Програмне забезпечення для документування процесів має важливе значення для бізнесу, оскільки воно надає структуровану дорожню карту для оптимізації своїх операцій. Документування процесу є важливою складовою управління проектом, оскільки воно дає відповідь на важливе запитання: як все буде зроблено?
Раніше керівники проектів покладалися на ручний підхід для створення документації процесу, але тепер вони можуть перейти до повноцінних інструментів документування процесу, які вміло оптимізують весь процес.
У цьому посібнику ми перерахували найавторитетніше доступне програмне забезпечення для документування процесу, але спочатку давайте краще зрозуміємо ідею документування процесу. Але перш ніж ми почнемо, ось зручна таблиця з програмним забезпеченням для документування процесу, яке ми перерахували.
Назва
опис
Досліджуйте
Писар
Інструмент штучного інтелекту для легкого документування процесу зі знімками екрана.
Міро
Масштабована документація процесу та відображення з інтеграцією.
Документ360
Оптимізовані бізнес-процеси та управління змінами.
Процесна вул
Шаблони перетягування, стандартизовані контрольні списки.
Хефло
Підтримка BPMN 2.0, завантаження/експорт, редактор WYSIWYG.
Розширені шаблони, співпраця в реальному часі, перетягування.
FlowShare
Динамічне відстеження, захоплення екрана, експорт у різні формати.
ProProfs
Імпорт із Word/PDF, контекстна довідка, мультимедіа.
Отже, як працює програмне забезпечення для обробки документів? Простіше кажучи, документ процесу — це докладний посібник, який пояснює, як виконати завдання. Наприклад, тут пояснюється повна процедура перенесення ваших даних із застарілих серверів на хмарне сховище.
Документ процесу може бути у формі блок-схеми, навчального посібника або просто політики. Це означає, що документування процесу — це діяльність із запису або документування поетапного процесу виконання завдання.
Документування процесу виявляється корисним для членів команди, нових столярів і навіть клієнтів, коли їм потрібно зрозуміти, як виконувати певну роботу.
Як ви документуєте процес?
Процедура документування процесу розбивається на наступні етапи:
- Виберіть процес, який ви повинні задокументувати, і визначте його мету та обсяг.
- Опишіть межі процесу та дайте відповіді на такі запитання, як те, що починає процес і коли процес завершується.
- Згадайте результати процесу та дії, які потрібно виконати після цього.
- Вкажіть програмне забезпечення та обладнання, необхідні для виконання процесу. Це може варіюватися від платформ кодування до хмарних сховищ і серверів.
- Обдумайте, як працюватиме процес. Ви можете створити покроковий процес від початкового до кінцевого етапу.
- Перелічіть імена зацікавлених сторін, осіб, які приймають рішення, і співробітників, які відіграють роль у документації процесу.
- Тепер перенесіть усі деталі в систему документації процесу та переконайтеся, що нічого не пропустите.
Коли ви вирішите вищевказане, ми переходимо до простої частини, оскільки ви не можете поділитися цим з членами команди, які можуть легко отримати до нього доступ пізніше.
Важливість документування бізнес-процесів
Документування бізнес-процесів забезпечує численні переваги в довгостроковій перспективі. Нижче наведено деякі з відомих:
- Послідовний бізнес-процес – усуньте неоднозначність процесів, щоб співробітники могли досягти бажаного результату.
- Зменшення операційних помилок – усуньте неефективність бізнес-операцій, щоб покращити культуру роботи.
- Дотримуйтесь юридичних вимог – уникайте юридичних зобов’язань у майбутньому, якщо процедуру несвідомо порушили.
- Управління змінами – переконайтеся, що співробітники можуть легко адаптуватися до змін, внесених в існуючі бізнес-процеси.
- Зменште час на навчання – скоротіть час адаптації для нових працівників, забезпечивши їм швидке навчання.
- Призначайте завдання. Переконайтеся, що кожен працівник має певний набір обов’язків, щоб робочий процес не порушувався.
Коли процес уже введено в процедурний формат, працівникам легше знати, яких кроків потрібно виконати.
Що таке програмне забезпечення для документування бізнес-процесів?
Безсумнівно, документування процесу є складним завданням, і є ймовірність людських помилок, якщо це робити вручну. Ця постановка проблеми призвела до впровадження програмного забезпечення для документування процесів, яке спрощує бізнес-процес створення документів, усуваючи місце для помилок. Нижче наведено деякі ймовірні переваги, які може запропонувати програмне забезпечення для документування процесу.
- Онлайн-інструменти дозволяють членам команди централізовано отримувати доступ до всіх документів бізнес-процесів.
- Функції хмарного сховища дозволяють отримувати доступ до документації процесу на ходу, на відміну від документу вручну, який доступний лише в автономному режимі.
- Програмне забезпечення дозволяє вам керувати ним, оновлювати та співпрацювати над ним у режимі реального часу.
- Також є можливість отримати доступ до аналітики користувачів, що додатково допомагає розширити базу знань і приймати зважені рішення.
Крім того, пошук інформації стає простішим, оскільки інструмент онлайн-пошуку полегшує швидкий пошук потрібної інформації чи посібника.
Особливості, на які варто звернути увагу
Вибираючи програмне забезпечення для документування процесу для вашого бізнесу, перевірте наявність таких функцій:
- Ви повинні переконатися, що програмне забезпечення пропонує приємний досвід користувача людям, які не знайомі з такими інструментами.
- Ці платформи повинні мати можливість візуально представляти різні типи даних, а також підтримувати посилання та інші форми медіа.
- Переконайтеся, що функція документування процесу дозволяє членам команди співпрацювати в режимі реального часу.
- Має бути можливість експортувати документ процесу в різні формати або завантажувати його безпосередньо на різні платформи.
- Програмне забезпечення має підтримувати інтеграцію з одним або декількома бізнес-інструментами, які наразі використовуються вашою організацією, щоб забезпечити повторне використання інформації.
Сказавши це, давайте перевіримо деякі з найкращих програм для документування процесу, які ми випробували на практиці та хотіли б порекомендувати.
Писар
Якщо ви часто відповідаєте на повторювані запитання щодо виконання завдань, у нас є для вас рішення! Знайомтесь Писаршвидкий і простий спосіб документування та обміну бізнес-процесами за лічені секунди.
особливості:
- Заохочуйте співробітників і нових працівників швидко осягнути процес.
- Посилити навчальні програми шляхом автоматизації документації процесу та створення СОП.
- Забезпечте узгодженість організаційних процесів за допомогою навчального контенту на вимогу.
- Автоматизуйте процес створення навчального посібника для оновлення довідкових центрів і бази знань.
Scribe — це інструмент на основі штучного інтелекту для швидкого перетворення цифрових процесів у покроковий посібник, не докладаючи маси зусиль. Все, що вам потрібно зробити, це ввімкнути записувач Scribe і пройти весь процес. І ось! У вас автоматично створено покроковий посібник разом із доданими відповідними знімками екрана!
Міро
На них покладаються такі бренди, як Dell, Cisco та Deloitte Міро, просте у використанні програмне забезпечення для документування процесів і відображення, яке дозволяє відображати важливу бізнес-інформацію. Платформа, яка легко масштабується, дозволяє членам команди об’єднуватися та оптимізувати бізнес-процеси за допомогою вбудованих інструментів відображення.
особливості
- Вбудуйте бізнес-процеси та карти Steam у такі інструменти, як Confluence, Coda та Notion.
- Інтеграція Jira для перегляду бізнес-процесів, картографування шляхів клієнта та відстеження конкретних дій.
- Різні пакети для управління проектами, відображення шляху клієнта та відображення бізнес-процесів.
- Легко імпортуйте карти процесів із таких платформ, як Microsoft Visio, Draw.io та Lucidchart.
- Багата бібліотека шаблонів, щоб запропонувати найкращий досвід вашим клієнтам і задовольнити їхні потреби.
Miro пропонує такі інструменти, як блок-схеми, діаграми BPMN, відображення потоків цінностей і Swimlanes, які допомагають аналізувати конкретні сценарії та покращувати використання ресурсів.
Таким чином ви можете візуалізувати бізнес-плани та ефективно донести стратегію та трансформацію до членів команди.
Документ360
Перевірити Документ360, що допомагає покращити взаємодію з клієнтами понад 10 000 користувачів у понад 80 країнах. Пропонуючи стандартні операційні процедури, платформа дозволяє оптимізувати різні бізнес-процеси для кращого розуміння ваших співробітників.
особливості:
- Операційний процес, щоб забезпечити чітке розуміння затверджених бізнес-процесів і поширити обізнаність про ролі та обов’язки співробітників.
- Управління змінами для плавного переходу від застарілих бізнес-процесів до абсолютно нових.
- Модуль навчання співробітників, який гарантує, що нові співробітники можуть ефективно засвоювати знання та покращувати свої здібності.
За допомогою Document360 ви можете переконатися, що бізнес-процеси є чіткими та послідовними, що опосередковано підвищить продуктивність у вашій організації.
Процесна вул
Створено для сумлінних команд, Процесна вул це популярне програмне забезпечення для документування процесу, яке гарантує підвищення продуктивності вашої команди. Цей інтуїтивно зрозумілий інструмент стане в нагоді, коли вам потрібно задокументувати всі основні організаційні процеси, щоб усі співробітники залишалися на одній сторінці.
особливості:
- Перетягніть редактор, щоб створити й оновити шаблони за лічені хвилини.
- Стандартизовані контрольні списки з такими функціями, як зупинка завдань, схвалення та динамічні терміни виконання для належного відстеження кожного процесу.
- Функція автоматичного оновлення для оновлення контрольних списків після внесення змін.
- Централізована платформа дозволяє легко співпрацювати та шукати документи.
- Спрощена взаємодія з користувачем для пришвидшення процесу навчання.
Компанії можуть вибрати Process Street для документування всіх типів бізнес-процесів, таких як робочий процес Git, налаштування нового клієнта, адаптація співробітників, щоденні та щотижневі завдання, перевірка кандидатів, формування рахунків-фактур і процеси внутрішнього аудиту.
Хефло
Завдяки сучасному та професійно розробленому плануванню, Хефло це інструмент документування бізнес-процесів, який дозволяє виконувати процеси таким чином, щоб документи генерувалися автоматично. Завдяки Heflo тепер можлива співпраця в режимі реального часу для розробки бізнес-процесу за кілька кліків.
особливості:
- Підтримка нотації BPMN 2.0.
- Завантажте документацію у вигляді зображення або експортуйте її на іншу платформу.
- Редактор WYSIWYG для форматування текстів і дизайнів.
- Класифікуйте процеси за бібліотеками запитів і документацію процесів за заголовками елементів для належної ідентифікації.
- Визначте бізнес-правила та інтеграції та виконайте оптимізацію в рамках нового циклу BPM.
Ви можете моделювати, аналізувати, відображати, оптимізувати, автоматизувати та документувати бізнес-процеси та завантажувати їх у різних форматах, таких як PDF, Word, HTML і Excel, або експортувати в BPMN. Завдяки функції хмарного сховища Heflo можна отримати доступ до документації процесу з будь-якого місця та будь-коли.
Творіть
Творіть, платформа керування роботою пропонує шаблони документації процесів для оптимізації процесу документування бізнес-процесів. Це допомагає скласти список бізнес-процесів, які систематично виконуються у вашій організації.
особливості:
- Багата бібліотека настроюваних шаблонів для зображення різних процесів, командних робочих процесів, доріжок тощо.
- Інструменти перетягування, щоб легко описати складні процеси документування.
- Імпортуйте звіти, знімки екрана та зображення, необхідні для створення комплексного документу процесу.
- Експортуйте всі типи даних з різних платформ для легкого пошуку та аналізу.
- Пов’язуйте форми, щоб створювати навігаційні структури в робочих областях і між ними, щоб усунути невідповідності.
Володіючи переконливими можливостями документування, програмне забезпечення пропонує багаті бібліотеки форм і інструменти для побудови діаграм, такі як блок-схеми, карти потоків створення цінності, BPMN, карти процесів, карти діяльності тощо. З Creately можлива співпраця в режимі реального часу, яка необхідна для підтримки міжфункціонального робочого процесу команди під час процесу документування.
FlowShare
Виберіть FlowShare для створення цікавої документації процесів і демонстрацій для всіх програм, які використовуються вашою організацією. Понад 1000 компаній уже створили докладні посібники для організації інтерактивних тренінгів для своїх співробітників за допомогою цього інструменту.
особливості:
- Механізм динамічного відстеження для фіксації всіх дій і автоматичного формування посібника.
- Знімайте екрани та дії, наприклад клацання мишкою, а також ярлики.
- Розмийте всі конфіденційні дані за допомогою вбудованого інструменту.
- Автоматично генерувати текстові описи, включаючи назви елементів – кнопок, меню, вкладок тощо.
- Масове обрізання скріншотів і зображень, щоб уникнути зайвих завдань.
- Експорт у такі формати, як PDF, PPTX, DOCX, HTML, Interactive Demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI тощо.
FlowShare не тільки скоротить час і помилки, які виникають через ручні процеси, але також дозволить вашій організації адаптувати стандартну процедуру документування. Додаток дозволяє швидко вносити зміни в існуючу документацію без необхідності повторного її створення.
ProProfs
Віддають перевагу Dell, Sony, Cisco та інші відомі корпорації, ProProfs це програмне забезпечення для документування процесів, яке дозволяє імпортувати файли для швидкого створення документів і, якщо потрібно, створювати документацію безпосередньо з нуля.
особливості
- Імпортуйте вміст із документів Word або PDF безпосередньо в документ
- Контекстно-залежна допомога для цілісного розуміння технічного жаргону
- Додайте підказки, спливаючі вікна та світлові вікна для надання додаткової інформації
- Додайте зображення, відео та інфографіку для кращого пояснення бізнес-процесу
- Багата бібліотека шрифтів, дизайнів і тем для естетики та брендингу.
Платформа ProProfs дозволяє додавати зображення та відео для кращого пояснення процесів вашим співробітникам і клієнтам. Він оснащений редактором WYSIWYG, який дає змогу вибирати з низки варіантів стилю та форматування тексту.
Останні слова
Документування різноманітних процесів, що відбуваються у вашій організації, є життєво важливим, щоб уникнути неузгодженості у виконанні операцій і представити дорожню карту для ваших співробітників і клієнтів. Але важливішим є вибір найкращого програмного забезпечення для створення документації для вашої компанії, оскільки з правильним програмним забезпеченням для керування процесами ви побачите кращий розвиток бізнесу.
Платформи, перелічені в цьому посібнику, випробувані нами та виявилися досить корисними. Однак ідеальний вибір для вашої організації залежатиме виключно від ваших індивідуальних потреб.
Далі програмне забезпечення для автоматизації документообігу, щоб заощадити робочі години.
