У світі бізнесу, щоденна робота вимагає чіткого визначення пріоритетів для досягнення поставлених цілей.
Ефективне управління завданнями є ключем до гарантування того, що ви завжди зосереджені на найбільш важливих справах та працюєте з максимальною віддачею.
Хоча це може здаватися простим, відстеження великих проєктів – непросте завдання, а застосування тих же принципів до невеликих проєктів може бути ще складнішим.
Якщо ви працюєте у великій команді, спеціалізоване програмне забезпечення для управління завданнями стає необхідністю.
У цій статті ми розглянемо різні аспекти управління завданнями, а також визначимо, як можна подолати типові виклики за допомогою відповідних інструментів.
Що таке управління завданнями?
Управління завданнями є невід’ємною частиною будь-якого успішного проєкту. Без ефективної системи управління, забезпечити своєчасне виконання всіх завдань та дотримання плану проєкту буде вкрай складно.
Оптимальний підхід до управління проєктами полягає у фокусуванні на виконанні пріоритетних завдань, а також у створенні ефективного процесу для майбутніх проєктів.
Управління завданнями охоплює планування, організацію та визначення пріоритетності дій, необхідних для досягнення ключових етапів проєкту. Сюди входить створення списку завдань, їх призначення членам команди, а також встановлення дедлайнів. Важливо також відстежувати прогрес та, за необхідності, коригувати план дій.
Навіть якщо управління проєктами та командами може здаватися нескладним, на шляху до успіху ви можете зіткнутися з різноманітними труднощами.
Давайте детальніше розглянемо деякі з цих типових проблем в управлінні завданнями.
Типові виклики в управлінні завданнями
Будь-який проєкт пов’язаний з рядом викликів, які необхідно подолати.
Вам потрібно організувати та координувати багато завдань в систематичному порядку, при цьому не забуваючи про призначення цих завдань, спілкування з членами команди та дотримання встановлених термінів.
Розглянемо деякі з найпоширеніших проблем, що виникають в управлінні завданнями:
- Відсутність командної співпраці: без належної системи управління, членам команди складно ефективно працювати разом над поточними та майбутніми завданнями.
- Недостатній обмін інформацією: якісне та точне спілкування є критично важливим для успішного завершення будь-якого проєкту. Завдяки йому, команда може працювати як єдине ціле, а керівники мати чітке уявлення про поточний статус проєктів.
- Неефективна організація завдань: відстеження призначених завдань у таблицях Excel та перевірка їхнього статусу стає проблемою, особливо коли виникають затримки термінів.
- Командні конфлікти: успішне управління проєктом залежить від злагодженої роботи керівників та виконавців. Проте відсутність чітких цілей, недостатня комунікація та непорозуміння можуть спричинити конфлікти всередині команди. У довгостроковій перспективі це стає значною перешкодою, відволікаючи увагу від основної мети.
- Неоднозначність розподілу завдань: відсутність структурованої системи управління проєктом може призвести до неоднозначностей у розподілі завдань. Це може спричинити призначення завдань членам команди, які не мають необхідних навичок, що, в свою чергу, може призвести до невдачі всього проєкту.
Щоб вирішити ці проблеми, можна скористатися платформою, наприклад Monday.com.
Це хмарний інструмент, що дозволяє командам створювати власні робочі процеси та структурувати проєкти.
Monday.com є повністю безкодовим, тому кожен учасник проєкту може легко вносити зміни, такі як створення нових завдань, встановлення термінів, визначення пріоритетів та додавання коментарів.
Настав час ознайомитися з функціями Monday.com, які допоможуть вам краще організовувати проєкти.
Візуальні панелі
Панелі Kanban на Monday.com дозволяють вам та вашій команді візуалізувати поточний стан справ у будь-який момент.
Ви можете використовувати часову шкалу, календар, діаграми та інші види представлення даних, щоб відстежувати прогрес від початку до найменших деталей.
Інструменти аналізу даних Monday дозволяють визначати пріоритетність завдань, обмінюватися файлами та візуально контролювати робочий статус кожного члена команди. Таким чином ви можете приймати більш ефективні рішення щодо подальшого руху проєкту.
Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу ви можете швидко створювати власні інформаційні панелі та миттєво встановлювати бюджети.
Автоматизація
Monday.com пропонує широкий спектр можливостей для автоматизації процесів без необхідності кодування, що дозволяє заощадити час на непотрібних нарадах та ручних оновленнях. Натомість ви можете створювати робочі процеси для різних команд та синхронізувати терміни виконання завдань з Google Календарем.
Ви також можете інтегрувати Monday з популярними інструментами автоматизації від сторонніх розробників, як-от Zapier, для створення кастомних тригерів. Кожного разу, коли запускається подія, на вашій панелі інструментів Monday автоматично створюється новий елемент.
Це означає, що вам більше не потрібно створювати завдання вручну. Просто і зручно!
Інтеграції
Monday розуміє, з якими проблемами стикаються керівники проєктів через розрізнені канали комунікації.
Щоб вирішити цю проблему, Monday пропонує плавну інтеграцію з популярними інструментами для спілкування, такими як Slack, Microsoft Teams, Outlook та багатьма іншими, щоб покращити ефективність робочого процесу.
Наприклад, інтеграція з Gmail дозволяє перетворювати електронні листи на дії та інформувати команду про важливі обговорення.
Канбан та діаграми Ганта
Канбан – це візуальний метод оптимізації робочого процесу вашої команди.
Він допомагає відображати дані у зрозумілому форматі стовпців, що полегшує прийняття рішень. Крім того, членам команди легко використовувати його та синхронізувати зміни в реальному часі.
Інформаційні панелі Kanban також є чудовим способом відстежувати ітерації та відставання, дозволяючи контролювати етапи проєкту.
А за допомогою діаграм Ганта ви можете перетворити електронні таблиці на інтелектуальні візуальні дошки, які допомагають відстежувати важливі дати, етапи та залежності між завданнями. Таким чином, ви можете бути впевнені, що все буде зроблено вчасно та з дотриманням високих стандартів.
Застосування Monday.com
Тепер, коли ви ознайомилися з основними функціями Monday, давайте розглянемо, як можна використовувати цю платформу для управління різними проєктами.
Розробка програмного забезпечення
Управління спринтами та дотримання гнучких методологій є ключовими для успіху в галузі розробки програмного забезпечення.
Необхідно дотримуватися дедлайнів для поточних завдань та організовувати майбутні. Для ефективної роботи потрібно коригувати та розставляти пріоритети завдань у реальному часі.
Monday допомагає планувати, визначати пріоритети та керувати спринтами, створювати дорожні карти та ділитися баченням продукту із зацікавленими сторонами. Ви також можете автоматизувати призначення завдань та схвалення дизайну продукту, а також інтегрувати їх з інструментами, такими як GitHub.
Маркетинг та контент-планування
Компанії витрачають багато часу на створення маркетингових кампаній.
Цей процес зазвичай передбачає затвердження ідей, розробку супутніх матеріалів та регулярні зустрічі з копірайтерами та дизайнерами для внесення змін.
За допомогою Monday.com ви можете контролювати всі свої маркетингові кампанії на одній інформаційній панелі. Візуальні дошки допомагають швидко приймати рішення та інформують усіх про зміни та розклад кампаній.
Замість того, щоб писати довгі електронні листи про зміни, ви можете писати безпосередньо у файлах, щоб уникнути повторного оновлення статусу. Крім того, у Monday ви можете легко підключатися до улюблених програм, таких як Adobe Photoshop, Acrobat тощо.
Людські ресурси та операції
Завдяки системі управління персоналом Monday, відділи кадрів можуть ефективно відстежувати процес найму та оптимізувати процес адаптації нових співробітників.
Без належної системи управління, відділу кадрів потрібен був би окремий помічник для організації щоденних нарад, планування співбесід та відстеження повсякденної роботи співробітників.
Monday надає готові шаблони для відстеження відвідуваності, відпусток та зберігання інформації про співробітників. Ви навіть можете інтегрувати такі платформи, як Slack, LinkedIn та Gmail, щоб автоматично імпортувати дані про співробітників.
Платформа CRM для продажів
Monday.com служить централізованою системою для спілкування з вашими клієнтами. Ви можете використовувати програмне забезпечення CRM, інтегруючись зі своєю електронною поштою, створюючи шаблони електронних листів та надсилаючи відповіді з однієї інформаційної панелі.
Крім того, ви можете автоматизувати повторювані завдання продажів, такі як дзвінки та зустрічі, встановлювати нагадування та відстежувати надіслані електронні листи, щоб отримувати нових потенційних клієнтів.
Як і будь-який інший інструмент SaaS, Monday.com має свої переваги та недоліки. Хоча переваги в цілому переважають, важливо зважити всі фактори перед тим, як обрати будь-який інструмент.
Давайте спочатку розглянемо переваги Monday.com.
Переваги
- Monday.com має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, є простим у використанні та легко масштабується зі зростанням вашої компанії.
- Перемикання між різними режимами візуалізації, такими як Ганта, Канбан, календар і часова шкала, відбувається одним клацанням миші.
- Monday пропонує готові шаблони для планування кампаній, адаптації клієнтів, управління контактами, відстеження відвідуваності та багато іншого.
- Надійна платформа для організації інформації про проєкти, співпраці з командами, додавання та призначення завдань, а також надання доступу до проєктів усім в організації.
- Вбудована інтеграція з популярними інструментами спілкування, такими як Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Календар, Dropbox та багатьма іншими.
Недоліки
- Мобільний додаток часто не синхронізується з веб-додатком в реальному часі, тому вам може знадобитися кілька разів оновити сторінку, щоб побачити актуальну інформацію.
- Обмежена автоматизація з електронною поштою та відсутність функції відстеження електронної пошти через Pulse.
- Хоча інтеграцій багато, платформа не має повної інтеграції функцій з Salesforce та іншими популярними сторонніми платформами у всіх доступних планах.
- У планах початкового рівня відсутні такі важливі функції, як приватні дошки, автоматизація та багато базових інтеграцій. Деякі інші програми для управління завданнями пропонують ці функції у своїх безкоштовних версіях.
Monday.com доступний у п’яти тарифних планах на вибір:
Індивідуальний план
Якщо ви тільки починаєте свій бізнес, і у вашій команді лише два учасники, ви можете скористатися безкоштовною версією Monday.com.
У рамках індивідуального плану ви отримуєте доступ до 3 дошок, понад 200 шаблонів, 20 типів стовпців та повних документів.
Базовий план
Базовий план – найкращий варіант, якщо у вас невелика група з кількох учасників. Він доступний і коштує лише 8 доларів США за місце на місяць для управління роботою вашої команди.
Базовий план включає пріоритетну підтримку клієнтів, необмежену кількість безкоштовних переглядів і доступ до функцій індивідуального плану.
Стандартний план
Стандартний план є найпопулярнішим для співпраці з командою та підвищення загальної продуктивності.
Цей тарифний план надає вам доступ до перегляду часової шкали та діаграми Ганта, календаря, автоматизації процесів налаштування та інтеграції платформи.
План Pro
З планом Monday’s Pro ви можете спростити складні процеси та отримати доступ до всіх функцій Monday.com.
Цей план коштує 16 доларів США за місце на місяць і дозволяє створювати інформаційні панелі, де можна об’єднати до 10 дошок.
Корпоративний план
Корпоративні плани можуть допомогти масштабувати процеси автоматизації та інтеграції. Ви можете створити інформаційну панель, яка об’єднує до 50 дошок.
Хоча Monday.com лідирує у списку програмного забезпечення для управління проєктами, є інші подібні платформи, які ви також можете розглянути.
Ось список трьох найкращих альтернатив Monday.com.
ClickUp
ClickUp – ще одне чудове програмне забезпечення для управління проєктами, розроблене спеціально для віддалених команд. Це проста у використанні платформа, що пропонує майже всі функції, доступні на Monday.com.
ClickUp допомагає вашій команді залишатися продуктивною та організованою, а також без зусиль співпрацювати на візуальних дошках. Члени команди можуть створювати спринти, спілкуватися в чаті, призначати завдання, додавати коментарі та документи, розподіляти ресурси, встановлювати терміни та отримувати сповіщення – все в одному місці.
Wrike
Wrike – це рішення для керівників проєктів, яким потрібна допомога у зборі та організації вимог до проєкту, створенні планів та візуалізації графіків на діаграмі Ганта.
З Wrike легко вносити зміни в плани проєкту в міру його просування, і всі залучені команди отримуватимуть сповіщення про будь-які зміни.
Smartsheet
Smartsheet – це чудовий варіант, якщо ви шукаєте хмарний інструмент корпоративного рівня, що допомагає керувати роботою та співпрацювати. Smartsheet має мільйони користувачів у всьому світі і довіру багатьох компаній.
Інтерфейс Smartsheet нагадує електронну таблицю, що робить його простим у використанні та знайомим для більшості користувачів. Він ідеально підходить для відстеження завдань, аналізу каналів продажів, планування завдань та оптимізації бізнес-процесів.
Ви можете використовувати Smartsheet для автоматизації робочого процесу, спільної роботи над контентом, управління проєктами, відстеження активності, планування, відстеження даних у реальному часі тощо.
Резюме
Ми спробували надати вам короткий огляд Monday.com і пояснити, як він може допомогти вам ефективно оптимізувати бізнес-завдання.
Сподіваємося, що наша стаття була для вас корисною і тепер ви готові легко організувати свої проєкти на Monday.com. Він є простим у використанні, доступним і має довіру сотень компаній у всьому світі.
То чого ви чекаєте? Спробуйте Monday.com вже зараз.
Ви також можете дізнатися про найкращі способи управління продажами за допомогою CRM для продажів на Monday.com.