У світі, де дані відіграють ключову роль, такі поняття як продуктивність та результати, які раніше розглядалися з індивідуальної точки зору, тепер оцінюються шляхом аналізу великих обсягів первинної інформації.
Сьогодні аналізувати ефективність роботи як компанії, так і окремих співробітників, стало простіше завдяки різноманітним метрикам, таким як KPI та KRA.
У цій статті ми детально розглянемо KPI та KRA, їх визначення, наведемо приклади, а також порівняємо KRA з KPI.
Який зв’язок між KRA та KPI у бізнесі?
У третьому кварталі 2021 року в Сполучених Штатах Америки було засновано понад 356 тисяч нових підприємств. Це означає, що щодня з’являється приблизно 3869 нових компаній.
Підтримка стабільності вашого бізнесу в сучасному, конкурентному та динамічному середовищі — завдання не з легких.
Ще гірше, якщо у вас відсутні правильні інструменти для оцінки росту, ваш бізнес ризикує потрапити до 50% стартапів, що зазнають краху в перші 5 років.
Для вимірювання прогресу, KPI та KRA є двома важливими інструментами, що допомагають власникам бізнесу аналізувати успішність їхньої діяльності.
Можливо, ви запитаєте: що саме означають KPI та KRA?
KRA розшифровується як ключові сфери відповідальності, тоді як KPI означає ключові показники ефективності.
Однак ці терміни – це не просто скорочення. Вони є рушійною силою вашого бізнесу, незалежно від його розміру, що допомагає йому долати виклики.
Давайте детальніше розглянемо обидва ключові показники, починаючи з KPI.
Все, що потрібно знати про KPI
Що таке KPI?
Ключові показники ефективності (KPI) — це кількісні вимірювання, що використовуються для оцінки діяльності компанії за певний період часу.
Існують як довгострокові KPI, орієнтовані на загальні цілі організації, так і короткострокові, зосереджені на конкретних особах або відділах.
KPI допомагають у стратегічному зростанні кожного аспекту вашого бізнесу – від управління персоналом та фінансів до маркетингу та продажів.
Види KPI
Ключові показники ефективності можуть мати різні форми, залежно від бізнес-цілей. Деякі з них використовуються для розрахунку щомісячного прогресу, інші — для визначення довгострокового успіху.
Проте, всі види KPI мають одну спільну рису — вони вимірюють досягнення стратегічних цілей. Розглянемо основні типи KPI.
#1. Стратегічні KPI
Стратегічні ключові показники ефективності використовуються для оцінки загальної ефективності організації на певний момент часу. Вони відіграють важливу роль в аналізі довгострокових цілей бізнесу.
Приклади: рентабельність інвестицій (ROI), річний дохід, частка ринку тощо.
#2. Операційні KPI
Операційні KPI вимірюють ефективність, якість та послідовність щоденних операцій. Вони оцінюють виконання короткострокових цілей, в основному пов’язаних з організаційними процесами та продуктивністю.
Приклади: щомісячні продажі, середні щомісячні транспортні витрати, продажі за регіонами, ціна за залучення (CPA).
#3. Відстаючі та провідні KPI
Відстаючі KPI відстежують виконання вже завершених завдань. Керівники використовують їх для вимірювання досягнення конкретної мети за певний період часу.
Приклади: вимірювання відвідуваності веб-сайту, кількості відвідувачів заходу та доходу, отриманого від програми або кампанії.
Натомість, провідні KPI допомагають прогнозувати майбутні результати або стан бізнесу.
Наприклад, компанії можуть використовувати такі показники, як зростання кількості робочих місць, інтерес до нових ринків або рівень безробіття для прогнозування різних результатів для своєї організації.
Що означають якісні та кількісні KPI?
Якісні KPI мають “описову характеристику”, зазвичай, думку або особливість. Вони часто використовуються для вимірювання задоволеності клієнтів або співробітників за допомогою опитувань.
Сам процес опитування має якісний характер, оскільки результати базуються на індивідуальних думках та інтерпретаціях.
З іншого боку, кількісні KPI мають вимірювані характеристики. Вони пов’язані з конкретними цифрами, наприклад, кількістю проданих товарів, щомісячними продажами, відвідуваними курсами, обробленими дзвінками. Кількісні KPI є найбільш популярними та широко використовуваними показниками ефективності.
Обидва типи KPI мають важливе значення для оцінки ефективності, але їх використання залежить від конкретних цілей.
Ключові показники ефективності, важливі для будь-якої організації
Хоча існує безліч різних показників, які можна використовувати для оцінки ефективності компанії, ми виділили п’ять ключових KPI, важливих для будь-якої організації:
- Зростання доходу: відстеження та моніторинг зростання вашого доходу є життєво важливим аспектом, який допомагає прогнозувати стійкість та майбутній прогрес вашого бізнесу.
- Потоки доходу: моніторинг ефективності кожного потоку доходу, наприклад, доходу на клієнта, доходу на продаж та інших важливих потоків, допомагає отримати чітке уявлення про структуру зростання.
- Прибутковість з часом: без цього KPI ваш бізнес не зможе ефективно функціонувати. Він дозволяє вимірювати доходи та витрати з часом та обчислювати загальний прибуток (та його достатність), що допомагає вам скорочувати витрати за потреби.
- Задоволеність клієнтів: незалежно від того, чи є ваша організація прибутковою чи некомерційною, вона повинна забезпечувати якісне обслуговування клієнтів, оскільки саме вони є запорукою її виживання.
- Оборотний капітал: це кошти, необхідні для виконання щоденних бізнес-операцій. Відстеження цього показника гарантує, що організація має достатньо коштів для ефективного функціонування.
Як розробити KPI?
Вимірювати все, маючи доступ до такої великої кількості даних, може бути надзвичайно складно.
Тому важливо вимірювати лише ключові показники ефективності, що допоможуть досягти бажаних цілей. Ось кілька важливих аспектів, які потрібно врахувати під час розробки KPI:
#1. Визначте призначення KPI
Поговоріть з вашими підлеглими або керівниками, що прямо чи опосередковано залучені до процесу. Запитайте їх про цілі, яких вони хочуть досягти за певний час, та про те, як вони планують це зробити. Це допоможе вам визначити дійсно цінні та надійні KPI.
#2. Узгодьте KPI з бізнес-цілями
Якщо ваші KPI не відповідають вашим стратегічним бізнес-цілям, ви, ймовірно, рухаєтесь у неправильному напрямку.
Незалежно від того, чи використовуєте ви KPI для оцінки конкретних операцій чи кампаній, вони повинні бути пов’язані з вашими загальними цілями.
Кожна операція має бути спрямована на досягнення довгострокової мети компанії, і ваші KPI повинні це відображати.
#3. Створюйте KPI за принципом SMART
У бізнесі SMART означає конкретний, вимірюваний, досяжний, реалістичний та обмежений у часі.
Наприклад, “Збільшити продажі на 20% до кінця цього фінансового року та зменшити відтік клієнтів на 5% за 5 місяців.”
#4. Будьте чіткими і точними
KPI базуються на даних, тому вміння працювати з ними є критично важливим.
Кожен член організації повинен розуміти, що таке KPI, як працювати з даними та приймати обґрунтовані рішення, що позитивно впливають на загальні цілі бізнесу.
#5. Уникайте надмірного використання KPI
Велика кількість доступних даних не означає, що вам потрібно аналізувати кожен відомий KPI.
KPI повинні використовуватися для досягнення найважливіших цілей. Уникайте вимірювання нерелевантних показників, щоб мати чіткі плани та орієнтири для свого бізнесу.
Що таке SMART-цілі?
SMART в контексті цілей означає конкретні, вимірювані, досяжні, релевантні та обмежені в часі. Ці параметри гарантують, що ваші цілі базуються на реалістичних очікуваннях і можуть бути досягнуті за певний час. Створення SMART-цілей усуває невизначеність, встановлює чіткі терміни, робить ваші цілі вимірними та сприяє кращим результатам.
Тепер, коли ви багато знаєте про KPI, розглянемо KRA.
Все, що потрібно знати про KRA
Що таке KRA?
Ключова сфера відповідальності або сфера ключових результатів (KRA) – це короткий перелік вимірюваних цілей для співробітників організації.
KRA кожного співробітника є індивідуальними, залежно від посади, досвіду та очікувань. Наприклад:
- KRA для менеджера з продажів може бути загальна кількість продажів за квартал.
- KRA для менеджера з персоналу може включати показник плинності кадрів та рівень задоволеності співробітників.
- KRA для фінансового адміністратора може охоплювати скорочення витрат та ведення бухгалтерського обліку.
KRA допомагають працівникам краще зрозуміти, чого від них очікують, та заохочують їх працювати для досягнення поставлених цілей.
Чому ключові сфери результатів (KRA) важливі для бізнесу?
Згідно з принципом Парето, 80% результатів походить від 20% причин.
Застосовуючи цей принцип до бізнесу, можна сказати, що 80% цінності вашої роботи залежить від 20% зусиль, яких докладаєте ви та ваші співробітники.
Тому важливо розуміти та визначити результати, які очікуються від кожного працівника, тобто ці 20% роботи, що має найбільше значення.
Визначення KRA допомагає узгодити дії співробітників зі стратегічними цілями компанії та сприяє її довгостроковому успіху.
Крім того, KRA мають багато інших переваг для організації:
- Рівномірний розподіл завдань.
- Ефективне управління завданнями та відстеження продуктивності.
- Підвищення продуктивності співробітників.
- Періодична оцінка результатів.
- Забезпечення узгодженості з цілями компанії.
Перешкоди у визначенні, розумінні та використанні KRA
Хоча розробка ефективних KRA не є надто складним завданням, існує ряд поширених перешкод, що можуть створювати труднощі.
- Відсутність чіткості: розробка KRA — це двосторонній процес, що включає як працівника, так і роботодавця. Іноді це створює плутанину щодо завдань та результатів, на яких повинні зосередитися співробітники.
- Відволікання: працівники часто відволікаються на виконання щоденних завдань, які здаються важливими, але насправді не приносять значної користі для досягнення загальних цілей організації.
- Делегування роботи: керівники, які створюють KRA для підлеглих, можуть нав’язувати завдання, не обговорюючи їх з працівниками, щоб врахувати їхню думку. Цей підхід до визначення KRA часто буває неефективним.
Як визначити ключові сфери відповідальності?
Не існує єдиного правильного способу визначення KRA. Це залежить від організації, відділу та співробітника. Тому важливо правильно визначити KRA та працювати відповідно до них.
Ось декілька параметрів, які варто враховувати при визначенні KRA.
#1. Організаційні цілі
Перш ніж розподіляти роботу та обов’язки, важливо розуміти бізнес та його бачення.
Переконайтеся, що кандидати чітко розуміють, над чим вони працюватимуть та як їхня робота сприятиме досягненню довгострокових цілей організації.
Ще краще, якщо ви дозволите працівникам зайняти активну позицію та самостійно визначити ключові сфери відповідальності (ви завжди можете додати запропоновані вами KPI до їхніх очікувань).
Це допоможе підвищити залученість працівників до їхніх обов’язків та мотивуватиме їх наполегливо працювати, демонструючи хороші результати.
#2. Освітня кваліфікація
Іншим важливим параметром при визначенні KRA є академічна кваліфікація співробітників або кандидатів.
Не всі працівники мають однаковий потенціал, і не всі досягнуть однакових результатів.
Тому важливо оцінити освітню кваліфікацію, попередній досвід, навички та інтереси кандидатів, перш ніж призначати їм ключові сфери відповідальності.
Вивчивши ці аспекти, визначте, яка посада їм найкраще підходить, та окресліть їхні ключові сфери відповідальності.
Додаткова порада: визнання сильних сторін співробітників та їх відображення в KRA підвищить їхню мотивацію та заохочуватиме працювати ефективніше.
#3. Готовність прийняти KRA
Незважаючи на врахування організаційних цілей та освітнього рівня кандидатів, співробітники повинні розуміти та охоче приймати свої KRA.
Прийняття ключових обов’язків значно сприяє кращій роботі співробітників. Важливо розуміти, що усна домовленість може бути недостатньою в сучасних умовах.
Тому переконайтеся, що кожна відповідальність, яку ви обговорюєте з працівником, є чітко задокументована.
KRA проти KPI: у чому різниця?
KRA та KPI – це два ключові показники, які допомагають зрозуміти, чи рухається ваша організація в правильному напрямку.
Обидва показники тісно пов’язані між собою. Розглянемо основні відмінності між KRA та KPI.
Основна різниця
KRA зосереджуються на наборі очікувань, визначених для співробітників. Вони надають детальну інформацію про всі завдання, призначені працівникам, та очікувані результати від їх виконання протягом фінансового року.
KPI використовуються для ефективної оцінки прогресу та ефективності виконання KRA в контексті досягнення організаційних цілей.
KPI вимірюють ефективність ключових результатів, визначених окремими співробітниками або відділами, та визначають, чи рухається організація до своїх цілей.
Наприклад, відділ кадрів має найняти менеджерів з продажу протягом місяця. Розглянемо KRA та KPI, пов’язані з цим завданням:
Мета: найняти 10 менеджерів з продажу за місяць.
KRA: набір та адаптація висококваліфікованих менеджерів.
KPI: кількість найнятих керівників.
Сподіваємося, тепер ви розумієте різницю між KPI та KRA. Далі в статті розглянемо більше прикладів.
Ролі
Ключові сфери результатів відіграють важливу роль у розумінні того, наскільки добре організація, її відділи або співробітники досягли своїх загальних цілей.
Це структура, що визначає обсяг продуктів або послуг, які пропонує організація.
KPI, зі свого боку, є кількісно вимірними показниками, що використовуються організаціями для аналізу продуктивності своїх продуктів або послуг. Це допомагає організаціям досягати довгострокових цілей.
KPI є найбільш рекомендованими бізнес-метриками для оцінки успіху вашої організації з часом.
Приклади KRA та KPI для різних посад
Менеджер з продажу
| Цілі | KRA | KPI |
| Продемонструвати цінність продукту та можливості підтримки для клієнтів. | Залучення нових клієнтів. | Зв’язатися з 5 потенційними клієнтами з доходом > 10 мільйонів доларів. |
| Організовувати семінари та заходи для стратегічного планування продажів. | Проводити 3 тренінги з “генерування лідів” щомісяця. |
Менеджер з персоналу
| Цілі | KRA | KPI |
| Розробити кадрові стратегії для коротко- та довгострокових цілей організації. | Наймання нових співробітників. | Найняти та адаптувати відділ продажів (5 співробітників) для західного офісу до середини листопада. |
| Проводити індивідуальні орієнтаційні заняття. | ||
| Розв’язувати поширені проблеми та занепокоєння співробітників. | Розвиток та залучення співробітників. | Створити форми зворотного зв’язку та ділитися ними кожні 4 тижні. |
| Проводити щомісячні опитування щодо залучення співробітників. |
ІТ менеджери
| Цілі | KRA | KPI |
| Керівництво на етапах закупівлі, розробки, тестування та доставки технічних продуктів. | Перехід на нову систему. | Перенести всі старі дані у нову систему без втрати до середини листопада. |
| Забезпечити доступність системи 24/7, 365 днів на рік. | Зменшити час простою системи. | Переконатися, що час простою системи становить менше 10 хвилин на тиждень. |
Підсумок
KRA та KPI є взаємопов’язаними, оскільки обидва показники однаково важливі для успіху вашого бізнесу.
Узгодження дій співробітників зі стратегічними цілями організації може значно збільшити ваші шанси на досягнення довгострокових цілей.
Використання KRA та KPI у поєднанні зробить ваш бізнес успішним.
Можливо, вас також зацікавить інформація про створення панелей KPI.