Ефективне програмне забезпечення для управління завданнями: Огляд найкращих інструментів
Програмні рішення для управління завданнями є важливими для злагодженої роботи колективу та прискорення реалізації проектів. Вони допомагають покращити як внутрішню, так і зовнішню комунікацію в робочому середовищі, а також оптимізувати робочі процеси, навіть при появі нових завдань чи зміні пріоритетів.
Зі зростанням бізнесу, ефективна організація та керування завданнями стають складнішими. Для своєчасного виконання робіт потрібна злагоджена взаємодія між усіма членами команди, відділами та підрозділами.
Згідно з дослідженням, 80% співробітників витрачають майже половину робочого часу на переробку через недостатню комунікацію. Крім того, 46% керівників команд відзначають, що найбільшою проблемою є вчасне завершення проектів.
На щастя, для розв’язання цих проблем існують спеціалізовані програмні засоби для управління проектами!
Звіт також підкреслює, що таке програмне забезпечення може заощадити в середньому 498 годин робочого часу співробітників на рік. Завдяки цьому можна уникнути безладу на інформаційних панелях, використання громіздких таблиць, втрати стікерів, проблем із визначенням пріоритетів, пошуку та сортування електронних листів.
У цій статті ми розглянемо найкращі інструменти для керування завданнями, які дозволять вам використовувати можливості автоматизації, ефективно керувати проектами та покращити комунікацію.
Тож, почнемо дослідження!
Але спершу,
Що являє собою програмне забезпечення для управління завданнями?
Програмне забезпечення для управління завданнями – це спеціалізований інструмент для визначення, розподілу, контролю та моніторингу завдань для вас та вашої команди.
Інструмент має інтуїтивно зрозумілу панель управління, де відображається вся необхідна інформація: кількість завдань, їх рівень пріоритетності, часові рамки та дедлайни. Це допомагає коригувати графіки роботи відповідно до завантаженості та уникати плутанини.
Сучасні інструменти управління завданнями пропонують різноманітні функції, можливості налаштування та інтеграції, що дозволяє успішно завершувати проекти без зайвих зусиль.
Ефективна організація задач
Команди щодня працюють над різними проєктами, включаючи проєктні завдання, публікації в соціальних мережах, кадрові питання, виставлення рахунків, бухгалтерський облік, планування зустрічей та багато іншого. З використанням спеціалізованого програмного забезпечення цей процес стає значно простішим, ніж використання лише ручки та паперу або електронних таблиць Excel.
Відстеження дедлайнів
Одночасна робота над кількома проектами може призвести до плутанини через велику кількість дедлайнів. Однак, програмне забезпечення для управління завданнями полегшує цей процес, відображаючи чіткі терміни виконання для кожного завдання на панелі інструментів. Ви також можете відстежувати прогрес виконання та керувати всіма завданнями та підзавданнями.
Більшість інструментів для управління завданнями пропонують автоматичні сповіщення про наближення дедлайнів електронною поштою, що дозволяє вчасно вживати необхідних заходів.
Ефективна співпраця
Ви можете обговорювати ідеї зі своїми командами в режимі реального часу та залучати членів команди до виконання завдань. Замість довгих нарад, ви можете ефективно використовувати можливості програмного забезпечення.
Перейдемо до огляду найкращого програмного забезпечення для управління завданнями.
Monday
Monday – це потужний інструмент для ефективного управління проєктами, від базових завдань до комплексного управління портфелем. Крім основних функцій, він пропонує розподіл ресурсів, визначення ключових етапів проєкту, відстеження часу та управління ризиками.
Використовуйте надійні діаграми Ганта для візуалізації проєктів, керуйте залежностями, змінюйте їх, контролюйте базові лінії та етапи на кожному етапі життєвого циклу проєкту. Перетворюйте статистику на конкретні дії, приймайте обґрунтовані рішення на основі даних у режимі реального часу.
Збирайте дані з різних програм та проєктів та консолідуйте їх в єдиному представленні. Актуальна інформація в реальному часі допомагає розподіляти робоче навантаження з огляду на поточні можливості та ефективно керувати ресурсами. Налаштуйте автоматичні сповіщення для управління завданнями, затвердження бюджету тощо, щоб залишатися в курсі поточного статусу проекту.
Об’єднайте всіх членів команди на єдиній платформі, долаючи комунікаційні бар’єри, та досягайте спільних цілей. Налаштовуйте робочі процеси, використовуючи різні методології, такі як Agile, Sprints, Waterfall, відповідно до потреб вашого проекту.
Зручні інформаційні панелі забезпечують чітке візуальне представлення статусу проекту. Monday підтримує інтеграцію з багатьма інструментами, зокрема Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier тощо. Почніть роботу з 14-денної БЕЗКОШТОВНОЇ пробної версії.
ClickUp
ClickUp – це багатофункціональний інструмент, який дозволяє налаштовувати та керувати завданнями на професійному рівні. Він допомагає швидко адаптуватися до нових вимог проєкту, спрощує призначення завдань та командну комунікацію завдяки чату в реальному часі.
Налаштуйте ClickUp відповідно до ваших потреб, щоб врахувати усі необхідні деталі для успішного завершення проєкту. Інструмент дозволяє виконувати кілька завдань одночасно, класифікувати їх за пріоритетом, створювати робочі процеси та копіювати їх за потреби.
Використовуйте функцію відстеження часу за допомогою глобального таймера, вбудованого в завдання. Переглядайте свої завдання у різних форматах: список, дошка, календар, коробка, Ганта, форма, вбудований перегляд, активність, карта, таблиця, часова шкала, ментальні карти, документ, чат або робоче навантаження.
Використовуйте команди зі скісною рискою для активації контекстних меню, ефективного налаштування деталей завдань, вибору параметрів форматування, вставки файлів тощо. Ви також можете використовувати готові шаблони для створення процесів та подій.
Серед інших функцій: фільтрація, пошук та сортування завдань, управління повторюваними завданнями, багатозадачна панель, визначена ієрархія, панелі завдань, перетягування елементів, згадування завдань та чернетки, підзавдання, контрольні списки, масове перепланування, управління портфоліо та епіками, підтримка веб-хуків тощо.
ClickUp забезпечує високу доступність (99,99%) та високий рівень конфіденційності та безпеки. Він підтримує інтеграцію з понад 1000 інструментів, таких як Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom тощо.
Wrike
Wrike – це програмне забезпечення для управління завданнями, якому довіряють понад 2,3 мільйона користувачів у всьому світі. Воно допомагає спростити робочі процеси та забезпечити своєчасне виконання проєктів. Розбивайте роботу на невеликі керовані частини за допомогою налаштованих процесів та представлень.
Створюйте спільний простір для взаємодії в режимі реального часу, де можна організувати всю інформацію про проєкт, оновлення та рішення. Уникайте зайвих зустрічей, надаючи вичерпні звіти та візуалізацію прогресу для всієї команди та клієнтів. Персоналізуйте панель управління, щоб створювати списки важливих справ та автоматично сортувати завдання за пріоритетом та терміном виконання.
Визначайте дедлайни, звітуйте про прогрес та обговорюйте деталі, використовуючи можливості автоматизації для підвищення ефективності роботи. Скоротіть обсяг адміністративних завдань за допомогою спеціальних форм запитів та запрошуйте необхідних членів команди для внесення змін, запитів або відповідей у контексті.
Зменшіть кількість електронних листів та перейдіть до єдиного процесу, використовуючи інструменти для спільної роботи в програмі. Плануйте проєкти, визначайте результати та приймайте обґрунтовані рішення без необхідності писати довгі електронні листи.
Wrike легко адаптується до різних методологій, таких як Agile або Waterfall, дозволяючи чітко візуалізувати завдання у різних режимах, зокрема у вигляді діаграм Ганта, календарів, дошок Kanban тощо. Скоротіть час на перевірку проєкту, використовуючи вбудовані інструменти для зворотного зв’язку, переконайтеся, що клієнти мають останні версії файлів, обговорюйте зміни та вирішуйте проблеми в режимі реального часу.
Створюйте налаштовані звіти за лічені хвилини, використовуючи готові шаблони або створюючи їх з нуля, та аналізуйте ефективність окремих учасників та команди в цілому.
Інтегруйте Wrike з інструментами, які ви вже використовуєте, зокрема Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter та іншими.
Smartsheet
Smartsheet – це інструмент для управління завданнями, який використовується провідними компаніями з різних галузей. Панель управління проєктами об’єднує все необхідне на одному екрані, полегшуючи планування та співпрацю.
Інструмент працює на основі автоматизації, де можна встановлювати тригери для автоматичного виконання повторюваних завдань. Крім того, ви можете візуалізувати дані у вигляді діаграм Ганта, дошки канбан, карток та таблиць для зручного сприйняття інформації.
Інструмент оснащений функцією звітності в реальному часі, що дозволяє швидко коригувати плани за необхідності.
Smartsheet можна інтегрувати з багатьма бізнес-інструментами, зокрема Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce тощо.
Ви можете скористатися 30-денною безкоштовною пробною версією та переконатися, чому цей інструмент обрали понад 90% компаній зі списку Fortune 100.
Teamwork
Створюйте завдання з детальним описом та налаштовуйте їх відповідно до ваших цілей за допомогою Teamwork. Інструмент забезпечує повну візуалізацію процесів, дозволяє виявляти проблемні місця та усувати їх, керуючи запланованими та призначеними завданнями.
Керуйте завданнями за допомогою тегів, правильного розподілу, оцінки часу та встановлення дедлайнів. Візуалізуйте, як ваша команда витрачає час на виконання різних завдань, переглядайте списки справ та визначайте стратегічні пріоритети. Використовуйте готові шаблони для оптимізації робочих процесів та автоматизації повторюваних дій, щоб зменшити адміністративне навантаження.
Teamwork пропонує різноманітні шаблони, які допомагають заощадити час, прискорити роботу та покращити процеси. Ці шаблони призначені для управління проєктами, завданнями та адаптації клієнтів для покращення ділових відносин.
Teamwork пропонує мобільні додатки для роботи з будь-якого місця, підтримку клієнтів та хостинг у Північній Америці, Австралії та Європі. Компанія дотримується високих стандартів безпеки для захисту ваших даних. Інтегрується з HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack та іншими інструментами.
Paymo
Виконуйте проєкти вчасно та впевнено працюйте над кількома завданнями одночасно за допомогою Paymo. Інструмент допомагає планувати завдання з ключовими деталями, ефективно співпрацювати з командою та легко відстежувати виконання завдань.
Групуйте завдання для збереження їх структури та призначайте їх колегам за кілька кліків. Слідкуйте за виконанням завдань вашими підлеглими. Призначайте статус пріоритету різним завданням, наприклад низький, нормальний, високий або критичний, та ефективно працюйте, щоб завершити їх у встановлений термін.
Paymo має детальне представлення завдань, що дозволяє спілкуватися з колегами в режимі реального часу. Ви самі визначаєте, хто отримуватиме сповіщення про оновлення. Прикріплюйте файли з Google Диска або комп’ютера та організовуйте їх у своєму проєкті. Ви також можете переглядати файли безпосередньо в браузері та завантажувати їх.
Paymo пропонує різні типи представлення: дошка Kanban, простий список, діаграма Ганта, календар та таблиця. Ви можете вибрати ті, які найкраще підходять для вашого проєкту. Також можна використовувати розширені фільтри для персоналізації перегляду завдань. Створюйте та додавайте віхи до списку завдань та відзначайте ключові досягнення в життєвому циклі проєкту.
Не пропускайте дедлайни завдяки налаштуванню сповіщень, які інформуватимуть вас електронною поштою про наближення терміну виконання. Перетворюйте повторювані завдання або проєкти на шаблони, щоб не створювати їх щоразу з нуля. Ви також маєте можливість копіювати проєкти з вибраними елементами.
Asana
Керування та відстеження завдань стає легким, коли у вас є Asana. Інструмент допомагає керувати всім процесом від початку до кінця, делегуючи завдання членам команди та встановлюючи конкретні терміни для забезпечення вчасного виконання проєктів.
Інструмент дозволяє встановлювати пріоритети для завдань, щоб кожен член команди розумів, які завдання потрібно виконати першочергово. Таким чином, команда може планувати свою роботу, залишаючись ефективною та продуктивною. Asana допомагає покращити співпрацю завдяки можливості обміну файлами, ідеями, відгуками тощо, забезпечуючи доступ до необхідної інформації в потрібний момент. Доступні різноманітні функції перегляду завдань, зокрема:
- Перегляд списку для відображення завдань у формі списку та організації деталей в одному місці
- Перегляд дошки для організації роботи у вигляді наліпок, щоб можна було швидко переходити між етапами
- Перегляд календаря для виявлення співпадінь і вікон у розкладі завдань, щоб швидко вносити зміни
- Перегляд часової шкали для планування роботи в певних часових рамках, де можна переглядати взаємозв’язки між різними завданнями та відстежувати їх, навіть якщо плани змінюються
Інші функції включають надсилання необмеженої кількості повідомлень, журнали активності, сховище файлів об’ємом 100 МБ/файл, співпрацю з максимум 15 учасниками, перегляд виконавців та термінів виконання, короткий огляд проєкту, інтеграцію відстеження часу та понад 100 інтеграцій з вашими повсякденними програмами.
Мобільний додаток Asana доступний в App Store та Google Play, що дозволяє керувати завданнями з будь-якого місця та вносити швидкі зміни в режимі реального часу. Базовий функціонал Asana є безкоштовним.
Платні плани починаються від 10,99 доларів США (при річній оплаті) та пропонують додаткові функції, зокрема інтуїтивно зрозумілі інформаційні панелі, спеціальні поля, розширені звіти та пошук, необмежену кількість співавторів, форми, правила, консоль адміністратора, віхи тощо.
Notion
Notion – один з найкращих інструментів для управління завданнями. Він допомагає планувати, виконувати та відстежувати проєкти в одному місці, водночас сприяючи безперебійній співпраці з командою. Забезпечте узгодженість дій команди за допомогою загальної дорожньої карти проєкту, щоб уникнути плутанини.
Зафіксуйте будь-яку ідею, поділіться нею та отримуйте завдання, задокументовані в базі даних, прискорюючи реалізацію вашого проєкту. Notion дозволяє налаштувати все, щоб додавати та визначати властивості бази даних для створення продуктивного робочого процесу.
Ви можете переглядати дані різними способами – у вигляді дошки, календаря, таблиці або фільтрувати їх за властивостями. Об’єднуйте свою роботу, щоб кожен елемент мав окрему сторінку. Це забезпечить зручний простір для кожного завдання, ви також можете створювати сторінки всередині сторінок та зберігати пов’язані завдання в одному місці.
Додавайте корисну інформацію до проєктів, створюйте нові бази даних, відстежуйте підзавдання, додавайте фільтри для перегляду завдань та легко перемикайтеся між проєктами. Починайте обговорення, залишайте коментарі та запрошуйте колег долучатися до роботи незалежно від їхнього місця перебування чи часового поясу.
Notion дозволяє одночасно працювати над проєктом з іншими членами команди, забезпечуючи співпрацю в режимі реального часу. Ви отримуєте сповіщення про згадки та коментарі до проєкту, що дозволяє швидко реагувати та заощаджувати час, необхідний для перевірки статусу або проведення зустрічей.
Почніть роботу з Notion, який доступний як веб-програма та програма для завантаження на Mac, Windows, iOS та Android. Це надійне та безпечне рішення з шифруванням SSL та 100% хмарною архітектурою, захищеною VPC та щоквартальним аудитом безпеки. Notion також пропонує систему єдиного входу SAML у плані Enterprise для управління доступом користувачів.
Todoist
Використовуйте Todoist для ефективного управління завданнями та організації робочого процесу. Чітко переглядайте свої проєкти та відстежуйте кожну активність, щоб контролювати все та не пропускати жодного оновлення.
Використовуйте функцію “швидкого додавання” для фіксації завдань, упорядковуйте їх за лічені секунди та встановлюйте кінцеві терміни, використовуючи повторювані дати виконання. Зосередьтеся на головному, розставляючи завдання за пріоритетом, визначайте послідовність дій, створюючи підзавдання та розділи, та додавайте вибране для відстеження основних проєктів, фільтрів чи міток.
Поділіться своїм навантаженням, делегуючи завдання, роблячи ключову інформацію доступною для всіх через коментарі, та відстежуйте зміни. Ставте цілі на день або тиждень та візуалізуйте прогрес і тенденції продуктивності. Інструмент Todoist Karma нараховує вам бали за виконання завдань та дозволяє відстежувати прогрес у кольорових графіках.
Організовуйте проєкти за допомогою простих або розширених макетів, перетягуйте завдання у потрібне місце. Todoist також пропонує готові шаблони для швидкого створення дорожньої карти продукту, порядку денного зустрічі, щотижневого огляду тощо.
Інтегруйте Todoist з іншими програмами, які ви використовуєте, щоб не переходити між ними. Все можна організувати централізовано. Ви можете підключити його до 10+ програм та плагінів, включно з Dropbox, Alexa, Google Calendar тощо.
Trello
Trello — це відомий інструмент для управління завданнями, який обрали понад 1 мільйон команд різного розміру для управління своїми проєктами, співпраці та покращення продуктивності. Він чудово підходить як для окремих користувачів, так і для великих підприємств. Ви можете почати використовувати дошку Trello, картки та списки, щоб відразу відчути різницю.
Розширюйте та налаштовуйте завдання за допомогою додаткових функцій у міру розвитку співпраці. Trello пропонує інтуїтивно зрозумілі можливості для організації зустрічей, заходів, проєктів та встановлення цілей. Дошка Trello допомагає призначати завдання, встановлювати часові рамки, відображати показники продуктивності, календарі, декілька типів представлення та статистичні дані.
Використовуйте картки Trello для організації, відстеження та обміну роботою з колегами. Ви можете відкрити картку, щоб знайти контрольні списки, вкладення, терміни виконання, обговорення тощо. Зосередьтеся на важливих речах та дозвольте автоматизації впоратися з рештою завдяки «Дворецькому» Trello, який зменшить кількість дій та зусиль.
Він використовує команди обробки природної мови (NLP) для автоматизації без коду. Налаштуйте конкретні потреби, підключивши Trello до потужних інструментів, таких як Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive тощо. Завантажте додаток Trello на свій смартфон з iOS або Android для безперешкодного користування у будь-який час.
nTask Manager
Компанії, обираючи програмне забезпечення для управління проєктами, зазвичай шукають інструменти для аналізу, планування, співпраці та управління щоденними завданнями. Саме тут виступає nTask Manager, відомий як потужне програмне забезпечення для управління проєктами. Він спрощує планування проєкту для команди та оптимізує залежності завдань, управління ресурсами, фінансовий підсумок, планування та кінцеві результати.
nTask Manager включає низку функцій, зокрема управління нарадами, відстеження проблем, список справ, розклад, управління ризиками та дошку Kanban. Крім того, інструмент можна інтегрувати з іншими програмами для успішного завершення проєкту.
Інструмент оснащений такими функціями:
- Бюджетування та фінансовий звіт
- Планування проєкту
- Встановлення віх
- Розподіл ресурсів
- Зв’язування проєктів та призначення завдань
- Готові шаблони дощок
- Спеціальні статуси
- Необмежена кількість дощок Kanban
- Додавання документів та коментарів
- Кілька виконавців
- Пріоритет та статус завдання
- Встановлення фактичних та запланованих дат
- Лінія прогресу
- Залежності завдань
- Створення підзавдань
nTask забезпечує більшу гнучкість та ефективність під час управління завданнями та допомагає залишатися зосередженим. За допомогою інструменту можна розширити можливості прийняття рішень, встановивши залежності та додавши завдання. Мета полягає у забезпеченні прозорості серед членів команди, підтриманні підзвітності та покращенні командної комунікації.
Інструмент ідеально підходить для відстеження часу, витраченого на виконання завдань, та створення звітів про розклад. Він поставляється з автоматичним таймером, ручним введенням часу, поданням табеля та затвердженням/скасуванням табеля. Користувачі також можуть отримувати оновлення про повторювані зустрічі, синхронізувати їх з календарем, стежити за прийнятими рішеннями та обговорювати нотатки чи порядок денний зустрічі.
Висновок
З появою інструментів для управління завданнями, керувати проєктами стало набагато простіше. Оберіть один з них, щоб створювати завдання, призначати їх членам команди, відстежувати прогрес, ефективно співпрацювати та збирати статистичні дані.
За допомогою програмного забезпечення ви зможете завершувати більше проєктів вчасно та з високою якістю результатів.