Оптимізуйте процес закупівель для малого та середнього бізнесу за допомогою цих найкращих програм для закупівель.
Управління процесом закупівель є складним, оскільки включає закупівлі, інвентар, замовлення, рахунки-фактури, постачальників, платежі тощо. Але в той же час це життєво важливо для успіху компанії. Ось чому підприємствам необхідно автоматизувати цей процес і керувати ним за допомогою додатків.
Якщо ви чекаєте до останнього моменту, щоб розгорнути програмне забезпечення для закупівель у вашій компанії, виникнуть наслідки ручної обробки. Отже, доцільно розпочати впровадження цих інструментів, як тільки ви помітите тертя через неефективні ручні процеси.
Давайте заглибимося в основи програмного забезпечення для закупівель і дізнаємося про найкращі інструменти в цій галузі.
Що таке програмне забезпечення для закупівель?
Закупівля означає пошук і придбання товарів і послуг, необхідних бізнесу. Отже, програмне забезпечення для закупівель відноситься до бізнес-рішень, яке автоматизує різні етапи процесу закупівель.
Незалежно від того, чи йдеться про аналіз витрат, керування контрактами чи здійснення платежів, такі інструменти можуть допомогти вам мати повний контроль над кожною операцією процесу. Вони також можуть інтегруватися з різними платформами ERP, щоб полегшити процес.
Крім того, деякі інструменти також дозволяють усім співробітникам отримувати доступ і виконувати завдання з центрального блоку з дозволом користувача pepper.
Що роблять ці інструменти?
Програмне забезпечення для закупівель може виконувати кілька завдань, щоб полегшити процес закупівель для вашої команди. Співробітники можуть замовляти покупки з будь-якого місця та спілкуватися з членами команди. Ось основні завдання, які може виконувати це програмне забезпечення:
- Створіть замовлення на купівлю та перевірте його
- Автоматизуйте передачу електронного замовлення на купівлю
- Нагадувати вам про нещодавні замовлення та скасування
- Надішліть замовлення на закупівлю, що очікують на розгляд, відповідному персоналу для подальших дій
- Виконуйте фінансові та інвентарні операції після надходження замовлення
- Уникайте дефіциту на місці, зберігаючи запаси
- Збирайте дані та аналізуйте тенденції для досягнення максимальної прибутковості
- Оптимізуйте процес стандартизації на різних платформах
Тепер давайте обговоримо, коли ви використовуєте інструменти програмного забезпечення закупівель.
Хто використовує програмне забезпечення для закупівель?
Вам знадобиться програмне забезпечення для закупівель, коли ви купуєте сировину, комп’ютерне обладнання, канцелярське приладдя тощо в великих кількостях протягом року. Отже, будь-який бізнес, який часто закуповує матеріали у сторонніх постачальників і хоче зробити систему закупівель прозорою.
Здебільшого ви знайдете такі компанії, які використовують інструменти закупівель:
- Виробники споживчих товарів і побутової техніки
- Виробники транспортних засобів
- Електронна комерція та роздрібний бізнес
Але є спеціалізований бізнес, який також використовує це програмне забезпечення, і це консультанти чи агентства із закупівель.
Більшість брендів передають свої закупівельні операції цим агентствам для зручності та доступності. Такі компанії, як Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture тощо, є лідерами у сфері консультування із закупівель.
Як програмне забезпечення для закупівель допомагає підприємствам?
#1. Автоматизація закупівель
Автоматизація бізнес-процесів очевидна в кожній сфері, включаючи закупівлі. Ви можете успішно автоматизувати всю операцію закупівель за допомогою програмного забезпечення для закупівель.
Від виявлення постачальника до реєстрації, від вибору продукту до перевірки якості та, нарешті, підписання угоди, все в одному програмному забезпеченні.
У більшості випадків інструмент автоматично обробляє внутрішні запити на купівлю поставок. Перед відправкою замовлення на купівлю потрібно лише схвалення менеджера.
#2. Прозорість купівлі
Зацікавлені сторони бізнесу, такі як менеджери та фінансові директори, можуть спостерігати за тенденціями закупівель із центрального програмного забезпечення. Не потрібно стрибати через обручі, щоб отримати звіти про закупівлі.
Крім того, інструмент відстежує кожен крок до завершення угоди, забезпечуючи корпоративну прозорість високого рівня, щоб уникнути корупції.
#3. Оптимізація затвердження
Такі інструменти оснащені інтелектуальними алгоритмами, які відокремлюють справжні замовлення на покупку від марнотратства. Таким чином, менеджери зі схвалення отримують тільки справжні запити на купівлю в більшості випадків. Згодом менеджери можуть швидко затверджувати замовлення на купівлю.
#4. Видимість витрат
Інформаційна панель інструментів миттєво показує вам загальні витрати компанії на придбання витратних матеріалів, хто ваші постачальники, скільки ви їм платите тощо. Це допомагає скласти бюджет проектів, заощадити на непотрібних покупках тощо.
Функції, на які слід звернути увагу під час вибору програмного забезпечення для закупівель
Більшість інструментів закупівель пропонують стандартний набір функцій. Однак перед покупкою переконайтеся, що вони мають принаймні такі функції:
- Інструмент повинен постачатися з панеллю керування постачальниками, де ви можете зареєструвати нових постачальників або переглянути контракти з існуючими.
- Буде зручно, якщо програмне забезпечення також пропонує функцію виявлення постачальника.
- Має бути утиліта управління ризиками, яка блокуватиме непотрібні витрати або неправильні замовлення на покупку.
- Ваш інструмент закупівель має мати функцію аудиту, щоб ви могли перевіряти замовлення на закупівлю, платежі постачальників тощо.
- Найкращий інструмент закупівель також запропонує функцію складання бюджету, за допомогою якої ви можете вводити місячний або квартальний бюджет і підтримувати покупки в межах цієї суми.
- Також має бути комунікаційна функція, яка сповіщатиме користувача програмного забезпечення про нові замовлення на покупку, рахунки-фактури, термін виконання замовлень тощо.
- Добре, якщо додаток пропонує мобільну версію для відстеження витрат, затвердження замовлень, завершення угод тощо.
- Надійне програмне забезпечення для закупівель повинно дозволити вам встановити корпоративну політику щодо закупівель.
- Нарешті, інструмент має дозволяти представникам відділу закупівель створювати спеціальні робочі процеси закупівель, якщо в програмному забезпеченні немає шаблонів для певних сценаріїв закупівель.
Тепер, коли ви знаєте про концепцію цього інструменту та завдання, які він може виконувати, подивіться на найкраще програмне забезпечення для закупівель, яке можуть використовувати SMB.
Зміст
TogglePrecoro
Якщо ви належите до невеликої чи середньої команди, Precoro може допомогти вам оптимізувати процес закупівлі та усунути ручну роботу. Це економить ваш дорогоцінний час і гроші та дозволяє зосередитися на більш нагальних справах.
Це інноваційне та надзвичайно швидке програмне забезпечення може оптимізувати систему закупівлі до оплати у вашій організації для підвищення ефективності роботи. Він ефективно справляється із завданнями, пов’язаними з процесом купівлі, такими як заявки, замовлення та виставлення рахунків.
Крім того, Precoro покращує вашу систему закупівель, удосконалюючи процес затвердження. Етапи робочого процесу, такі як процес запиту, замовлення на придбання, затвердження, виставлення рахунків і керування рахунками-фактурами, можна виконувати в електронному вигляді за допомогою цього інструменту.
Додаток також значно полегшує контроль процесів, затвердження та аналіз витрат на ходу.
Використовуючи це надійне рішення, компанії можуть отримувати регулярні звіти та аналіз даних. Детальні та вичерпні звіти охоплюють усі блок-схеми процесів і дані закупівель.
Крім того, ці звіти дозволяють відстежувати та виправляти помилки, налаштовувати формати звітів для зацікавлених сторін і експортувати дані в реальному часі для бухгалтерського та фінансового аналізу.
Kissflow
Ви хочете контролювати процес закупівлі до оплати, але з достатньою гнучкістю? Kissflow дає вам це завдяки своєму простому та настроюваному рішенню. Для заявок на купівлю він пропонує гнучкі форми, щоб ви могли збирати, затверджувати та відстежувати заявки на купівлю.
Після схвалення запиту автоматично генеруються замовлення та видаються замовлення на замовлення. Для керування постачальниками цей інструмент пропонує ефективний портал для адаптації, керування та обслуговування постачальників.
Коли ви використовуєте цю програму, затвердження рахунків-фактур на ходу стає можливим. Він також підтримує автоматичне тристороннє зіставлення, перевірку рахунків-фактур із контрактами, замовленнями на купівлю та аркушами введення послуг.
Kissflow також може генерувати керовану даними та практичну інформацію щодо тенденцій закупівель, витрат і ефективності постачальників. Використовуючи це програмне забезпечення, користувачі також можуть створювати миттєві звіти, які містять настроювані параметри.
Він також підтримує повну інтеграцію з різними інструментами сторонніх розробників. Позбудьтеся будь-якої надмірності, використовуючи його з різними програмами ERP і фінансами, включаючи Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP і NetSuite. Це рішення також дозволяє використовувати потужні плагіни та API.
Команда закупівель
Вам, малому та середньому бізнесу, настав час спростити процес закупівель за допомогою Team Procure. Однак це програмне забезпечення також може задовольнити потреби підприємств, які займаються складними операціями закупівель на міжнародному рівні.
Ця єдина хмарна платформа може обробляти всі ваші погодження, замовлення на купівлю та інвентар. Що стосується запитів на купівлю, рішення може сортувати їх за бюджетом, відділом і серйозністю. На основі цих запитів користувачі також можуть створювати замовлення на замовлення та контролювати графіки доставки.
Team Procure також пропонує функцію матриці ціноутворення, за допомогою якої компанії можуть керувати ставками, зробленими кількома постачальниками, придбаними у учасника з найнижчою ціною. Оскільки різні організації мають різні потреби, це дозволяє організаціям створювати власні робочі процеси затвердження.
Тут легко знайти постачальників і продавців. Крім того, він має вбудовані KPI для відстеження ефективності. Навіть якщо у вас є склади в кількох місцях, цей інструмент допоможе вам мати інтегровану систему управління складом. Ви навіть можете інтегрувати його сервіс у свою існуючу систему за допомогою персоналізованого API.
ЗакупівліЕкспрес
ProcurementExpress — це ідеальне програмне забезпечення для закупівель, яке може оптимізувати всі пов’язані робочі процеси. Це також допоможе вам усунути тривалі ручні процеси, паперові сліди та можливі випадки шахрайства.
Його інноваційна система затвердження дозволяє встановлювати максимальні витрати та визначати ланцюжки затвердження. Компанії також можуть призначати заздалегідь визначені рівні схвалення різним співробітникам. Крім того, організації можуть налаштувати та автоматизувати всі етапи ланцюжка затвердження для оптимізації ефективності.
Програма дозволяє створювати швидкі та точні замовлення на замовлення на основі ваших відносин з окремими постачальниками. Ви можете включити необхідні поля та спадні меню для створення професійних і контекстних замовлення на замовлення.
Відповідно до фінансової структури вашої компанії ви можете розподілити витрати між різними місцями, щоб уникнути перевитрат. Використовуючи функцію звітування в додатку, користувачі також можуть аналізувати повну структуру витрат. Крім того, рішення може створювати бюджети для різних проектів і відділів.
Прокурити
Попрощайтеся з паперовими процесами, повільним затвердженням і складними рішеннями з Procurify. Це програмне забезпечення для проактивного керування витратами забезпечує повну видимість і контроль над витратами компанії.
Коли ви використовуєте цей інструмент, стає можливим затверджувати всі замовлення на купівлю з одного місця. Тут ви також можете переглядати витрати в реальному часі порівняно з бюджетами. Він також пропонує фізичні та віртуальні картки для плавних витрат.
Procurify також підтримує створення робочого процесу для автоматизації та відстеження кожного кроку шляху покупки. Ви також можете встановити дозвіл на купівлю на основі відділу та місця розташування. Ще однією важливою функцією цього інструменту є можливість сортувати всі замовлення для постачальника.
Додаток може виконувати аналіз ефективності постачальника, щоб ви могли приймати обґрунтовані рішення щодо купівлі та бізнесу. Тут ви можете імпортувати елементи каталогу та деталі, включаючи зображення.
Це рішення безпосередньо інтегрується з вашими улюбленими бізнес-додатками, такими як Amazon Business, Oracle, Quickbooks і Slack.
купа
Coupa — це платформа, яка забезпечує видимість і контроль витрат, необхідний для управління процесом закупівель. Вибір цього рішення для вашої компанії означає, що ви можете здійснювати закупівлі з легкістю споживача, заощаджуючи дорогоцінний час своїх співробітників.
Головні функції цієї програми:
- Спрощення процесів оформлення заявок і замовлень
- Відстеження замовлень на покупку в реальному часі
- Сповіщення про знижки та інші переваги
- Гнучкі форми для введення даних для послуг на основі SOW
- Інформаційна панель для керування бюджетом у реальному часі
Крім того, інструмент підтримує схвалення за допомогою електронної пошти та мобільного телефону. Крім того, компанії можуть використовувати його для управління запасами та контрактами.
Беллветер
З Bellwether ви можете зробити процес закупівель прозорим і швидким. Це допоможе вам позбутися усних схвалень і тривалого спілкування через електронні листи та телефонні дзвінки.
Це програмне забезпечення дає змогу створювати заявки, замовлення на купівлю та рахунки-фактури, витрачаючи мінімум часу та зусиль. Такі функції, як розширений робочий процес і бюджетування, забезпечують кращу видимість і контроль над витратами.
Цей хмарний інструмент пропонує необхідну гнучкість і налаштування відповідно до ваших потреб. Якщо вашій компанії потрібні кілька мов або спеціальні поля, Bellwether може надати вам це. Крім того, це дозволяє отримати доступ до програми за межами сайту.
PairSoft
PairSoft — це зручне програмне забезпечення, яке компанії можуть використовувати для автоматизації робочого процесу в процесі P2P. Це також корисно для отримання інформації про витрати та встановлення хороших стосунків із постачальниками та продавцями.
Програмне забезпечення можна швидко розгорнути у вашій системі або існуючому ERP і використовувати з легкістю. Це дозволяє керувати замовленнями на замовлення, спрощуючи весь процес. Ви також отримуєте повну інформацію про витрати за категоріями.
PairSoft також може сприяти спілкуванню в реальному часі між компаніями та постачальниками. Обробка та перевірка рахунків-фактур – це інші автоматизовані завдання, які можна виконати за допомогою цього програмного забезпечення. Він також підтримує аналітику та звітність.
Заключні слова
У цю еру цифровізації компаніям важко керувати процесом закупівель без будь-якого програмного забезпечення чи автоматизованого рішення. Ці інструменти можуть відкрити кілька нових можливостей на кожному етапі цього процесу.
Крім того, програми забезпечують оптимальну ефективність, навіть якщо ви розширюєте свій бізнес. Перегляньте список найкращого програмного забезпечення для закупівель, щоб вибрати найбільш відповідне для ваших потреб. Крім того, ви можете переглянути основні функції, які повинен мати надійний інструмент для автоматизованих закупівель.
Як малому та середньому бізнесу ви також можете знати про найкращі інструменти керування документами.