Цифрові рішення для керування квитанціями: як сканери квитанцій полегшують життя
Контроль за фінансами є ключовим аспектом успішного бізнесу. Щоб чітко розуміти, куди витрачаються кошти, необхідно мати надійний інструмент для обробки фінансових документів. Сканер квитанцій є оптимальним рішенням для цієї задачі.
Звичайні паперові чеки часто губляться серед інших документів або стають непридатними через пошкодження. Переведення їх у цифровий формат – це ефективний спосіб запобігти цим проблемам. Сканери квитанцій дозволяють швидко та легко створювати цифрові копії, які можна зберігати та використовувати для звітності. Деякі сканери пропонують хмарні сервіси, що забезпечують доступ до ваших квитанцій з будь-якого місця.
У цій статті ми розглянемо все, що потрібно знати про сканери квитанцій. Розпочнемо з визначення їх суті та функціональних можливостей.
Що таке програми для сканування чеків?
Програми для сканування чеків дозволяють користувачам створювати цифрові копії фізичних квитанцій за допомогою фотографій. Ці копії зберігаються у хмарному сховищі, забезпечуючи легкий доступ та організацію. Розглянемо детальніше їх принцип роботи.
Програма для сканування квитанцій – це мобільний додаток, який дає змогу співробітникам робити фотографії квитанцій за допомогою смартфонів. Для ефективного керування витратами підприємства використовують сканери квитанцій разом з технологією оптичного розпізнавання символів (OCR), що дозволяє автоматично розпізнавати та обробляти текст з зображень.
Чи потрібне вашому бізнесу програмне забезпечення для сканування квитанцій?
Визначення потреби в скануванні квитанцій для вашої компанії є важливим кроком. Найпростіший спосіб – оцінити частоту та складність процесів відшкодування витрат у вашій організації. Проаналізуйте минулі дані про витрати та залучення співробітників. Зворотний зв’язок від працівників також може бути корисним для розуміння їхніх потреб.
Особливо важливо поспілкуватися з фінансовим відділом, адже саме вони займаються відшкодуваннями та витратами на щоденній основі. Додаток для сканування квитанцій може бути корисним для всього персоналу, оскільки зменшує обсяг ручної роботи, необхідної для відшкодування та обробки даних про витрати.
Переваги використання програми для сканування квитанцій
Традиційний процес відшкодування витрат вимагає значних затрат часу як від працівників, так і від фінансового відділу. Крім того, він схильний до помилок. У випадку втрати квитанцій працівникам буде складно отримати відшкодування.
Програма для сканування квитанцій допомагає уникнути цих труднощів. Вона дозволяє співробітникам швидко подавати квитанції в цифровому форматі. Алгоритми оптичного розпізнавання символів усувають можливість помилок при введенні даних з квитанцій вручну.
Сканер квитанцій також спрощує роботу фінансового відділу. Завдяки цифровим квитанціям вони звільняються від необхідності постійно нагадувати працівникам про подачу документів.
Сканери квитанцій представлені в різних варіантах: від фізичних (комп’ютерні та мобільні) до цифрових (додатки та онлайн-сервіси). Оскільки це інвестиція, важливо вивчити ключові характеристики, перш ніж зробити вибір.
Нижче представлено перелік важливих функцій, на які варто звернути увагу. Не всі вони можуть бути вам потрібні, але ця інформація допоможе зробити правильний вибір.
Особливості сканера квитанцій
Кожна компанія має свої унікальні потреби в управлінні фінансовими документами. При виборі програми переконайтеся, що вона відповідає вимогам вашого бізнесу. Сьогодні на ринку існує велика кількість варіантів, тому вибір може бути непростим.
Ось основні аспекти, які слід врахувати при виборі програми для керування квитанціями:
Мобільність
Можливість портативного використання сканера може бути важливою, якщо потрібно контролювати звіти про витрати працівників або підрядників. Розмір сканера також має значення. Обирайте легкий та компактний пристрій, який зручно носити з собою.
Онлайн-доступ
Зручним є сканер квитанцій, який забезпечує онлайн-доступ, що дає змогу швидко інтегрувати його з бухгалтерським програмним забезпеченням. Це дозволяє отримувати доступ до квитанцій в будь-який час та з будь-якого місця.
Місце для зберігання та безпека
Обсяг пам’яті для зберігання даних залежить від частоти використання сканера. Чи будете ви сканувати квитанції щодня чи рідше? Це допоможе визначити необхідний обсяг пам’яті для програмного забезпечення або зовнішнього диска. Не менш важливою є безпека. Переконайтеся, що ваші дані захищені надійно.
Традиційні квитанції можуть бути пошкоджені, тоді як цифрові дані можуть стати вразливими без належного захисту.
Швидкість
Сканування квитанцій для звітів про витрати може займати багато часу. Швидкий сканер може значно спростити та пришвидшити цей процес. Деякі сканери здатні створювати зображення документів за лічені секунди, що особливо важливо при обробці великої кількості квитанцій.
Формати файлів
Формат збереження квитанцій може бути різним залежно від їх призначення. Наприклад, бухгалтер може вимагати формат PDF, тоді як ваша програма для обліку витрат може приймати лише JPEG. Переконайтеся, що сканер підтримує необхідні вам формати.
Можливість експорту
Останнє, але не менш важливе – це можливість експорту даних. Переконайтеся, що сканер дозволяє легко передавати відскановані документи у необхідний вам формат.
Тепер, коли ви знаєте про основні функції сканера чеків, давайте розглянемо деякі з найкращих програм на ринку.
Огляд популярних програм для сканування чеків
Розглянемо кілька популярних програм для сканування чеків, які можуть допомогти оптимізувати процес обліку витрат.
Neat Receipts
Neat Receipts – це багатофункціональний інструмент для організації фінансових документів, який включає в себе портативний сканер. Програмне забезпечення автоматично виявляє, витягує та впорядковує дані з квитанцій, контактних карток та інших документів.
Особливості:
- Портативний сканер NeatReceipts є легким та компактним, що дозволяє легко транспортувати його у сумці або рюкзаку. Він не потребує окремого живлення, оскільки працює від USB-з’єднання.
- Програма сканує та витягує дані, створюючи цифрові копії документів.
- Витягнуті дані можна використовувати для створення звітів про податки або витрати, експортувати в Excel або синхронізувати контакти з Outlook чи адресною книгою.
- Пропонується безкоштовна 30-денна пробна версія NeatCloud для синхронізації файлів та перегляду їх через браузер або мобільний пристрій.
Додатково, під час дії підписки NeatCloud, користувачі отримують підтримку NeatCare, яка включає в себе допомогу та страхування від випадкових пошкоджень NeatDesk.
Dext
Dext забезпечує точне оброблення документації (до 99%) та інтегрує її з бухгалтерським програмним забезпеченням, дозволяючи користувачам сконцентруватися на важливіших завданнях.
Особливості:
- Dext Prepare спрощує організацію та оцифрування документів.
- Завантажте квитанцію, рахунок або банківську виписку, і Dext автоматично збере потрібну інформацію та передасть її в облікову систему.
Dext Prepare обробляє дані та забезпечує їх точне відображення в обліковій системі. Це звільняє час вашої команди для важливішої роботи.
ShoeBoxed
ShoeBoxed – це надійне рішення для зберігання та обробки цифрових податкових квитанцій, що спрощує процес ведення бухгалтерії.
Особливості:
- Програма розроблена для спрощення щоденних бухгалтерських завдань.
- ShoeBoxed включає функції та інструменти, орієнтовані на малий бізнес, бухгалтерів та обліковців.
- Квитанції трансформуються в структуровані, перевірені, категоризовані та доступні для пошуку дані.
Додатково, можна створювати детальні звіти про витрати з зображеннями квитанцій, експортувати, обмінюватися або друкувати дані для підготовки податкових документів або відшкодування.
Easy Expense
Easy Expense здатна витягувати ключову інформацію, як постачальник, підрозділ, податки, сума та тип оплати, використовуючи технологію обробки зображень та штучний інтелект.
Цей сканер квитанцій також дозволяє відстежувати витрати з кредитних карт та банківських рахунків. Easy Expense інтегрується з банківськими рахунками для сканування транзакцій за останні 18 місяців.
Особливості:
- Програма працює в автономному режимі, що робить її зручною для використання в дорозі.
- Швидкий спосіб обробки та відстеження квитанцій.
- Автоматична синхронізація з хмарою гарантує збереження всіх даних.
- Автоматична категоризація для оптимізації відрахувань.
- Можливість масового перегляду транзакцій.
Easy Expense підтримує синхронізацію даних між користувачами в режимі реального часу через налаштування дозволів.
Expense Management
Інструмент відстеження витрат, такий як Expense Management, дозволяє керувати системою бухгалтерського обліку, від необмеженого сканування квитанцій до відстеження пробігу та відшкодування.
Особливості:
- Систематизація квитанцій під час подорожей чи віддаленої роботи може бути складною, що часто призводить до втрати документів.
- Ви можете сканувати квитанції без обмежень, реєструвати пробіг, відправляти їх на затвердження та багато іншого.
Функція SmartScan дозволяє миттєво сканувати та витягувати дані з квитанцій, заощаджуючи час та зусилля.
Smart Receipts
Smart Receipts перетворює телефон на сканер квитанцій та генератор звітів про витрати. Він збирає інформацію про отримання та дозволяє створювати звіти у форматі PDF і CSV, які можна відправляти на електронну пошту.
Особливості:
- Можливість створювати професійні звіти для моніторингу бюджету за допомогою налаштованих PDF, CSV та ZIP файлів.
- Smart Receipts дозволяє вибирати з більш ніж 20 різних типів даних за замовчуванням (дати, ціни, податки, категорії квитанцій, зауваження, варіанти оплати).
Ця функція допоможе створити ідеальний документ, заощаджуючи час та дозволяючи зосередитися на більш важливих завданнях.
Foreceipts
Foreceipts – це додаток для керування квитанціями, яким користуються власники компаній, самозайняті особи, агентства та фрілансери по всьому світу.
Особливості:
- Сфотографуйте паперові квитанції або надішліть собі цифрові, і Foreceipts миттєво просканує дані та занесе їх у вашу книгу. Також можна сканувати рахунки.
- Звіти про витрати можна надсилати у форматах Excel або PDF.
Foreceipts пропонує категорії витрат, адаптовані до податкових вимог різних країн. Ви також можете змінювати категорії за потреби.
Veryfi
Veryfi є швидким та безпечним додатком для оптичного розпізнавання та вилучення даних з квитанцій, рахунків та накладних, що допомагає автоматизувати ведення бухгалтерії.
Особливості:
- API Veryfi витягує, класифікує та покращує інформацію з різних джерел, усуваючи потребу у ручному введенні даних.
- Veryfi OCR API надає сучасну платформу для вилучення даних з використанням оптичного та інтелектуального розпізнавання символів.
Ці функції дають можливість забезпечити користувачів найкращими послугами на ринку.
Як вибрати найбільш підходящий додаток для квитанцій?
Правильна організація квитанцій дозволяє уникнути стресу під час податкового сезону. Згадані вище інструменти роблять цей процес простішим, без необхідності зберігати велику кількість паперових документів.
Враховуйте свої особисті потреби при виборі програми. Зверніть увагу на наступні питання:
- Скількома людьми ви керуєте?
- Скільки клієнтів обслуговуєте?
- Який обсяг комерційних покупок ви робите щомісяця?
- Як часто ви подорожуєте по роботі?
Залежно від ваших обставин, вам може знадобитися декілька інструментів для оптимізації системи відстеження квитанцій.
Висновок
Для ефективного управління фінансами вашого бізнесу важливо вести облік офісних витрат. Сканери квитанцій є цінним інструментом для спрощення цього процесу. Різні програми пропонують різні функції та переваги. Наведені вище варіанти – це найкращі рішення на ринку.
Не зволікайте – почніть використовувати сканер квитанцій вже сьогодні!
Також радимо ознайомитися з програмним забезпеченням для відстеження витрат для малого та середнього бізнесу.