втрачаєте багато можливостей!
Яке рішення?
Програмне забезпечення для управління персоналом, або HRMS!
Що таке HRMS?
Простіше кажучи, HRMS – це програмне забезпечення, яке використовує технології для автоматизації HR-процесів. Його головна мета – підвищити ефективність та продуктивність вашого бізнесу шляхом автоматизації рутинних та повторюваних завдань. Завдяки цьому, ваша команда HR зможе ефективно керувати процесами та приділяти більше часу важливим для розвитку бізнесу задачам.
Програмне забезпечення охоплює різні аспекти управління людськими ресурсами, зокрема:
- Планування кадрових ресурсів
- Рекрутинг
- Адаптація нових співробітників
- Оформлення постійної роботи після випробувального терміну
- Управління даними співробітників
- Управління операціями та політикою відпусток
- Відстеження відвідування та робочого часу
- Нарахування заробітної плати
- Розрахунок змінної частини зарплати
- Процедура звільнення
- Правила та норми комунікації і управління
- Залучення персоналу
- Дотримання законодавства
- Звітність для керівництва
- Навчання та розвиток
- Оцінка ефективності роботи
- Планування наступництва
Чому компаніям потрібна HRMS?
Ручне ведення справ може бути прийнятним на початкових етапах, але не ефективне для розвитку вашого бізнесу. Для малого та середнього бізнесу використання якісної HRMS є вкрай важливим, оскільки вона може прискорити зростання, автоматизуючи складні процеси та усуваючи можливі помилки, які можуть мати серйозні наслідки для продуктивності.
HRMS, з використанням сучасних технологій, таких як аналіз даних та автоматизація, корисна не тільки для роботодавців, але і для працівників та клієнтів, оскільки необхідна інформація стає доступною в потрібний час та у потрібному місці.
Згідно з дослідженнями, глобальний ринок програмного забезпечення для управління персоналом до 2030 року досягне 30 мільярдів доларів США, і прогнозується його зростання на 9,4% у період з 2017 по 2025 рік.
Давайте розглянемо деякі з переваг для сучасного бізнесу.
Ефективне управління персоналом
Ваш HR-відділ може відстежувати відвідуваність та робочий час співробітників, забезпечуючи максимальну продуктивність та нарахування оплати за понаднормову роботу. Ви також зможете керувати навчанням, нарахуванням зарплати, продуктивністю та підвищувати залученість співробітників, щоб вони відчували свою важливість для організації.
Моніторинг KPI
HRMS може автоматизувати моніторинг ключових показників ефективності (KPI) для визначення ефективності співробітників у досягненні цілей. Система відстежує тривалість перебування на посаді, прогули, час, витрачений на досягнення мети тощо.
Сприяє самообслуговуванню співробітників
Однією з важливих функцій HRMS є самообслуговування співробітників, завдяки якому вони можуть мати доступ до своїх профілів та порталу. Там міститься інформація про правила та умови компанії, політику відпусток, нарахування зарплати, процедуру звільнення та інше. Це дозволяє співробітникам самостійно отримувати необхідну інформацію, заощаджуючи час як для них, так і для відділу кадрів.
Для подачі заявки на відпустку співробітникам більше не потрібно писати заяву. Вони можуть зробити це через систему, а також перевірити залишок відпустки, список свят, майбутні події та інше.
Усуває людські помилки
Автоматизація зменшує ймовірність людських помилок, які можуть дорого обійтися підприємствам з точки зору дотримання нормативних вимог, фінансів та часу. Система мінімізує помилки та дублювання записів для безперебійного виконання завдань.
Безпека та конфіденційність даних
Забезпечує відповідність законодавству
Дотримання федеральних та місцевих законів є критично важливим для успішної роботи компанії. Неправильне поводження з ними може завдати серйозної шкоди бізнесу з точки зору репутації та штрафів. HRMS регулярно оновлюється відповідно до усіх законодавчих змін для забезпечення дотримання вимог.
Чому варто обрати хмарне програмне забезпечення HRMS (SaaS)?
Замість використання традиційного локального програмного забезпечення, де потрібно купувати все необхідне, можна вибрати SaaS (програмне забезпечення як послуга), яке розміщується в хмарі. SaaS працює за принципом підписки, тобто не потрібно оплачувати всю систему одразу. Постачальник послуг надає доступ до програмного забезпечення на певний період, залежно від обраного плану.
Щось на зразок Netflix!
На відміну від локального програмного забезпечення, модель SaaS не потребує встановлення та налаштування. Все готово до використання, і почати роботу можна за кілька годин. Це дозволяє заощадити кошти та час, а також уникнути проблем із технічним обслуговуванням.
Розміщення в хмарі забезпечує кращу масштабованість, оскільки можна обрати програмне забезпечення відповідно до потреб вашої організації.
Тому, якщо ви плануєте впровадити HRMS у вашій організації, розгляньте варіант SaaS. Нижче наведено кілька найкращих рішень, які можна вивчити.
Freshteam
Freshteam допоможе вам налагодити ефективне управління всіма HR-процесами. Система відстеження заявок допоможе знайти кандидатів, запланувати співбесіди та найняти потрібних фахівців з різних джерел, таких як портали вакансій, корпоративні веб-сайти, рекомендації співробітників, постачальники, соціальні мережі тощо.
Створюйте таблиці результатів співбесід, додавайте команди рекрутингу, етапи робочого процесу та спеціальні форми заявок для кожної вакансії. Зберігайте всю інформацію про кандидатів, включаючи листи, резюме, оцінки, історію спілкування та відгуки, в єдиній системі за допомогою Candidate 360. Плануючи співбесіди, ви можете запрошувати членів команди та залишати відгуки. Програмне забезпечення також дозволяє керувати пропозиціями про роботу та налаштовувати їх поля, записувати рішення та створювати листи з пропозиціями.
З Freshteam ви зможете забезпечити легку адаптацію нових працівників, розпочавши процес заздалегідь. Це допоможе їм ознайомитися з компанією та колективом вже в перший день роботи. Після підписання документів, ви можете завантажити їх у профіль, створювати завдання, відстежувати їхню діяльність та надсилати нагадування про завершення адаптаційного процесу.
За допомогою інструмента перетягування ви можете створювати інформаційні форми для співробітників, будувати організаційні схеми з усіма підрозділами, посадами та іменами співробітників. Створюйте та застосовуйте політику відпусток, відображайте її для конкретних команд, локацій, змін або відділів по всій організації. Ви також зможете відстежувати відпустки, створювати звіти та виявляти тенденції прогулів та відпусток.
Мобільний додаток для iOS та Android дозволить вам без зайвих зусиль керувати процесом найму, надсилати листи, залишати відгуки та приймати рішення. Ви зможете подавати заявки на відпустку та затверджувати запити одним дотиком, а також отримувати доступ до записів співробітників з будь-якого місця.
Bizneo HR
Bizneo HR є чудовим рішенням для автоматизації та оптимізації HR-відділу та підвищення рівня управління персоналом. Цей набір включає понад 10 інструментів, які охоплюють усі етапи роботи співробітника в компанії.
Потужні інструменти Bizneo HR забезпечують інноваційний підхід до найму, відбору кандидатів, оцінки та навчання працівників. Це допомагає оцінити їхні навички та підвищити продуктивність, дозволяючи досягти максимального потенціалу.
Крім того, Bizneo HR пропонує ряд функцій, які полегшують щоденну роботу:
- Управління робочим часом, відпустками та змінами.
- Процеси адаптації нових співробітників.
- Опитування для вимірювання задоволеності, відданості, робочого клімату та іншого.
- Автоматизація рутинних завдань, повідомлень та комунікацій (завершення контракту, дата перегляду зарплати, сповіщення про відсутність на роботі).
Система легко інтегрується з іншими інструментами (зарплата, контроль доступу, облік часу, ERP). Це найкраща технологія для покращення управління людськими ресурсами та забезпечення комфорту найціннішому активу компанії – працівникам.
Sage HRMS
Sage HRMS допоможе вам подолати кадрові виклики та приймати виважені рішення для підвищення ефективності організації. Це рішення для управління повним життєвим циклом співробітників, від найму до виходу на пенсію. Програмне забезпечення є масштабованим, що дозволить задовольнити зростаючі потреби вашої компанії.
Залучайте талановитих спеціалістів, утримуйте кращих працівників та легко визначайте внутрішніх кандидатів на керівні посади. Це допоможе зменшити плинність кадрів за рахунок підвищення залученості співробітників. Також ви зможете покращити управління робочим часом, відпустками, відвідуваністю, нарахуванням зарплати, оцінкою продуктивності, пільгами, самообслуговуванням тощо.
Усуньте помилки під час реєстрації та введення даних, уникаючи паперової тяганини, пов’язаної з оформленням пільг. Аналітика ризиків дозволяє оцінювати працівників на основі їхньої інформації, статистики, навичок, ефективності, страхування, демографічних показників тощо.
Sage HRMS пропонує навчальні курси з використання програмного забезпечення. База знань Sage, Sage City та Sage Resources готові надати підтримку 24/7 та відповісти на ваші запити, а також інформувати вас про останні оновлення.
Gusto
Gusto допоможе вам підтримати вашу команду. З цим програмним забезпеченням всі процеси, від найму та адаптації до нарахування зарплати та просування по службі, будуть виконуватися бездоганно.
Створюйте професійні листи-пропозиції, залучайте нових співробітників, уникаючи паперової тяганини, та дозвольте їм заповнити свій профіль. Ви зможете зберігати всі документи в цифровому форматі в програмному забезпеченні. Забудьте про складні та ризиковані процеси нарахування зарплати. Використовуйте спрощену систему розрахунку зарплати та легко подавайте податки.
Gusto автоматично синхронізує всі дані, пов’язані з відстеженням часу, планами виплат, новими наймами та іншим. Забезпечте своїх працівників ресурсами та інструментами, необхідними для їхнього фінансового благополуччя. Gusto пропонує такі можливості, як виплати готівкою, пільги на проїзд, компенсації працівникам, а також заощадження на пенсію та навчання.
Крім того, Gusto пропонує інші інструменти, такі як фінансова допомога малому бізнесу, калькулятор рівня витрат, калькулятор податків роботодавця, інструмент порівняння зарплат та контрольний список для нових співробітників. Програмне забезпечення відповідає вимогам HIPAA, ACA та ERISA. Система також може керувати вимогами COBRA та надсилати повідомлення співробітникам після звільнення.
Cezanne HR
Незалежно від розміру вашої організації, Cezanne HR допоможе оптимізувати кожен аспект управління персоналом. Цей сучасний хмарний пакет дозволяє ефективно керувати вашою робочою силою, використовуючи передові технології та вражаючі функції.
Cezanne HR допомагає компаніям у понад 100 країнах і пропонує переклад на 10 мов без додаткових комісій. Система також підтримує записи фінансових даних у місцевій валюті та сприяє створенню кількох офісів у всьому світі з власними потоками затвердження, центрами витрат, HR-порталами та правами адміністратора. Система має гнучкість для виконання різних завдань, від додавання співробітників до їх видалення.
Cezanne HR пропонує цілодобовий онлайн-портал з експертними статтями, інструкціями, порадами, навчанням, консультаціями, інтелектуальними сповіщеннями, вбудованою звітністю, настроюваними формами, ефективним управлінням робочими процесами та послугами впровадження. Забезпечує взаємодію з працівниками через мобільний додаток та онлайн-інструменти для ефективної співпраці та спілкування.
Не витрачайте час на технічне обслуговування, оскільки Cezanne подбає про це, а також регулярно оновлюватиме систему. Всі ваші дані будуть у безпеці завдяки захисту за допомогою шифрування, паролів та відповідності GDPR. Відкрита архітектура забезпечує легке підключення сторонніх програм.
People HR
Втомилися витрачати час на рутинні справи?
People HR дозволить автоматизувати процеси та зосередитися на важливих задачах. Забудьте про відстеження лікарняних, оновлення даних про співробітників, затвердження відпусток та збір статистики. Використовуючи систему відстеження кандидатів, ви можете залучати та утримувати талантів, які відповідають культурі вашої компанії. Розміщуйте вакансії на різних порталах та знаходьте спеціалістів, які допоможуть вашому бізнесу розвиватися.
Надавайте керівникам інформацію про кадри у вигляді звітів та аналітичних даних. Навчайтеся у інших HR-фахівців та покращуйте процес прийняття рішень. Ви також можете порівнювати свою інформацію з даними інших компаній у вашій галузі, щоб визначити області, які потребують покращення.
Покращуйте спілкування з працівниками та допомагайте їм реалізувати свій потенціал. Знайдіть найкращих виконавців та тих, хто потребує допомоги. People HR дозволить вам плавно перенести ваші дані до нової системи та запропонує професійне навчання для повного використання програмного забезпечення.
Програмне забезпечення просте та зручне у використанні, навіть без глибоких технічних знань.
Zenefits
Управління HR-процесами більше не буде головним болем, якщо ви оберете Zenefits , який принесе користь вашому бізнесу. Одним кліком ви можете відправити листи-пропозиції з усіма необхідними деталями та посиланням для прийняття пропозиції онлайн. Zenefits має готові шаблони для листів-пропозицій або дозволяє завантажити власні.
Партнер Zenefits, Checkr, забезпечує швидку та комплексну перевірку даних. Нові співробітники можуть самостійно підключитися через мобільний додаток або веб-сайт Zenefits. Програмне забезпечення автоматично створює податкові документи на основі наявної інформації.
Zenefits заохочує відмовитися від паперових документів, пропонуючи функцію цифрового підпису. Завдяки інтеграції зі Slack, Salesforce, Google Workspace нові співробітники можуть автоматично входити до своїх облікових записів. Система створює організаційні схеми та каталог співробітників з необхідною інформацією для покращення спілкування.
Автоматизуйте події, пов’язані зі співробітниками, такі як підвищення, переміщення в інший відділ, звільнення тощо. Програмне забезпечення в режимі реального часу синхронізує дані, та відображає усі внесені зміни. Zenefits підтримує не тільки штатних працівників, а й фрілансерів, незалежних підрядників та консультантів. Дотримуйтеся державних постанов, автоматизуючи відповідні процеси.
Створюйте та керуйте політикою відпусток, встановлюйте дати відключення та використовуйте автоматичний калькулятор балансу відпусток, щоб заощадити час. Zenefits підтримує бізнес-аналітику, надаючи підсумкові дані про зарплату, кількість співробітників, статистику рівних можливостей, показники обороту та надані опціони на акції.
BambooHR
Ваші співробітники – це найцінніший актив вашої компанії. BambooHR – це комплексне програмне забезпечення для збору, впорядкування та аналізу даних про співробітників. Покращуйте процеси найму та адаптації, керуйте винагородами та створюйте стійку корпоративну культуру.
BambooHR дозволяє зберігати всю інформацію в єдиній захищеній базі даних, яка підтримує динамічне редагування та інструменти звітності для прискорення робочих процесів. Ви можете керувати системою через веб-сайт або мобільний додаток.
Персоналізуйте документи для нових співробітників, щоб їх перший робочий день був максимально комфортним. BambooHR підтримує електронний підпис, що дозволяє керувати записами в цифровому форматі та уникнути паперової тяганини. Система також забезпечує відстеження робочого часу, облік потужностей, нарахування пільг та зарплати.
BambooHR дозволяє отримувати детальну інформацію про управління продуктивністю, задоволеність працівників та інші важливі статистичні дані. Наразі у BambooHR понад 1,56 мільйона активних користувачів по всьому світу. Система також пропонує семиденну пробну версію, щоб ви могли оцінити її функціонал.
Висновок
HR-процеси є одними з найважливіших аспектів сучасного бізнесу, будь то підбір персоналу, нарахування заробітної плати, оцінка продуктивності або просування по службі. Для їхнього виконання потрібен високий рівень точності, оскільки навіть незначна помилка може мати серйозні наслідки. Щоб уникнути проблем, інтегруйте хмарну HRMS у вашу організацію та автоматизуйте всі процеси без помилок.