Чи то службові поїздки, чи податкова звітність – рано чи пізно вам може знадобитися заповнити звіт про витрати. Якщо у вас немає корпоративного шаблону або консультанта, який його надає, ви можете легко створити свій власний, використовуючи готові шаблони в Word.
Створення індивідуального бланка витрат
Звіт про витрати – це невід’ємна складова будь-якої ділової подорожі. І хоча кожна організація може мати власні правила відшкодування, загальна структура форми та її елементи залишаються доволі схожими, незалежно від місця вашої роботи.
Якщо ви заповнюєте звіт для своєї компанії, спочатку з’ясуйте, чи існують якісь внутрішні інструкції, яких варто дотримуватися, або чи є готовий шаблон для використання.
Якщо ж вам потрібно розробити власний бланк витрат, Word пропонує досить зручний стартовий шаблон. Він може не ідеально відповідати вашим вимогам, але це чудова основа для початку.
Для початку запустіть Word. У лівій частині стартового вікна натисніть «Створити».
У рядку пошуку введіть «витрати».
Натисніть «Enter», щоб переглянути доступні варіанти, а потім оберіть потрібний шаблон.
Відкриється нове вікно з назвою, описом шаблону та його попереднім переглядом. Натисніть «Створити».
З’явиться новий зразок бланка витрат. Ознайомтеся з ним та відредагуйте необхідні поля. Зверніть увагу, щоб кольори та шрифти відповідали корпоративним стандартам вашої компанії.
Після внесення потрібних змін, збережіть шаблон для майбутнього використання. Записувати всі витрати під час поїздки – найкращий варіант, а не чекати її закінчення, оскільки легко забути деталі покупок, зроблених кілька днів тому.
Ось перелік найпоширеніших статей витрат, які найчастіше відстежуються:
Готель
Транспорт (сюди входять авіаквитки, проїзд громадським транспортом, оренда авто та іноді пробіг)
Паливо
Харчування
Телефон (багато компаній вимагають придбання місцевої SIM-карти, тоді як інші оплачують роумінг)
Розваги (це категорія, яка потребує обережності. Можливо, варто заздалегідь отримати схвалення, перш ніж розважати клієнтів. Якщо ви цього не зробили, не перестарайтеся, щоб уникнути непорозумінь з компанією.)
Різне
Зазвичай, краще отримати попереднє схвалення витрат перед поїздкою, щоб уникнути проблем з відшкодуванням після того, як ви вже витратили гроші. Також, майте на увазі обмеження витрат компанії в різних місцях. Більшість компаній встановлюють підвищені ліміти, якщо ви подорожуєте у регіони з вищими цінами.
Переконайтеся, що ви зберігаєте всі чеки, документально підтверджуєте витрати, заповнюєте звіт, і все буде гаразд!