Працюючи з багатьма співробітниками на робочому місці, відділу кадрів доводиться вміло керувати інформацією про всіх для прийняття точних рішень.
Таке складне завдання потребує багато і залишає менше часу на виконання інших обов’язків HR.
HRIS потенційно може стати чудовою інвестицією для управління інформацією про співробітників і максимізації ефективності.
У цій статті ви дізнаєтеся, що таке програмне забезпечення HRIS, його типи та вісім програм HRIS для роботи з персоналом.
Тож візьмемо це зверху.
Що таке програмне забезпечення HRIS?
Інформаційна система людських ресурсів, також HRIS, — це система, яка оцифровує діяльність і процеси людських ресурсів.
Ви також можете сказати, що HRIS — це програмне забезпечення, яке займається діяльністю людських ресурсів, як-от управління інформацією про співробітників, бухгалтерський облік, нарахування заробітної плати тощо.
Оскільки HRIS виконує всі ці завдання, відділу кадрів стає легше приймати кращі рішення, зосереджуючись більше на аналізі даних, ніж на спробах їх збору та компіляції. Крім того, вся організація може працювати більш ефективно та безперебійно.
Більшість програмного забезпечення HRIS зазвичай мають функції, необхідні для наскрізного управління людськими ресурсами.
Переваги програмного забезпечення HRIS
Автоматизовані процеси для швидшого виконання завдань
Звичайні обов’язки відділу кадрів, такі як відстеження днів відпустки, відвідуваності, нарахування заробітної плати тощо, автоматизовані HRIS. Це допоможе вам заощадити час, якщо вам потрібно працювати з гігантськими командами.
Простий набір персоналу, оцінка кандидатів і адаптація
HRIS може збирати та сканувати багато резюме одночасно, щоб знайти найкращого кандидата на посаду. Ці функції полегшують роботу відділу кадрів, усуваючи необхідність самостійно перевіряти всі резюме.
Навіть після того, як кандидата остаточно визначено, HRIS може виконувати багато завдань з адаптації.
Покращує співпрацю та внутрішню комунікацію
HRIS також призначений для того, щоб усі співробітники залишалися на зв’язку з командою відділу кадрів. Вони можуть дізнаватися дані про відвідуваність, платіжні відомості, аналіз продуктивності та подавати запити на відпустку чи підвищення через HRIS.
Звіти та аналіз співробітників
HRIS може відстежувати всі показники продуктивності, встановлені для співробітників, і створювати щотижневі, місячні, квартальні та річні звіти для детального аналізу.
Швидше та точне прийняття рішень
Будь-які рішення щодо управління співробітниками можна ефективно приймати, аналізуючи всі звіти та читаючи інформацію про співробітників із бази даних HRIS.
Інтеграція з іншими інструментами
HRIS можна інтегрувати з будь-якими іншими інструментами, які ваша компанія використовує для різних завдань. Однією з найпоширеніших практик інтеграції є інтеграція системи управління проектами з HRIS.
Це дає змогу відділу кадрів бачити, які працівники яку роботу виконали, і допомагає їм генерувати рейтинги для кожного працівника.
Тепер, коли ви знаєте, що таке програмне забезпечення HRIS, ось на що слід звернути увагу, інвестуючи в програмне забезпечення HRIS.
Як вибрати правильне програмне забезпечення HRIS?
Розуміння ваших потреб
Перше і найважливіше, перш ніж натиснути на курок, це зрозуміти, чого саме ви хочете від HRIS.
Існують різні типи програмного забезпечення HRIS (докладніше про це пізніше). Почніть зі звуження вибору залежно від цих типів.
Потім перелічіть завдання, які ви хочете автоматизувати та керувати ними за допомогою HRIS, і подивіться загальну кількість робочої сили, якою ви повинні керувати.
Консультування інших відділів
Ще один фактор, який слід враховувати перед тим, як отримати HRIS, — це консультації з усіма керівниками відділів, ІТ-підтримкою та всією командою відділу кадрів.
Це дасть вам уявлення про те, про що все потрібно подбати.
Крім того, консультація з іншими співробітниками вашої компанії може відкрити для вас кілька пропозицій, які можна використовувати під час купівлі HRIS.
Встановіть бюджет
Різні типи HRIS і постачальники матимуть рішення, які пропонують різні пакети на основі їхніх функцій.
Якщо ви встановлюєте бюджет відповідно до своїх потреб і очікуваної рентабельності інвестицій, ви можете звузити список лише до кількох програм.
Вам також слід розглянути питання про придбання програмного забезпечення, яке є або одноразовою покупкою, або має довготривалі пакети, які надають певні знижки.
Поговоріть з постачальниками та зрозумійте програмне забезпечення
Коли ви склали список програмного забезпечення HRIS, яке, на вашу думку, достатньо підходить для ваших потреб, зв’яжіться з постачальником.
Організуйте зустріч, щоб обговорити, як працює система, і детально зрозуміти всі її функції.
Це дасть вам уявлення про фактичну роботу паперових функцій, які обіцяють постачальники. Крім того, ви можете порівняти ці програми одне з одним, щоб прийняти правильні рішення.
Беріть участь у демонстраційних сесіях
Якщо є безкоштовні демонстраційні версії HRIS на ваш вибір, не пропустіть їх. Демонстрація може бути чудовою, щоб фактично отримати практичне відчуття функціональності та тонкощів програмного забезпечення.
Якщо ви пам’ятаєте ці фактори, ви зможете визначити чудове програмне забезпечення HRIS.
Ось список найкращого програмного забезпечення HRIS, яке ми знайшли. Подивіться та переконайтеся, що ідеально підходить для вас і вашої організації.
Freshteam
Freshteam HRIS це чудове програмне забезпечення для завдань із керування працівниками, таких як підключення та виключення, керування інформацією про працівників і відстеження відвідуваності.
особливості
- Налаштуйте систему для реєстрації та ефективно збирайте та зберігайте документи співробітників на платформі
- Аналітичне представлення даних і прості звіти для кандидатів і змін у робочій силі
- Портал самообслуговування дозволяє співробітникам додавати час прибуття та виходу, відпустки тощо.
Freshteam HRIS є чудовим інструментом для інформації про співробітників і управління робочою силою. Ви можете спробувати програмне забезпечення безкоштовно за допомогою 21-денної пробної версії, щоб перевірити, чи воно підходить.
брижі
брижі – це всеосяжний HRIS, який пропонує широкий спектр функцій, які можуть подбати майже про все для HR.
особливості
- Інтегрується з Slack, Zoom, Google Workspace тощо.
- Легко керуйте змінами співробітників, завданнями щодо реєстрації та виключення
- Виконує компенсаційні завдання, такі як керування заробітною платою, автоматичне відрахування податків тощо.
- Керує іншими виплатами працівникам, наприклад медичним страхуванням
- Управління та відстеження обліку робочого часу та відвідуваності працівників
- Вбудована система керування навчанням для навчання продукту, навчання правилам поведінки тощо.
Rippling, мабуть, одне з найкращих рішень для управління персоналом, але має більшу вартість.
Зохо Люди
Зохо Люди це HRIS для відстеження даних про співробітників і ефективності з такими функціями, як LMS, Analytics і функціями налаштування, а також основними функціями HR.
особливості
- Функції управління персоналом, такі як збір і зберігання інформації про персонал, класифікація робочої сили тощо.
- Функції відстеження відвідуваності та керування відпустками
- Веде документацію під час прийому нового працівника
- Корпоративна LMS з усіма видами систем навчання
- Настроювані робочі процеси та система самообслуговування для всіх співробітників
- Легка інтеграція з Zoho Payroll для керування компенсаціями та пільгами для ваших співробітників
Стандартний Zoho People HRIS чудово підходить лише для управління персоналом і кількох інших завдань з управління персоналом. Якщо ви шукаєте функцію розрахунку заробітної плати, вам доведеться придбати Zoho Payroll разом із цим HRIS, що також збільшить вартість.
ADP
ADP — це HRIS, який пропонує такі функції, як управління часом співробітників, нарахування заробітної плати, пільги та страхування, послуги з комплаєнсу та кадровий аутсорсинг.
особливості
- Відмінна обробка заробітної плати з швидшими депозитами та інтеграцією з бізнес-програмним забезпеченням
- Ефективне та автоматизоване управління робочою силою з рішеннями для відстеження робочого часу та відвідуваності
- Легкий підбір персоналу та адаптація з послугами перевірки для належного найму
- Доступ до кадрового аутсорсингу для всіх основних кадрових завдань
- Послуги з дотримання законодавства, як-от податки та перевірка працівників
ADP — чудовий HRIS для малого бізнесу, який не має великої команди відділу кадрів для вирішення всіх завдань. Послуга кадрового аутсорсингу також дуже зручна для стартапів, які хочуть налагодити бізнес якомога швидше.
Бамбук HR
Бамбук HR це HRIS для оптимізації інформаційної системи людських ресурсів і безпечної організації всіх даних. Він також пропонує звіти та аналіз, налаштування перегляду тощо.
особливості
- Збирає та керує даними для перегляду та модифікації в реальному часі
- Зібрані дані також можна представити у формі виразних звітів для поглибленого аналізу.
- Налаштуйте свою інформаційну систему, щоб отримати доступ до документації з легкістю та неймовірною гнучкістю
Bamboo HR — це HRIS з обмеженими функціями, який спеціально призначений для документування даних, звітності, аналізу та безпечного зберігання. Це робить його неймовірним рішенням для невеликих компаній, які потребують управління кадровими даними.
Zenefits
Zenefits це HRIS, розроблений для легкої адаптації, керування співробітниками, відстеження PTO та перевірки продуктивності.
особливості
- Спрощений процес кураторства та надання переваг працівникам, як-от охорона здоров’я та компенсація за дорогу на роботу
- Швидка та проста обробка заробітної плати для всіх співробітників із багатьма розширеними функціями
- Ефективна самостійна адаптація новобранців за допомогою легкої документації та інших заходів, які вони можуть виконувати самостійно
- Сумісність із вимогами та просте відстеження важливих термінів для чудового планування
Zenefits HRIS доступний у трьох різних пакетах, які ви можете придбати залежно від потреб вашої організації.
Природний HR
Природний HR це комплексне HRIS-рішення для організацій середнього розміру, яке дозволяє легко оптимізувати всі HR-завдання.
особливості
- Просте управління співробітниками завдяки точному збору та зберіганню даних
- Функції відстеження часу включають приїзд і відхід, відпустку, додаткові години тощо.
- Чудове автоматизоване управління заробітною платою зі своєчасним депозитом і змінами зарплати
- Вичерпний аналіз ефективності та звітність
- Уявлення про управління робочим процесом і зміни
- Легко керуйте перевагами співробітників
Natural HR — це універсальне рішення для всіх HR-потреб організацій середнього чи корпоративного рівня.
Paycor
Paycor це HRIS для управління робочою силою та інформаційних систем для співробітників.
особливості
- Проста мобільна система перфорації для співробітників, які можуть фіксувати робочі години
- Відстежуйте та вимірювайте продуктивність співробітників, де HR може створювати оцінки ефективності, керувати переведеннями та просуваннями по службі
- Співробітники можуть швидко запросити відпустку або відпустку.
- Новобранці можуть завантажити свою особисту інформацію ще до того, як розпочнеться процес адаптації.
- Отримайте статистику, використовуючи загальні тенденції винагороди, поточну чисельність робочої сили, диференціацію відділів тощо.
Paycor — це ще одна HRIS з обмеженою функціональністю, розроблена спеціально для ефективного управління робочою силою та відстеження інформації про співробітників.
Чим програмне забезпечення HRIS відрізняється від іншого програмного забезпечення для кадрів?
Диференціація від усього різного програмного забезпечення для управління персоналом – це місце, де ми потрапляємо в оману.
Програмне забезпечення для управління персоналом стало більш складним і всеохоплюючим, що стало дещо нерозрізненим із дуже малою кількістю відмінностей.
Існує 3 основних типи програмного забезпечення HR:
#1. HRIS – Інформаційна система людських ресурсів
HRIS є найпоширенішим із трьох і майже початкового рівня програмного забезпечення HR. Ви можете визначити його, сказавши, що він керує співробітниками, містить політики та допомагає різним процесам.
Деякі з загальних функцій HRIS – це підбір персоналу, підтримка систем відвідуваності, робочі процеси, відстеження персоналу, адміністрування, навчання, розвиток тощо.
#2. HCM – управління людським капіталом
HCM робить усе, що може робити HRIS, і разом із цим додає кілька додаткових функцій.
Більш комплексне програмне рішення включає такі можливості управління талантами, як винагорода, навчання та розвиток, планування наступності та планування кар’єри.
HCM також має такі функції, як керування процесом адаптації, відстеження продуктивності, контроль позиції тощо.
#3. HRMS – система управління людськими ресурсами
HRMS вважається найбільш комплексною системою з усіх трьох і має всі функції, які пропонують HRIS і HCM. Багато функцій HRMS і HRIS збігаються, але перша додає інший рівень управління співробітниками.
HRMS містить такі функції, як автоматичний розрахунок податків, обробка, відрахування та депонування зарплати. У ньому також передбачено керування часом і робочою силою, що чудово підходить для відстеження часу проекту для підвищення продуктивності та прибутку.
І з цим твердженням було б важко сперечатися, оскільки більшість компаній, які пропонують таке програмне забезпечення, постійно додають усе більше й більше до цих складних інструментів.
Це призводить до використання всіх HR-інструментів взаємозамінно.
Повертаючись до HRIS, давайте обговоримо типи програмного забезпечення HRIS, які можна використовувати.
Типи програмного забезпечення HRIS
По суті, усі 5 типів HRIS мають базову функціональність, яка пропонує керування персоналом, автоматизацію, самообслуговування та централізовані бази даних.
Це деякі з важливих функцій, і крім цього, все різне програмне забезпечення HRIS має набір унікальних функцій.
Ось про що ці типи:
#1. Оперативний HRIS
Операційні HRIS чудово підходять для збору даних і ресурсів і звітності. Він може вести записи про співробітників, відомості про посади та інформацію про оцінку ефективності.
Менеджери з персоналу можуть використовувати оперативну HRIS для керування продуктивністю, просуванням по службі, наймом, внутрішніми кадровими змінами та оцінюванням.
Це все стандартні функції HR, які можуть допомогти організації, усунувши повторюваність цих завдань і підвищивши ефективність.
#2. Тактичний HRIS
Тактичні HRIS зосереджені насамперед на прийнятті більш масштабних рішень, які потенційно можуть значно вплинути на організацію.
Поряд із загальними функціями, як-от навчання, вакансії, найм та винагорода, він також допомагає у розподілі ресурсів, розвитку та аналізі роботи.
Тактичний HRIS може працювати із зовнішніми даними, такими як звіти з аналізу конкурентів, профспілкова інформація, повідомлення та вимоги уряду тощо.
#3. Стратегічний HRIS
Стратегічні HRIS допомагають аналізувати компанію для створення стратегії та прийняття відповідних рішень.
Це програмне забезпечення допомагає у плануванні робочої сили та плануванні областей і відділів, у яких у майбутньому буде багато вакансій і потреб. Вони також допомагають у встановленні цілей, пов’язаних із робочою силою, аналізуючи бюджет і ринкові тенденції.
Стратегічний HRIS створений для організацій середнього розміру, які хочуть розвиватися далі та розширювати свою робочу силу.
#4. Комплексний HRIS
Як випливає з назви, Comprehensive HRIS включає в себе все, що є у вищевказаних типів. Організації, яким потрібна функціональність операційної, тактичної та стратегічної HRIS, можуть використовувати це програмне забезпечення для оптимізації свого управління.
Comprehensive HRIS містить такі функції, як керування інформацією про співробітників і підрахунок вакансій, допомога в наборі персоналу, а також у відстеженні та аналізі продуктивності.
Comprehensive HRIS також дорожчі та пропонують стандартну платформу для всього, що потрібно керівнику відділу кадрів.
#5. Обмежена функція HRIS
Цей тип є повною протилежністю комплексного HRIS. HRIS з обмеженими функціями дуже налаштований і націлений на дуже конкретні HR-завдання. Зазвичай цей HRIS має лише одну функцію та має для цього повну систему.
HRIS з обмеженими функціями може стати чудовим рішенням для невеликих організацій, які не мають надто багато вимог або мають виконати лише одну річ.
Вони надзвичайно прості в освоєнні та експлуатації, ними може керувати один керівник відділу кадрів, і вони дуже доступні.
Підведенню
HRIS може змінити спосіб управління співробітниками організації.
Завдяки кращим інструментам і функціям відділ кадрів може залишати співробітників задоволеними, отримуючи найкращі результати для організації.
Однак важливо пам’ятати, що HRIS буде корисним, лише якщо ви знаєте свої вимоги.
Тому переконайтеся, що ви врахували все, що прочитали в цій статті, перш ніж прийняти важливе рішення про покупку.