Програмне забезпечення для організації графіків роботи персоналу – це інструмент, доступний через інтернет, що допомагає ефективно розподіляти робочі зміни між співробітниками, враховуючи різноманітні фактори.
Складання графіків для персоналу, щоб забезпечити виконання всіх необхідних завдань, саме по собі є непростим процесом. Додатково ускладнює ситуацію необхідність враховувати численні обмеження, такі як місцезнаходження, час, потрібна кількість працівників для певного виду робіт тощо.
Тому, особа, відповідальна за розподіл змін, має бути дуже уважною, щоб знати, які працівники доступні в конкретний день і навіть час. Неправильне планування може призвести до втрати можливості максимізувати продажі та знизити витрати на оплату праці.
Звучить складно, чи не так? Щоб забезпечити точність виконання цього важливого завдання, організації, незалежно від їхнього розміру, використовують спеціальне програмне забезпечення для управління графіками роботи.
Такі програми надають актуальну інформацію про працівників, які перебувають у відпустці або недоступні в певний час. Це значно зменшує ймовірність помилок та плутанини, порівняно з ручним плануванням на папері.
Давайте розглянемо, які переваги може отримати ваш бізнес від використання програмного забезпечення для управління графіками роботи:
Управління графіками різних відділів: якщо вам важко координувати роботу співробітників різних відділів, програма для планування може стати вашим найкращим помічником.
Зменшення кількості помилок: люди схильні помилятися, це загальновідомий факт. Навіть якщо ви використовуєте електронні таблиці, можуть виникати помилки, наприклад, нестача персоналу. Програмне забезпечення для планування автоматизує цей процес, надаючи всю необхідну інформацію в одному місці та надсилаючи сповіщення, якщо щось пропущено.
Скорочення зайвих завдань: планування персоналу – це постійний процес створення та призначення змін щотижня та щомісяця. За допомогою програмного забезпечення ви можете створювати шаблони та використовувати їх у майбутньому, а також копіювати графіки з минулого, що значно заощаджує час.
Можливість співпраці: хмарне програмне забезпечення дозволяє співробітникам обмінюватися змінами та часовими інтервалами, що допомагає уникнути конфліктів.
Формування бази знань: програмне забезпечення також може прогнозувати потреби в персоналі у пікові періоди на основі історичних даних, що зберігаються в системі.
Справді, можливостей набагато більше, ніж ви могли очікувати. Тепер, коли ви розумієте, як програмне забезпечення для планування роботи персоналу може підвищити ефективність, продуктивність та зменшити витрати на оплату праці, давайте розглянемо найпопулярніші рішення на ринку.
Breathe Rota
Rota від Breathe робить планування вашої команди простим і ефективним процесом.
Цей інструмент пропонує інтуїтивно зрозумілий конструктор графіків з функцією перетягування, спрощеним призначенням ролей та параметрами спільного доступу.
Ви можете зберігати створені шаблони графіків для майбутнього використання. Хмарний доступ та сповіщення дозволяють тримати всіх в курсі подій.
Rota також має персональну інформаційну панель, де співробітники можуть приймати, відхиляти або обмінюватись змінами. Крім того, вбудований годинник допомагає створювати автоматичні табелі.
Ви можете почати користуватися Breathe Rota, скориставшись 14-денною безкоштовною пробною версією, щоб особисто оцінити зручність управління персоналом.
Shiftboard
Shiftboard – це хмарна платформа, що допомагає компаніям відстежувати графіки роботи та керувати персоналом. Вона орієнтована на працівників з погодинною оплатою, де важливими є планування змін, взаємодія в режимі реального часу та зворотний зв’язок. Крім складання графіків, Shiftboard також включає інструменти для реєстрації робочого часу та відвідуваності, відстеження кандидатів та адаптації персоналу.
Shiftboard допомагає зменшити витрати на оплату праці та підвищити продуктивність співробітників у довгостроковій перспективі. Відмінною рисою Shiftboard є можливість гнучкого налаштування. Ви можете адаптувати його під конкретні потреби вашого бізнесу.
Основні переваги Shiftboard:
- Оптимізація планування: налаштовуйте профілі співробітників, робочі графіки та правила відповідно до потреб планування. Shiftboard інформує вас про доступність співробітників, запобігаючи плануванню на тих, хто недоступний.
- Сповіщення в реальному часі: Shiftboard автоматично сповіщає співробітників про призначення змін, а також надсилає нагадування, щоб вони не пропускали роботу.
- Планування на основі попиту: добре організовані історичні дані допомагають оптимізувати графіки роботи, зменшуючи витрати та узгоджуючи їх з потребами клієнтів.
- Незалежність від платформи: ваші співробітники можуть переглядати та керувати графіками через браузер на будь-якій операційній системі. Також доступні мобільні додатки для Android та iPhone.
Shiftboard пропонує два варіанти програмного забезпечення для планування, орієнтованих на виробничі та сервісні компанії. Їх корпоративні плани легко масштабуються і підходять для компаній з понад 100 000 співробітників.
ScheduleAnywhere
ScheduleAnywhere – це онлайн-платформа для планування робочого часу, яка допомагає менеджерам координувати роботу співробітників у різних відділах та локаціях. Вона надає компаніям можливість контролювати потреби в персоналі, відстежувати робочий час, обробляти запити на відпустку, призначати понаднормові години, повідомляти працівників про зміни та інше.
Це програмне забезпечення розроблено для різних галузей, таких як роздрібна торгівля, сфера послуг, транспорт, державний сектор, енергетика, охорона здоров’я, громадська безпека та правоохоронні органи. Менеджери можуть призначати зміни, створювати ротаційні графіки та використовувати шаблони. Можливість складати розклад для кількох співробітників та копіювати цілі графіки усуває необхідність повторного введення даних.
Інші переваги:
- Виключення ймовірності накладання змін, щоб уникнути перевантаження співробітників.
- Отримання аналітичних даних та створення звітів, включаючи інформацію про співробітників, їх місцезнаходження, графіки змін, відділи тощо.
- Співробітники можуть вибирати зручний спосіб отримання сповіщень про призначення змін.
- Можливість вибору різних діапазонів графіків: 1-денні, 7-денні, 14-денні, 28-денні та 42-денні. Також доступне кольорове кодування для позначення днів хвороби, відпусток та інших видів неробочого часу.
- Відстеження навчання, навичок та сертифікатів співробітників, а також автоматичне сповіщення про їхнє закінчення за 90 днів.
ScheduleAnywhere є досить доступним, з цінами від 25 доларів на місяць. Ви можете надіслати запит на індивідуальний план, що залежить від розміру вашого бізнесу та додаткових функцій.
Humanity
Humanity – це програмне забезпечення для планування, що підходить для малих, середніх та великих компаній. Воно допомагає власникам та менеджерам призначати робочі місця та складати графіки змін. Ви можете налаштувати програму відповідно до стандартів вашої компанії. Humanity також підтримує мобільні пристрої, що дозволяє вам керувати графіками та вирішувати питання з будь-якого місця.
Humanity пропонує зручні функції планування, такі як можливість перетягування, призначення змін на основі навичок та посади. Крім керівників, це програмне забезпечення корисне і для співробітників, які можуть обмінюватись змінами та подавати запити на відпустку, а також переглядати свої графіки в мобільному додатку.
Humanity пропонує наступні функції:
- Понад 175 000 компаній по всьому світу використовують програму для планування графіків роботи персоналу, управління змінами та затвердження запитів на вихідні.
- Потужна програма має вбудований таймер, який дозволяє точно відстежувати час роботи, розраховувати відвідуваність та експортувати точні табелі для нарахування заробітної плати.
- Модуль “Відпустки” спрощує процес подачі запитів на вихідні та дозволяє бачити доступність персоналу в режимі реального часу.
- Humanity також дозволяє імпортувати ключові показники ефективності, що допомагає прогнозувати майбутні шаблони планування на основі аналізу даних.
Humanity пропонує три плани підписки для персоналу. Початковий план коштує 3 долари на користувача на місяць. Корпоративний план можна налаштувати під потреби великих компаній.
ZoomShift
ZoomShift – це ще одна платформа для планування, яка дозволяє складати графіки змін та призначати завдання для працівників з погодинною оплатою, наприклад, фрілансерам.
Будучи хмарним рішенням, ZoomShift дозволяє обробляти запити на відпустку, призначати понаднормову роботу та перевіряти доступність персоналу. Це допомагає уникнути конфліктів та плутанини після створення графіків. ZoomShift автоматично сповіщає співробітників про графік на обраній ними платформі. Співробітники можуть просити про обмін змінами.
ZoomShift має вбудований таймер для відстеження робочого часу, що особливо корисно, якщо вам не подобається вести табелі вручну. Він також надає корисну інформацію про запізнення, ранній прихід чи роботу поза графіком. Ви можете створювати звіти про заробітну плату та експортувати їх у відповідні програми для нарахування виплат. ZoomShift доступний через веб-браузер та мобільні додатки.
Основні переваги ZoomShift:
- Легке створення графіків роботи.
- Створення шаблонів планування.
- Затвердження запитів на відпустку.
- Управління змінами.
- Контроль понаднормових та уникнення конфліктів.
- Відстеження робочого часу співробітників.
- Надсилання сповіщень про графік роботи.
- Створення та експорт звітів про графіки та відпрацьований час для нарахування заробітної плати.
Плани підписки ZoomShift починаються від 2,50 доларів на користувача на місяць для малих організацій. Преміум-плани для середніх організацій коштують 4 долари на користувача, а для великих компаній доступний індивідуальний план.
When I Work
When I Work – це платформа для планування, доступна в усіх популярних браузерах. Вона допомагає компаніям створювати та змінювати графіки роботи, призначати завдання та додавати нові робочі місця. Також, платформа відстежує робочий час, заповнює зміни та управляє відвідуваністю.
Менеджери можуть керувати графіками та відстежувати робочий час через мобільні додатки. Співробітники отримують сповіщення про зміни в додатках та можуть подавати запити на їхню зміну.
Менеджери можуть обробляти та затверджувати запити на відпустки на платформі, що допомагає мінімізувати конфлікти та помилки під час створення графіків. Також, є можливість імпортувати дані співробітників у форматі CSV, щоб уникнути ручного введення інформації.
When I Work інтегрується з програмним забезпеченням для нарахування заробітної плати, таким як Gusto, QuickBooks та ADP, що сприяє прискоренню виплати заробітної плати. Платформа допомагає в процесі адаптації нових співробітників, затверджує відпустки, обмін змінами та заповнення робочих місць.
Платформа також дозволяє підтверджувати зміни, ставити завдання та спілкуватися зі співробітниками, тримаючи їх в курсі подій. When I Work також підтримує приватні та групові чати для зручного спілкування. Співробітники можуть повідомляти про свою доступність, просити відгул та обмінюватися змінами.
When I Work коштує 2 долари США на користувача на місяць для малого бізнесу. Великим компаніям пропонують корпоративну версію, яку можна налаштувати під їхні потреби.
Sling
Sling – це ефективна платформа для планування та співпраці, створена для компаній, що наймають працівників позмінно. Вона допомагає керувати змінами персоналу, робочим часом, нарахуванням заробітної плати та іншими завданнями.
На централізованій панелі ви можете налаштовувати шаблони змін, переглядати доступність співробітників, обробляти запити на відпустку та обмін змінами. Sling має вбудований таймер, який дозволяє працівникам фіксувати час приходу та відходу, відстежувати робочі години та отримувати сповіщення про запізнення та неповні записи в мобільних додатках. Завдяки спільному календарю адміністратори можуть призначати зміни та завдання для різних робочих місць.
Sling має чотири основні функції: завдання, зміни, повідомлення та стрічка новин. Функції чату дозволяють співробітникам обмінюватися повідомленнями, посиланнями, відео та фотографіями для обговорення змін та повідомлення про оновлення.
Платформа також має шаблони змін, які менеджери можуть використовувати для призначення робочих змін, без необхідності створювати їх з нуля. Ці шаблони мають вбудовані фільтри, такі як дата, посада, відділ, що дозволяє швидко знаходити потрібну інформацію. Співробітники можуть подавати запити на відпустку та обмін змінами через портал.
Безкоштовна версія Sling пропонує багато функцій, але ви завжди можете оновити підписку до преміум-версії за 3 долари США або бізнес-версії за 4 долари США.
Workforce
Workforce – це хмарне рішення для менеджерів з персоналу, що пропонує можливості планування та управління відвідуваністю. Його редактор з функцією перетягування дозволяє автоматизувати створення розкладів, враховуючи місцезнаходження співробітника та обмеження доступності.
Програмне забезпечення для планування автоматично перевіряє дотримання законодавства та повідомляє вас, якщо графік порушує політику компанії чи трудове законодавство.
Платформу можна інтегрувати з системами управління персоналом та програмами для нарахування заробітної плати, такими як Gusto, ADP, Paychex, Square, Sage та інші. Workforce також має додаток, що дозволяє тримати співробітників в курсі подій, навіть коли вони на роботі. Працівники можуть вибирати інші засоби сповіщення, такі як SMS або електронна пошта.
Цікавою особливістю є можливість аналізувати історичні дані планування, щоб визначити необхідну кількість персоналу для конкретного місця чи дня. Це допомагає оптимізувати графік роботи. Також можна створювати та зберігати шаблони графіків для майбутнього використання.
Функції планування Workforce доступні за бізнес-планом підписки вартістю 4 долари США на користувача на місяць. Ви можете скористатися 14-денною безкоштовною пробною версією перед покупкою.
Deputy
Deputy – це популярна платформа управління персоналом, яка пропонує вбудовані можливості керування персоналом та планування. Вона дозволяє планувати робочі зміни, призначати завдання та автоматично розраховувати тривалість понаднормової роботи.
Програмне забезпечення також відстежує робочий час та відвідуваність за допомогою вбудованого таймера. Інтегровані функції спілкування корисні для створення загальних оголошень. Deputy можна легко інтегрувати з популярними платформами для управління заробітною платою, POS та персоналом для додаткових функцій.
Інтуїтивно зрозумілий мобільний додаток Deputy на базі штучного інтелекту дозволяє керувати змінами незалежно від вашого місцезнаходження. Спеціальний додаток для iPad дозволяє працівникам самостійно реєструвати час приходу та відходу.
Deputy автоматично сповіщає працівників про призначення змін через обраний ними спосіб зв’язку. Співробітники можуть скасовувати свої зміни, а менеджери можуть призначати іншого працівника на їхнє місце.
Переваги Deputy:
- Управління кількома робочими місцями та відділами з одного облікового запису.
- Прискорення процесу нарахування заробітної плати та виконання адміністративних завдань.
- Отримання підтвердження погодження зміни від працівників.
- Призначення завдань працівникам та відстеження їх прогресу.
- Зменшення дублювання при обробці графіків та табелів.
- Збереження даних у безпеці.
- Немає потреби в спеціальному обладнанні та програмному забезпеченні.
Програмне забезпечення Deputy коштує 2,50 доларів США за користувача на місяць. Ви можете скористатися безкоштовною пробною версією протягом 31 дня.
Підсумок 👨💻
Отже, це найкраще програмне забезпечення для планування роботи персоналу серед багатьох рішень на ринку, що дозволяє легко керувати персоналом та робочими змінами. Якщо ви хочете дізнатись, яке програмне забезпечення найкраще підходить саме вам, однозначної відповіді немає, оскільки все залежить від ваших потреб та стандартів вашої компанії.
Ви також можете ознайомитись з деякими найкращими програмами для управління ресурсами.
Перегляньте відеоверсію цієї статті нижче.
Підписуйтесь на канал techukraine.net Youtube.
