8 готових інструментів реагування для підвищення продуктивності та обслуговування клієнтів

Керівники служби підтримки клієнтів щодня повинні відповідати на сотні запитів. Програми для готових відповідей можуть зробити їх роботу швидкою та легкою.

Багато запитів, які служба підтримки отримує щодня, схожі. Ручне введення відповідей на ці запитання є контрпродуктивним завданням. Але користувачі можуть генерувати заздалегідь визначені відповіді на поширені запитання та зберігати їх у стандартних інструментах відповідей для миттєвого використання.

Давайте докладніше дізнаємось про готову відповідь, зокрема про її переваги та найпопулярніші інструменти, які пропонують цю послугу.

Що таке шаблонна відповідь?

Багато людей плутають стандартну відповідь із автоматичною відповіддю. У той час як автоматичні відповіді є роботизованими та безособовими, готові відповіді описові та персоналізовані.

Це заздалегідь визначені відповіді на поширені запити. Готові відповіді завжди корисні та налаштовані, тому клієнтам це не здається машинним.

Як стандартні відповіді працюють із поширеними запитаннями та Wiki вашої компанії?

Готові відповіді та Wiki компанії, відповіді на поширені запитання та база знань щодо усунення несправностей мають бути синхронізовані. Повинна бути автоматизована система для введення конкретних кроків з усунення несправностей або загальної інформації в покажчик місця заповнення в стандартній відповіді.

Якщо ви не використовуєте текстові заповнювачі, стандартні відповіді накопичуватимуться. Агентам із обслуговування клієнтів буде важко впоратися з таким довгим списком готових відповідей. Щоб вирішити цю проблему, деякі сервіси або інструменти словесного мовлення створюють синтаксис.

Коли співробітник служби підтримки вводить певні короткі коди або синтаксис в консоль електронної пошти або чату, інструмент автоматично створює сценарій. Інструмент також отримує інформацію про підтримку з бази знань компанії, поширених запитань або Wiki.

Пов’язування інструменту стандартних відповідей із базою знань компанії також допоможе вам надсилати оновлені покрокові інструкції чи кроки з усунення несправностей. В іншому випадку вам доведеться вручну оновити всі сценарії підтримки.

Переваги використання стандартних відповідей

#1. Економить час

Стандартна відповідь гарантує, що вам не доведеться вводити відповіді на поширені запитання. Оскільки керівники служби підтримки клієнтів можуть швидко відповідати на типові запити за допомогою цих відповідей, вони можуть зосередитися на більш продуктивних завданнях, заощадивши час.

#2. Безпроблемне управління

Постачальники обслуговування клієнтів можуть легко керувати великою кількістю клієнтів за допомогою стандартних додатків для відповідей. Якщо ви працюєте в інтернет-провайдера, вам часто задають питання про ціну доступних пакетів.

  Як отримати посилання RSS на подкаст на iTunes

Замість того, щоб відповідати всім однаковою відповіддю, ввівши текст, ви можете легко виконати цю роботу, вставивши стандартну відповідь у вікно чату.

#3. Задоволення клієнтів

Клієнти хочуть миттєвого вирішення своїх проблем. Якщо буде затримка з відповіддю, ви можете втратити їх своїм конкурентам. Використовуючи стандартні відповіді, ви можете відповісти на їхні запитання та переконатися, що вони залишаться лояльними до вашої компанії.

#4. Збільште швидкість розмови

Готові відповіді також допоможуть вам перетворити потенційного клієнта на клієнта, відповідаючи на їхні запити швидко й успішно. Іноді потенційний клієнт задає якесь унікальне запитання, і персонал служби підтримки має багато цікавого.

У такій ситуації вони можуть відповісти на прості запитання стандартними відповідями та використати час, щоб відповісти на унікальний запит. Таким чином, ви можете перетворити потенційного клієнта на клієнта та покращити свій коефіцієнт конверсії.

Ось деякі з найкращих програм із готовими відповідями.

друкований стіл

Повторне введення тексту може бути неприємним і виснажливим для персоналу служби підтримки клієнтів. Typedesk це проста платформа, яка допомагає їм позбутися цього, дозволяючи їм створювати послідовні готові відповіді та керувати ними.

Крім того, цей багатомовний інструмент можна інтегрувати з усіма веб-сайтами та програмами, які використовує ваша компанія, зокрема Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk і Linkedin.

Якщо ви вирішите використовувати Typedesk, ваша команда отримає можливість відповідати на запити клієнтів послідовно. У результаті клієнти та потенційні клієнти отримають покращений досвід під час звернення до вашої служби підтримки.

Цей інструмент також містить функцію командних папок, яка дозволяє миттєво ділитися та синхронізувати всі стандартні відповіді з кожним членом команди. Крім того, керівники служби підтримки можуть зробити кожну стандартну відповідь унікальною за допомогою змінних.

Freshdesk

Мета обслуговування клієнтів — відповідати на запити клієнтів, і Freshdesk дозволяє робити це безперешкодно. Ви можете вступати з клієнтами в змістовну розмову через різні канали за допомогою цієї готової програми для відповідей.

Цей багатоканальний пакет пропонує комплексне рішення підтримки, яке зосереджується на швидкому наданні високоякісного обслуговування клієнтів. Він завчасно розуміє вимоги клієнтів і відповідає на них за допомогою найінтуїтивнішої підтримки.

Оскільки вам потрібно виконувати менше повторюваних завдань, ви економите час і вкладаєте його у щось більш плідне. Ця уніфікована платформа забезпечує базу знань і автоматизацію робочого процесу для швидкого вирішення запитів клієнтів.

Використовуючи Freshdesk, ви також можете зв’язуватися з клієнтами через їхній бажаний канал зв’язку та плавно змінювати режим у будь-який момент часу.

Соціальні наміри

Вам набридло перемикатися між кількома інструментами обміну повідомленнями та чату? Тоді настав час використовувати Social Intents, одну з найкращих стандартних програм для відповідей. Використовуючи це рішення, ви можете спілкуватися з відвідувачами свого сайту прямо з програми для співпраці, якою ви вже користуєтеся як команда.

  Як визначити напрямок подорожі за допомогою Google Maps

Програмне забезпечення для живого чату – це популярна програма, яка працює в Microsoft Teams, Slack і Webex. Оскільки вам не потрібно залишати існуючу програму, ви можете миттєво відповідати на запити та робити клієнтів задоволеними.

Social Intent дозволяє використовувати стандартні відповіді, щоб допомогти клієнтам швидко реагувати та налагодити стосунки з клієнтами. Його проактивні тригери чату також корисні для залучення відвідувачів веб-сайту. Крім того, програма підтримує співпрацю з усіма членами команди для вирішення проблем клієнтів.

HappyFox

HappyFox це комплексна система продажу квитків служби підтримки для швидшої та кращої підтримки клієнтів. Це допомагає зменшити хаос і організувати процес підтримки за допомогою таких функцій, як потужна система запитів у службу підтримки та база знань самообслуговування.

Ви можете швидше відповідати на поширені та часті запити за допомогою стандартного інструменту підтримки. Окрім додавання шаблонів відповідей, ця програма виконує такі дії щодо запитів, як зміна статусу та додавання тегів.

Коли ви збираєтеся відповісти на запит, ви побачите всі доступні стандартні дії. Крім того, можна шукати певні стандартні дії, а потім застосовувати їх. Ця платформа також підтримує створення стандартних дій, специфічних для команди.

HappyFox також підтримує інтеграцію з численними бізнес-додатками, зокрема MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier і Twitter.

Хрусткі

Сучасні бізнес-сценарії вимагають від компаній зв’язку з клієнтами та миттєвого лідерства. Хрусткі це багатоканальна платформа обміну повідомленнями, яка дозволяє вам це робити. Він складається зі списку складних інструментів, за допомогою яких ви можете досягти революції, орієнтованої на клієнтів, для вашої компанії та розблокувати гіперзростання через спілкування з ними.

Ця платформа має функцію «Спільна папка вхідних». Він централізує ваші розмови з різних каналів, таких як електронна пошта, месенджер, SMS, чат і Twitter DM. Таким чином, стає можливим забезпечити найкраще обслуговування клієнтів шляхом легкої співпраці.

Crisp також підтримує центральний центр для бази знань. Ви можете поєднати його з чат-ботами та живими чатами, щоб покращити взаємодію з клієнтами завдяки відповідям у реальному часі.

UseResponse

UseResponse це багатоканальне програмне забезпечення для підтримки клієнтів, яке значно скорочує час відповіді та покращує взаємодію з клієнтами. Платформа — це повністю масштабований і настроюваний пакет, який покликаний допомогти вашій команді підтримки.

Використовуючи цей інструмент, ви можете легко керувати більш ніж 10 каналами підтримки, такими як електронна пошта, чат, месенджер, форуми спільноти та соціальні мережі. Автоматичне призначення сповіщень і запитів полегшує завдання для всіх керівників служби підтримки клієнтів.

  Зупиніть автоматичне відтворення анімованих GIF-файлів у вашому браузері

Крім того, UseResponse надає розширену аналітику та звіти щодо ефективності процесу підтримки клієнтів. Завдяки системі відстеження рейтингу персоналу та SLA інструмент може запропонувати краще обслуговування клієнтів. Крім того, користувачі можуть інтегрувати цю програму з іншими інструментами, такими як Google, Salesforce, Jira та Zapier.

Клатч

Ви втомилися шукати в документах і дисках, щоб знайти правильну відповідь у відповідний час? використання Клатч щоб зберігати всі швидкі відповіді та посібники в одній базі знань компанії.

Тепер вам не потрібно витрачати час на пошук відповідних відповідей або вводити однакові відповіді на повторювані запитання. Отримуйте доступ до відповідних стандартних відповідей із будь-якого пристрою та надсилайте їх.

Ви навіть можете написати електронний лист своїм клієнтам в один клік. Крім того, ця платформа дозволяє зберігати часто використовувані фрагменти та посилання. Користувачі можуть отримати доступ до цього інструменту з настільної програми, Chrome, Edge та будь-якого мобільного пристрою.

EngageBay

EngageBay може надати вам найкращі шаблонні відповіді, корисні для служб підтримки клієнтів, як-от служба підтримки та електронні листи. Особливо, коли ви отримуєте сотні подібних запитань щодо послуг, ці стандартні відповіді можуть заощадити ваш час і допомогти вам продавати більше.

Таким чином, ваше обслуговування клієнтів покращиться та стане продуктивнішим, продаючи більше продуктів за менший час.

Для кращого зв’язку з клієнтами ви також можете спробувати інструменти швидкої персоналізації. Завдяки функціям персоналізації стандартні відповіді звучатимуть як нещодавно введені персоналізовані відповіді.

Щоб підвищити ефективність бізнесу, EngageBay пропонує функції автоматизації. Просто визначте умови запитів клієнтів, і інструмент відповість персоналізованими шаблонними відповідями.

Вам не обов’язково бути технічно підкованою людиною, щоб користуватися цим інструментом завдяки його інтуїтивно зрозумілим ярликам і значкам. Крім того, користувачі можуть написати будь-яку відповідь і легко позначити її як готову для подальшого використання.

Висновок

Коли є велика кількість запитів, стандартні програми для відповідей можуть надати вам найпростіші рішення. Окрім швидкого реагування, ці програми роблять вашу службу підтримки продуктивнішою та залучають більше потенційних клієнтів.

Якщо ви також зацікавлені у створенні бази знань для своєї компанії, ви можете спробувати ці платформи для створення бази знань.