Програмне забезпечення для автоматизації завдань зменшує ручну роботу та підвищує продуктивність у більшості компаній, які використовують технології в цифровій або фізичній формах!
Автоматизація — це незамінний плід для власників і менеджерів бізнесу, коли їм потрібно зменшити накладні витрати без шкоди для продуктивності та продуктивності.
Від виробництва побутової техніки, товарів і транспортних засобів до кодування програмного забезпечення, вся галузь отримує переваги від автоматизації завдань і процесів.
Якщо ви новачок у автоматизації завдань або вже використовуєте автоматизацію, але хочете зробити існуючі сценарії автоматизації ефективнішими, ви потрапили в потрібне місце!
У цій статті описано деякі видатні інструменти автоматизації завдань, які використовують провідні підприємства малого та середнього бізнесу, стартапи та підприємства. Крім того, ви дізнаєтесь більше про кроки та переваги автоматизації завдань. Отже, починайте читати!
Що таке автоматизація завдань? 👩💻
Автоматизація завдань — це використання програмного забезпечення або алгоритмів програмування для виконання повторюваних і прогнозованих ручних завдань за допомогою комп’ютерів, смартфонів, планшетів або одноплатних комп’ютерів (SBC), як-от Raspberry Pi.
Це підвищує послідовність і точність робочих процесів. Не кажучи вже про те, що автоматизація завдань забезпечує надзвичайну ефективність найскладніших завдань. Найочевидніше, що це мінімізує ручну працю, необхідну для отримання конкретного результату, одночасно оптимізуючи весь бізнес або комерційний проект.
Автоматизація завдань не усуває повністю участі людей. Це просто зменшує потребу в ручному втручанні співробітників вашого бізнесу, водночас вони можуть інвестувати час у збільшення продажів, покращення маркетингових показників і, зрештою, отримання більшого доходу.
Кроки для автоматизації бізнес-задач 🏦
Автоматизація бізнес-завдань значною мірою покладається на умовні оператори, сегмент комп’ютерного програмування, який вирішує проблеми «ЯКЩО, потім інакше» (або «Якщо це, тоді те»).
Однак вам не потрібно вдаватися до кодування, оскільки існують інструменти перетягування для автоматизації завдань. Ви можете створювати дуже складні рецепти автоматизації, не написавши жодного рядка коду.
Нижче наведено кроки, яких слід виконати для більшості інструментів, згаданих у цій статті або знайдених в інших місцях в Інтернеті:
#1. Створіть робочий процес для повторюваних завдань
По-перше, вам потрібно визначити, чи є бізнес-процес повторюваним. Подивіться на наступний робочий процес для управління проектами в Asana. Це чудовий приклад рецепту автоматизації:
- Керівник проекту додав завдання на Asana.
- Вони також додали правонаступника на Asana.
- Програма Google Календар виконавця автоматично покаже це завдання як розклад завдань.
Ви можете використовувати свою уяву та креативність, щоб створити подібні робочі процеси.
#2. Виберіть програму тригера та додайте тригерні події
Більшість програмного забезпечення для автоматизації завдань попросить вас вибрати програму-запуск і подію-запуск, які запустять автоматизований робочий процес. У наведеному вище прикладі:
- Тригерна подія: додано нове завдання та призначено члена команди
#3. Виберіть програму дії та подію дії
Тепер ви просто вибираєте Google Calendar як програму Action і додаєте подію календаря як Action Event.
#4. Опублікувати автоматизацію
Інструмент автоматизації виконуватиме різноманітне тестування та автентифікацію облікового запису протягом усього процесу. Коли ви побачите, що автоматизація тестування працює так, як ви планували, опублікуйте рецепт.
Відтепер програма для автоматизації завдань автоматично резервуватиме місце в календарі членів вашої команди, коли ви призначатимете нове завдання. Не потрібно ганятися за ними чи надсилати електронні листи з нагадуваннями!
Переваги автоматизації завдань 👍
Переваги вашого бізнесу від автоматизації завдань залежать від галузі до галузі. Але загальні переваги будь-якої галузі:
- Це прискорює повторювані завдання. Якщо ви можете передбачити точні кроки завдання, програмне забезпечення може відтворити ці кроки, і ви можете розслабитися, поки програма виконує завдання одне за одним.
- Ви можете вберегти свою робочу силу від виснаження та втоми, використовуючи алгоритмічний код для виконання повторюваних завдань.
- Люди схильні робити незначні помилки, як-от опечатки, коли працюють над тими самими кроками завдання повторно. Але такі помилки можуть стати фатальними для ваших клієнтів. Ви можете використовувати програмне забезпечення для автоматизації завдань, щоб виконувати повторювані завдання та врятувати свою компанію від втрати репутації.
- Такі інструменти звільняють вашу робочу силу від ручної роботи, щоб ви могли підвищити її кваліфікацію та призначити в інші відділи, які приносять прибуток, як-от відділи продажів, маркетингу, продажу товарів і обслуговування клієнтів.
- Більшість споживчих товарів, побутової техніки та автомобілебудування використовують комбінацію алгоритмів і роботизованих рук для автоматизації всієї виробничої лінії. Це в основному знижує собівартість продукції.
- Автоматизація завдань гарантує, що ваш цифровий бізнес-процес узгоджується з корпоративною політикою, як-от автоматизація документообігу для створення та затвердження бізнес-документів.
- Ви отримуєте більше контролю над бізнес-операціями та виробничими лініями. У надзвичайних ситуаціях ви можете легко застосувати рішення для аварійного відновлення, як-от перенесення хмарної програми до іншого постачальника хмарних технологій або виробничі потреби непошкодженої фабрики.
- Нарешті, найбільш затребуваною перевагою є краща рентабельність інвестицій у ручні бізнес-процеси, такі як цифровий маркетинг, маркетинг електронною поштою, онлайн-реєстрація клієнтів, цифрова перевірка KYC тощо.
Тепер ви знаєте визначення програмного забезпечення для автоматизації завдань, його кроки та переваги. Настав час дослідити деякі популярні інструменти для легкої та доступної автоматизації завдань для будь-якого бізнесу чи особистого використання:
Pipefy
Коли справа доходить до автоматизації ваших завдань або робочого процесу, Pipefy тут для вас. Окрім автоматизації, ви можете створювати та змінювати будь-який робочий процес на цій платформі з можливістю нескінченного та легкого масштабування. Завдяки інтуїтивно зрозумілому візуальному інтерфейсу процес автоматизації стає безперебійним.
У результаті підвищується ефективність команди, і вони можуть отримати максимум від своїх програм. Це також допомагає керувати швидкими змінами робочого процесу завдяки відгукам клієнтів або новим внутрішнім вимогам.
Тепер вам доведеться менше покладатися на листи електронної пошти та електронні таблиці, оскільки це програмне забезпечення для автоматизації дозволяє уникнути помилок, усуваючи повторювані записи даних.
Pipefy дозволяє створювати робочий процес з нуля за допомогою його візуального редактора або вибрати будь-який із його шаблонів для налаштування відповідно до ваших потреб. Крім того, настроювані інформаційні панелі та звіти цього інструменту корисні для відстеження KPI, моніторингу стану та виявлення нових можливостей.
Ця програма дає змогу об’єднувати, сортувати та маршрутизувати вхідні запити, надходження та квитки, незалежно від їх джерел. Він підтримує співпрацю, розміщуючи кожного члена команди на одній сторінці та визначаючи дозвіл користувача на видимість і співпрацю.
Zoho Flow
Вам набридло керувати кількома додатками окремо для ваших команд? Zoho Flow дозволяє автоматизувати бізнес-процеси та завдання, підключивши додатки, які ви використовуєте. Тепер позбудьтеся будь-яких інформаційних бункерів за допомогою функції розумної інтеграції цього програмного забезпечення.
Додаток об’єднує всі додатки, щоб усі електронні листи, записи та звіти рухалися безперервно. Ви можете проектувати потоки, налаштовуючи попередньо створені колекції потоків для максимальної продуктивності та виконання рутинних завдань.
Крім того, немає потреби докладати зусиль для кодування складної інтеграції, оскільки його динамічний конструктор дозволяє встановлювати тригер і дії за допомогою бездоганної інтеграції. Команди можуть навіть створювати робочі процеси, які об’єднують між відділами для кращої оркестровки бізнесу.
Крім того, організації можуть створювати спеціальні інтеграції за допомогою цього інструменту для різних бізнес-функцій. Деякі найбільш підтримувані програми: Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox і Salesforce.
Wrike
Якщо ваша команда втомилася від виконання виснажливих процесів, які впливають на продуктивність, настав час вибрати Wrike. Його потужний і ефективний механізм автоматизації може автоматизувати повсякденні робочі процеси, щоб ви могли виконувати найважливіші дії для вашого бізнесу.
Компанії можуть створювати правила для повторюваних завдань, використовуючи тригери та дії для швидших і розумніших робочих процесів. Крім того, інструмент попереджає та автоматично оновлює вас для швидшого масштабування, оптимізації процесу та зменшення помилок.
Коли ви використовуєте Wrike, він автоматично переміщує завдання на наступний етап робочого процесу, залежно від пріоритету завдання, статусу та ризику. Оскільки всі члени команди мають повну видимість робочих процесів, буде прозорість.
Додаток також має такі функції, як @згадки, сповіщення та нагадування для кращої співпраці.
ClickUp
За допомогою функції ClickUp Automations ви можете легко автоматизувати свої рутинні завдання та допомогти своїй команді зосередитися на більш важливій роботі.
Використовуючи цю платформу, можна створювати завдання більш ніж 100 способами. Окрім створення індивідуальної автоматизації, він дозволяє автоматизувати завдання, пов’язані з виконавцями, статусами, пріоритетами, датами, створенням і переміщенням.
Більше того, він дозволяє призначати завдання, змінювати статус, залишати коментарі та виконувати багато інших дій. Користувачі можуть вибрати дію, яка відбудеться під час тригера автоматизації, і, таким чином, заощадити свій дорогоцінний час.
ClickUp Automations підтримує кілька зовнішніх програм, зокрема Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform і Airtable, для створення єдиного, але спільного робочого процесу. Перш за все, він забезпечує безпеку даних користувача за допомогою безпечної платформи та пропонує високий рівень безвідмовної роботи.
Jira Automation
Шукаєте рішення для автоматизації завдань, яке допоможе вам зосередитися на важливих завданнях? Виберіть Jira Automation, щоб автоматизувати будь-яке завдання чи робочий процес у вашому бізнесі кількома клацаннями миші.
Завдяки цій платформі можливості безмежні — ви можете використовувати її для автоматизації призначення завдань для синхронізації завдань між відділами.
Вам також не потрібно писати коди. Виберіть будь-який із понад 100 шаблонів (DevOps, Slack, Business, Global тощо) і почніть створювати правила автоматизації за лічені хвилини. Крім того, ви можете скористатися його посібниками та відео, щоб розпочати процес.
Компанії можуть використовувати це програмне забезпечення з іншими популярними бізнес-інструментами, такими як MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket тощо.
Zapier
Завдяки 5000 додатків і нескінченній автоматизації Zapier — це найкраще рішення для автоматизації завдань для таких відомих брендів, як Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable тощо. Це програмне забезпечення для автоматизації завдань без програмного коду з такими помітними функціями:
- Багатоетапна автоматизація, яка може включати до 100 програм
- Проста логіка if/then для умовного програмування у візуальному робочому просторі
- Повністю автоматизоване створення рецептів за допомогою перетягування
- Кілька фільтрів, щоб ви могли створювати складні рецепти автоматизації
- Відформатуйте свої дані у формулі автоматизації за допомогою функції Formatter
На момент написання статті платформа інтеграції додатків підходить для таких бізнес-ролей, як продажі, інформаційні технології (ІТ), власники малого бізнесу та онлайн-маркетологи.
Говорячи про бізнес-процеси, ви можете використовувати інтеграцію програм Zapier або Zaps для спілкування з клієнтами, керування даними, керування потенційними клієнтами та бізнес-процесів.
Tallyfy
Tallyfy дуже підходить для компаній, які мають більший обсяг документів, файлів і даних, ніж інші. Сам розробник платформи автоматизації зробив акцент на автоматизації завдань для онлайн-форм, бізнес-процесів, процесів, завдань, затвердження документів тощо.
Він має інтеграцію та веб-хуки для різноманітних бізнес- та професійних програм, таких як електронна пошта Google (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau тощо.
Крім того, програмне забезпечення для автоматизації завдань підтримує інструменти автоматизації сторонніх розробників, такі як Zapier Connector і Power Automate. Отже, якщо ви не знайдете інтеграції для своєї бізнес-програми на Tallyfy, ви можете інтегрувати програму з Power Automate або Zapier, а потім керувати нею на Tallyfly.
Nintex
Коли справа доходить до використання повної платформи автоматизації, Nintex є ідеальним вибором для бізнесу. Цей інструмент дозволяє користувачам автоматизувати ручні та щоденні завдання та керувати робочим процесом за допомогою роботизованої автоматизації процесів.
Все, що вам потрібно зробити, це знайти процеси, які потребують автоматизації, і почати автоматизувати їх кількома клацаннями миші — і абсолютно без кодів. Немає необхідності використовувати паперові форми, оскільки компанії можуть збирати інформацію в цифровому вигляді з форм і смартфонів.
Більше того, Nintex підтримує електронний підпис у ваших документах і дозволяє автоматично створювати документи, коли це потрібно. Ви також можете стати частиною глобальної партнерської мережі для швидкої та успішної автоматизації.
Заключні слова
Автоматизація завдань — секрет продуктивності, ефективності та прибутковості бізнесу. Це допомагає вам уникнути штрафів за помилки та швидше виконувати фізичні чи цифрові завдання. Однак успіх в автоматизації залежить від програмного забезпечення, яке ви використовуєте для написання автоматизованих процесів або рецептів завдань.
Спробуйте наведене вище програмне забезпечення для автоматизації завдань і виберіть програмне забезпечення, яке відповідає вашому домену та стилю автоматизації.
Далі ви можете перевірити інструменти автоматизації рахунків до кредиторів.