Системи управління персоналом (HRIS): як вони спрощують роботу HR
Керування великою кількістю працівників на підприємстві вимагає від відділу кадрів ефективного управління даними про кожного співробітника, щоб приймати обґрунтовані рішення.
Це складне завдання може займати багато часу, залишаючи менше можливостей для виконання інших важливих обов’язків HR.
Система управління персоналом (HRIS) може стати цінною інвестицією для оптимізації інформації про працівників та підвищення загальної ефективності.
У цій статті ми розглянемо, що таке HRIS, які існують її різновиди, та представимо вісім провідних HRIS-систем, які можуть стати в нагоді вашому відділу кадрів.
Що являє собою програмне забезпечення HRIS?
Інформаційна система управління людськими ресурсами (HRIS) — це програмний інструмент, призначений для переведення в цифровий формат процесів та операцій відділу кадрів.
HRIS – це програмне рішення, що автоматизує ключові HR-завдання, зокрема управління даними про співробітників, ведення бухгалтерського обліку, нарахування заробітної плати та інші.
Завдяки HRIS, відділ кадрів може приймати більш ефективні рішення, аналізуючи дані, а не витрачаючи час на їх збір та обробку. Це також сприяє підвищенню ефективності роботи всієї організації.
Більшість сучасних HRIS-систем включають набір функцій, необхідних для комплексного управління персоналом.
Переваги використання програмного забезпечення HRIS
Автоматизація процесів для підвищення швидкості виконання завдань
HRIS автоматизує рутинні завдання відділу кадрів, такі як облік відпусток, контроль відвідуваності та розрахунок заробітної плати. Це значно економить час, особливо при роботі з великими колективами.
Спрощення рекрутингу, оцінки кандидатів та онбордингу
HRIS може одночасно обробляти велику кількість резюме, що допомагає виявити найкращих кандидатів. Це значно полегшує роботу відділу кадрів, оскільки немає необхідності самостійно переглядати кожне резюме.
HRIS також може автоматизувати багато етапів адаптації нових співробітників.
Покращення співпраці та внутрішньої комунікації
HRIS забезпечує постійний зв’язок між усіма співробітниками та відділом кадрів. Працівники можуть переглядати інформацію про відвідування, платіжні відомості, аналіз продуктивності та подавати запити на відпустку чи підвищення безпосередньо через систему.
Звіти та аналітика по співробітниках
HRIS може відстежувати показники ефективності роботи кожного співробітника та створювати щотижневі, щомісячні, квартальні та річні звіти для детального аналізу.
Швидке та точне прийняття рішень
Рішення щодо управління персоналом можна приймати на основі аналізу даних зі звітів та інформації про співробітників, що зберігається в базі даних HRIS.
Інтеграція з іншими інструментами
HRIS може бути інтегрована з іншими інструментами, які використовуються у вашій компанії. Однією з поширених практик є інтеграція HRIS із системами управління проектами. Це дозволяє відділу кадрів відстежувати, яку роботу виконує кожен співробітник, що сприяє створенню рейтингу продуктивності.
Знаючи про переваги HRIS, розглянемо критерії вибору найкращої системи для вашого підприємства.
Як обрати відповідне програмне забезпечення HRIS?
Визначення потреб
Перш за все, необхідно чітко визначити, які саме потреби ви хочете задовольнити за допомогою HRIS.
Існують різні типи HRIS-систем (про це детальніше далі). Визначте, який тип підходить вам.
Складіть перелік завдань, які ви хочете автоматизувати за допомогою HRIS, та оцініть загальну кількість персоналу, яким потрібно керувати.
Консультації з іншими відділами
Необхідно проконсультуватися з керівниками інших відділів, IT-підтримкою та членами відділу кадрів.
Це допоможе вам зрозуміти всі потреби, які потрібно врахувати.
Консультації з іншими співробітниками можуть виявити додаткові пропозиції, які можна врахувати при виборі HRIS.
Встановлення бюджету
Різні постачальники пропонують різні пакети з різними функціями.
Встановлення бюджету відповідно до ваших потреб і очікуваної рентабельності інвестицій дозволить вам звузити коло вибору.
Подумайте про придбання програмного забезпечення, яке пропонує одноразову покупку або довгострокові пакети зі знижками.
Зв’язок з постачальниками та ознайомлення з програмним забезпеченням
Зв’яжіться з постачальниками програмного забезпечення, яке, на вашу думку, найкраще відповідає вашим потребам.
Проведіть зустріч, щоб обговорити роботу системи та її функціональні можливості.
Це дозволить вам оцінити фактичну роботу системи та порівняти різні варіанти для прийняття обґрунтованого рішення.
Участь у демо-сесіях
Якщо є можливість, скористайтеся безкоштовними демо-версіями HRIS, які вас цікавлять.
Демонстрація надасть вам практичний досвід роботи з програмним забезпеченням.
Врахувавши ці фактори, ви зможете обрати чудове програмне забезпечення HRIS.
Далі наведемо список HRIS-систем, які можуть бути корисними для вашої організації.
Freshteam
Freshteam HRIS – це потужний інструмент для управління персоналом, включаючи процеси найму та звільнення, управління інформацією про працівників та відстеження їх відвідуваності.
Особливості
- Можливість налаштування системи для ефективного збору та зберігання кадрових документів.
- Аналітичне представлення даних та звітність для відстеження змін в персоналі.
- Портал самообслуговування, де співробітники можуть фіксувати час прибуття та відходу, запитувати відпустки та інше.
Freshteam HRIS пропонує безкоштовну 21-денну пробну версію, щоб ви могли оцінити її функціональність.
Rippling
Rippling – це комплексна HRIS, яка надає широкий спектр функцій для вирішення майже всіх HR-завдань.
Особливості
- Інтеграція з популярними інструментами, як Slack, Zoom та Google Workspace.
- Легке управління процесами зміни персоналу, включаючи найм та звільнення.
- Автоматизація розрахунку заробітної плати, відрахування податків тощо.
- Керування виплатами, наприклад, медичним страхуванням.
- Відстеження робочого часу та відвідуваності.
- Вбудована система навчання для навчання співробітників різним аспектам роботи.
Rippling є одним з найкращих рішень для управління персоналом, але може бути більш дорогим.
Zoho People
Zoho People – це HRIS для відстеження даних про співробітників та їх ефективності з такими функціями, як LMS, аналітика та налаштування, а також основними HR-функціями.
Особливості
- Управління персоналом, збір та зберігання інформації про персонал, класифікація робочої сили та інші.
- Відстеження відвідуваності та управління відпустками.
- Ведення документації під час прийому нових співробітників.
- Корпоративна LMS з навчальними матеріалами.
- Система самообслуговування для всіх співробітників.
- Інтеграція з Zoho Payroll для управління компенсаціями.
Стандартний Zoho People HRIS чудово підходить для управління персоналом та деяких інших завдань. Для розрахунку заробітної плати потрібно придбати Zoho Payroll.
ADP
ADP – це HRIS з такими функціями, як управління робочим часом співробітників, нарахування заробітної плати, пільги, послуги з дотримання норм та кадровий аутсорсинг.
Особливості
- Обробка заробітної плати з швидкими виплатами та інтеграцією з іншим програмним забезпеченням.
- Автоматизоване управління робочою силою з відстеженням часу та відвідуваності.
- Зручний підбір персоналу та адаптація з перевіркою даних.
- Кадровий аутсорсинг для всіх основних HR-завдань.
- Послуги з дотримання законодавчих норм, наприклад, податки та перевірка персоналу.
ADP підходить для малого бізнесу, який не має великої команди HR. Кадровий аутсорсинг є корисним для стартапів, які хочуть швидко налагодити процеси.
Bamboo HR
Bamboo HR – це HRIS для оптимізації управління персоналом та безпечної організації всіх даних. Включає звіти, аналіз та персоналізацію переглядів.
Особливості
- Збір та управління даними для перегляду та змін в реальному часі.
- Створення звітів для глибокого аналізу.
- Налаштування інформаційної системи для легкого доступу до документів.
Bamboo HR – це HRIS з обмеженими функціями, розроблений для документування даних, звітності, аналізу та безпечного зберігання. Підходить для невеликих компаній, які потребують управління кадровими даними.
Zenefits
Zenefits – це HRIS для спрощеної адаптації, управління співробітниками, відстеження відпусток та оцінки продуктивності.
Особливості
- Спрощений процес адаптації нових співробітників та керування пільгами.
- Обробка заробітної плати.
- Ефективна самостійна адаптація новобранців.
- Відстеження важливих термінів для планування.
Zenefits HRIS доступний в трьох різних пакетах, які ви можете придбати залежно від потреб вашої організації.
Natural HR
Natural HR – це комплексне рішення HRIS для організацій середнього розміру, яке допомагає оптимізувати всі HR-завдання.
Особливості
- Управління даними співробітників.
- Відстеження часу, відпусток та надурочних.
- Автоматизоване управління заробітною платою.
- Аналіз продуктивності та звітування.
- Управління робочим процесом та змінами.
- Управління пільгами.
Natural HR – це універсальне рішення для організацій середнього або корпоративного рівня.
Paycor
Paycor – це HRIS для управління персоналом та інформаційними системами для співробітників.
Особливості
- Мобільна система фіксації робочого часу.
- Відстеження та вимірювання продуктивності співробітників.
- Швидке подання заявок на відпустку.
- Завантаження особистої інформації нових співробітників до початку адаптації.
- Аналітика щодо тенденцій винагороди, кількості персоналу та відділів.
Paycor розроблений для ефективного управління персоналом та відстеження інформації про співробітників.
Відмінності HRIS від іншого програмного забезпечення для HR
Важливо розуміти відмінності між різними видами програмного забезпечення для управління персоналом.
Сучасні HR-системи стали більш складними, що ускладнює їх чітке розмежування.
Існує 3 основних типи HR-систем:
1. HRIS – інформаційна система управління людськими ресурсами
HRIS – це початковий рівень програмного забезпечення для управління персоналом, яке керує працівниками, їхніми даними та допомагає в різних процесах.
Основні функції HRIS включають підбір персоналу, облік відвідуваності, управління робочими процесами, відстеження персоналу, адміністрування, навчання та розвиток.
2. HCM – управління людським капіталом
HCM виконує всі функції HRIS, а також надає додаткові можливості, такі як управління талантами, навчання та розвиток, планування наступності та кар’єри.
HCM також включає управління адаптацією, відстеження продуктивності та контроль позицій.
3. HRMS – система управління людськими ресурсами
HRMS – це найбільш комплексна система, яка включає всі функції HRIS і HCM.
HRMS також автоматично розраховує податки, обробляє зарплату та відрахування, а також керує робочим часом та відстежує час для проектів.
Багато компаній постійно розширюють можливості своїх HR-інструментів, тому їх часто використовують як взаємозамінні.
Далі розглянемо типи програмного забезпечення HRIS, яке можна використовувати.
Типи програмного забезпечення HRIS
Усі 5 типів HRIS мають базові функції, такі як управління персоналом, автоматизація, самообслуговування та централізовані бази даних.
Крім цього, кожна HRIS-система має набір унікальних функцій.
Ось основні типи:
1. Операційний HRIS
Операційний HRIS призначений для збору даних та ресурсів, а також для звітності. Він веде записи про співробітників, їх посади та інформацію про оцінку продуктивності.
Менеджери з персоналу можуть використовувати цей тип HRIS для управління продуктивністю, підвищенням, наймом та внутрішніми кадровими змінами.
Це стандартні функції HR, які можуть підвищити ефективність організації, усунувши повторювані завдання.
2. Тактичний HRIS
Тактичний HRIS орієнтований на прийняття важливих рішень, які можуть вплинути на організацію.
Окрім звичайних функцій, таких як навчання, пошук вакансій та винагороди, цей тип HRIS допомагає у розподілі ресурсів та аналізі роботи.
Тактичний HRIS також може обробляти зовнішні дані, такі як звіти з аналізу конкурентів, інформація про профспілки та вимоги уряду.
3. Стратегічний HRIS
Стратегічний HRIS використовується для аналізу компанії з метою розробки стратегії та прийняття обґрунтованих рішень.
Це програмне забезпечення допомагає у плануванні кадрових ресурсів, визначенні вакансій та потреб у майбутньому. Вони також допомагають у встановленні цілей, пов’язаних з персоналом, аналізуючи бюджет та ринкові тенденції.
Стратегічний HRIS призначений для організацій середнього розміру, які планують зростати та розширювати свій штат.
4. Комплексний HRIS
Як випливає з назви, комплексний HRIS включає в себе все, що є в інших типах. Він підходить для організацій, яким потрібні можливості операційної, тактичної та стратегічної HRIS.
Комплексний HRIS містить функції управління інформацією про співробітників, підрахунок вакансій, допомогу в наймі, а також відстеження та аналіз продуктивності.
Комплексний HRIS є дорожчим, але пропонує стандартну платформу для всіх потреб HR.
5. Обмежений HRIS
Цей тип є повною протилежністю комплексного HRIS. Обмежений HRIS є налаштованим і націлений на конкретні HR-завдання. Зазвичай він виконує лише одну функцію.
Обмежений HRIS може бути чудовим рішенням для невеликих організацій, які не мають великих потреб.
Ці HRIS прості в освоєнні та експлуатації, ними може керувати один працівник HR, і вони є доступними.
Підведення підсумків
HRIS може змінити спосіб управління персоналом в організації.
За допомогою сучасних інструментів відділ кадрів може забезпечити задоволеність співробітників, досягаючи при цьому найкращих результатів для організації.
Пам’ятайте, що HRIS буде корисним, лише якщо ви знаєте свої потреби.
Тому переконайтеся, що ви врахували всю інформацію з цієї статті, перш ніж приймати важливе рішення про покупку.