Успіх будь-якого проекту залежить від ефективного управління проектом і планування. Управління проектами є викликом для керівників проектів, особливо коли є кілька проектів, дедлайнів і членів команди, які потрібно координувати.
На щастя, програмне забезпечення для планування проекту може значно спростити процес. Ці інструменти пропонують низку функцій для спрощення планування та виконання проекту, включаючи діаграми Ганта та розподіл ресурсів.
Однак вибір того, що відповідає вашим потребам, може бути виснажливим, враховуючи широкий спектр доступних можливостей. Щоб допомогти вам зробити усвідомлений вибір і підвищити успіх вашого майбутнього проекту, ми розглянемо деякі найкращі доступні програмні рішення для планування проектів, детально вивчивши їх особливості. Але спочатку давайте зрозуміємо важливість планування проекту в просторі управління проектами.
Чому планування проекту має вирішальне значення в управлінні проектами?
Планування проекту є важливим компонентом управління проектом, оскільки воно допомагає керувати часом, ресурсами та завданнями, необхідними для успішного виконання проекту.
- Управління часом: Планування проекту дає змогу менеджерам проекту вказати кінцевий термін для завершення окремих завдань у проекті та проекту в цілому. Це допомагає їм передбачити затримки, скласти резервні плани та забезпечити завершення проекту за розкладом.
- Розподіл ресурсів: ефективно розподіляє ресурси, включаючи персонал, запаси та обладнання. Це гарантує, що проект буде просуватися без затримок і що ресурси будуть доступні, коли це буде потрібно.
- Пріоритезація: Керівники проектів можуть розташовувати завдання та дії в порядку пріоритетності та терміновості. Це гарантує, що ключові дії будуть завершені вчасно, а проект продовжуватиме курс.
- Комунікація: планування допомагає інформувати зацікавлених сторін, членів команди та клієнтів про розклад проекту, очікування та основні етапи.
- Бюджетування: планування проектів дозволяє керівникам проектів безпечно прогнозувати час і ресурси, необхідні для виконання кожного завдання, що допомагає у плануванні бюджету та управлінні витратами.
Загалом планування проекту відіграє ключову роль у ефективному плануванні, моніторингу та контролі проектів, щоб гарантувати, що вони завершені за графіком, у межах бюджету та відповідно до цілей проекту.
Особливості програмного забезпечення для планування проектів
Ось деякі з важливих характеристик, які слід враховувати під час пошуку програмного забезпечення для планування проекту:
- Управління завданнями: повинна бути можливість створювати та адмініструвати завдання, включаючи делегування членам команди, встановлення термінів виконання та моніторинг прогресу.
- Діаграми Ганта: діаграми Ганта — це графічне зображення графіків проекту. Програма повинна мати можливість створювати діаграми Ганта та дозволяти модифікацію діаграм.
- Співпраця: під час роботи над проектом необхідні інструменти для співпраці. Програма має дозволяти членам команди взаємодіяти, обмінюватися файлами та працювати разом над проектами.
- Відстеження часу: можливості відстеження часу необхідні для відстеження часу, витраченого на завдання та проекти. Програмне забезпечення повинно мати можливість відстежувати час, витрачений кожним членом команди, що надає менеджерам проекту звіти про те, скільки часу було витрачено на кожне завдання.
- Звітування: Керівники проекту повинні мати можливість відстежувати стан проекту, стежити за його просуванням і виявляти проблеми завдяки функціям звітності програмного забезпечення.
Тепер, коли ми знаємо роль програмного забезпечення для планування проектів в успішному виконанні проектів в організаціях, давайте перейдемо до перевірки найкращих доступних варіантів.
понеділок
Monday — це повноцінна платформа для керування проектами, однією з багатьох можливостей якої є планування проектів. Інструмент можна адаптувати відповідно до потреб організації та допомагає зрозуміти хід виконання завдань разом із їхнім статусом.
Функція часової шкали понеділка дозволяє планувати проекти, встановлювати крайні терміни, призначати членів команди, призначати завдання та встановлювати залежності. Програмне забезпечення також допомагає перепризначати завдання одним натисканням кнопки та відстежувати прогрес після збору даних з кількох дошок.
Ключові особливості:
- Створюйте зведені діаграми та експортуйте плани проекту в кількох форматах, як-от XML, PDF тощо.
- Понеділкова інтеграція з Slack, Excel, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub тощо.
- Дошки Kanban для керування всім – від проектів до відділів.
- Щотижневий контрольний список для організації щотижневих завдань і підтримки виконання проектів.
Керівник проекту
Такий же простий, як і його назва, ProjectManager — це просте програмне забезпечення для планування проектів, яке спрощує створення детальних планів проектів і планування проектів. Ви можете візуалізувати свої плани проекту за допомогою часових шкал, діаграм Ганта та календарів, щоб не відставати від планів.
Функції керування завданнями та відстеження часу дозволяють вашій команді бачити майбутні завдання та надавати зацікавленим сторонам оновлення статусу в реальному часі. Загалом, він містить усі корисні функції, завдяки яким ваші проекти просуваються успішно.
Ключові особливості:
- Діаграми Ганта, списки завдань, електронні таблиці, дошки Kanban і календарі проектів для встановлення залежностей, кінцевих термінів і етапів, а також визначення фаз проекту.
- Інтегрується з більш ніж 1000 бізнес-додатками, включаючи Office 365, Google, Jira, Slack і Zapier, щоб назвати декілька.
- Дозволяє створювати візуальні розклади та отримувати оновлення в реальному часі.
- Онлайн-панелі проектів для відстеження ресурсів, даних і бюджету в режимі реального часу.
- Табелі для відстеження часу, витраченого на кожне завдання.
Smartsheet
Smartsheet — це складна платформа для планування проектів, яка дозволяє компаніям підтримувати синхронізацію зі своїми розкладами проектів, відстежувати завдання та бюджети та виконувати проекти вчасно. Забезпечуючи численні інтуїтивно зрозумілі режими перегляду, як-от сітку, діаграми Ганта та календар, члени команди мають достатньо гнучкості для аналізу того, над чим вони працюють.
Smartsheet забезпечує співпрацю між членами команди, дозволяючи членам команди ділитися своєю роботою з доступом до деталей проекту на ходу, незалежно від їхнього місцезнаходження. Деякі з ключових пропозицій Smartsheet:
- Керування ресурсами, щоб дізнатися, над ким працюють члени команди, і швидко налаштувати розподіл.
- Створіть систему запису в режимі реального часу, додавши супровідну проектну документацію, деталі та відповідність до розкладу проекту та окремих завдань.
- Інтерактивний перегляд календаря з кольоровим кодом для швидкого визначення завдань і майбутніх термінів.
- Мобільні додатки для iOS та Android дають вам доступ до планів проекту на ходу.
- Інтеграція з такими програмами, як Microsoft, Google, Dropbox, Jira та Salesforce.
- Шаблони планування проекту, які допоможуть вам почати роботу.
TeamGantt
Компанія TeamGantt, якій довіряють такі бренди, як Amazon, Netflix і Nike, надає все необхідне для дотримання термінів, економії часу та реалізації проектів у межах визначеного бюджету. Це програмне забезпечення для планування проектів дозволяє призначати завдання, будувати графіки, а також дозволяє легко планувати та будувати графіки проектів.
Панорамний перегляд графіка проекту дозволяє менеджерам переглядати завдання кожного члена команди, оновлювати розклади проекту та призначати завдання з будь-якого місця та на будь-якому пристрої. Базовий звіт дає змогу порівняти початковий план проекту з вашим поточним графіком, щоб візуалізувати досягнутий прогрес.
Інші пропозиції teamgantt включають портфоліо, звіти, календарі, списки та мобільний додаток для керування проектами на ходу.
Ключові особливості:
- Функція перетягування для легкого створення розкладу.
- Оновлюйте та перевіряйте графіки проекту з будь-якого пристрою.
- Функції співпраці для спрощення спілкування.
- Перегляньте навантаження та доступність команди.
- Формати перегляду календаря та списку.
Прогноз
Forecast пропонує компаніям інтуїтивно зрозумілу та просту у використанні платформу для керування проектами, ресурсами та бюджетом. Завдяки штучному інтелекту інтелектуальні функції цього програмного забезпечення допомагають вам планувати та виконувати ваші проекти та приймати рішення на основі даних.
Унікальним у Forecst є його інтелектуальний механізм попередження, який допомагає зменшити ризики, коли графік збивається з плану.
Ключові особливості:
- Планування проектів на основі AI для прийняття більш розумних рішень.
- Можливості управління ресурсами для управління роботою, ресурсами та фінансами.
- Автоматична поглиблена бізнес-аналитика для підтримки бізнес-рішень.
- Ефективна командна співпраця, щоб усі були в курсі подій.
- Програмне забезпечення для управління проектами для планування, відстеження та виконання проектів і управління фінансами.
- Інтеграція з такими популярними інструментами управління проектами та продуктивністю, як Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira тощо.
GanttPro
GanttPro дозволяє безкоштовно планувати завдання та відстежувати проекти, щоб прискорити процес управління. Програмне забезпечення бездоганно працює для всіх видів онлайн-планів і дозволяє створювати завдання одним натисканням кнопки. Діаграма Ганта зображує призначення, етапи, терміни виконання та залежності у візуально привабливий спосіб.
GanttPro — це ідеальний вибір для будь-якого сценарію, де планування та керування проектом є необхідністю, надаючи вам змогу миттєво відстежувати та контролювати розклад.
Ключові особливості:
- Призначайте та керуйте завданнями та дорученнями одним натисканням кнопки.
- Функції командної співпраці для підвищення продуктивності.
- Керуйте ресурсами разом із їхнім робочим навантаженням і за потреби перерозподіляйте завдання.
- Експортуйте графіки проекту та діліться ними із зацікавленими сторонами, клієнтами та членами команди.
- Порівняйте прогрес поточного розкладу з початковим планом, щоб визначити ризики.
SmartTask
Такі бренди, як Pepsi, Reliance і Hitachi, а також понад 2000 компаній довіряють SmartTask для управління проектами та планування. Проста, але потужна платформа пропонує все необхідне для співпраці з членами команди, роботи над проектами та підтримки всього в порядку.
Централізована інформаційна панель легко настроюється та дозволяє перемикати вигляд у вигляді списку, дошки, календаря та шкали часу. Розширений модуль створення звітів можна використовувати для створення діаграм у реальному часі та виявлення потенційних проблем.
Ключові особливості:
- Віхи проекту для відстеження основного прогресу проекту.
- Хронологія, щоб легко переглядати та відстежувати прогрес і миттєво визначати, над чим ви працюєте.
- Автоматичне планування залежних завдань у разі затримки.
- Базовий рівень для порівняння поточного прогресу з початковим планом проекту.
- Шаблони проектів для швидкої реалізації повторюваних проектів.
Clockify
Clockify — це відоме програмне забезпечення для табелів, яке також дає вам можливість керувати та планувати проекти та ресурси. Це дає вам змогу керувати співробітниками, візуалізувати зміни та проекти на часовій шкалі та відстежувати час, витрачений членами команди, щоб підтримувати синхронізацію. Ви також можете створювати та експортувати звіти про проект у форматі Excel і PDF, щоб поділитися ними із зацікавленими сторонами.
Використання Clockify для планування проекту є нескладним завданням. Вам потрібно налаштувати проекти та класифікувати їх відповідно до клієнтів. Після цього призначте членів команди та почніть планувати завдання. Крім того, можна додавати проекти, встановлювати етапи та створювати завдання прямо з інформаційної панелі.
Ключові особливості:
- Дозволяє відстежувати час, події, завдання та прогрес проекту.
- Візуалізуйте хід проекту та прогнозуйте ефективність проекту.
- Звіти про призначення для порівняння запланованого та фактичного плану проекту.
- Запит і відстеження вільного часу.
- Clockify може легко синхронізуватися з Outlook і Календарем Google
ProProfs
Хмарне програмне забезпечення для планування проектів ProProfs дозволяє безперешкодно відстежувати проекти та завдання та спрощує співпрацю між членами команди. Це дає змогу менеджерам проекту визначати прогрес за допомогою діаграми Ганта та отримувати нагадування в календарях Google, щоб не відставати від термінів.
Ви можете перепризначати завдання, контролювати прогрес, отримувати миттєві оновлення та ефективно використовувати ресурси за допомогою програми планування проекту.
Ключові особливості:
- Співпрацюйте в режимі реального часу та створюйте залежності завдань.
- Дотримуйтеся термінів і плануйте проекти за допомогою Календаря Google і дощок Kanban.
- Досягайте етапів проекту та відстежуйте прогрес проекту за допомогою діаграм Ганта.
- Відстежуйте час і контролюйте продуктивність кожного члена команди.
- Створюйте глибокі звіти та експортуйте їх у різні формати, щоб надати їм доступ до зацікавлених сторін.
Останні слова
Програмне забезпечення для планування проектів дозволяє керівникам проектів і членам команди виконувати свої завдання, керувати часом і бюджетом і дотримуватись термінів. Однак усе зводиться до вибору правильного програмного забезпечення для планування проектів, яке відповідає вимогам вашого бізнесу. Перш ніж зупинитися на одному, уважно перегляньте його функції та порівняйте їхні пропозиції, щоб отримати максимальну користь.
Ви також можете ознайомитися з деяким безкоштовним програмним забезпеченням для керування завданнями та проектами.