Альтернативи Microsoft SharePoint для управління контентом та спільної роботи
Microsoft SharePoint є популярним рішенням для управління контентом, документами та спільної роботи. Однак, якщо ви шукаєте альтернативу, яка краще відповідатиме вашим потребам, розгляньте варіанти, представлені нижче.
SharePoint постійно розвивається у сфері управління контентом та спільної роботи. Раніше, великі корпорації обирали SharePoint через його високу вартість підписки на SharePoint Classic або Office 365.
Впровадження хмарних технологій та стрімкий розвиток SaaS (програмне забезпечення як послуга) суттєво змінили ситуацію. Сьогодні, компанії будь-якого розміру можуть дозволити собі інструменти для управління роботою та контентом. SharePoint більше не є єдиним рішенням для інтранету чи спільної роботи.
Нижче представлені деякі з популярних альтернатив SharePoint, якщо ви шукаєте ефективніше рішення для хмарного управління контентом та спільну роботу.
Чому варто розглядати альтернативи SharePoint?
Основною причиною для пошуку альтернативи SharePoint є перехід Microsoft до Modern SharePoint та можливе припинення підтримки класичних версій SharePoint 2013, 2016 та 2019. Згідно з обговоренням на Microsoft Learn, це може статися після 2026 року. Проте, ви все ще зможете використовувати це програмне забезпечення.
Якщо Microsoft припинить підтримку класичного SharePoint, він не буде оновлюватися та не буде надаватися технічна підтримка. Якщо ваша внутрішня ІТ-команда є експертом з SharePoint, ви все ще зможете використовувати його після 2026 року.
Тому, краще почати пошук альтернативного інструменту для командної співпраці та обміну документами. За наявності достатньо часу, ви зможете прийняти обдумане рішення, оскільки програмне забезпечення повинно полегшувати роботу, особливо для віддалених працівників.
Інші причини розглянути альтернативу SharePoint
#1. Для налаштування інтрамережі SharePoint, системи управління контентом та інтерфейсів спільної роботи вам потрібні експерти або агенції SharePoint. Це додаткові витрати!
#2. SharePoint доступний безкоштовно з планами Microsoft 365 Business Basic і вище. Але навіть базовий план коштує 6 доларів США за користувача на місяць, з щорічною оплатою. Отже, якщо ваш бізнес малий, середній або має обмежений бюджет, варто розглянути більш доступні рішення.
#3. Якщо ви шукаєте просте рішення, з яким кожен співробітник зможе працювати без тривалого навчання, що є обов’язковим для SharePoint, то вам слід шукати альтернативу.
#4. Навігація в класичній та сучасній версіях SharePoint є складним завданням. Багато користувачів буквально нотують структуру SharePoint, списки, налаштування, бібліотеки тощо.
#5. Хоча Microsoft суттєво покращила класичний SharePoint, оновивши його до хмарної сучасної версії, інтерфейс користувача все ще має недоліки. Іноді деякі кнопки, верхня панель або логотип компанії не відображаються доки не перезавантажити сторінку кілька разів.
#6. Налаштувань багато, але вони обмежені можливостями Microsoft. Отже, якщо вам потрібна унікальна платформа для спільної роботи з комплексною автоматизацією, SharePoint може не підійти.
#7. Продуктивність SharePoint підтримується Power Automate для автоматизації, що вимагає спеціальних навичок. Альтернативи SharePoint часто використовують більш простий підхід, що робить їх легшими для освоєння та впровадження.
Критерії вибору альтернативи SharePoint
Перед вибором альтернативи SharePoint, зверніть увагу, щоб обраний інструмент для спільної роботи мав наступні функції:
#1. Проста співпраця з рольовим доступом до документів, файлів, процесів, проєктів тощо.
#2. Можливість створення посилань для внутрішньої та зовнішньої співпраці.
#3. Загальнодоступні посилання для робочих просторів, панелей інструментів та представлень, які не потребують реєстрації для доступу.
#4. Інтеграція зі сторонніми бізнес-додатками для розширення функціональних можливостей системи керування контентом, можливості без коду або з низьким рівнем коду.
#5. Інструмент повинен містити готові шаблони контенту та управління роботою.
#6. Програма має бути гнучкою та дозволяти користувачам створювати власні бібліотеки контенту, автоматизувати процеси та дошки проєктів.
#7. Пошук вмісту на основі метаданих.
#8. Можливість створення бази знань.
Отже, розглянемо деякі альтернативні рішення для спільної роботи з контентом:
Відомі характеристики продуктів:
Confluence – Спільна робота з контентом, документування, віддалена робота.
Google Workspace – Універсальний робочий простір для бізнесу з набором додатків.
MangoApps – Доступна альтернатива SharePoint з готовими функціями.
Box – Спільне створення контенту, різноманітні варіанти використання, безпека.
Helpjuice – Створення баз знань та інтеграція зі службою підтримки.
Jostle – Хмарна платформа для підвищення продуктивності співробітників з інтранет-рішеннями.
Document360 – Платформа для створення онлайн-баз знань самообслуговування.
Workplace – Платформа для бізнес-комунікацій, співпраці та інтранет.
ONLYOFFICE – Офісний пакет для спільної роботи з редагуванням документів в реальному часі.
Confluence
Confluence – це програмне забезпечення для співпраці та документування від Atlassian. Воно слугує альтернативою SharePoint, надаючи ефективний інструмент для віддаленої роботи. Confluence фокусується на створенні та управлінні контентом.
З Confluence легко створювати та впорядковувати документи, нотатки зустрічей, плани проєктів, програмний код, каркаси тощо.
Confluence є простим у використанні, що дозволяє співробітникам працювати з ним на мобільних пристроях та комп’ютерах без тривалого навчання.
Хмарний додаток для управління контентом забезпечує співпрацю в реальному часі, допомагаючи командам спільно редагувати та переглядати контент. Загальнодоступні сторінки, дошки та простори легко доступні без реєстрації.
Confluence має інтеграцію з багатьма популярними інструментами, зокрема Salesforce, Invision, Box, Slack, Teams тощо.
Confluence підтримує контроль версій, що дозволяє відстежувати всі зміни та повертатись до попередніх версій у разі потреби.
Ціни Confluence: від $5,75 за користувача на місяць, є безкоштовний план.
Читайте також: Confluence Vs. SharePoint.
Google Workspace
Google Workspace – це комплексний набір інструментів для бізнесу, що включає великий перелік програм для роботи над технічними та творчими проєктами.
Основні програми для створення, обміну та зберігання контенту: Gmail, Meet, Диск, Документи, Таблиці, Презентації, Форми, Сайти, Keep, Jamboard, Cloud Search і Apps Script.
Для розширення функціональності ви можете додати Voice, обладнання Meet та AppSheet. AppSheet – це інструмент від Google для створення внутрішніх та зовнішніх веб-додатків, якими можна обмінюватися без навичок програмування.
Для забезпечення безпеки та управління робочим простором, ваші бізнес-менеджери або ІТ-адміністратори можуть використовувати Google Admin, Endpoint, Work Insights та Vault.
Більшість програм Google для створення текстів, зображень, веб-сторінок та презентацій мають контроль версій. Це дозволяє відновити попередній контент, якщо це необхідно.
Ціни на Google Workspace: від $6 за користувача на місяць при річній оплаті. Є безкоштовний план.
Читайте також: Google Workspace Individual: все, що вам потрібно знати.
MangoApps
MangoApps – це доступна альтернатива SharePoint з багатьма вбудованими функціями.
Тут є інтранет-сайти, бази знань, портали для комунікацій співробітників, системи навчання та розвитку співробітників, портали відгуків співробітників, сайти взаємодії для всієї організації, спільноти бізнес-клієнтів та портали самообслуговування.
Використовуючи власні навички та інструменти MangoApps, такі як Workflows, Wikis, To-Do List, Task Management, Project Workspaces, Pages та Open API, ви можете створювати нескінченні спеціальні робочі процеси без додаткових витрат.
Ви та ваші співробітники можете почати створювати функціональні проєкти та бібліотеки контенту на MangoApps через кілька годин після реєстрації. У порівнянні з SharePoint, навчання займе мінімум часу.
Ціни MangoApps: від $12 за користувача на місяць. Доступна 14-денна безкоштовна пробна версія.
Box
Box – це хмарне рішення для управління контентом, яке пропонує можливості спільної роботи за допомогою цифрової дошки Box Canvas. Ви також можете створювати процеси затвердження та використання контенту за допомогою Box Relay, інструменту автоматизації робочих процесів.
Box широко використовується у фінансах, науках про життя, уряді, охороні здоров’я, роздрібній торгівлі, некомерційних організаціях, медіа, розвагах, освіті та професійних послугах.
Box можна використовувати у відділах кадрів, юридичному відділі, продажах, маркетингу, фінансах тощо.
Box зосереджується на кібербезпеці та конфіденційності даних, маючи відповідні сертифікати щодо міжнародних нормативів зберігання даних. Box Content Cloud має сертифікати відповідності GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS.
Ціни Box: від $20 за користувача на місяць. Є безкоштовний план.
Helpjuice
Helpjuice допомагає створювати онлайн-бази знань, які легко інтегруються з програмним забезпеченням для обслуговування клієнтів, наприклад, Freshdesk.
Програмне забезпечення має такі функції, як створення та форматування контенту, звітність та аналітика, налаштування сайтів, пошук, інтеграція з бізнес-додатками.
Інструмент для створення контенту має різноманітні опції для анотацій та редагування тексту, зокрема форматування тексту, зображення, відео, інтерактивні відповіді. Можна налаштувати серверні сценарії, щоб портал міг відображати статті або кроки з усунення несправностей на основі введених користувачем даних.
Ви можете спільно працювати над контентом бази знань в режимі реального часу, обмінюючись посиланнями з іншими редакторами. Також є система контролю версій для відновлення видаленого контенту. Портал бази знань можна налаштувати відповідно до SEO, щоб користувачі знаходили статті в пошуку Google.
Ціни на Helpjuice: від $30 за користувача на місяць, мінімум 4 користувача. Доступна 14-денна безкоштовна пробна версія.
Jostle
Jostle – це хмарна платформа для підвищення продуктивності співробітників з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. Jostle має простий, доступний, оптимізований та візуально привабливий інтерфейс.
Функції Jostle, такі як стрічки новин, інструменти визнання співробітників та дискусійні форуми, допомагають співробітникам розвивати почуття спільності. Співробітники також можуть ділитися ідеями та спілкуватися через соціальні мережі.
За допомогою організаційної схеми та каталогу співробітників користувачі можуть легко знаходити колег та спілкуватися з ними.
Jostle інтегрується з Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube та WordPress.
Ціни на Jostle: від $75 за особу на місяць. Є безкоштовний план.
Document360
Document360 – це платформа для створення онлайн-баз знань для співробітників. Її можна використовувати для створення СОП для певних команд та документації для клієнтів.
Ви можете створювати, упорядковувати та публікувати статті та документацію бази знань на зручній платформі. Навіть початківці користувачі можуть писати та редагувати статті за допомогою інтуїтивних інструментів. Контроль версій Document360 допомагає відстежувати зміни та керувати історією документів.
Document360 має настроювані шаблони, вбудовану аналітику, багатомовність та інтеграцію.
Ціни на Document360: від $149 за проєкт на місяць. Є безкоштовний план.
Workplace
Workplace від Meta – це платформа для бізнес-комунікацій та співпраці, яка є популярною альтернативою SharePoint. Бібліотека знань Workplace дозволяє створювати, зберігати та обмінюватися файлами.
Використовуючи бібліотеку для обміну ресурсами, можна керувати доступом до файлів, гарантуючи, що лише авторизовані користувачі отримають доступ до конфіденційної інформації. Workplace пропонує функцію пошуку для швидкого знаходження потрібних файлів.
Workplace інтегрується з SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet, TaskList та іншими. Платформа також має групи, відео в реальному часі, стрічку новин, центр безпеки та аналітику.
Ціни Workplace: від $4 за особу на місяць.
ONLYOFFICE
Якщо ви стартап і вважаєте SharePoint дорогим, ви можете скористатися ONLYOFFICE. Цей офісний пакет для спільної роботи пропонує безкоштовний план для стартапів, де можна створювати, редагувати та керувати документами, електронними таблицями та презентаціями.
На платформі кілька користувачів можуть працювати над одним документом в режимі реального часу, а всі зміни одразу відображаються для всіх.
ONLYOFFICE має корисні функції управління документами, такі як відстеження історії, контроль версій та коментарі, що полегшує впорядкування файлів.
Завдяки інтеграції з хмарними сервісами зберігання, такими як Box, Dropbox, OneDrive та Google Drive, ви можете легко зберігати та отримувати доступ до файлів. ONLYOFFICE також інтегрується з SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom та AWS.
ONLYOFFICE захищає дані вашої організації за допомогою функцій безпеки та дозволяє адміністраторам керувати правами доступу.
Ціни ONLYOFFICE: від $8 за користувача на місяць.
Висновок
Тепер ви знаєте про найкращі платформи для управління контентом та спільної роботи, які можуть замінити SharePoint. Ці інструменти SaaS (програмне забезпечення як послуга) пропонують масштабовані варіанти ціноутворення, тому ви можете почати з невеликих інвестицій.
Якщо ви шукаєте інструмент для управління контентом, роботою та проєктами, радимо перевірити альтернативи SharePoint перед покупкою підписки на Microsoft 365.
Якщо ви вже маєте підписку на Microsoft 365, не потрібно одразу переходити на альтернативи SharePoint, призупиняючи бізнес-операції. Робіть це поступово, щоб забезпечити безперебійність робочих процесів.
Наступна стаття: найкраща CMS з відкритим вихідним кодом для розробки додатків.