Outlook пропонує потужні інструменти для автоматизації роботи з електронними листами, такі як правила. Однак, не менш корисна, хоча й менш відома, функція – це “Швидкі кроки”. Вона дозволяє автоматизувати рутинні дії, наприклад, переміщення або копіювання повідомлень. Завдяки швидким крокам можна одним кліком переносити всі нові листи до окремої папки, наприклад, “Сьогодні”, звільняючи основну папку “Вхідні”. Налаштування займає лічені хвилини, а економія часу може бути значною.
За замовчуванням, Outlook групує листи за датою: “Сьогодні”, “Вчора” та “Минулий тиждень”. Проте, ці розділи є лише тимчасовою організацією у вашій папці “Вхідні”, а не окремими місцями. Для зручнішої роботи, ми використаємо ці часові рамки для автоматичного переміщення нових повідомлень до окремої папки.
Для налаштування швидкого кроку, відкрийте Outlook. На вкладці “Основне” (або “Головна”) знайдіть панель інструментів “Швидкі кроки” та оберіть “Створити новий”.
Відкриється вікно для налаштування. Введіть назву для нового швидкого кроку. Якщо ви не вкажете назву, вона автоматично встановиться згідно з обраною дією.
У випадаючому меню “Дії” оберіть “Перемістити до папки”. Система запропонує вам обрати існуючу папку або створити нову. Створіть нову папку та назвіть її, наприклад, “Сьогодні”. У розділі “Необов’язково” цього ж вікна ви можете задати клавіатурне скорочення для швидкого запуску кроку. Натисніть “Готово”, щоб завершити налаштування.
Поверніться до головного вікна Outlook та згорніть розділ “Сьогодні”. Виділіть його, щоб він став світло-блакитного кольору. Коли ви виділяєте розділ у згорнутому стані, автоматично виділяються всі повідомлення, що в ньому містяться.
Натисніть на щойно створений “Швидкий крок” на панелі інструментів або скористайтеся заданою комбінацією клавіш.
Всі електронні листи, отримані сьогодні, будуть автоматично переміщені до новоствореної папки. Переглядаючи листи в ній, ви не ризикуєте випадково натрапити на старі повідомлення.
Для більшої зручності ви можете створити ще один швидкий крок, який видалятиме всі повідомлення з папки “Сьогодні”. Таким чином, наприкінці дня вона буде готова до нової порції листів. Використовуйте набір швидких кроків для контролю за обробкою пошти, переміщуючи нові повідомлення до окремої папки протягом дня.
Пам’ятайте, що цей спосіб буде ефективним лише тоді, коли ви будете очищати папку “Сьогодні” наприкінці дня. Інакше, вона просто стане ще однією папкою, заповненою листами.