Ключові етапи є критично важливими точками у будь-якому проєкті, що мають значний вплив на його перебіг. Керівники проєктів застосовують графіки ключових етапів для оцінювання прогресу виконання робіт.
Крім того, ці етапи демонструють, як ви досягаєте цілей, визначених на старті проєкту.
Визначення ключових етапів може здаватися нескладним процесом. Проте, розуміння їхнього значення може різнитися серед членів проєктної команди, що може призвести до труднощів у координації дій, якщо немає єдиного бачення.
Не зволікаючи, розглянемо детальніше тему ключових етапів у проєктах. Ознайомтеся зі статтею, щоб зрозуміти, що таке ключові етапи, як їх візуалізувати, які шаблони можна використовувати та які переваги вони надають. Все це викладено простою та доступною мовою.
Що таке діаграма ключових етапів? 📈
Перш ніж переходити до діаграм, розберемося зі значенням ключових етапів. Ключові етапи слугують контрольними точками для моніторингу прогресу проєкту на шляху до його завершення. Їх можна використовувати як орієнтири, що вказують на важливі стадії в часовій шкалі проєкту. Ось кілька прикладів:
- Дата початку та завершення проєкту.
- Запланований перегляд проєкту замовником, сторонніми експертами або зацікавленими сторонами.
- Момент у проєкті, коли необхідно обговорити оновлення бюджету з інвесторами.
- Передача важливого результату, наприклад, прототипу мобільного застосунку 📱 команді для отримання зворотного зв’язку від користувачів під час гнучкої розробки продукту.
Ключові етапи забезпечують чітке бачення важливих елементів, задіяних у проєкті, та дозволяють легко відстежувати поточний стан проєкту на будь-якому етапі його розробки.
Визначення діаграми ключових етапів стає зрозумілим. Це інструмент управління проєктами, що візуалізує етапи розробки проєкту або продукту. Зазвичай, програмне забезпечення для управління проєктами використовує діаграми Ганта або інші структури часової шкали, на які наносяться ключові етапи.
Етапи на графіку проєкту часто містять важливу інформацію, як-от дата початку, дата завершення, відповідальна особа тощо. Подібно до діаграм Ганта, діаграми ключових етапів також використовують певні символи на часовій шкалі проєкту, що показують планові та фактичні дати виконання основних етапів.
На діаграмах ключових етапів часто використовують вертикальну білу стрілку для позначення запланованого завершення та вертикальну чорну стрілку для фактичного завершення. Форма білого ромба вказує на заплановане завершення, яке ще не настало, а чорний ромб ♦️ – на заплановане завершення, яке вже минуло.
Чому діаграми ключових етапів важливі для керівників проєктів
Діаграми ключових етапів є корисними для керівників проєктів та відповідальних за розробку продуктів з наступних причин:
Контроль термінів
Поділ великого проєкту на менші завдання та етапи допомагає створити кілька термінів, а не один великий. Це дозволяє команді працювати поступово, досягаючи кожної цілі, а не чекати останнього терміну.
Акцентування на важливих датах
Шаблони діаграм ключових етапів дозволяють планувати проєкт, враховуючи відпустки, наради, навчання команди та інші події.
Виявлення “вузьких місць”
Завдання, які залежать від зовнішніх партнерів або постачальників, можуть стати “вузькими місцями”, якщо це не враховано в плані проєкту.
Керівники проєктів використовують діаграми ключових етапів для врахування зовнішніх факторів, наприклад, постачання від постачальника, для переходу до наступного етапу. Це допомагає уникати затримок.
Ефективне використання команди
Керівники проєктів використовують діаграми ключових етапів, щоб розділити великий проєкт на менші частини. Аналізуючи ці етапи, вони визначають необхідні навички та розподіляють завдання між членами команди.
Прозорість фінансування
Ключові етапи проєкту є важливими для звітування про його стан перед інвесторами. Це допомагає їм бачити, куди йдуть кошти та який очікується прибуток, що сприяє залученню та утриманню фінансування.
Чому діаграми ключових етапів кращі за електронні таблиці
Використання електронних таблиць для відстеження ключових етапів має наступні недоліки порівняно зі спеціалізованими інструментами:
#1. Електронним таблицям не вистачає автоматизації для оновлення тактики. Потрібно переглядати багато аркушів, щоб відстежувати поточний стан проєктів і етапів, а також вручну контактувати з відповідальними.
#2. Діаграми ключових етапів на базі електронних таблиць не надсилають автоматичні сповіщення команді про досягнення етапу. Потрібно самостійно відстежувати всі аркуші.
#3. Більшість програм для роботи з електронними таблицями не інтегруються з іншими інструментами для управління проєктами, CRM, обліку часу та відеоконференцій. Тому, підготовка до зустрічі для звітування про проєкт потребує багато часу.
#4. Більшість програм для роботи з електронними таблицями не пропонують розширених можливостей звітування, окрім числових обчислень, діаграм і таблиць. Натомість, спеціалізоване програмне забезпечення для управління проєктами з діаграмами ключових етапів пропонує спеціальні функції звітування, такі як діаграми вигоряння, діаграми швидкості тощо.
Як створити діаграму ключових етапів
#1. Перший крок – визначення цілей проєкту. Скористайтеся будь-яким інструментом управління проєктом і створіть графік проєкту. Також запишіть цілі проєкту у картках завдань та вкажіть орієнтовну дату початку та завершення.
#2. Створіть список завдань для проєкту в хронологічному порядку. Наприклад, для проєкту розробки веб-сайту спочатку потрібно зареєструвати домен та хостинг, а потім починати роботу над веб-сайтом.
#3. Пов’яжіть завдання проєкту з діапазонами дат або конкретними датами, залежно від необхідних зусиль для їх виконання.
#4. Визначте ключові етапи проєкту. Щоб визначити, чи є компонент проєкту ключовим етапом, дайте відповідь на наступні питання:
- Чи є компонент важливою точкою, що вказує на прогрес проєкту?
- Чи впливає компонент проєкту на термін?
- Чи потребує компонент перегляду зацікавленими сторонами?
#5. Створіть часову шкалу проєкту в додатку для управління проєктами, поєднавши цілі, завдання, результати та етапи в логічному порядку. Визначте залежності між завданнями, які можуть загальмувати проєкт.
#6. Поділіться діаграмою ключових етапів з командою проєкту та зацікавленими сторонами. Увімкніть сповіщення для отримання оновлень проєкту.
Визначення ключових етапів в управлінні продуктами
У більшості процесів розробки продуктів використовується гнучка структура, тому ключові дати більше не є логічними етапами, оскільки випуски продуктів відбуваються постійно, а вдосконалення проводяться в реальному часі.
В управлінні продуктами, ключовими етапами є конкретні цілі, яких команда має досягти після завершення циклу розробки або спринту. Ось кілька прикладів:
- Досягнення цільових показників за ключовими індикаторами ефективності (KPI).
- Додавання нових функцій до продукту.
- Запуск мобільного застосунку на новому ринку.
- Підтримка команди продажів і маркетингу.
- Участь у конференції або виставці для просування продукту.
- Початок або кінець фінансового кварталу.
Нижче наведено приклади шаблонів діаграми ключових етапів для менеджерів продуктів.
Безкоштовні шаблони етапів проєкту
Спробуйте ці Smartsheet шаблони для ознайомлення з різними типами та дизайнами діаграм ключових етапів. Шаблони включають етапи проєкту, часові шкали проєкту, етапи придбання бізнесу, дорожні карти тощо.
Для використання цих шаблонів на базі Microsoft Word, Excel та PowerPoint необхідно вручну відстежувати статуси. Деякі з них також доступні у форматі PDF для відправлення звітів електронною поштою.
Можна почати з базового шаблону, що містить статичну діаграму та візуальну часову шкалу. Таблиця містить заголовки, такі як виконавець етапу, коментарі, статус тощо.
Діаграма ключових етапів
Діаграма ключових етапів Lucidspark дозволяє легко візуалізувати ключові цілі та етапи проєкту. Діаграма проста у використанні, та ви можете швидко організувати етапи проєкту, вводячи необхідні дані, не витрачаючи багато часу на редагування шаблону.
Діаграма являє собою матрицю карт квадратної форми 3 на 4. Стовпці зліва направо представляють етап 1, етап 2, етап 3 і кінцеву мету. Рядки зверху вниз представляють результати, кроки та дати.
Ви можете копіювати та вставляти наявні текстові поля для назви та опису, щоб розмістити завдання або результати, що є ключовими етапами проєкту. Також можна використовувати функцію Dragline для зв’язку етапів із завданнями, фазами та залежностями.
Шаблони діаграм ключових етапів
Для великих проєктів з численними завданнями та результатами можна скористатися прикладом діаграми ключових етапів від Miro.
Готова діаграма ключових етапів підходить для відстеження кількох проєктів і завдань за допомогою статичних діаграм і візуальних часових шкал. Цей дизайн спрощує планування важливих подій протягом життєвого циклу проєкту.
Приклад діаграми ключових етапів також дозволяє співпрацювати в режимі реального часу з командою розробників продукту через спільний доступ до посилань, а також представляти основні досягнення зацікавленим сторонам.
Створювач діаграм Ганта
ProjectManager є провідним інструментом для управління проєктами, який дозволяє створювати діаграми Ганта з ключовими етапами. Ці діаграми доступні онлайн та дозволяють налаштувати автоматичні сповіщення, звітування, оцінювання прогресу та багато іншого.
Інструмент дозволяє легко візуалізувати ключові етапи у вигляді списку, дошки або календаря проєкту. Ключові етапи добре поєднуються з діаграмою Ганта та позначені ромбоподібними символами на часовій шкалі проєкту.
Можна додавати та налаштовувати ключові етапи з меню стрічки діаграми Ганта. Знайдіть символ ромба на стрічці, клацніть на нього, щоб додати або відредагувати етап.
Ключові етапи проєкту
Creately – це ще одна платформа для професійних шаблонів та діаграм. На сайті доступні шаблони діаграм ключових етапів, зрозумілі для команд розробки та зацікавлених сторін.
Правильно розроблена діаграма ключових етапів з використанням діаграм Ганта та часових шкал проєкту може слугувати централізованим інструментом для управління проєктом. Creately дозволяє співпрацювати в режимі реального часу з внутрішніми та зовнішніми ресурсами, а також налаштовувати інтелектуальні сповіщення про зміни на дошці ключових етапів.
Діаграма ключових етапів проєкту
Office Timeline є популярним місцем для пошуку надбудов, що працюють онлайн або офлайн з програмами Microsoft Office, як-от PowerPoint та Excel. Хоча більшість інструментів є платними, можна завантажити безкоштовну пробну версію для візуалізації ключових етапів, а потім придбати ліцензію.
Діаграма ключових етапів містить часову шкалу проєкту та основні символи, як-от ромби, кола та квадрати. Часова шкала є горизонтальною, на якій відображаються етапи. Можна додати інформацію про етапи, включаючи дату початку, опис, ресурси та дату завершення.
FAQ
Чи відрізняється діаграма Ганта від діаграми ключових етапів?
Діаграма Ганта та діаграма ключових етапів – це різні інструменти управління проєктами. Діаграми Ганта показують дії, необхідні для завершення проєкту.
Діаграма ключових етапів показує терміни, до яких потрібно виконати певні результати проєкту або представити звіт.
Заключні слова
Ключові етапи є важливими для будь-якого проєкту. Якщо ви керівник проєкту та не використовуєте їх, настав час почати. Якщо ви член команди та хочете встановити етапи для зручнішого управління проєктом, обговоріть це з керівником проєкту.
Зараз ви ознайомлені з основами ключових етапів, діаграмами та їхніми перевагами, а також знаєте, як їх створювати. Ми також розглянули деякі шаблони, які можна почати використовувати негайно.
Для кращого звітування про проєкт перед зацікавленими сторонами, ви можете прочитати статтю “Дорожня карта проєкту: посібник та безкоштовні шаблони”.