Незалежно від того, чи прагнете ви керувати фінансами свого бізнесу, ви повинні знати, куди йдуть ваші гроші. Як наслідок, наявність сканера квитанцій – це найкраще, що можна вибрати.
Чеки від будь-яких товарів або продуктів, які ви купуєте в магазинах, часто губляться, чи то в океані документів, чи в купі паперів. З іншого боку, фізичні документи, швидше за все, будуть пошкоджені або знищені.
Перетворення ваших друкованих квитанцій і документів у цифрові файли може вирішити ці проблеми, а сканер квитанцій є ідеальним інструментом для вирішення цього завдання. Деякі сканери квитанцій пропонують інтернет-послуги, що дозволяють упорядковувати та отримувати квитанції з будь-якого місця.
У цій статті мова піде про те, що вам потрібно знати про сканери квитанцій. Отже, без зайвих слів, почнемо.
Що таке програми для сканування чеків?
Програми для сканування квитанцій дозволяють вам фотографувати фізичні квитанції та перетворювати їх на цифрові копії, які ви можете легко отримати зі спільного хмарного сховища. Перш ніж йти далі, давайте дізнаємося, що робить сканер чеків.
Програма для сканування квитанцій — це програма для смартфонів, яка дозволяє вашим співробітникам знімати квитанції за допомогою мобільних телефонів. Щоб заощадити документи, підприємства почали використовувати сканери квитанцій для комерційних витрат у поєднанні з програмним забезпеченням OCR (оптичне розпізнавання символів).
Вашій компанії потрібне програмне забезпечення для сканування квитанцій?
Ви повинні перевірити цінність квитанцій про прочитання для вашої компанії. Найочевидніший спосіб вирішити, чи варто вашій компанії мати програму для сканування квитанцій, — це подивитися, наскільки часто та складною є система відшкодування у вашій організації.
Вивчіть минулі дані про бізнес-витрати та залучення працівників. Запитайте своїх співробітників, чи вони відчувають, що це допоможе їм.
Найголовніше, поговоріть із фінансовим персоналом, оскільки саме вони щодня займаються питаннями відшкодування та витратами. Додаток для сканування квитанцій може бути корисним для всього корпоративного персоналу, оскільки зменшує кількість ручної документації, необхідної для відшкодування та керування даними про витрати.
Переваги використання програми для сканування квитанцій
Стара методика виплати відшкодування вимагає часу як для працівників, так і для вашого фінансового персоналу. Процедура також вразлива до кількох помилок. Працівникам буде складно отримати відшкодування своїх витрат, якщо вони втратять квитанції.
У цьому вам може допомогти програма для сканування квитанцій. Це дозволяє вашим співробітникам швидко подавати свої квитанції в цифровому форматі. Алгоритми оптичного розпізнавання символів у додатку усувають людські помилки, які можуть виникнути під час безпосереднього введення даних із квитанцій.
Сканер квитанцій для вашого бізнесу також може допомогти вашому фінансовому відділу. Завдяки цифровим квитанціям їм не доведеться переслідувати працівників, щоб вони подали вимоги про квитанції.
Сканери квитанцій доступні в різних конфігураціях: від фізичних (комп’ютерні та мобільні сканери) до цифрових (наприклад, додатки та онлайн-програмне забезпечення). Однак, оскільки цей інструмент є інвестицією, ви повинні дізнатися основні аспекти, які пропонують найкращі з них, перш ніж купувати його.
Ось список ключових функцій сканера квитанцій, на які слід звернути увагу. Можливо, вам не знадобляться всі з них, але дотримуйтеся цієї поради, щоб вибрати найкращий для себе.
Особливості сканера квитанцій
Загальновідомо, що кожна корпорація має унікальні вимоги до відстеження ділових надходжень. Вибираючи програму, переконайтеся, що вона відповідає потребам вашої компанії. З огляду на те, що сьогодні на ринку доступно багато альтернатив, вибрати може бути складно.
Ось короткий перелік важливих речей, які слід враховувати при виборі програми для керування квитанціями.
Адаптивність
Вам може знадобитися портативний сканер квитанцій, коли вам потрібно контролювати звіти про витрати та квитанції для працівників або підрядників. Це може прийняти форму портативного сканера.
Розмір сканера також важливий для портативності. Виберіть досить легкий і мініатюрний гаджет, щоб зручно поміститися в портфель або сумку.
Доступність онлайн
Сканер квитанцій, який можна зробити доступним онлайн, як мобільність, зручний. Ви зможете дуже швидко підключитися до бухгалтерського програмного забезпечення, прискорюючи процес. Завдяки цьому ви зможете отримати свої квитанції в будь-який час і з будь-якого місця.
Місце для зберігання та безпека
Незалежно від того, чи ви обираєте фізичне чи цифрове хмарне сховище, вам слід враховувати обмеження вашого сканера чеків. Ви б сканували квитанції щодня чи щотижня? Чи будете ви використовувати його лише в рідкісних випадках чи будете використовувати цілий рік? Це може допомогти вам визначити, скільки пам’яті вам знадобиться для програмного забезпечення сканера квитанцій або на зовнішньому диску.
Не забувайте про безпеку обраного вами сховища. Ви захочете переконатися, що всі квитанції та документи захищено більш ніж одним рівнем захисту.
Традиційні квитанції та документи можуть бути фізично пошкоджені або знищені, але цифрові записи можуть опинитися в чужих руках, якщо не вжити належних заходів безпеки.
швидкість
Однією з найнеприємніших справ, яку може взяти бізнес, є сканування квитанцій для видаткових звітів. Як правило, люди хочуть закінчити цю роботу якнайшвидше, і блискавично швидкий сканер квитанцій може допомогти. Деякі сканери можуть зробити зображення ваших документів всього за 7,5 секунди. Це корисно для одночасного сканування багатьох квитанцій.
Формати файлів
Ваші квитанції можуть бути відформатовані в певному форматі залежно від того, для чого ви їх використовуєте. Податковий бухгалтер може вимагати, щоб ви відсканували або завантажили всі свої квитанції у форматі PDF, але ваша програма витрат на роботу приймає лише фотографії у форматі JPEG. Перевірте, які формати файлів підтримує ваш сканер квитанцій, щоб вам не довелося змінювати їх після сканування вручну.
Експортабельність
Насамкінець переконайтеся, що ваш сканер охоплює всю вашу рутину після сканування квитанцій. Ви будете зберігати їх у хмарі? Ви надішлете їх комусь іншому? Ваш сканер квитанцій повинен легко передавати відскановані документи.
Тепер, коли ви знаєте основні функції сканера чеків, шукайте найкращі програми для сканування чеків на ринку. Ось список найкращих.
Охайні квитанції
Neat Receipts — це інтелектуальний інструмент організації та портативний сканер. Ви можете сканувати квитанції, контактні картки та документи на ходу за допомогою мобільного сканера Neat Receipts, оскільки програмне забезпечення виявляє, отримує та впорядковує відповідні дані.
особливості
- Портативний сканер NeatReceipts досить легкий і компактний, щоб помістити його в портфель, рюкзак або ручну поклажу. Він також не вимагає живлення змінного струму. Підключіть його через USB до комп’ютера, і ви готові до роботи.
- Ваш комп’ютер може живитися через USB.
- Neat сканує та витягує дані з усього, що ви скануєте, створюючи цифрові ресурси.
- За допомогою даних квитанцій ви можете швидше створювати звіти про податки чи витрати, експортувати їх до Excel або синхронізувати контакти за допомогою Outlook або адресної книги.
- Він пропонує безкоштовну 30-денну пробну версію NeatCloud, яка дозволяє синхронізувати та створювати резервні копії файлів Neat і переглядати їх у будь-якому браузері чи мобільному пристрої.
Більше того, доки ви є передплатником NeatCloud, ви отримуватимете NeatCare, яка надає додаткову допомогу та страхування від випадкового пошкодження вашого NeatDesk.
Dext
Dext готує та збирає вашу документацію з точністю 99%, а потім негайно обробляє її у вашому бухгалтерському програмному забезпеченні. Це дозволяє інвестувати більше часу в діяльність, яка приносить цінність.
особливості
- Dext Prepare — це надзвичайно просте рішення для організації та оцифрування всіх ваших документів.
- Надішліть квитанцію, рахунок або виписку з банківського рахунку, і Dext збере потрібну інформацію та доставить її до вашої облікової системи. Ви отримаєте точні цифри, які вам потрібні, замість того, щоб сідати та фізично вводити їх.
Dext Prepare збирає та обробляє провідні ринкові дані перед публікацією у вашій обліковій системі. Графік вашої команди звільняється для більш важливої роботи, і ви отримуєте впевненість, що маєте справу з найкращими.
Взуттєва коробка
Якщо ви шукаєте надійне сховище для цифрових податкових квитанцій, то ShoeBoxed стане ідеальним додатком для сканування квитанцій. Це допоможе вам полегшити обробку квитанцій.
особливості
- Спростіть щоденні бухгалтерські завдання.
- Ознайомтеся з функціями та інструментами, розробленими для малого бізнесу, бухгалтерів і бухгалтерів.
- Ви можете перетворити свої квитанції на витягнуті, перевірені людиною, категоризовані, упорядковані, доступні для пошуку та редаговані дані, до яких ви матимете доступ будь-коли та де завгодно.
Крім того, ви можете створювати вичерпні звіти про витрати, які містять зображення ваших квитанцій, а також експортувати, обмінюватися чи друкувати свої дані для спрощення підготовки податків або відшкодування.
Легка витрата
Easy Expense витягує важливу інформацію, таку як постачальник, підрозділ, податки, сума та тип платежу, використовуючи потужну обробку зображень і AI.
Крім того, цей сканер квитанцій легко відстежує витрати за кредитною карткою та банківським рахунком. Easy Expense інтегрується з вашими банківськими рахунками для сканування транзакцій за 18 місяців на предмет витрат і списання податків.
особливості
- Працює в автономному режимі, що робить його ідеальним для використання в дорозі.
- Найшвидший спосіб отримувати, обрізати та відстежувати квитанції
- Ніколи не втрачайте квитанцію за допомогою автоматичної синхронізації з хмарою.
- Розумна автоматична категоризація для максимізації відрахувань
- Масовий перегляд транзакцій
Використовуючи Easy Expense, ви можете синхронізувати між користувачами в режимі реального часу через дозволи користувача. Ви можете легко обмежити, хто може бачити відповідну інформацію.
Управління витратами
Від необмеженого сканування квитанцій і моніторингу пробігу до відшкодування наступного дня, інструмент відстеження витрат, такий як Expense Management, може допомогти вам керувати системою бухгалтерського обліку.
особливості
- Відстеження та систематизація квитанцій під час подорожей або віддаленої роботи може бути складним і іноді призводить до втрати квитанцій.
- Ви можете сканувати квитанції без обмежень, реєструвати свій пробіг, надсилати їх електронною поштою для затвердження та робити інші дії.
У поєднанні з функцією SmartScan ваші квитанції миттєво скануються та витягуються, заощаджуючи ваш час і енергію.
Розумні квитанції
Розумні квитанції перетворюють ваш телефон на сканер квитанцій і генератор звітів про витрати! Він збирає інформацію про отримання та дозволяє створювати звіти у форматі PDF і CSV, які можна надсилати на свої облікові записи електронної пошти.
особливості
- Професійні звіти можна створювати як для моніторингу вашого бюджету, так і для потреб вашої роботи за допомогою повністю настроюваних звітів PDF, CSV та ZIP.
- Розумні квитанції дозволяють вибирати з понад 20 різних типів даних за замовчуванням (таких як дати, ціни, податки, категорії квитанцій, зауваження, варіанти оплати тощо).
Ця функція може бути корисною, щоб допомогти вам створити ідеальний документ, заощаджуючи незліченні години праці та дозволяючи зосередитися на важливіших для вас речах.
Передбачення
Додаток Foreceipts — це ідеальне рішення для керування квитанціями, яке використовують понад 500 000 власників компаній, самозайнятих працівників, агентств і фрілансерів у всьому світі.
особливості
- Сфотографуйте свої паперові квитанції або надішліть собі цифрові квитанції. Додаток Foreceipts миттєво просканує дані ваших квитанцій і занесе їх у вашу книгу. Ви також можете збільшити дохід, скануючи свої рахунки.
- Поділіться своїми звітами про витрати у форматі Excel або PDF зі своїм бухгалтером або використовуйте їх для подання податків. Кожне зображення квитанції зберігається, тому ви захищені в разі перевірки.
Вони встановили категорії ділових витрат для Сполучених Штатів і Канади, тому ваш звіт про витрати на кінець року належним чином відповідатиме вимогам податкової декларації. Ви також можете змінити категорії за потреби.
Veryfi
Найшвидший і найбезпечніший у світі додаток для оптичного розпізнавання та вилучення даних для квитанцій, рахунків і рахунків-фактур тут. Позбавтеся від введення даних і ведення бухгалтерії; заощаджуйте години щотижня. Veryfi за лічені секунди отримує інформацію про постачальників, платежі, загальні суми, податки та навіть рядки.
особливості
- OCR API від Veryfi витягує, класифікує та покращує всю інформацію з неорганізованих записів про покупки споживачів, рахунків-фактур і рахунків до позицій (даних про закупівлю на рівні SKU) у масштабі, усуваючи потребу в сценаріях або роботі з людьми в циклі.
- Veryfi OCR API надає вам одну з найвпливовіших і найдосконаліших OCR (оптичне розпізнавання символів) і ICR (інтелектуальне розпізнавання символів) платформ вилучення даних API, доступних сьогодні.
Ці функції дозволять вам перевершити своїх конкурентів і надавати користувачам найкращі послуги на всьому ринку.
Як вибрати найбільш підходящий додаток для квитанцій?
Зберігання належним чином квитанцій є одним із найпростіших способів уникнути стресу податкового сезону. Згадані нами інструменти роблять його доступним без необхідності зберігати сотні маленьких листочків.
Враховуйте свої особисті потреби як фрілансера чи власника бізнесу, коли погоджуєтеся на них. Подумайте про наступне:
- Скільки людей ви куруєте?
- Скільки клієнтів ви обслуговуєте?
- Скільки комерційних покупок ви робите щомісяця?
- Як часто і куди ви їздите по роботі?
Залежно від обставин вам може знадобитися кілька інструментів, щоб налаштувати систему відстеження квитанцій.
Висновок
Ви повинні організовано облік своїх офісних витрат, щоб не втратити право на їх повернення. Якщо ви цього не зробите, гроші не будуть доступні до наступного платіжного циклу.
Отже, як сканери квитанцій можна використовувати багато різного програмного забезпечення. Кожен з них полегшує цей процес, пропонуючи кращі функції та послуги. Отже, завершуємо. Найкращі програми для сканування квитанцій, наведені вище, варто використовувати. Якщо ви ще цього не зробили, вам варто придбати!
Ви також можете ознайомитися з найкращим програмним забезпеченням для відстеження/управління витратами для власників малого та середнього бізнесу.