Контракти – це джерело доходів будь-якого бізнесу, а програмне забезпечення для керування контрактами гарантує, що канал буде бездоганним і своєчасним.
Зараз бізнес-контракти повністю оцифровуються. Більше не потрібно складання документів, остаточного складання, підписання, поштового відправлення тощо. Команда фінансів, продажів або клієнтської підтримки тепер використовує автоматизовані інструменти для створення сотень контрактів щодня.
Якщо ви не пробували жодної програми для керування контрактами, ви перебуваєте в потрібному місці. Нижче ми представляємо остаточний список програм для керування контрактами, щоб ви могли вибрати.
Яке призначення програмного забезпечення для керування контрактами?
Програми для керування контрактами полегшують процес укладення контракту, ведучи переговори до остаточного підписання. Звучить цікаво? Знайдіть нижче деякі популярні цілі:
Зменшити термін дії договору
Зазвичай для завершення чернетки контракту потрібно до 4 тижнів. Якщо ви відповідаєте за складання контрактів, справте враження на свого керівника, створивши професійні контракти за лічені хвилини, використовуючи надійне керування контрактами.
Підвищення точності контракту
Ненавмисні помилки в контракті можуть порушити угоду та знизити довіру до вашої компанії. Ви можете уникнути таких нещасних випадків, використовуючи автоматизовані контрактні інструменти. Такі інструменти використовують попередні контакти для автоматичного заповнення основних цифр, полів, даних тощо.
Все, що вам потрібно зробити, це зробити деякі персоналізації та змінити заповнені дані, щоб зробити договір актуальним.
Автоматизація ключових процесів
Контрактний процес включає багато етапів, як-от переговори, створення, чернетки котирувань, оновлені котирування, оновлені котирування, нагадування про підписання контракту тощо. Ви можете автоматизувати всі ці кроки за допомогою програмного забезпечення для керування контрактами, щоб зберегти свій розум і, звичайно, багато паперів. .
Увімкнення електронного підпису
Команда відділу продажів і підтримки клієнтів може продовжувати передавати процес підписання контракту від однієї особи до іншої за допомогою електронних підписів. Цифровий підпис документів швидше, ніж особистий підпис.
Тепер, коли ви дізналися про цілі програм для керування контрактами, настав час ознайомитися з деякими популярними засобами керування контрактами.
PandaDoc
Незважаючи на те, що PandaDoc є популярним і надійним програмним забезпеченням для керування контрактами, воно робить більше, ніж це. Окрім того, що він дозволяє налаштовувати, вести переговори та включати eSign у складні контракти, він підтримує розмови та працює з вашою швидкістю.
Ця багатофункціональна платформа містить сотні шаблонів контрактів, які можна налаштувати за допомогою редактора перетягування та швидко надати клієнтам. Крім того, ви можете використовувати бібліотеку попередньо схвалених пунктів для створення безпомилкових контрактів для багаторазового використання.
Основними функціями PandaDoc є:
- Сповіщення в реальному часі
- Безпроблемна обробка платежів
- Мобільний додаток для Android та iOS
- Необмежена кількість документів і користувачів
- Інтеграція CRM для імпорту даних клієнтів
Це дозволяє вам оптимізувати процес керування контрактами, автоматизуючи такі завдання, як затвердження, підписання замовлення та індивідуальні дозволи користувача. Члени команди також можуть коментувати документ або продовжувати розмову за допомогою функції загального чату.
Контракти Zoho
Zoho Contracts — це комплексне програмне забезпечення для керування контрактами, яке дозволяє оптимізувати життєвий цикл контракту. Це допомагає підприємствам підвищити ефективність у всіх аспектах управління контрактами шляхом покращення відповідності та пом’якшення бізнес-ризиків. Ця програма може задовольнити всі ваші потреби, пов’язані з контрактом, від створення документів, затвердження та переговорів до підпису.
Основні особливості Zoho Contracts:
- Підписи, що мають юридичну силу
- Елементи дій для нагадувань
- Попередньо визначені ролі користувачів і права доступу
- Шифрування та приватні центри обробки даних
- Центральний репозитарій для підприємств
Ви можете миттєво створювати нові контракти за допомогою майстра створення контрактів, спробувати будь-які попередньо визначені шаблони для звичайних контрактів або створити власні шаблони. Такі функції, як вбудований редактор документів, відстеження змін і коментарі, спрощують спільну роботу над документами.
Крім того, ви можете використовувати цю платформу для розробки робочого процесу затвердження, отримання цінних аналітичних даних, запису історії контрактів, перегляду поточних змін і керування контрактними зобов’язаннями.
Підрядні роботи
Якщо ви шукаєте просте програмне забезпечення для керування контрактами, налаштування якого займає лише кілька хвилин, виберіть ContractWorks. Це не тільки суттєво покращує видимість вашого контракту, але й мінімізує ризик пропуску наступної дати поновлення.
Основні функції ContractWorks:
- Індивідуальні заплановані звіти, що охоплюють усі аспекти
- Необмежена кількість сповіщень і повідомлень про важливі контракти
- Теги штучного інтелекту для зручної навігації та пошуку контрактів
- Розумні інструменти AI для відстеження ключових точок даних
- Інтуїтивно зрозумілий графічний інтерфейс і спеціальний менеджер впровадження
Ця програма дозволяє вам включити необмежену кількість користувачів незалежно від вибраного плану. Використовуючи OCI та функцію розширеного пошуку, ви можете швидко знайти потрібні вам деталі угоди.
Крім того, це дозволяє зберігати всі контракти в масштабованому та безпечному сховищі контрактів. Вбудована функція електронного підпису дає змогу надсилати, підписувати та зберігати контракти з будь-якого місця.
Конкорд
Concord — це єдина платформа для всіх ваших контрактних процесів. Він дозволяє вам керувати розробкою, затвердженням, електронним підписом і зберіганням контрактів, а також повністю контролювати керування життєвим циклом контракту.
На цій платформі ви можете виконувати інші важливі завдання, такі як зовнішні переговори, пошук контрактів, керування сповіщеннями про крайні терміни та звітування. Це також полегшує спільне редагування документів, коментування та спілкування з колегами та постачальниками.
Ключові особливості Concord:
- Регулярна автоматизація завдань із широкою інтеграцією
- Статистика, пов’язана з контрактом, із порівнянням на місцях
- Сповіщення електронною поштою про продовження контракту або кінцевий термін
- Необмежена кількість юридично обов’язкових підписів
- Автоматична маршрутизація та затвердження документів
Concord підтримує інтеграцію з декількома програмами для згладження робочого процесу. Ви можете інтегрувати його з понад 4000 програмами через Zapier або використовувати REST API і веб-хуки. Крім того, ви можете комбінувати його з Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms та багатьма іншими.
DocuSign CLM
DocuSign CLM є правильним вибором для малого бізнесу, оскільки пропонує економічно ефективне програмне забезпечення для керування контрактами. Це допомагає вам організувати весь процес, створюючи налаштовані угоди, автоматизуючи контрактну зайнятість і вивчаючи тенденції, ризики та можливості.
Ви можете швидко створити контракт за допомогою шаблонів, бібліотек пунктів, редактора перетягування та умовних правил. Це також дає вам змогу контролювати версії та контрактувати маршрутизацію для внутрішньої та зовнішньої перевірки.
Основні функції DocuSign CLM такі:
- Автоматизація завдань і комплексне управління документообігом
- Економить час завдяки стандартизації процесів керування контрактами
- Усуває вузькі місця для ефективної роботи
- Підтримуйте бізнес-аналітику за допомогою швидкого перегляду та інформації про тенденції
- Плавна та легка співпраця між членами команди
Крім того, підприємства можуть використовувати DocuSign CLM для зберігання контрактів у центральній дихальній системі, керування зобов’язаннями, пошуку угод за допомогою фільтрів та багато іншого. Програма містить понад 100 попередньо налаштованих кроків робочого процесу, які можна використовувати для створення, перегляду, затвердження та зберігання контрактів.
Контрактна собака
Чи часто ви втрачаєте свої важливі контракти? Contract Hound тут, щоб допомогти вам. Це просте програмне забезпечення для керування контрактами дозволяє легко знаходити, зберігати та впорядковувати всі контракти, щоб ви могли залишити свої турботи осторонь.
Відомими особливостями Contract Hound є:
- Зберігайте та впорядковуйте документи в базі даних з можливістю пошуку
- Можливість безкоштовного додавання необмеженої кількості користувачів для перегляду контакту
- Безпечне підписання та затвердження завдяки інтеграції
- Чуйна команда підтримки, щоб зберегти вашу спину
- Аварійне та надійне резервне сховище
Ви можете встановити нагадування та сповіщення про закінчення терміну дії контракту та дати поновлення. Ви можете запропонувати своїм колегам на цій платформі дозвіл лише на читання або редагування. Компанії також можуть використовувати Contract Hound для перегляду та підписання контрактів, управління грантами та відстеження змін.
CMx
CMx — це універсальний динамічний інструмент для всіх ваших завдань із керування контрактами. Ця платформа доступна як у хмарі, так і локально. З його допомогою компанії можуть отримати доступ до своїх цінних даних Contract Lifecycle Management на одній платформі, включаючи контракти, юридичні угоди та пов’язані документи.
Ви можете створювати контракти без особливих зусиль, використовуючи імпорт схвалених пунктів у MS Word шляхом перетягування. Ви також можете зберігати всі контрактні версії в центральному контрактному респіраторі.
Основні атрибути програми CMx:
- Розширена аналітика з актуальними даними, спеціальними та запланованими звітами
- Багатофакторна автентифікація, захищене багатокористування, сертифікат SSL
- Зашифровані дані зберігаються в захищених центрах обробки даних
- Робочі процеси для перегляду та затвердження контракту
- Проста конфігурація та детальний дозвіл
Він також підтримує інтеграцію з різними редакторами, програмами та платформами SSO, такими як Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 і Azure Active Directory.
Евізорт
Шукаєте відповідне програмне забезпечення для керування контрактами для свого швидко зростаючого бізнесу? У цьому випадку Evisort може стати ідеальним варіантом для вашої компанії. Цей інструмент керування контрактами на основі штучного інтелекту допомагає вам зменшити робоче навантаження, сповіщати про закінчення терміну дії контракту, пришвидшити пошук контракту та скоротити час транзакції контракту.
Основні можливості програми Evisort:
- Автоматизація контрактів для збільшення ресурсів
- Прозорі процеси затвердження для забезпечення відповідності
- Автоматичні сповіщення та тригерні сповіщення
- Розширена аналітика контрактів, звіти та візуалізація
- Інтеграція без коду та керування доступом
За допомогою Contract Intelligence Platform від Evisort ви можете спростити керування контрактами. Це також спрощує робочі процеси, щоб допомогти вашій команді зосередитися на стратегічній роботі та співпрацювати для швидшого закриття угод. Ця платформа підтримує інтеграцію з такими програмами, як Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box і Salesforce.
Основні характеристики інструменту керування контрактами
Програмне забезпечення для керування контрактами є гідним, якщо воно має такі функції:
Шаблони договорів
Додаток має пропонувати звичайні шаблони, які компанії часто використовують. Він також має запропонувати можливість перетворити новий контракт на шаблон для майбутнього.
Центральне сховище вмісту контракту
Повинна бути база даних для вмісту, який часто використовуватиметься в контрактах. Оператор повинен мати можливість налаштувати поля за потреби.
Контроль доступу на основі ролей
Виїзні торгові агенти, партійні клерки, клієнтська служба підтримки, розробники контрактів, менеджери та власники бізнесу повинні мати різні рівні доступу в костюмі.
Захищене та зашифроване сховище
Надійне програмне забезпечення для керування контрактами використовуватиме програмне забезпечення для автентифікації та протоколи шифрування для захисту контрактів від зловмисників.
OCR, AI, PDF і друк
Програмне забезпечення має містити програму OCR, якщо вам потрібно додати вміст із фізичного контракту. Штучний інтелект може обробляти вхідні дані для створення чистих і професійних PDF-файлів.
Іноді вам можуть знадобитися друковані копії, тому опція друку також має бути там.
Панель приладів
Інформаційна панель, яка показує кілька показників команди обробки контрактів, допоможе менеджерам, фінансовим спеціалістам і команді керівництва складати відповідні бізнес- і фінансові плани.
Програмне забезпечення для керування контрактами наступного покоління має відображати інформаційну панель із незавершеними контрактами, чернетками контрактів, контрактами в розробці, контрактами, надісланими на затвердження клієнтам, і новими пропозиціями контрактів.
Вбудований електронний підпис
Купуючи костюм для керування контрактами, переконайтеся, що він містить функцію електронного підпису. В іншому випадку вам може знадобитися придбати інший додаток лише для електронних підписів. Відокремлення цієї важливої функції, безумовно, сповільнить швидкість обробки вашого контракту.
Конвеєр контрактного процесу
Додаток має запропонувати інтуїтивно зрозумілий процес обробки контрактів. Наприклад, польовий агент ініціює потік контракту. Потім відділ продажів або продуктів перевірить елементи контракту та перешле їх менеджерам.
Після того, як менеджер остаточно визначив ціну та умови, він може надіслати контракт керівництву. І все це має відбуватися в додатку.
Моніторинг адміністратора
Повинні бути розширені можливості візуалізації для бізнес-менеджерів, фінансових офіцерів, керівництва та власника бізнесу. Це гарантує, що все відбувається відповідно до політики компанії.
Що таке стандартний процес керування контрактами?
Типовий процес управління контрактом або робочий процес складається з шести кроків. Подивіться на кожен етап життєвого циклу.
Створення
Першим етапом управління контрактами є створення угоди. Ви можете скористатися шаблоном або почати писати його з нуля.
Співпраця
Будучи ключовим діловим документом, контракти часто потребують включення внутрішньої співпраці. Кілька команд вносять свій внесок, щоб завершити контракт від імені компанії.
Редагування
Перший примірник договору навряд чи є остаточним. Його потрібно пройти через різні редагування та зміни версії для завершення.
Підпис
Коли письмова частина завершена, вам потрібно підписати договір. У наш час використання електронних підписів зростає.
Відстеження
Існує також необхідність відстежувати зобов’язання та відповідність контракту.
Зберігання
Усі контракти повинні зберігатися в доступному для пошуку, централізованому та безпечному респіраторі. Таким чином, користувачі можуть швидко сортувати та знаходити документи.
Звітність
Ви повинні отримати спеціальний аналітичний звіт для свого контракту з корисною інформацією. Це допоможе вам приймати зважені рішення.
Оновлення
У багатьох випадках контракти поновлюються через певний час. Однак дуже важливо стежити за термінами поновлення.
Популярні книги для навчання управлінню контрактами
Управління контрактами: основна бізнес-компетенція
Складання договору та переговори
Принципи управління контрактами
Управління контрактами: секрети перемог
Заключні слова
Наразі ви досліджували вісім найкращих інструментів програмного забезпечення для керування контрактами, які захоплюють світ бізнесу. Ви можете вибрати один із наведених вище залежно від потреб вашого бізнесу, обсягу роботи за контрактом і бюджету. Ви можете скористатися пробною версією, а потім підписатися, якщо інструмент виглядає задовільним.
Вам також може бути цікаво дізнатися, де купити та продати онлайн-бізнес.