Оптимізація управління кредиторською заборгованістю за допомогою автоматизації
Автоматизація процесів кредиторської заборгованості значно спрощує управління великою кількістю рахунків та фінансових операцій. Кожна транзакція — це своєрідний шлях взаємодії між вашою компанією та постачальником.
Іноді можуть виникати труднощі з оплатою постачальникам через різноманітні причини. Навіть без проблем, ручне опрацювання великої кількості рахунків-фактур та відстеження транзакцій забирає багато часу та сил, а також завжди існує ризик людської помилки.
Автоматизувавши процес оплати за допомогою інструментів для управління кредиторською заборгованістю (AP), ви зможете ефективніше планувати та контролювати кожну транзакцію, забезпечуючи своєчасні виплати. Система AP стає вашим надійним помічником в операційній діяльності, спрощуючи ручні процеси та забезпечуючи безперебійну роботу вашого бізнесу.
Багато успішних компаній використовують програмне забезпечення для автоматизації AP, яке обробляє значні обсяги транзакцій між фірмами та постачальниками. Давайте розглянемо, що ж це за програмне забезпечення та як воно може бути корисним.
Що таке автоматизоване програмне забезпечення для обліку кредиторської заборгованості?
Автоматизоване програмне забезпечення для обліку кредиторської заборгованості – це інструмент, який забезпечує повний цикл обробки фінансових операцій. Після отримання рахунків-фактур важливо гарантувати їх своєчасну оплату. Ручне виконання цього процесу може призвести до помилок та проблем, що негативно вплине на вашу репутацію та довіру постачальників. Програмне забезпечення для автоматизації допомагає здійснювати своєчасні платежі з вашого бізнес-рахунку через ACH-платежі, кредитні картки чи чеки.
Інструмент автоматизації AP переводить рахунки постачальників у цифровий формат, створюючи більш ефективні та швидкі робочі процеси. Це означає відсутність ручного пересилання, паперових чеків та квитанцій.
Чому компанії впроваджують автоматизовані інструменти обліку кредиторів?
Автоматизація руху грошових коштів має багато переваг. Вона знижує ризик помилок, підвищує ефективність, зміцнює відносини з постачальниками та покращує якість робочих процесів. Давайте розглянемо, як саме автоматизований облік кредиторської заборгованості сприяє успіху та процвітанню вашого бізнесу.
Спрощення транзакцій
Заборгованість є частиною витрат для фізичних осіб та підприємств. Ручне введення даних може призвести до пропуску деяких рахунків. Контроль кожної транзакції, не пропускаючи жодного рахунку, є важливим для покращення грошового потоку та прискорення зростання.
Фінансові прогнози
Автоматизоване програмне забезпечення AP генерує аналітичні дані, які неможливо отримати при ручному управлінні грошовим потоком. Система збирає дані та надає вам точну інформацію, щоб ви завжди були в курсі ситуації. На основі цієї інформації ви можете приймати обґрунтовані рішення для свого бізнесу.
Візуалізація грошових потоків
Відділ кредиторської заборгованості відіграє важливу роль у автоматизованому управлінні грошовими потоками компанії. Завдяки автоматизації ви можете покращити видимість облікових записів та контролювати розрахунки через панель інструментів.
Зменшення комісій за обробку
Ручне опрацювання грошових коштів вимагає значних зусиль від вашої фінансової команди. Компанії зазвичай прагнуть платити вчасно, але через великий обсяг роботи іноді допускають затримки, що призводить до додаткових комісій. Програмне забезпечення для автоматизації оптимізує всі процеси, щоб прискорити обробку рахунків-фактур. Крім того, деякі програми пропонують варіанти винагороди за кожну транзакцію, що дозволяє заощаджувати на комісіях.
Отже, програмне забезпечення для автоматизації AP заощаджує час, підвищує точність, покращує розуміння та прозорість, зменшує непотрібні витрати, допомагає виявляти шахрайство, забезпечує економічне зберігання даних, спрощує аудит, пропонує знижки за дострокові платежі та інтегрується з наявним бухгалтерським програмним забезпеченням.
Далі розглянемо декілька ефективних програмних рішень AP, які пропонують гнучкість у здійсненні платежів.
Bill.com
Bill.com звільняє час для стратегічного планування, позбавляючи від паперової роботи. Це зручний спосіб надсилати рахунки-фактури, створювати та оплачувати їх, а також отримувати кошти. Незалежно від розміру вашої компанії, Bill.com пропонує ефективний підхід до швидкого отримання коштів.
Bill.com допомагає навести лад в обліку кредиторської заборгованості та отримати повне уявлення про процеси розрахунків. Керуйте цим процесом через автоматизацію, переводьте паперові документи в цифровий формат та збирайте всі рахунки з електронної пошти в одному місці.
Bill.com дозволяє налаштовувати політику затвердження, погоджувати рахунки з будь-якого місця та автоматизувати робочі процеси затвердження. Платформа пропонує різні варіанти оплати, включаючи кредитні картки, чеки, міжнародні перекази, електронні платежі тощо.
Завдяки інформаційній панелі ви можете відстежувати всі важливі показники, від майбутніх до поточних платежів. Пряма інтеграція або двостороння синхронізація з бухгалтерським програмним забезпеченням допомагає уникнути ручного введення даних, заощаджуючи ваш час та зусилля.
Розпочніть безкоштовну пробну версію та автоматизуйте процес розрахунків з самого початку.
Melio
Спростіть процес виставлення рахунків, покращіть грошовий потік за допомогою Melio та насолоджуйтесь гнучкими способами оплати. Оберіть оплату карткою (комісія 2,9%) або безкоштовний банківський переказ ACH, позбавившись від складної паперової роботи.
Ви можете оплачувати будь-які рахунки-фактури та бізнес-витрати онлайн, а постачальники отримають прямий депозит на свій рахунок або паперовий чек без необхідності реєстрації. Melio дозволяє обробляти кілька платежів одночасно, заощаджуючи час, а також отримувати бонусні бали при оплаті кредитною карткою.
Налаштуйте робочі процеси затвердження, щоб визначити роль та відповідальність кожного у процесі погодження платежів. Сплачуйте рахунки з будь-якого місця, у будь-який час та з будь-якого пристрою, а також здійснюйте міжнародні платежі без проблем.
Синхронізуйте свою бухгалтерську програму з FreshBooks, QuickBooks тощо, щоб спростити податки та ведення обліку. Розділяйте рахунки на різні способи оплати для більшої гнучкості. Просто створіть обліковий запис, завантажте рахунок, здійсніть платіж та оберіть спосіб отримання оплати для ваших постачальників.
Почніть використовувати свій час для розробки стратегій, а не для ручного керування рахунками-фактурами.
Tipalti
Змініть свій підхід до управління фінансами з Tipalti. Цей інструмент забезпечує ефективність та масштабованість вашого бізнесу за допомогою повністю автоматизованих рішень, дозволяючи вам зосередитися на розвитку, поки Tipalti бере на себе решту завдань.
Tipalti розроблено для підтримки кожного етапу платіжного циклу. За допомогою цього інструменту можна скоротити робоче навантаження на 80%, на 25% прискорити закриття фінансового періоду та на 66% зменшити кількість помилок у платежах. Модернізуйте фінансові операції, позбавивши ваші команди від щоденної неефективності, спричиненої ручними процесами.
Отримайте повний контроль та прозорість у вашому бізнесі, відчуваючи ефективність кожного облікового запису. Не потрібно залучати додаткові ресурси. Швидко масштабуйтеся за допомогою інструменту автоматизації Tipalti AP та зміцнюйте фінансовий контроль, щоб зменшити ризик невиконання вимог.
Інструмент надає статистику в реальному часі, може зменшити обсяг роботи, пов’язаної з ручним введенням рахунків, та пропонує безконтактне рішення для виставлення рахунків з розширеними можливостями затвердження, зіставлення замовлень та технологією машинного навчання. Здійснюйте платежі різними методами та валютами по всьому світу.
Керуйте підтвердженням платежів, виявляйте шахрайство та здійснюйте миттєві платежі без зайвих клопотів. Tipalti забезпечує дотримання глобальних вимог та операцій у всіх філіях та організаціях через головний офіс. Інструмент також гарантує фінансовий контроль корпоративного рівня та забезпечує дотримання податкових механізмів, схвалених KPMG.
Зменшіть платіжні ризики за допомогою цього інструменту. Замовте коротку демонстрацію, щоб дізнатися більше.
Airbase
Підвищуйте точність та заощаджуйте час завдяки автоматизації бухгалтерського обліку Airbase. Автоматизація охоплює весь життєвий цикл транзакцій, від затвердження до автоматичної категоризації, збору квитанцій, створення рахунків та синхронізації з GL. Airbase також пропонує автоматизовану перевірку відповідності квитанцій.
Airbase інтегрується з Xero, QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, Oracle NetSuite та Sage Intacct, що дозволяє автоматично синхронізувати віртуальні картки з GL під час транзакції. Інші транзакції можна легко синхронізувати з GL після одноразового платежу.
Ви можете встановити параметри та правила відповідно до ваших вподобань. Airbase рекомендує поля для наступних транзакцій на основі ваших попередніх дій. Автоматична категоризація оновлює поля GL транзакцій на основі ваших попередніх записів. Платформа також оновлює поле книги для категорії, тегів рядків, тегів транзакцій та постачальника.
Встановлюйте дати початку та закінчення контракту для графіків амортизації. Користувачі NetSuite можуть скористатися перевагами глибокої інтеграції, вибираючи різні шаблони амортизації для складних потоків. Автоматизуйте завдання з низькою вартістю та почніть зосереджуватися на стратегічних напрямках.
Corpay One
Сплачуйте свій бізнес-рахунок легко з Corpay One, який автоматизує процеси оплати з вашого бізнес-рахунку на рахунок постачальника. Ви можете вибрати платіж ACH, грошові чеки, кредитні картки тощо, або скористатися Corpay Mastercard для збільшення грошового потоку.
Використовуючи автоматизований інструмент Corpay One, ви отримуєте ефективний спосіб отримання, затвердження та відстеження рахунків. Платформа автоматично сканує всі документи, спрощуючи завантаження рахунків-фактур та квитанцій.
Налаштуйте кожен крок, від процесів затвердження до категоризації рахунків, за допомогою Corpay One. Інструмент інтегрується з QuickBooks Desktop та QuickBooks Online для синхронізації платежів з бухгалтерською системою, зменшуючи обсяг ручного введення та помилок.
Кожного разу, коли ви платите за допомогою Corpay Mastercard, ви отримуєте знижку 1,5% без річної комісії та знижку 1% на інші покупки. Ви можете безкоштовно налаштувати власний контроль витрат для своєї команди.
Corpay One забезпечує захист від відмивання грошей та виявлення шахрайства для захисту вашої інформації. Платформа має найвищі стандарти безпеки для захисту вашого облікового запису та інформації постачальників.
Concur
Автоматизуйте процес оплати рахунків за допомогою Concur. Проведіть коротку оцінку, щоб визначити проблемні області. Після оцінювання ви отримаєте набір ресурсів, порад та найкращих практик.
Облік кредиторської заборгованості часто пов’язаний зі складнощами, але з автоматизованим рішенням Concur цей процес стає простішим. Тепер ви можете керувати своїми рахунками та оплачувати їх вчасно, забезпечуючи точну процедуру оплати. Це допомагає вам заощадити час, комісії постачальників та ресурси, а також зменшити людські помилки, паперову роботу та втрату рахунків-фактур.
Concur використовує технологію оптичного розпізнавання символів (OCR) для обробки рахунків-фактур в електронному вигляді. Ви отримуєте прості у використанні мобільні та веб-додатки, які допоможуть оптимізувати процеси оплати. Платформа також інтегрується з обліковою системою або ERP для швидкої синхронізації даних.
Pipefy
Pipefy забезпечує інтелектуальні робочі процеси для ефективних фінансових команд. Отримайте повну видимість операцій з першого погляду та автоматизуйте свою роботу з особами, що затверджують, постачальниками та колегами на хмарній платформі для покращення процесу фінансування.
Керуйте єдиним потоком зв’язку з усіма зацікавленими сторонами та автоматично оновлюйте статуси через електронну пошту або портал для клієнтів. З Pipefy значно зменшується ймовірність помилок у платіжних процесах.
Інтегруйте Pipefy з фінансовими інструментами, такими як електронні таблиці та ERP, для отримання кращих результатів. Вимірюйте, контролюйте та покращуйте показники, від місячних витрат кожного відділу до повного часу циклу замовлення, за допомогою настроюваних інформаційних панелей Pipefy.
Не потрібно писати жодного рядка коду. Адаптуйте Pipefy під свої потреби та спростіть процес оплати. Отримайте ефективність та кращі результати, оптимізувавши фінансові процеси та легко контролюючи операції на екрані.
Спробуйте Pipefy сьогодні.
Stampli
Керуйте обробкою своїх рахунків за допомогою інтуїтивно зрозумілої, зручної та інтелектуальної платформи автоматизації кредиторської заборгованості. Stampli об’єднує документацію, комунікацію, платежі чеками, платежі ACH та корпоративні кредитні картки на одній платформі.
Stampli AP дозволяє отримати повну видимість та контроль над корпоративними витратами. Дає можливість відділам AP краще спілкуватися та співпрацювати з постачальниками, зацікавленими сторонами та особами, що затверджують, під час узгодження та закупівель.
Оптимізуйте всі свої фінансові процеси в 5 разів швидше. Stampli використовує технологію штучного інтелекту для автоматизації обробки рахунків-фактур AP, вивчаючи ваші шаблони для автоматизації сповіщень, спрощення кодування GL, виявлення дублікатів тощо.
Отримайте повне уявлення про діяльність, відстежуйте власність та статус з більшою підзвітністю та прозорістю. Stampli забезпечує точний збір рахунків-фактур в режимі реального часу, а також кодування. Це також допомагає вашому бізнесу масштабуватися та йти в ногу зі змінами.
Простий інтерфейс Stampli дозволяє керувати платіжними процесами з будь-якого пристрою, у будь-якому місці та у будь-який час. Платформа пропонує різні можливості, такі як розумна обробка AP, розподіл обов’язків, повна видимість, швидке впровадження та гнучкість у виборі способів оплати.
Spendesk
Автоматизуйте розподіл рахунків витрат, вилучення ПДВ та звірку квитанцій за допомогою Spendesk та скоротіть час, витрачений на закриття місяця. Ви можете отримати доступ до всієї платіжної інформації в одному місці, зменшуючи ризик помилок.
Spendesk забезпечує точність даних та автоматизує процеси оплати завдяки оптичному розпізнаванню символів та параметрам попереднього налаштування. Більше не потрібно запитувати квитанцію у вашої фінансової команди. Знайдіть усі квитанції в одному місці.
Інтегруйте своє бухгалтерське програмне забезпечення з Datev, Sage, NetSuite, Xero тощо для легкої синхронізації та керування даними. Spendesk автоматично надсилає нагадування про оплату та отримання квитанцій. Ви також можете оптимізувати витрати, створивши власні правила з категоріями платежів Spendesk.
Підготуйте та відсортуйте транзакції, експортуйте їх до бухгалтерської програми та перевірте інформацію через інтерфейс “Вхідні витрати”. Дозвольте Spendesk допомогти вашим командам досягти успіху за допомогою мобільних та веб-додатків.
Настав час перейти до відстежуваних та розумних витрат із Spendesk. Замовте демонстрацію зараз та дізнайтеся про її вплив на вашу організацію.
Висновок
Ефективне відстеження платежів є важливим для створення позитивної репутації та досягнення успіху в бізнесі. Компаніям необхідно ефективно управляти кредиторською заборгованістю. Оскільки виконання таких завдань є виснажливим, використання рішення для автоматизації кредиторської заборгованості є розумним рішенням.
Усі згадані вище інструменти AP є ефективними у своїй сфері. Вони пропонують інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, різноманітні функції та можливості інтеграції та підходять як для малих, так і для великих підприємств. Оберіть найкращий інструмент AP на основі ваших потреб.
Тепер ви можете ознайомитися з деякими з найкращих рішень для обробки платежів.