У сучасному світі, де кожен бізнес прагне до оптимізації своєї діяльності, програмне забезпечення для документування процесів стає незамінним інструментом. Воно забезпечує чітку структуру та план дій для вдосконалення робочих операцій. Документування процесу є ключовим елементом в управлінні проєктами, дозволяючи відповісти на важливе питання: “Як саме буде виконуватися робота?”.
Якщо раніше керівники проєктів вели документацію вручну, то сьогодні вони можуть використовувати спеціалізовані програмні рішення, які значно спрощують та автоматизують цей процес.
У цій статті ми розглянемо найефективніші інструменти для документування процесів. Але спершу давайте розберемося, що саме означає “документування процесу”. Для початку, ось таблиця з переліком програмного забезпечення, яке ми проаналізуємо:
| Назва | Опис | Посилання |
| Scribe | Інструмент на основі штучного інтелекту для створення документації процесів зі знімками екрана. | |
| Miro | Масштабоване рішення для документування процесів та візуалізації з інтеграціями. | |
| Document360 | Оптимізація бізнес-процесів та ефективне управління змінами. | |
| Process Street | Шаблони з перетягуванням, стандартизовані контрольні списки. | |
| Heflo | Підтримка BPMN 2.0, завантаження/експорт, редактор WYSIWYG. | |
| Creately | Розширені шаблони, співпраця в реальному часі, перетягування. | |
| FlowShare | Динамічне відстеження, захоплення екрана, експорт у різні формати. | |
| ProProfs | Імпорт з Word/PDF, контекстна довідка, мультимедіа. |
Отже, як працює програмне забезпечення для обробки документів? Простіше кажучи, документ процесу — це детальна інструкція, яка пояснює, як виконувати певне завдання. Наприклад, це може бути повний порядок дій для перенесення даних зі старого сервера у хмарне сховище.
Документ процесу може мати форму блок-схеми, інструкції або навіть простого набору правил. Таким чином, документування процесу – це запис або фіксація покрокового алгоритму виконання завдання.
Документування процесів є корисним для всіх: для членів команди, новачків, і навіть клієнтів, коли їм потрібно зрозуміти, як виконувати певну роботу.
Як документувати процес?
Процес документування можна розбити на кілька етапів:
- Визначте процес, який потрібно задокументувати, його мету та межі.
- Опишіть початок та кінець процесу, визначивши, що ініціює його та коли він завершується.
- Зафіксуйте результати процесу та дії, які необхідно виконати після його завершення.
- Перерахуйте програмне забезпечення та обладнання, необхідні для виконання процесу, такі як платформи кодування або хмарні сховища.
- Розробіть покроковий план процесу, починаючи з початкової точки і закінчуючи кінцевим результатом.
- Визначте всіх зацікавлених осіб, тих, хто приймає рішення, та співробітників, які беруть участь у процесі.
- Перенесіть всю цю інформацію до системи документування, переконавшись, що жодна деталь не пропущена.
Після того, як ви виконали ці кроки, ви можете поділитися документом з членами команди, забезпечивши їм легкий доступ до нього в майбутньому.
Важливість документування бізнес-процесів
Документування бізнес-процесів надає численні переваги в довгостроковій перспективі. Ось деякі з них:
- Забезпечення послідовності: Усунення неясностей та забезпечення узгодженості виконання процесів.
- Зменшення помилок: Підвищення ефективності роботи за рахунок мінімізації помилок у бізнес-операціях.
- Дотримання юридичних вимог: Захист від можливих юридичних проблем шляхом гарантування відповідності процедур нормативним вимогам.
- Керування змінами: Спрощення адаптації співробітників до змін у бізнес-процесах.
- Прискорення навчання: Скорочення часу на адаптацію нових працівників, забезпечуючи швидке навчання.
- Розподіл обов’язків: Чітке визначення ролей та обов’язків кожного працівника, забезпечуючи безперебійну роботу.
Коли процеси оформлені в зрозумілому форматі, співробітникам набагато легше орієнтуватися і знати, які кроки потрібно виконати.
Що таке програмне забезпечення для документування бізнес-процесів?
Документування процесів може бути складним завданням, і ручний підхід збільшує ризик помилок. Саме тому з’явилося програмне забезпечення для документування процесів, яке спрощує цей процес і мінімізує можливість помилок. Ось декілька переваг, які може запропонувати таке програмне забезпечення:
- Централізований доступ: Інструменти дозволяють членам команди отримувати доступ до всіх документів з одного місця.
- Хмарне сховище: Доступ до документації можливий з будь-якого місця та в будь-який час.
- Управління в реальному часі: Програмне забезпечення дозволяє керувати документацією, оновлювати її та працювати над нею спільно.
- Аналітика: Можливість аналізувати дані про користувачів для прийняття обґрунтованих рішень.
Крім того, завдяки функціям пошуку, знайти необхідну інформацію або інструкцію стає набагато простіше.
Особливості, на які варто звернути увагу
Обираючи програмне забезпечення для документування процесів, зверніть увагу на такі функції:
- Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який є простим у використанні навіть для новачків.
- Можливість візуалізації різних типів даних, а також підтримка посилань та інших мультимедійних елементів.
- Функції для спільної роботи над документацією в реальному часі.
- Можливість експортувати документи в різних форматах або завантажувати їх на інші платформи.
- Інтеграція з іншими бізнес-інструментами, які вже використовуються у вашій організації.
З огляду на це, давайте розглянемо деякі з найкращих програм для документування процесів, які ми випробували на практиці та можемо рекомендувати.
Scribe
Якщо ви постійно отримуєте одні й ті ж питання щодо виконання завдань, то
Scribe може стати вашим рішенням. Це швидкий і простий спосіб документувати та обмінюватися бізнес-процесами за лічені секунди.
Особливості:
- Допомагає новим співробітникам швидко освоїти процеси.
- Спрощує навчальні програми, автоматизуючи створення документації та стандартних операційних процедур (СОП).
- Забезпечує послідовність організаційних процесів за допомогою навчальних матеріалів.
- Автоматизує створення посібників для оновлення довідкових центрів та баз знань.
Scribe – це інструмент на базі штучного інтелекту, який швидко перетворює цифрові процеси в покрокові інструкції. Просто увімкніть записувач Scribe та пройдіть весь процес, і він автоматично створить покроковий посібник із відповідними знімками екрана.
Miro
Miro, який використовують такі відомі компанії, як Dell, Cisco та Deloitte, є простим у використанні програмним забезпеченням для документування процесів та візуалізації бізнес-інформації. Ця платформа дозволяє членам команди об’єднуватися та оптимізувати бізнес-процеси за допомогою вбудованих інструментів візуалізації.
Особливості:
- Інтеграція бізнес-процесів та карт Steam з Confluence, Coda та Notion.
- Інтеграція з Jira для перегляду бізнес-процесів, картографування шляхів клієнта та відстеження конкретних дій.
- Різноманітні пакети для управління проєктами, картографування шляху клієнта та бізнес-процесів.
- Легкий імпорт карт процесів з Microsoft Visio, Draw.io та Lucidchart.
- Велика бібліотека шаблонів для найкращого досвіду клієнтів.
Miro пропонує такі інструменти, як блок-схеми, діаграми BPMN, карти потоків цінностей та Swimlanes, які допомагають аналізувати конкретні сценарії та покращувати використання ресурсів.
Таким чином, ви можете візуалізувати бізнес-плани та ефективно доносити стратегію та трансформацію до членів команди.
Document360
Document360 допомагає покращити взаємодію з клієнтами понад 10 000 користувачів у понад 80 країнах. Платформа дозволяє оптимізувати різні бізнес-процеси, надаючи стандартні операційні процедури (СОП) для кращого розуміння вашими співробітниками.
Особливості:
- Операційні процеси для чіткого розуміння затверджених бізнес-процесів та ролей співробітників.
- Управління змінами для плавного переходу від застарілих бізнес-процесів до нових.
- Модуль навчання співробітників, який гарантує ефективне засвоєння знань.
За допомогою Document360 ви можете забезпечити чіткість та послідовність бізнес-процесів, що позитивно вплине на продуктивність вашої організації.
Process Street
Розроблений для команд, які прагнуть до ефективності, Process Street є популярним програмним забезпеченням для документування процесів. Він допоможе задокументувати всі основні організаційні процеси, щоб усі співробітники працювали злагоджено.
Особливості:
- Редактор з перетягуванням для швидкого створення та оновлення шаблонів.
- Стандартизовані контрольні списки з функціями зупинки завдань, затвердження та динамічними термінами виконання.
- Функція автоматичного оновлення контрольних списків після внесення змін.
- Централізована платформа для зручної спільної роботи та пошуку документів.
- Спрощений інтерфейс для швидкого навчання.
Компанії можуть використовувати Process Street для документування різних бізнес-процесів, таких як робочий процес Git, налаштування нового клієнта, адаптація співробітників, щоденні та щотижневі завдання, перевірка кандидатів, формування рахунків-фактур та внутрішні аудити.
Heflo
Heflo — це інструмент для документування бізнес-процесів з сучасним дизайном, який дозволяє автоматично генерувати документацію. Завдяки Heflo, співпраця в режимі реального часу для розробки бізнес-процесів стає швидкою та простою.
Особливості:
- Підтримка BPMN 2.0.
- Завантаження документації у вигляді зображення або експорт на інші платформи.
- Редактор WYSIWYG для форматування текстів та дизайну.
- Класифікація процесів за бібліотеками запитів та заголовками елементів для ідентифікації.
- Можливість визначення бізнес-правил та інтеграцій для оптимізації в рамках нового циклу BPM.
Ви можете моделювати, аналізувати, візуалізувати, оптимізувати, автоматизувати та документувати бізнес-процеси, а потім завантажувати їх у різних форматах, таких як PDF, Word, HTML та Excel, або експортувати в BPMN. Завдяки хмарному сховищу Heflo доступ до документації можливий з будь-якого місця та в будь-який час.
Creately
Creately пропонує шаблони для документування процесів, які допоможуть систематизувати їх у вашій організації. Це дозволить створити список бізнес-процесів, які виконуються у вашій організації.
Особливості:
- Велика бібліотека настроюваних шаблонів для візуалізації різних процесів, командних робочих процесів тощо.
- Інструменти перетягування для легкого опису складних процесів.
- Імпорт звітів, знімків екрана та зображень для створення комплексних документів.
- Експорт даних з різних платформ для аналізу.
- Можливість зв’язувати форми для створення навігаційних структур у робочих областях.
Програмне забезпечення пропонує бібліотеки форм та інструменти для побудови діаграм, таких як блок-схеми, карти потоків створення цінності, BPMN, карти процесів та інші. За допомогою Creately можлива спільна робота в режимі реального часу, що є важливим для підтримки міжфункціонального робочого процесу команди під час документування.
FlowShare
Оберіть FlowShare для створення цікавої документації та демонстрацій для всіх програм, які використовуються у вашій організації. Понад 1000 компаній вже використовують цей інструмент для інтерактивних тренінгів для своїх співробітників.
Особливості:
- Механізм динамічного відстеження дій для автоматичного формування посібників.
- Захоплення екрана та дій, таких як клацання мишкою та використання ярликів.
- Розмиття конфіденційних даних за допомогою вбудованого інструменту.
- Автоматичне генерування текстових описів з назвами елементів.
- Пакетне обрізання скріншотів та зображень.
- Експорт у різні формати, такі як PDF, PPTX, DOCX, HTML, Interactive Demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI.
FlowShare не тільки скоротить час та помилки, пов’язані з ручними процесами, але й дозволить стандартизувати процедуру документування. Ви можете швидко вносити зміни до існуючої документації, не створюючи її заново.
ProProfs
ProProfs, якому віддають перевагу такі компанії, як Dell, Sony, Cisco, дозволяє імпортувати файли для швидкого створення документів, а також створювати документацію з нуля.
Особливості:
- Імпорт контенту з документів Word або PDF.
- Контекстна довідка для кращого розуміння технічного жаргону.
- Додавання підказок, спливаючих вікон та світлових вікон для додаткової інформації.
- Додавання зображень, відео та інфографіки для кращого пояснення бізнес-процесів.
- Велика бібліотека шрифтів, дизайнів та тем для естетики та брендингу.
ProProfs дозволяє додавати зображення та відео для кращого пояснення процесів співробітникам та клієнтам. Він оснащений редактором WYSIWYG для стилізації та форматування тексту.
Останні слова
Документування процесів є важливим для уникнення непорозумінь та забезпечення узгодженості роботи. Вибір правильного програмного забезпечення для вашої компанії є ключовим фактором для розвитку бізнесу.
Платформи, які ми розглянули в цій статті, є перевіреними та ефективними. Однак, ідеальний вибір буде залежати від ваших індивідуальних потреб.
Ознайомтеся з програмним забезпеченням для автоматизації документообігу, щоб заощадити робочі години.