Управління проектами та визначення пріоритетів стає для вас надто складним? Як було б чудово, якби існував спосіб допомогти вам зрозуміти, які завдання вимагають якої уваги та енергії.
Ось тут і вступає в дію матриця ударних зусиль або матриця 2×2. Це інструмент, який спрощує визначення пріоритетів і допомагає командам і окремим особам відновити зв’язок зі своїми цілями та визначити дієві кроки для початку роботи.
Якщо ви шукаєте простий шаблон матриці зусиль впливу, ця стаття стане чудовою підказкою. Але спочатку давайте познайомимо вас із основами матриці ударних зусиль.
Що таке матриця зусиль впливу?
Матриця впливу зусиль або матриця 2×2 — це не що інше, як інструмент, який використовують підприємства та окремі особи для ефективного визначення пріоритетів завдань. Пріоритезація відбувається шляхом аналізу зусиль, які необхідно докласти для виконання завдання, і порівняння їх із впливом, який воно матиме.
Здебільшого матриця впливу створюється шляхом мозкового штурму з вашою командою. Це дозволить вам визначити загальну кількість завдань і проектів для всіх членів команди. Тоді ви зможете зрозуміти важливість і терміновість цих завдань.
За допомогою цієї вправи ви можете визначити порядок завдань, які потрібно виконати, щоб досягти найкращого результату з найменшими зусиллями.
Зазвичай вам потрібно зосередитися на завданнях, які потребують найменших зусиль і найбільшого впливу. Однак це не означає, що завдання з низьким зусиллям і невеликим впливом марні. Іноді навіть вони можуть так чи інакше допомогти.
4 квадранти матриці впливу зусиль
4 квадранти матриці ударних зусиль, як показано нижче:
Ці чотири блоки розділені за впливом на вісь X і зусиллям на осі y. Кожен з блоків виглядає наступним чином:
#1. Швидкі виграші – невеликі зусилля та великий вплив
Цей блок містить усі завдання, які можна виконати легко чи швидко, але суттєво впливають на компанію чи вашу роботу. Завдання цього блоку мають найвищий пріоритет.
#2. Великі проекти – великі зусилля та висока віддача
У цей блок входять усі завдання, які вимагають значних зусиль і мають величезний ефект. Вони вважаються довгостроковими цілями компанії та мають досить високий пріоритет.
#3. Заповнення – невеликі зусилля та низький вплив
Цей блок містить усі завдання, які легко виконати, але не мають достатнього ефекту. Отже, завдання цього блоку не є найбільш пріоритетними.
Однак ви все ще можете виконувати ці завдання в додатковий час або коли ви не почуваєтесь продуктивними, просто щоб усунути ці завдання.
#4. Невдячні завдання – багато зусиль і низький вплив
У цей блок входять усі завдання, які займають багато часу та зусиль, але не дають достатнього ефекту. Ці завдання є дуже непотрібними, і їх слід скасувати, якщо потрібно виконати всі інші завдання.
Коли використовувати матрицю зусиль впливу?
Матриця зусиль впливу є обов’язковою для роботи, коли ви або ваша команда маєте кілька проектів або завдань із широким діапазоном потенційних переваг.
Він також потрібен вам, коли ви не знаєте, як найкраще вчинити або вирішуєте, з чого почати.
Іноді матриця 2×2 може навіть допомогти вам організувати робочий процес і зробити його вільним від безладу.
Зазвичай стартапи або менші організації мають масу різноманітної роботи, яку має виконувати дуже невелика група людей. У такій хаотичній структурі багато ідей і проектів можуть бути перешкоджені. Таким чином, матриця може розібратися в цьому безладі та запустити організацію.
Ось список дивовижних переваг матриці зусиль впливу для вас і вашої команди:
Переваги Impact Effort Matrix
#1. Тримайте всіх у курсі та синхронізуйте
Найкраща перевага матриці зусиль впливу полягає в тому, що вона зводить усіх на одну сторінку для досягнення мети. Ваша команда також може використовувати шаблони матриці зусиль впливу, щоб додати ще один рівень організації роботи.
#2. Оптимізуйте ресурси та їх розподіл
Коли ви знаєте, які завдання потрібно виконати та коли їх потрібно виконати, ви зможете керувати своїми ресурсами та правильно їх розподіляти. Отже, критичні ресурси зберігаються для виконання пріоритетних завдань.
#3. Створює послідовність робочих завдань і розставляє завдання за пріоритетністю
Матриця зусиль впливу допомагає створити послідовність дій/завдань, організованих на основі пріоритету. Це створює лінійний шлях, яким команда повинна слідувати.
#4. Поєднує команду з цілями компанії
Разом із визначенням пріоритетних завдань, матриця також пояснює, чому завданням потрібно встановити пріоритет. Отже, команда розуміє цілі, які стоять за нею, і, у свою чергу, розуміє цілі компанії.
#5. Економія часу та максимальна ефективність робочого процесу
За допомогою матриці ви можете не витрачати час на речі, які вимагають занадто багато часу для значно меншого впливу. Отже, ваш робочий процес стає більш чутливим до часу, а ефективність вашої роботи підвищується.
Якою б легкою не здавалася матриця впливу, ви все ще можете зробити кілька речей, щоб максимізувати переваги та корисність цієї практики.
Поради щодо сприяння матриці зусиль впливу
#1. Визначте чіткі цілі для матриці
Причина всього важливо всюди. Переконайтеся, що ви також знайшли це для матриці. Наявність чітких цілей і причин для створення матриці дасть вам точний напрямок для правильного виконання цієї практики.
#2. Обдумайте всі види діяльності та завдання разом зі своїми товаришами по команді
Мозковий штурм завжди дозволяє цілісно обговорювати речі. Роблячи це разом із вашими товаришами по команді, ви зможете по-іншому поглянути на матрицю, і завдання можна розставляти за пріоритетністю, пам’ятаючи про кожного.
#3. Створіть надійний план дій для процесу після створення матриці
Просто складання матриці зусиль впливу не дасть результату. Насправді, мати твердий план дій і виконувати його – це єдине, що допоможе. Отже, переконайтеся, що у вас є готовий план для всіх завдань і їх послідовності для плавного робочого процесу.
#4. Підтримуйте налагоджену комунікацію всередині команди та складайте звіти про виконання завдань
Коли робота почнеться, вам потрібно буде проактивно спілкуватися з командою, чи послідовність або пріоритети були достатньо точними.
Якщо були області покращення, обов’язково створіть звіт про те, як це пройшло, щоб внести коригування, щоб наступного разу ви складали ще одну матрицю зусиль впливу.
Це все, що вам потрібно було знати про Impact Effort Matrix. А тепер давайте подивимося на кілька шаблонів матриці зусиль впливу, які полегшать ваше життя!
Міро
Міро це фантастичний інструмент, призначений для команд і окремих людей для створення діаграм, таблиць, карт тощо для планування та організації речей.
Використовуючи цей шаблон, ми з’ясували кілька речей:
- Аспект проектування дуже зручний, і будь-хто, хто має базові знання щодо модифікації цих шаблонів дизайну, може використовувати цей інструмент
- Немає великої допомоги в поясненні того, як працює шаблон матриці зусиль впливу, тому початківцю, можливо, доведеться дослідити, що це таке і як це робиться.
- Починаючи свій перший дизайн, цей інструмент запитує ваш досвід у використанні інструментів проектування, таких як Miro, що робить його зручним для початківців з точки зору дизайну.
Miro — це безкоштовний інструмент, тому ви можете використовувати його для створення шаблонів безкоштовно. Однак ви також можете оновити його, щоб отримати доступ до преміальних функцій, таких як необмежена кількість проектів, співпраця з кількома членами команди тощо.
Lucidspark
Lucidspark це ще один інструмент дизайну, спеціально створений для підвищення продуктивності та пов’язаних із роботою завдань. Він має простий інтерфейс і легке створення та редагування шаблонів.
Ось особливості шаблону матриці ударних зусиль Lucidspark:
- Інтерфейс користувача простий і швидкий; Ви можете швидко створити матрицю, додавши проекти в поля
- Шаблон має базовий дизайн, але ви можете додавати зображення та змінювати кольори та шрифти, щоб зробити його власним
- Основний макет чотирьох квадрантів створений для показу завдань із змінним рівнем зусиль і впливу, не просто визначаючи їх в одному блоці, але ви можете зміщувати їх відповідно.
Ви можете почати роботу з Lucidspark безкоштовно, але ви також можете оновити його, щоб отримати доступ до інших преміум-функцій.
Canva
Canva це інструмент дизайну, який можна використовувати для будь-яких потреб дизайну. Ви можете використовувати його для створення діаграм продуктивності, як-от матриці зусиль впливу, дизайну логотипів, інфографіки та багато іншого.
Ось кілька речей про шаблон Canva для матриці зусилля впливу:
- Має безліч функцій дизайну, як-от додавання елементів, зміни кольору та шрифту, додавання зображень і відео, створення анімації тощо, що є дещо надмірним
- Чудовий інструмент для користувачів, які часто використовуватимуть його для інших вимог дизайну та створення вмісту
- Шаблон матриці зусиль впливу має традиційний дизайн, який може лише перелічувати завдання під блоками та не має спеціальних рівнів для них.
Лише для підвищення продуктивності Canva може здатися надто просунутою для багатьох новачків.
Однак це може бути чудовим інструментом для користувачів середнього та досвідченого рівня для створення унікальних дизайнів і шаблонів.
Використовувати його можна безкоштовно, але преміум-версія надасть вам доступ до різних шаблонів та інших елементів.
Творіть
Творіть це інструмент проектування продуктивності, спеціально створений для компаній і організацій для вирішення організаційних завдань, таких як створення шаблону матриці зусиль впливу.
Ось особливості шаблону матриці зусиль Creately Impact:
- Шаблон легкий і барвистий, із дуже простими способами запису завдань під кожним квадрантом
- Компонування матриці полегшує розуміння, але не пропонує вищого рівня налаштування
- Зручний для початківців, але обмежує користувачів у налаштуванні шаблону для кращого дизайну та макета для матриці
Незважаючи на те, що Creately не найкраще підходить для налаштування, він дуже добре справляється зі своєю роботою та є чудовим рішенням для керівників команд і менеджерів, які хочуть легко та швидко виконувати завдання.
Групова карта
Групова карта є одним із найкращих інструментів у цьому списку для шаблону матриці зусиль впливу. Він поєднує в собі найкраще з обох світів, тобто дизайн і ефективність.
Нижче наведено особливості шаблону матриці зусиль впливу Groupmap:
- Шаблон надзвичайно добре зроблений, де ви можете просто клацнути будь-де та почати писати завдання, і він все одно виглядатиме чудово
- Макет дуже гнучкий, і ви можете мікроналаштувати рівні впливу та зусиль, необхідних для цього завдання
- Немає багато чого, що потрібно зробити з точки зору дизайну, але шаблон має привабливий дизайн, який виконує свою роботу
З точки зору дизайну, існує обмеження для ваших налаштувань, де ви можете змінити фон і макет осі відповідно до ваших потреб. Однак ви можете зробити відмінну і ефективну матрицю з мінімальними зусиллями.
Айоа
Айоа це інструмент розробки карти продуктивності, де можна знайти шаблони для блок-схем проектів, графіків, матриць тощо.
Ось особливості шаблону матриці зусиль впливу Ayoa:
- З шаблоном легко працювати, і він має достатньо варіантів дизайну, щоб трохи налаштувати його
- Макет матриці ударних зусиль має плавний дизайн з окремими блоками проекту для правильної ідентифікації кожного з них
- Інтерфейс користувача зручний для початківців, але він дещо повільніший, ніж інші інструменти в цьому списку
Безкоштовна пробна версія Ayoa діє лише 7 днів, після чого вам потрібно отримати преміум-версію, щоб створювати нові шаблони.
Фігма
Фігма це інструмент для проектування, який пропонує різні шаблони для різних типів карт і діаграм, які потрібні організаціям для продуктивності та управління командою.
Ось особливості шаблону матриці ударних зусиль Figma:
- Коли ви запускаєте будь-яку діаграму чи шаблон на Figma, вас вітає навчальний посібник із використання інструменту, який є чудовою функцією для початківців
- Також є коробка з інструкціями щодо використання шаблону для матриці зусиль впливу та того, як ви можете налаштувати його для кращої ефективності.
Інструмент є мінімалістичним і пропонує достатньо вказівок для повного початківця, щоб створити респектабельну матрицю зусиль впливу без сторонньої допомоги. Це чудово для новачків і навіть для ветеранів, які хочуть швидко впоратися з роботою та витерти пил.
Venngage
Venngage це безкоштовний інструмент дизайну, який використовується для створення різних шаблонів дизайну та графіки. Impact Effort Matrix є частиною бізнес-версії Venngage, яка є платною версією інструменту.
Ось особливості шаблону матриці ударних зусиль Venngage:
- Шаблон матриці зусиль впливу пропонує чудовий гнучкий макет, де ви можете регулювати кількість зусиль і вплив проекту
- З точки зору дизайну інструмент пропонує чудові налаштування та гідний стартовий шаблон для створення привабливого дизайну для ефективного відображення ваших проектів.
Шаблон матриці зусилля впливу від Venngage є чудовим інструментом, але рівень налаштування, який він пропонує, недостатній, щоб виправдати покупку. Незважаючи на це, якщо ви шукаєте гарне програмне забезпечення для дизайну для кількох проектів, це хороший інструмент!
Підведенню
Матриця впливу зусиль є важливою практикою для визначення термінів і пріоритетів вашої роботи. Для цього вам також потрібен ідеальний шаблон, який працює саме так, як вам потрібно.
Після використання всіх цих інструментів ми виявили, що вам не потрібно мати високий рівень налаштування, щоб отримати пристойний шаблон матриці.
Однак якщо ви скористаєтеся інструментами, які пропонують це, ви зможете максимізувати привабливість і ефективність матриці.
Ви також можете переглянути деякі шаблони дерева рішень.