При додаванні коментарів до документів Word, електронних таблиць Excel чи презентацій PowerPoint, Office 365 надає можливість згадати іншого користувача, використовуючи символ “@”, подібно до більшості чат-платформ. Розглянемо, для чого потрібні згадки в Office 365 і як їх ефективно застосовувати.
Згадки стають корисними, коли ви співпрацюєте з іншими людьми. Хоча ви можете використовувати їх у своїй персональній передплаті на Office 365 (O365), для максимальної ефективності потрібно додати інших користувачів до цієї підписки. Отже, згадки найчастіше застосовуються в організаціях, де кожен має ліцензію O365.
Хоча ви не будете використовувати Word, Excel або PowerPoint як чат-додатки, іноді потрібно звернутися до автора документа, не залишаючи при цьому самого файлу. Раніше, додавши коментар до файлу Office, ви сподівалися, що хтось його відкриє і прочитає. Згадки ж дозволяють відразу надіслати повідомлення конкретній особі.
Це може бути питання (наприклад, “Сандро, чи можеш ти підтвердити правильність цих цифр?”), правка (“Джон, цей розділ занадто довгий, будь ласка, скороти його”) або просто коментар (“Джан, мені дуже сподобався цей слайд”). У будь-якому випадку, згадка автоматично відправляє користувачу електронного листа з повідомленням і посиланням на коментар. Більше не потрібно чекати, поки хтось випадково відкриє файл, щоб побачити ваш коментар!
Розглянемо цей процес на прикладі Word, але він ідентичний для Excel та PowerPoint.
Виділіть текст, до якого хочете додати коментар, а потім перейдіть у меню “Вставка” і виберіть “Новий коментар” (або натисніть правою кнопкою миші на виділеному тексті та оберіть “Новий коментар” з контекстного меню).
У полі для коментаря введіть символ “@”, а потім ім’я людини, яку потрібно згадати. Завершіть своє повідомлення і натисніть кнопку “Опублікувати”.
Готово, ви успішно згадали користувача.
Згаданий користувач отримає сповіщення електронною поштою, де буде показано ваш коментар, текст, який ви прокоментували, а також кнопку для швидкого переходу до вашого коментаря у документі.
Згадки працюють у мобільних додатках, веб-версіях і десктопних програмах Microsoft для Word, Excel і PowerPoint.
Повідомлення електронною поштою має додаткові можливості: відображає ланцюжок коментарів, навколишній контекст документа, а також надає можливість відповісти на коментар безпосередньо з листа.
Ця додаткова функціональність доступна у мобільних і веб-версіях Word, Excel та PowerPoint, а також у клієнті Excel (версія 1911 або новіша для Windows, версія 16.31 або новіша для Mac). Очікується, що сповіщення електронною поштою з клієнтських програм Word і PowerPoint отримають цю функцію у 2020 році.