При відправленні електронного листа групі контактів у Outlook, раніше відомій як список розсилки, ви можете захистити приватність одержувачів, приховуючи їхні електронні адреси. Це простий спосіб зберегти особисту інформацію у таємниці.
Що таке група контактів?
В Office 365, підписній версії Office від Microsoft, списки розсилки замінені двома видами груп:
Групи O365: створені для швидкої співпраці, вони включають спільну поштову скриньку, календар, файлове сховище, планувальник і блокнот OneNote. Ідеальні для малих проектних команд або організацій, де потрібні прості інструменти для спільної роботи.
Контактні групи: це перелік електронних адрес, об’єднаних у групу. Замість додавання кожного одержувача окремо, ви можете надіслати повідомлення на назву групи, і всі члени отримають лист. Це схоже на список розсилки, але з важливою відмінністю: списки розсилки (і групи O365) зазвичай відображаються у загальній адресній книзі, доступній для всіх у організації. Контактні групи є персональними.
Якщо ви використовуєте окрему версію Office без веб-додатків, можливо, вам все ще доступні списки розсилки. Ми покажемо, як приховати імена одержувачів у контактній групі, і ті самі кроки підійдуть для списків розсилки.
Навіщо приховувати імена у групах контактів?
Інколи це просто прояв ввічливості. Ваші знайомі можуть бути не проти отримання електронних листів від вас, але вони, можливо, не хочуть, щоб їхні контакти були видимі всім іншим у вашій масовій розсилці.
Постійно зростаючі вимоги до захисту даних дають вагомі підстави для приховування електронних адрес. Якщо ви маєте справу з конфіденційною інформацією, такою як фінансова чи медична, ви, ймовірно, зобов’язані зберігати особисті дані у таємниці.
Електронні адреси часто легко ідентифікують особу, і законодавчі акти, як HIPAA у США та GDPR в Європі, вважають їх «ідентифікаційною інформацією». Тому, надсилаючи, наприклад, електронний лист групі підтримки, не варто розкривати контакти одержувачів.
Як приховати імена у контактній групі?
Добра новина: приховати імена за допомогою функції “Прихована копія” (BCC) під час створення листа дуже легко.
BCC (Blind Carbon Copy) означає “Прихована копія”. Ви, напевно, використовували CC (Carbon Copy, копія) для додавання когось, хто не є основним одержувачем листа. BCC працює так само, як CC, за винятком того, що одержувачі BCC бачать лише ім’я відправника та ім’я особи в полі “Кому”.
Особи, які отримали приховану копію, також не бачать, хто ще отримав копію, і не отримують відповідей, якщо хтось натисне “Відповісти всім”.
Поле BCC не відображається за замовчуванням при створенні нового листа, але його легко ввімкнути. Відкрийте новий лист в Outlook та виберіть “Параметри” > “Прихована копія”.
Поле BCC тепер відображатиметься у вашому новому листі.
Це потрібно зробити лише один раз. Всі наступні електронні листи відображатимуть поле BCC. Якщо ви хочете знову приховати поле BCC, виберіть “Параметри” > “Прихована копія” в будь-якому листі, і воно зникне.
Тепер, коли поле BCC видно, введіть своє ім’я у полі “Кому”, а групу контактів — у поле “Прихована копія”.
Кожен у групі контактів отримає електронний лист, але бачитиме лише відправника (вас) та особу в полі “Кому” (теж вас).
При першому використанні цієї функції, варто додати до листа примітку, яка пояснить, що ви використовуєте BCC для захисту їхньої конфіденційності. Це позбавить ваших менш технічно досвідчених одержувачів від запитань, чому вони отримали лист, ніби він надійшов тільки від вас!