Оптимізація управління проєктами за допомогою матриці “Вплив-Зусилля”
Чи відчуваєте ви, що управління проєктами та встановлення пріоритетів стає занадто складним завданням? Уявіть, якби існував простий спосіб визначити, які завдання заслуговують на вашу першочергову увагу та ресурси.
Саме тут на допомогу приходить матриця “Вплив-Зусилля”, також відома як матриця 2×2. Цей інструмент спрощує процес визначення пріоритетів, допомагаючи командам та окремим фахівцям зосередитися на важливих цілях та розробити ефективні кроки для їх досягнення.
Якщо ви шукаєте зручний шаблон матриці “Вплив-Зусилля”, то ця стаття стане чудовим посібником. Але спочатку давайте розглянемо основні принципи роботи цього інструменту.
Що таке матриця “Вплив-Зусилля”?
Матриця “Вплив-Зусилля” (або матриця 2×2) – це інструмент, який використовують компанії та окремі особи для ефективної пріоритизації завдань. Процес пріоритизації базується на аналізі необхідних зусиль для виконання завдання та його потенційного впливу.
Часто матрицю “Вплив-Зусилля” створюють шляхом мозкового штурму з усією командою. Це дозволяє ідентифікувати всі наявні завдання та проєкти для кожного учасника. Таким чином, стає зрозумілою важливість і терміновість кожного з них.
Завдяки цьому аналізу можна визначити послідовність виконання завдань, щоб досягти максимальних результатів з мінімальними витратами ресурсів.
Зазвичай, першочергова увага приділяється завданням, які вимагають мінімум зусиль та мають найбільший вплив. Проте, завдання з низьким рівнем зусиль та невеликим впливом також можуть бути корисними. Інколи, навіть такі завдання можуть принести певну користь.
Чотири квадранти матриці “Вплив-Зусилля”
Матриця “Вплив-Зусилля” складається з чотирьох квадрантів:
Квадранти утворюються шляхом поділу на вісі: вісь X (вплив) та вісь Y (зусилля). Розглянемо кожен квадрант детальніше:
#1. Швидкі перемоги – мінімум зусиль, великий вплив
У цей квадрант потрапляють завдання, які можна легко і швидко виконати, але вони суттєво впливають на діяльність компанії або вашу роботу. Ці завдання є першочерговими.
#2. Великі проєкти – значні зусилля, великий вплив
Цей квадрант включає завдання, які вимагають великих зусиль, але мають значний позитивний ефект. Вони зазвичай є довгостроковими цілями компанії та також мають високий пріоритет.
#3. Заповнювачі – мінімум зусиль, низький вплив
Цей квадрант містить завдання, які легко виконати, але їхній вплив є незначним. Завдання з цього квадранта не є пріоритетними.
Проте, їх можна виконувати у вільний час або коли немає інших, більш важливих завдань. Це дозволить звільнити час на майбутнє.
#4. Невдячні завдання – значні зусилля, низький вплив
У цей квадрант входять завдання, які вимагають багато часу та зусиль, але їхній вплив є мінімальним. Ці завдання є неефективними і їх потрібно або скасувати, або перенести на останній план, після виконання всіх інших завдань.
Коли варто використовувати матрицю “Вплив-Зусилля”?
Матриця “Вплив-Зусилля” стане незамінним помічником, коли ви або ваша команда працюєте над декількома проєктами або завданнями з різним рівнем потенційних переваг.
Цей інструмент також корисний, коли ви не знаєте, з чого почати або як найкраще розподілити ресурси.
Іноді матриця 2×2 допомагає організувати робочий процес та зробити його більш чітким.
Зазвичай стартапи або невеликі організації мають багато різноманітної роботи, яку виконує невелика кількість людей. У такій ситуації виникає хаос, де велика кількість ідей та проєктів може бути заблокована. Матриця допомагає структурувати роботу та забезпечити ефективний запуск процесів.
Перелік основних переваг матриці “Вплив-Зусилля” для вас та вашої команди:
Переваги матриці “Вплив-Зусилля”
#1. Спільне розуміння цілей
Основною перевагою матриці “Вплив-Зусилля” є те, що вона забезпечує єдине розуміння цілей для всіх учасників команди. Команда також може використовувати шаблони матриці для кращої організації робочого процесу.
#2. Оптимізація ресурсів та їх розподіл
Знаючи, які завдання потрібно виконати та в які терміни, ви можете правильно розподіляти ресурси. Таким чином, найважливіші ресурси спрямовуються на виконання пріоритетних завдань.
#3. Побудова послідовності завдань та їх пріоритизація
Матриця “Вплив-Зусилля” допомагає створити послідовність дій/завдань, організованих за пріоритетами. Це створює чіткий шлях для руху команди.
#4. Поєднання цілей команди з цілями компанії
Крім пріоритизації завдань, матриця також пояснює причини встановлення цих пріоритетів. Таким чином, команда розуміє цілі, які стоять за кожним завданням, а також цілі компанії в цілому.
#5. Економія часу та підвищення ефективності робочого процесу
За допомогою матриці ви не будете витрачати час на виконання завдань, що вимагають значних зусиль, але мають низький вплив. Це робить ваш робочий процес більш раціональним та ефективним.
Попри простоту матриці “Вплив-Зусилля”, є кілька моментів, які допоможуть вам отримати максимальну користь від цього інструменту.
Поради щодо використання матриці “Вплив-Зусилля”
#1. Визначення чітких цілей для матриці
Важливо розуміти причини для використання будь-якого інструменту. Переконайтеся, що ви визначили цілі і причини створення матриці. Це дасть вам точний напрямок дій для ефективного використання цього інструменту.
#2. Обговорення всіх завдань та дій з командою
Мозковий штурм завжди сприяє повному обговоренню питань. Працюючи разом з командою, ви зможете розглянути матрицю з різних точок зору та правильно розставити пріоритети, враховуючи думку кожного.
#3. Створення надійного плану дій після складання матриці
Просто створення матриці “Вплив-Зусилля” не є достатнім. Необхідно мати чіткий план дій та дотримуватися його. Переконайтеся, що у вас є план для кожного завдання та послідовність їх виконання для забезпечення безперебійного робочого процесу.
#4. Забезпечення комунікації в команді та звітування про виконання завдань
З початком роботи необхідно підтримувати активну комунікацію з командою для перевірки правильності визначення послідовності та пріоритетів.
У випадку виявлення областей для покращення, необхідно скласти звіт про результати роботи для внесення коригувань, щоб у майбутньому створювати ще більш ефективні матриці “Вплив-Зусилля”.
Ось і все, що вам потрібно знати про матрицю “Вплив-Зусилля”. А зараз давайте розглянемо декілька шаблонів матриць, які полегшать ваше життя!
Miro
Miro – це чудовий інструмент, розроблений для команд та окремих осіб для створення діаграм, таблиць, карт для планування та організації роботи.
Під час використання цього шаблону ми виявили наступне:
- Інтерфейс інтуїтивно зрозумілий, і будь-хто з базовими навичками роботи з шаблонами може використовувати цей інструмент.
- Відсутня розгорнута інструкція щодо використання шаблону матриці “Вплив-Зусилля”, тому новачкам може знадобитися додатково вивчити її принцип роботи.
- На початку роботи з шаблоном інструмент запитує про ваш досвід використання інструментів для дизайну, таких як Miro, що робить його зручним для початківців.
Miro є безкоштовним інструментом, тому ви можете створювати шаблони безкоштовно. Проте, ви можете оновити підписку, щоб отримати доступ до додаткових функцій, таких як необмежена кількість проєктів, спільна робота над проєктами з іншими користувачами тощо.
Lucidspark
Lucidspark – це ще один інструмент для дизайну, спеціально створений для підвищення продуктивності та виконання робочих завдань. Інструмент має простий інтерфейс, що дозволяє легко створювати та редагувати шаблони.
Особливості шаблону матриці “Вплив-Зусилля” Lucidspark:
- Інтерфейс простий та зручний; ви можете швидко створити матрицю, додавши завдання у відповідні поля.
- Шаблон має базовий дизайн, але ви можете додавати зображення, змінювати кольори та шрифти, щоб персоналізувати його.
- Базова структура з чотирма квадрантами дозволяє відобразити завдання з різним рівнем зусиль та впливу. Ви можете змінювати їх розташування залежно від потреби.
Ви можете почати працювати з Lucidspark безкоштовно, але також можна оновити підписку, щоб отримати доступ до додаткових преміум-функцій.
Canva
Canva – це інструмент дизайну, який можна використовувати для будь-яких потреб, пов’язаних з графічним дизайном. Ви можете використовувати його для створення діаграм, таких як матриця “Вплив-Зусилля”, логотипів, інфографіки та багато іншого.
Особливості шаблону Canva для матриці “Вплив-Зусилля”:
- Має широкий спектр функцій для дизайну, таких як додавання елементів, зміна кольорів та шрифтів, додавання зображень та відео, створення анімації тощо.
- Чудовий інструмент для користувачів, які часто використовуватимуть його для різних потреб, пов’язаних із дизайном та створенням контенту.
- Шаблон матриці має традиційний дизайн, де завдання можна просто перелічити під відповідними квадрантами. Відсутні спеціальні рівні для їх відображення.
Для багатьох новачків Canva може здатися надто складним інструментом для використання виключно з метою підвищення продуктивності.
Проте, це може бути ідеальним інструментом для досвідчених користувачів, які хочуть створювати унікальні дизайни та шаблони.
Інструмент можна використовувати безкоштовно, але преміум-версія надає доступ до різних шаблонів та інших елементів.
Creately
Creately – це інструмент для підвищення продуктивності, спеціально розроблений для компаній та організацій для вирішення організаційних завдань, зокрема створення шаблону матриці “Вплив-Зусилля”.
Особливості шаблону матриці “Вплив-Зусилля” Creately:
- Шаблон простий та яскравий з легким способом додавання завдань під кожним квадрантом.
- Структура матриці є зрозумілою, але не надає можливості для глибокого налаштування.
- Інструмент зручний для початківців, але обмежує можливості налаштування шаблону для покращення дизайну та структури матриці.
Хоча Creately не ідеальний для налаштування, він добре виконує свою основну функцію і є чудовим рішенням для менеджерів, які хочуть швидко та легко виконувати завдання.
GroupMap
GroupMap є одним з найкращих інструментів для створення матриці “Вплив-Зусилля”. Він поєднує в собі якісний дизайн та ефективність.
Особливості шаблону матриці “Вплив-Зусилля” Groupmap:
- Шаблон зроблено на високому рівні: ви можете просто клацнути в будь-якій точці та почати вводити текст, і це буде виглядати добре.
- Структура є дуже гнучкою, можна налаштовувати рівні впливу та зусиль, необхідних для кожного завдання.
- Немає потреби у складних налаштуваннях дизайну, шаблон має привабливий вигляд та ефективно виконує свою роботу.
Щодо дизайну, можливості налаштування обмежені, де можна змінювати фон та структуру осей відповідно до ваших потреб. Проте, ви можете створити ефективну матрицю з мінімальними зусиллями.
Ayoa
Ayoa – це інструмент для створення карт продуктивності, де можна знайти шаблони для блок-схем проєктів, графіків, матриць тощо.
Особливості шаблону матриці “Вплив-Зусилля” Ayoa:
- З шаблоном легко працювати, є достатньо варіантів дизайну для персоналізації.
- Структура матриці має чіткий дизайн з окремими блоками для кожного проєкту.
- Інтерфейс зручний для початківців, але працює дещо повільніше, ніж інші інструменти.
Безкоштовна пробна версія Ayoa діє лише 7 днів, після чого потрібно придбати преміум-версію для створення нових шаблонів.
Figma
Figma – це інструмент для графічного дизайну, що пропонує різні шаблони для діаграм та карт, необхідних для організацій з метою управління продуктивністю та командою.
Особливості шаблону матриці “Вплив-Зусилля” Figma:
- При запуску будь-якої діаграми або шаблону у Figma ви отримаєте інструкцію з використання інструменту.
- Також є вікно з інструкціями щодо використання шаблону для матриці “Вплив-Зусилля” та способами його налаштування для підвищення ефективності.
Інструмент мінімалістичний, але надає достатньо інструкцій для початківців, щоб створити ефективну матрицю “Вплив-Зусилля” без сторонньої допомоги. Він підходить як для початківців, так і для досвідчених фахівців, які хочуть швидко та легко виконувати свою роботу.
Venngage
Venngage – це безкоштовний інструмент для графічного дизайну, що використовується для створення різноманітних шаблонів та графіки. Матриця “Вплив-Зусилля” є частиною бізнес-версії Venngage, що є платною версією інструменту.
Особливості шаблону матриці “Вплив-Зусилля” Venngage:
- Шаблон матриці пропонує чудову гнучку структуру, де можна регулювати рівень зусиль та впливу проєкту.
- З точки зору дизайну інструмент пропонує чудові можливості налаштування та хороший стартовий шаблон для створення привабливого дизайну.
Шаблон матриці від Venngage є чудовим інструментом, але рівень налаштування є недостатнім, щоб виправдати покупку. Проте, якщо ви шукаєте якісний інструмент для створення дизайну для різних проєктів, це непоганий вибір!
Підсумок
Матриця “Вплив-Зусилля” є важливим інструментом для визначення термінів та пріоритетів у вашій роботі. Для цього також необхідний ідеальний шаблон, який відповідатиме вашим потребам.
Використовуючи ці інструменти, ми виявили, що для отримання ефективного шаблону не потрібне складне налаштування.
Однак, якщо ви будете використовувати інструменти, які пропонують такі можливості, то зможете досягти максимальної привабливості та ефективності вашої матриці.
Також ви можете переглянути деякі шаблони дерев прийняття рішень.