Оптимізуйте ваші закупівлі для малого та середнього бізнесу, використовуючи передові програмні рішення.
Керування закупівлями – це складний процес, що охоплює придбання товарів, контроль запасів, обробку замовлень, виставлення рахунків, взаємодію з постачальниками, здійснення платежів та багато іншого. Це є критично важливим для успішного функціонування будь-якої компанії. Саме тому підприємствам необхідно автоматизувати цей процес та використовувати спеціалізовані програми для ефективного управління.
Якщо відкладати впровадження програмного забезпечення для закупівель, наслідки ручної обробки можуть негативно вплинути на ваш бізнес. Тому, як тільки ви відчуєте неефективність ручних процесів, необхідно негайно розпочати впровадження цих інструментів.
Давайте розглянемо основні аспекти програмного забезпечення для закупівель та ознайомимося з найкращими інструментами у цій сфері.
Що таке програмне забезпечення для закупівель?
Закупівлі включають в себе процес пошуку та придбання необхідних товарів і послуг для бізнесу. Програмне забезпечення для закупівель – це набір бізнес-інструментів, призначених для автоматизації різних етапів цього процесу.
Ці інструменти забезпечують повний контроль над кожною операцією закупівельного процесу, від аналізу витрат до управління контрактами та здійснення платежів. Вони також можуть інтегруватися з різними ERP-системами для оптимізації робочих процесів.
Додатково, деякі програмні рішення надають доступ усім співробітникам для виконання завдань з централізованої платформи, забезпечуючи при цьому необхідний рівень авторизації.
Які функції виконують ці інструменти?
Програмне забезпечення для закупівель виконує ряд функцій, спрямованих на спрощення процесу закупівель. Співробітники можуть оформлювати замовлення з будь-якого місця та взаємодіяти з іншими членами команди. Ось основні завдання, які може виконувати таке програмне забезпечення:
- Створення та перевірка замовлень на покупку
- Автоматична передача електронних замовлень на покупку
- Нагадування про нещодавні замовлення та їх скасування
- Надсилання замовлень на покупку відповідним співробітникам для затвердження
- Виконання фінансових операцій та оновлення інвентарних даних після отримання замовлення
- Уникнення дефіциту товарів шляхом контролю запасів
- Збір та аналіз даних для визначення тенденцій та максимізації прибутку
- Оптимізація процесу стандартизації на різних платформах
Далі розглянемо ситуації, коли використання інструментів для управління закупівлями є найбільш ефективним.
Хто використовує програмне забезпечення для закупівель?
Вам знадобиться програмне забезпечення для закупівель, якщо ви регулярно закуповуєте великі обсяги сировини, комп’ютерного обладнання, канцелярських товарів тощо. Будь-який бізнес, що систематично закуповує матеріали у зовнішніх постачальників та прагне забезпечити прозорість закупівельної системи, отримає значну користь від таких інструментів.
Найчастіше програмне забезпечення для закупівель використовують такі компанії:
- Виробники товарів повсякденного вжитку та побутової техніки
- Автомобілебудівні підприємства
- Компанії, що працюють у сфері електронної комерції та роздрібної торгівлі
Також, ці інструменти використовуються спеціалізованими консалтинговими та закупівельними агентствами.
Багато брендів передають свої закупівельні операції таким агентствам для зручності та економії. Лідерами у сфері закупівельного консалтингу є такі компанії, як Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture та інші.
Як програмне забезпечення для закупівель допомагає бізнесу?
#1. Автоматизація закупівель
Автоматизація бізнес-процесів є невід’ємною частиною сучасного підприємництва, і закупівлі не є винятком. Програмне забезпечення для закупівель дозволяє успішно автоматизувати весь цикл закупівель.
Від пошуку постачальників до їх реєстрації, вибору товарів, контролю якості та, зрештою, укладання угоди – все це можна виконати за допомогою єдиної програми.
У багатьох випадках, програмне забезпечення автоматично обробляє внутрішні запити на закупівлю необхідних матеріалів. Перед відправкою замовлення на покупку, як правило, необхідне лише схвалення керівника.
#2. Прозорість закупівель
Зацікавлені сторони, такі як менеджери та фінансові директори, можуть відстежувати тенденції закупівель за допомогою централізованої системи. Вам не потрібно буде докладати додаткових зусиль для отримання звітів про закупівлі.
Крім того, програмне забезпечення відстежує кожен крок до укладання угоди, забезпечуючи високий рівень прозорості, що допомагає запобігти корупції.
#3. Оптимізація процесу затвердження
Такі інструменти використовують інтелектуальні алгоритми, що дозволяють відокремити обґрунтовані замовлення на покупку від непотрібних витрат. Таким чином, менеджери отримують лише дійсно необхідні запити. Як наслідок, вони можуть швидко затверджувати необхідні замовлення.
#4. Контроль витрат
Інформаційна панель програмного забезпечення миттєво відображає загальні витрати компанії на придбання матеріалів, перелік постачальників, суми платежів тощо. Це допомагає ефективно планувати бюджет, уникати зайвих витрат та забезпечувати економічну ефективність проектів.
Функції, на які варто звернути увагу під час вибору програмного забезпечення для закупівель
Більшість інструментів для закупівель мають стандартний набір функцій. Однак, перед придбанням, переконайтеся, що вони включають принаймні такі можливості:
- Наявність панелі для керування постачальниками, де можна реєструвати нових постачальників або переглядати контракти з існуючими.
- Можливість пошуку та ідентифікації нових постачальників.
- Утиліта для управління ризиками, яка блокує зайві витрати та невірні замовлення на покупку.
- Функція аудиту для перевірки замовлень, платежів постачальникам тощо.
- Функція складання бюджету, що дозволяє встановлювати місячний або квартальний бюджет і контролювати витрати у його межах.
- Комунікаційні можливості для сповіщення користувача про нові замовлення, рахунки-фактури та терміни виконання замовлень.
- Наявність мобільної версії для відстеження витрат, затвердження замовлень та завершення угод.
- Можливість встановлення корпоративної політики закупівель.
- Можливість створення спеціальних робочих процесів, якщо у програмному забезпеченні немає готових шаблонів для певних сценаріїв закупівель.
Тепер, коли ви знаєте основні концепції та можливості цих інструментів, розглянемо найкраще програмне забезпечення для закупівель, яке можуть використовувати малі та середні підприємства.
Precoro
Precoro – це рішення для невеликих та середніх команд, що допомагає оптимізувати процес закупівель та зменшити обсяг ручної роботи. Це заощаджує ваш час та кошти, дозволяючи вам зосередитися на більш важливих завданнях.
Це інноваційне та швидке програмне забезпечення оптимізує процес закупівлі, підвищуючи ефективність роботи вашої організації. Воно ефективно справляється із завданнями, пов’язаними з процесом купівлі, такими як заявки, замовлення та виставлення рахунків.
Precoro також покращує систему затверджень, роблячи цей процес більш ефективним. Усі етапи робочого процесу, від запиту до оплати рахунків-фактур, виконуються в електронному вигляді.
Додаток забезпечує зручний контроль процесів, затвердження та аналіз витрат у режимі реального часу.
Компанії отримують регулярні звіти та аналіз даних, включаючи детальну інформацію про процеси та дані закупівель. Ці звіти допомагають відстежувати та виправляти помилки, налаштовувати формати звітів та експортувати дані для бухгалтерського та фінансового аналізу.
Kissflow
Kissflow – це гнучке та налаштовуване рішення для контролю процесу закупівель. Воно надає можливості для збору, затвердження та відстеження заявок на купівлю за допомогою налаштовуваних форм.
Після затвердження запиту, автоматично генеруються замовлення на покупку. Для управління постачальниками, інструмент пропонує ефективний портал для їх адаптації, управління та обслуговування.
Затвердження рахунків-фактур можна виконувати в режимі реального часу. Kissflow також підтримує автоматичне тристороннє зіставлення рахунків-фактур з контрактами, замовленнями та актами надання послуг.
Kissflow генерує аналітичну інформацію про тенденції закупівель, витрати та ефективність постачальників. Користувачі також можуть створювати миттєві звіти з налаштованими параметрами.
Kissflow інтегрується з різними сторонніми інструментами та підтримує плагіни та API. Інтеграція з ERP-системами, такими як Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP і NetSuite, дозволяє уникнути зайвої роботи.
Команда закупівель
Team Procure спрощує процес закупівель для малого та середнього бізнесу, а також може задовольнити потреби підприємств зі складними міжнародними операціями. Ця єдина хмарна платформа може обробляти погодження, замовлення на покупку та інвентаризацію.
Запити на купівлю сортуються за бюджетом, відділом і терміновістю. На основі цих запитів користувачі можуть створювати замовлення та відстежувати графіки поставок.
Team Procure пропонує функцію матриці ціноутворення, що дозволяє керувати ставками, наданими різними постачальниками. Компанії можуть створювати власні робочі процеси затвердження.
Тут легко знаходити постачальників. Програмне забезпечення містить вбудовані KPI для відстеження ефективності. Інструмент забезпечує інтегровану систему управління складом навіть при наявності декількох складів у різних місцях. Ви також можете інтегрувати цей сервіс з існуючою системою за допомогою персоналізованого API.
ЗакупівліЕкспрес
ProcurementExpress – це програмне забезпечення для оптимізації всіх робочих процесів, пов’язаних із закупівлями. Воно допомагає усунути тривалі ручні процеси, паперові сліди та можливі випадки шахрайства.
Його система затвердження дозволяє встановлювати максимальні витрати та визначати ланцюжки затвердження. Компанії можуть призначати заздалегідь визначені рівні схвалення різним співробітникам. Організації можуть налаштувати та автоматизувати всі етапи ланцюжка затвердження для підвищення ефективності.
Програма дозволяє створювати швидкі та точні замовлення на основі ваших відносин з постачальниками. Ви можете налаштувати необхідні поля та спадні меню для створення професійних та контекстних замовлень.
Відповідно до фінансової структури вашої компанії, ви можете розподілити витрати між різними місцями для уникнення перевитрат. Звітність у додатку дозволяє аналізувати структуру витрат, а також створювати бюджети для різних проектів та відділів.
Прокурити
Procurify – це програмне забезпечення для проактивного управління витратами, що забезпечує повний контроль над витратами компанії. Ви можете затверджувати замовлення на покупку з одного місця та переглядати витрати в реальному часі.
Інструмент пропонує фізичні та віртуальні картки для зручних витрат. Procurify підтримує створення робочого процесу для автоматизації та відстеження кожного кроку покупки. Ви також можете встановити дозволи на купівлю залежно від відділу та місцезнаходження.
Іншою важливою функцією є можливість сортувати всі замовлення для постачальника. Додаток аналізує ефективність постачальників, що дозволяє приймати обґрунтовані рішення щодо закупівель. Ви можете імпортувати елементи каталогу, включаючи зображення.
Procurify інтегрується з такими бізнес-додатками, як Amazon Business, Oracle, Quickbooks та Slack.
купа
Coupa – це платформа, що забезпечує необхідну видимість та контроль витрат для управління процесом закупівель. З цим рішенням ви можете здійснювати закупівлі легко та ефективно, заощаджуючи час своїх співробітників.
Основні функції Coupa:
- Спрощення процесів оформлення заявок і замовлень
- Відстеження замовлень у реальному часі
- Сповіщення про знижки та інші переваги
- Гнучкі форми для введення даних для послуг
- Інформаційна панель для управління бюджетом у реальному часі
Інструмент підтримує затвердження за допомогою електронної пошти та мобільного телефону. Компанії можуть використовувати його для управління запасами та контрактами.
Беллветер
Bellwether робить процес закупівель прозорим та швидким, позбавляючи вас від усних схвалень та тривалого спілкування через електронні листи та телефонні дзвінки.
Програмне забезпечення дозволяє створювати заявки, замовлення на купівлю та рахунки-фактури, мінімізуючи витрачений час та зусилля. Функції розширеного робочого процесу та бюджетування забезпечують кращий контроль витрат.
Інструмент є гнучким та налаштовуваним відповідно до ваших потреб. Bellwether підтримує різні мови та спеціальні поля, а також дозволяє працювати з програмою за межами офісу.
PairSoft
PairSoft – це зручне програмне забезпечення для автоматизації робочого процесу в циклі P2P. Воно допомагає отримувати інформацію про витрати та встановлювати хороші стосунки з постачальниками.
Програмне забезпечення легко розгортається у вашій системі або існуючій ERP та дозволяє ефективно керувати замовленнями. Ви також отримуєте повну інформацію про витрати за категоріями.
PairSoft сприяє спілкуванню між компаніями та постачальниками у реальному часі. Обробка та перевірка рахунків-фактур – це інші автоматизовані функції. PairSoft також підтримує аналітику та звітність.
Заключні слова
У сучасну епоху цифровізації компаніям важко ефективно керувати процесом закупівель без використання спеціалізованого програмного забезпечення. Ці інструменти відкривають нові можливості на кожному етапі процесу.
Програмні рішення забезпечують оптимальну ефективність, навіть коли ваш бізнес розширюється. Ознайомтеся зі списком найкращого програмного забезпечення для закупівель, щоб вибрати найбільш підходящий варіант для ваших потреб. Не забувайте про основні функції, якими повинен володіти надійний інструмент автоматизації закупівель.
Малому та середньому бізнесу також варто розглянути можливість використання інструментів для управління документами.