Системи керування відвідувачами (VMS) стають популярними, оскільки організації вимагають підвищення рівня своєї гри через підвищені ризики, пов’язані зі стандартами охорони здоров’я, безпеки та відповідності.
Згідно з повідомленнямрозмір ринку для глобальної системи управління відвідувачами, ймовірно, збільшиться з 1,1 мільярда доларів США у 2021 році до 2,3 мільярда доларів США до 2026 року.
Різноманітні чинники сприяють його зростанню, включаючи підвищену обізнаність про безпеку, попит на безпаперову роботу та необхідність дотримання правил. Особливо це стало очевидним після спалаху Covid-19, який призвів до серйозних змін у тому, як раніше працювали галузі.
Технології та системи безпеки вдосконалилися, щоб впоратися зі сценаріями цифрової робочої сили та пост-COVID.
Система керування відвідувачами може допомогти організаціям плавно адаптуватися до змін, пропонуючи найкращі послуги, продукти та досвід відвідувачів.
Давайте обговоримо це програмне забезпечення та те, як воно може вам допомогти.
Що таке керування відвідувачами?
Керування відвідувачами стосується процесу відстеження та керування відвідувачами, які приходять і виходять із приміщень вашої організації. Незалежно від того, чи є у вашій організації секретар чи ні, керування відвідувачами має важливе значення для безпеки ваших працівників і компанії.
Навіть якщо ви пропонуєте чудові продукти, послуги та обслуговування клієнтів, управління відвідувачами йде на крок попереду, щоб гарантувати, що вони залишили ваше приміщення з хорошим враженням. Це не тільки підвищує репутацію вашого бренду та підвищує обізнаність, але й заохочує людей знову звертатися до вас у разі потреби.
Тепер ви можете подумати, кого ми тут називаємо відвідувачами. Відвідувачами можуть бути:
- Продавці та підрядники
- Учасники ділової зустрічі
- Фахівці з регулювання або аудиту
- Кандидати на співбесіду
- Месенджери
- Люди, які шукають певну інформацію
- Доставники
Крім того, відвідувачами можуть бути працівники, які не часто відвідують приміщення, як люди, які працюють вдома. Іноді також можуть статися несподівані випадання.
Що таке система керування відвідувачами?
Система або програмне забезпечення для керування відвідувачами (VMS) — це інструмент, який відстежує та керує людьми, які приходять у ділові приміщення та залишають їх. Він представляє різні процеси для керування потоком відвідувачів від прибуття до від’їзду, щоб забезпечити найкращий досвід, забезпечуючи безпеку кожного та відповідність бізнес-законодавствам.
Компанії будь-якого розміру можуть використовувати програмне забезпечення для керування відвідувачами, а не лише великі компанії. Крім того, VMS є ефективним для різних галузей промисловості, включаючи оборонну та аерокосмічну, автомобільну, хімічну, комерційні послуги та постачання, споживчі товари, дистрибуцію, охорону здоров’я, ІТ, електроніку, машинобудування та багато іншого.
Доступні різні типи VMS:
- Управління відвідувачами самообслуговування: Для реєстрації використовується кіоск. Тут відвідувачі стоять у чергах, заповнюють дані та подають необхідні документи для отримання бейджа гостя.
- VMS, керований персоналом: Персонал організації відстежує та контролює відвідувачів за допомогою програмного забезпечення.
- Комп’ютерна VMS: Це комп’ютерна система з одним вікном, яка дозволяє компанії відстежувати та контролювати відвідувачів. Він може збирати дані в реальному часі та автоматизує ручні завдання для кращого досвіду.
- VMS на основі SaaS: це програмне забезпечення третьої сторони для моніторингу та контролю відвідувачів із підприємств різного масштабу. Тут організаціям не потрібно керувати інфраструктурою чи витрачати час на технічне обслуговування; постачальники послуг піклуються про це, і вартість доступна.
Для чого потрібна система управління відвідувачами?
Системи керування відвідувачами є життєво важливими для організацій, щоб контролювати та керувати відвідувачами, особливо під час та після глобальної кризи, як-от Covid-19. Це допоможе вам адаптуватися до нових викликів і забезпечити безпеку вашої робочої сили та відвідувачів.
Тим не менш, особисті ділові зустрічі все ще існують навіть у наш час живих вебінарів і відеоконференцій. Фактично, багато підприємств зараз відкриті та допускають відвідувачів, отже, гарантуючи, що всі відвідувачі обліковуються, забезпечуючи безпеку; Системи керування відвідувачами відіграють важливу роль.
Давайте розглянемо деякі з переваг VMS:
Кращий досвід відвідувачів
Пропонуючи хороші враження від відвідувачів, ви зміцните репутацію вашого бренду та заохотите більше відвідувачів. Люди будуть вибирати вас замість конкурентів, якщо ви гарантуєте, що вони залишать ваші приміщення щасливими. VMS може допомогти вам досягти цього, дозволяючи вам керувати всім з легкістю, не створюючи проблем для відвідувачів.
Спрощений процес прийому
Завдяки хорошому VMS усіма процесами можна буде керувати ефективно, від прийому відвідувачів до відправлення. Використання програмного забезпечення дозволяє вашому персоналу ставитися до ваших гостей залежно від того, чому вони прийшли до вас. Це також допоможе вам керувати зустрічами та переконатися, що вони починаються вчасно, а відвідувачі не розчаровуються, чекаючи у фойє.
Безпека та безконтактне відстеження
Програмне забезпечення VMS допоможе вам здійснювати безконтактне відстеження та керування відвідувачами. Це забезпечить безпеку кожного всередині приміщення вашої будівлі. Завдяки цьому ви можете підтримувати чудовий захист від проблем зі здоров’ям, таких як COVID або інші інфекційні захворювання. Крім того, програмне забезпечення допоможе вам захистити вашу організацію від ризиків, пов’язаних з інтелектуальною власністю, безпекою на робочому місці тощо.
Відповідність
Використовуючи VMS, ви можете записувати важливі дані, зібрані від відвідувачів, включаючи їхню особисту інформацію, посвідчення особи, медичні документи та інші папери. Це допоможе вам легко керувати ними та вести облік, щоб ви не зіткнулися з ризиками відповідності, як-от GDPR, HIPAA тощо.
Відстеження співробітників/персоналу
Окрім керування відвідувачами, програмне забезпечення допоможе вам відстежувати діяльність ваших співробітників або персоналу. Це максимізує їх продуктивність і допоможе зосередитися на найважливіших сферах. Оскільки ризики можуть бути зовнішніми та внутрішніми, стеження за вашим внутрішнім персоналом допомагає зменшити ризики.
Якщо ви хочете скористатися цими перевагами, ось деякі з найкращих постачальників VMS на ринку.
iLobby
iLobby є світовим лідером у сфері корпоративного керування відвідувачами, якому довіряють міжнародні аеропорти, великі банки, компанії зі списку Fortune 500 та уряд для керування, моніторингу та відстеження відвідувачів.
Відскануйте документ посвідчення особи з фотографією, щоб отримати інформацію за допомогою спеціального сканера або вбудованої камери, щоб забезпечити належну ідентифікацію. Використовуйте сторонню або внутрішню базу даних списку спостереження, щоб миттєво перевіряти та позначати або забороняти небажаним гостям.
Під час надзвичайних ситуацій він попередить кожного співробітника та надасть вам список тих, хто на сайті, щоб допомогти з чисельністю персоналу. Він автоматизує надзвичайно складний процес перевірки, моніторингу та скринінгу осіб у всіх місцях, щоб відповідати вимогам відповідності, безпеки, захисту та конфіденційності.
Ви можете переглядати відвідувачів, підрядників, співробітників, відвідувачів, які повертаються, користувальницькі типи, співбесіди, зустрічі, події та доставки. Захистіть свій бізнес, перевіряючи, хто перебуває у вашій будівлі, оптимізувавши процес входу відвідувачів, автоматизувавши відповідність і безпеку, а також контролюючи фізичний доступ.
Повідомте відвідувачам про такі юридичні документи, як відповідальність, відмова від прав і NDA, і зберіть їхні цифрові підписи. Крім того, надійно зберігайте всі юридичні документи в одному місці, щоб завантажувати їх у разі потреби. Ви також можете легко створювати спеціальні звіти кількома клацаннями миші та переглядати всі звіти на панелі інструментів або експортувати інформацію.
Завжди будьте готові до перевірок, зберігаючи список підписаних документів та інших даних. Інтеграція з бізнес-інструментами, як-от Skype для бізнесу, Google Hangouts, Slack, голосовий виклик, каталоги користувачів, як-от Azure Active Directory, Cisco, ідентифікатори Google тощо, єдиний вхід Okta, Onelogin, CRM, електронна пошта та календар, Диски, доступ контроль та багато іншого.
Отримайте його безкоштовно для пробної версії або виберіть план від 199 доларів США на місяць.
Посланник відвідувачів
Подаруйте свіжий досвід собі та всім, хто відвідує ваше робоче місце Посланник відвідувачів. Забезпечте безпеку свого робочого місця завдяки системі керування відвідувачами та збережіть свій час. Перевірте, хто, чому та коли хтось відвідує, і обмежте відвідувачів, які не відповідають вашим критеріям.
Крім того, зробіть своє робоче місце здоровішим за допомогою опцій безконтактного входу. Немає необхідності відстежувати співробітників і стежити за підписаними документами чи рукописними значками. Натомість ви отримуєте все на одній інформаційній панелі, щоб відстежувати все, що вам потрібно, із можливістю завантаження деяких документів.
Справіть гарне враження, коли з’явиться гість, надіславши вказівки на робоче місце, опитавши їх, щоб дізнатися їхній досвід, і змусьте їх сказати «вау» за допомогою входу в обліковий запис iPad. Ви також можете зафіксувати та надійно зберігати все, щоб дотримуватися правил.
Під час перевірок швидко експортуйте необхідні дані для безболісного перегляду. Крім того, створіть кілька варіантів входу, які задають різні запитання, щоб знати мету візиту кожного гостя. Ваші співробітники також отримуватимуть сповіщення миттєво та автоматично, коли гості прибувають.
Перевіряйте кожного відвідувача, встановлюючи певні критерії, і перевіряйте, чи відображаються вони в сторонніх чи внутрішніх списках спостереження. Крім того, отримуйте звіти й аналітику про кількість відвідувачів і швидко експортуйте дані за кілька кліків. Ви також можете запропонувати своїм гостям підписати юридичні документи, як-от відмова від договору та NDA, на iPad.
Більше того, створіть власні значки або дозвольте Envoy Visitors автоматично друкувати значки під час входу відвідувача. Попросіть гостей зробити фото, щоб господар міг впевнено їх привітати. Ви також можете створити здорове та безпечне робоче місце, стежити за офісом, отримувати дані, щоб працювати ефективніше, і зосереджувати своїх співробітників.
Отримайте обмежені можливості, якщо ви виберете безкоштовний план або виберіть найкращий план для свого бізнесу всього за 99 доларів США на місяць/місце.
Привітно
Привітно це легка та проста платформа для використання системи керування відвідувачами для забезпечення безпеки вашого робочого місця. Замість того, щоб залучати традиційного секретаря, скористайтеся цією зручною та повністю настроюваною платформою, яка дозволяє інтегрувати відомі CRM та програми обміну повідомленнями.
Інструмент завжди гарантує, що потрібний учасник отримає сповіщення, щойно гість завершить процес входу. Незалежно від того, де ви знаходитесь, ви миттєво отримаєте сповіщення про прибуття ваших гостей, щоб ви могли швидко вжити заходів.
Greetly прагне зробити інтерфейс більш доступним для розуміння відвідувачами та для того, щоб ви могли ним користуватися на стійці реєстрації. Це також поширює дух на інші функції інтерфейсу. Ви можете завершити процес налаштування протягом декількох хвилин і бути готовим до використання в той же день.
Інструмент може представити ваш бізнес так, як ви хочете, завдяки повністю настроюваним робочим процесам реєстрації. Він збирає всі дані від відвідувачів і оптимізує їх, щоб відвідувачі отримували найкращий досвід. Ви також можете налаштувати приємний інтерфейс відповідно до своїх потреб і потреб клієнтів і дозволити Greetly бути рукою допомоги.
Безпека є важливою частиною будь-якої стійки реєстрації, і Greetly миттєво друкує бейджи з фотографіями відвідувачів, деталями та іншою важливою інформацією. Він пропонує безкоштовну демонстрацію та вітає вас із покроковим посібником для початку.
Платні плани починаються від 79 доларів США на місяць за місце.
Додаток для входу
Додаток для входу створено для сучасного робочого місця, яке є безпечним та інтелектуальним для входу. Ви можете використовувати це програмне забезпечення для керування відвідувачами, входу підрядників і персоналу та бронювання робочих кімнат. Він оснащений Spaces – гнучким і розумним доповненням для бронювання кімнат для проведення зустрічей і столів.
Платформа допоможе вам охопити максимальну кількість робочої сили та ефективно керувати потужностями. Ви також можете дозволити відвідувачам входити за допомогою свого смартфона за допомогою сканера QR-коду. Вашим гостям не потрібно встановлювати окремий додаток; безконтактний вхід безпечний і повністю налаштовується для промисловості.
Крім того, створіть анкету для кожної групи відвідувачів, створивши запитання з кількома варіантами відповідей. Подбайте про вимоги компанії до здоров’я та конфіденційності чи безпеки, скоротивши час входу. Він також запропонує повний контроль над даними.
Баланси в додатку для входу зберігають необхідну та важливу інформацію для безпеки та звітності, зберігаючи конфіденційність відвідувачів. Він створений для того, щоб розвиватися з новими функціональними можливостями та забезпечувати кращий досвід для відвідувачів. Отримайте такі розширені функції, як попередня реєстрація відвідувачів, вхід персоналу, керування підрядниками, додатковий додаток, повідомлення, політики, NDA, спеціальні поля даних тощо.
Ви також отримаєте переваги списку евакуації, кількох сайтів, мов, подій, доставки, екрана привітання, інтеграції, спеціальних значків для кожного відвідувача, сповіщень та багато іншого. Налаштуйте необхідний пакет або скористайтеся 15-денною безкоштовною пробною версією. Якщо ви вважаєте це корисним, будь-коли перейдіть на платну підписку.
Proxyclick
Допоможіть своїм відвідувачам, підрядникам і співробітникам повернутися безпечно, поважаючи конфіденційність і дотримуючись глобальних вимог Proxyclick. Бронювання столу – це легкий, безпечний і простий спосіб привітати співробітників на робочому місці.
Дозвольте своїм співробітникам вибирати, де, з ким і коли вони сидітимуть у попередньо визначених місцях. Ви отримаєте повну видимість того, хто працює і де хто сидить. Це допоможе вам організувати робоче місце, щоб воно було безпечним, гостинним і ефективним.
Крім того, ви можете дослідити обсяг і глибину можливостей екстремальних систем. Інтегруйте інструменти, з якими знайомі ви та ваша команда, для бездоганного впровадження. Це єдина VMS із повною атестацією конфіденційності ISAE 3000 типу 1, щоб люди могли вам довіряти.
Він підтримує 30 мільйонів відвідувань у 7000 місцях, щоб допомогти вам більше покладатися на свою команду. Ви також можете масштабувати за допомогою VMS, яка пропонує необмежену кількість хостів, кіосків і відвідувачів. Отримайте нескінченний список функцій, щоб покращити досвід кожного відвідувача, оптимізувати стійку реєстрації та захистити активи.
Його функції включають бронювання столів і співробітників, потоки відвідувачів, потужні інформаційні панелі, інтелектуальні потоки для відвідувачів і співробітників, інтеграцію преміум-класу, розширену безпеку, корпоративні послуги, успіх клієнтів і багато іншого. Крім того, ви можете захистити своїх співробітників і відвідувачів за допомогою програми профілактики COVID-19.
Перевіряйте своїх відвідувачів і співробітників перед їх прибуттям, діліться інструкціями з безпеки, надавайте їм доступ за допомогою QR-коду, залишайтеся в безпеці та гнучкості та обмежуйте ризики для здоров’я. Виберіть план, який найкраще відповідає вашим вимогам, за 100 доларів США на місяць за кожне місце.
WhosOnLocation
Захищайте своїх підрядників, відвідувачів і співробітників за допомогою перевірок стану здоров’я, відстеження контактів, безконтактного входу тощо під час роботи за межами об’єкта та на об’єкті з WhosOnLocation. Це комплексне рішення, яке керує попередньою реєстрацією, ідентифікацією відвідувачів, відстеженням контактів, сповіщеннями системи безпеки та створює обізнаність відвідувачів щодо політики.
Керуйте дотриманням підрядниками повідомлень про небезпеку, керуйте введенням на різних об’єктах і відвідуванням. Ви також можете керувати дозволами та присутністю співробітників для підтримки безпеки сайту та профілів. Не кажучи вже про те, що все підкріплено потужною інформацією та звітами.
Інструмент пропонує простий і бездоганний вхід для відстеження кожного співробітника, який працює сам. Крім того, ви отримаєте такі екстрені функції, як самоперевірка, звіти про евакуацію та збір, аналітичну інформацію та співпрацю, а також переклички вручну. Обмежте доступ кваліфікованим і авторизованим працівникам, підрядникам і відвідувачам, щоб убезпечити свої приміщення.
WhosOnLocation допомагає перевіряти відвідувачів, підрядників і співробітників, щоб зменшити ризик зловмисників або неавторизованих гостей. Також переконайтеся, що кому дозволено відвідувати заклад і хто пройшов медичне обстеження.
Він має плани, які працюють для всіх, незалежно від розміру компанії. Керуйте всім за початковою ціною 599 доларів США на рік за місце.
Тяговий Гість
Надайте своїй організації єдине місце для управління, управління та безпеки всього процесу роботи відвідувачів Тяговий Гість. Traction Guest забезпечує безпеку ваших сайтів, сумісність процесів і безпеку співробітників, забезпечуючи максимальну продуктивність кожної взаємодії.
Це допомагає відвідувачам і співробітникам знайти правильний вхід і місцезнаходження, підтвердити або відсканувати свою ідентифікацію, зустрітися з господарем, вибрати мову. Крім того, ви можете відстежувати, хто знаходиться на сайті, щоб підтримувати протоколи надзвичайних ситуацій і безпеки. Також зберіть необхідні дані для відповідності стандартам.
Представляйте свій бренд, коли вітаєте відвідувачів, щоб створити враження та створити візуальний ефект, який зробить кожен візит незабутнім і продуктивним. За допомогою єдиної настроюваної системи ви зможете задовольнити свої вимоги до глобального розташування, як-от дозволи, мови та дані.
Оберіть відповідний план для вашої організації всього за 115 доларів США на місяць/iPad.
Пронестор Відвідувач
Пронестор Відвідувач пропонує безпечну платформу для керування відвідувачами. Це інноваційне рішення для керування, за допомогою якого ви можете отримати повний огляд відвідувачів у минулому, теперішньому чи майбутньому. Це також дозволяє відстежувати кожну зустріч і бронювання, надаючи автоматичні сповіщення.
Pronestor Visitor допоможе вам надіслати маршрути своїм відвідувачам і надати посадковий талон для сканування за допомогою їхнього телефону під час реєстрації. З відповідними звітами ви знатимете, хто де і кого бачити. Інструмент також може обробляти багато точок входу в кількох місцях одночасно. Крім того, ви можете повідомити інструкції своїм відвідувачам під час реєстрації або перед зустрічами.
Ця платформа показує вам 360-градусний огляд діяльності організації. Почніть поєднувати відгуки та дані, щоб підвищити доступність ваших об’єктів, необхідну для продуктивності. Крім того, завдяки платформі ваші гості та організація можуть бути здоровими та безпечними.
SwipedOn
Створіть найдоступнішу систему входу для співробітників і відвідувачів SwipedOn це безпечно, просто та оптимізовано. Це дозволяє відчути гнучке робоче середовище з повним керуванням робочим місцем.
SwipedOn допоможе вам змінити робоче місце, замінивши старі книги відвідувачів простим, сучасним і елегантним рішенням для керування відвідувачами. Отримайте багато переваг від цієї єдиної платформи, наприклад безконтактний вхід співробітників і відвідувачів.
Ви отримаєте такі функції, як інструменти відстеження контактів, миттєві сповіщення, друк ідентифікаційного бейджа, цифрові угоди, дошка для співробітників, керування евакуацією та контрольні запитання з попередженнями. Відвідувачі можуть увійти безпосередньо, відсканувавши QR-код за допомогою мобільної камери без фізичного контакту. Це захистить ваш бізнес і персонал від інфекційних захворювань.
Крім того, ви можете легко працювати з реєстрами безпеки та охорони здоров’я, політикою щодо COVID-19, угодами про нерозголошення тощо. Багато галузей використовують SwipedOn, як-от будівництво, логістика, некомерційні організації, комунальні послуги, освіта, догляд за літніми людьми, виробництво, спорт, мореплавання, туризм, коворкінг та багато іншого. Найкраще те, що SwipedOn садить дерева для кожного нового клієнта.
Відчуйте платформу ще краще завдяки багатьом доповненням, таким як кейтеринг, доставка та необмежена кількість SMS. Щоб отримати кращі параметри керування для своїх співробітників і відвідувачів, ви можете підключити SwipedOn до бізнес-інструментів для безперебійної роботи, наприклад Microsoft Active Directory або Azure Active Directory.
У кожному плані ви також знайдете нульові витрати на налаштування, просте відстеження контактів, інструменти перевірки відвідувачів і вхід без дотику. Модернізуйте стійку реєстрації для відвідувачів лише за 49 доларів США на місяць за одне місце.
Висновок 👨🏫
Сьогодні системи керування відвідувачами користуються попитом у різних галузях промисловості та різних розмірів бізнесу. Програмне забезпечення може допомогти вам запропонувати чудовий досвід відвідувачів, одночасно забезпечуючи організаційну безпеку, безпеку та відповідність вимогам.
Далі ознайомтеся з найкращим програмним забезпеченням для відстеження часу для команди.