Нерідко зустрічі, що не мають чітко визначеної програми, стають головною причиною неефективної роботи. Щоб змінити цю ситуацію, пропонуємо вам скористатися готовими шаблонами порядку денного, які допоможуть організувати продуктивні збори.
Чи можливо уявити сучасний світ без беззмістовних нарад? Напевно, кожен з нас хоча б раз був присутній на зустрічі, де не мав можливості висловити свою думку або не розумів, що саме обговорюється.
Як наслідок, ми повертаємося до робочих місць без конкретних результатів, втративши час даремно. На щастя, можна покращити якість нарад, використовуючи заздалегідь підготовлений порядок денний.
У цій статті ми не тільки розглянемо, що таке порядок денний зборів, а й запропонуємо кілька найкращих шаблонів, які допоможуть вам максимально ефективно використовувати час на нарадах. Отже, не будемо гаяти часу та перейдемо до дій.
Які переваги фіксування порядку денного зустрічей?
Перш ніж говорити про переваги документування, давайте визначимо, що таке порядок денний наради. Це короткий план або програма зустрічі, яку організатор надає всім учасникам. Він допомагає команді зрозуміти цілі наради, питання, які потрібно обговорити, та інше.
Отже, які ж переваги документування порядку денного? Ось декілька з них.
Можливість для кожного висловитися
Основна проблема незапланованих зустрічей полягає в тому, що не всі учасники мають змогу висловити свою думку. Це може відбуватися з різних причин: хтось не знає, що сказати, або інші не дають йому можливості говорити. Але ситуація може змінитися, якщо зустріч буде задокументована. Завдяки цьому, усі учасники знають, навіщо, як і коли відбувається зустріч.
Оптимізація часу
Порядок денний зустрічі сам по собі не встановлює часові рамки. Але він може допомогти зробити зустріч коротшою та продуктивнішою. Це спонукає членів команди розуміти цілі зустрічі та усуває непорозуміння. Крім того, порядок денний допомагає уникнути відхилення від теми, що економить час.
Слідкування за ходом дискусії
Основною характеристикою задокументованої зустрічі є чітко структуровані та систематизовані дані. Завдяки цьому учасникам легко стежити за обговоренням і висловлювати свої думки, оскільки вони знають, що буде далі і коли вони зможуть висловитися.
Ведення записів обговорення
Зустрічі є важливим елементом будь-якого бізнесу. Можливо, вам доведеться відвідувати дві або більше зустрічей протягом дня, а іноді й жодної. Але чи можете ви запам’ятати кожен пункт і план, озвучений на зустрічі?
Тому документування зустрічі може допомогти вам організовано робити усі необхідні нотатки. Крім того, ці записи можна використовувати для інформування відсутніх учасників про перебіг дискусії.
Як шаблон порядку денного зустрічі може допомогти вам організувати та оптимізувати нараду?
Коли ви зрозумієте, що таке порядок денний зустрічі та які його переваги, вам напевно буде цікаво дізнатися, як його створити. Але це не так просто, як може здатися на перший погляд. Проте, інтернет зробив можливим виконання найскладніших завдань.
Тому, замість того, щоб самостійно планувати порядок денний, ви завжди можете скористатися онлайн-шаблонами. Ці готові шаблони, які визначають причини та структуру зустрічі, мають низку переваг. Основні з них обговорюються нижче.
Організованість
Шаблони порядку денного допомагають створити продуктивний план наради, оптимізуючи її, надаючи простий посібник для всіх учасників. Ці шаблони містять усі необхідні теми та дії для обговорення.
Завдяки цьому учасникам не потрібно в останню хвилину думати про важливі моменти. Замість цього вони можуть підготуватися завчасно, маючи всю інформацію.
Економія часу
Підготовка порядку денного зустрічі – непросте завдання. Окрім визначення ключових моментів, потрібно також організувати та систематизувати його у відповідній формі, щоб не пропустити важливі теми.
Саме тут на допомогу приходять шаблони порядку денного. Вони вже містять структуровану та систематизовану інформацію. Вам потрібно лише додати основні моменти, що заощадить ваш час та дозволить охопити всі теми.
Різноманітність варіантів
Усі зустрічі відрізняються, тому і порядок денний не може бути однаковим. Але не варто хвилюватися, оскільки існує безліч онлайн-платформ, що пропонують різноманітні шаблони.
Незалежно від того, чи потрібна вам індивідуальна консультація, чи ви проводите збори для команди, ви можете знайти ідеальний шаблон за лічені секунди. Планування проекту також стає простішим завдяки відповідним шаблонам.
Згідно з нещодавнім опитуванням, близько 83% співробітників витрачають до 33% свого робочого часу на нарадах, а середньостатистичний працівник проводить на них щонайменше 3 години. Ці цифри яскраво ілюструють, скільки часу забирають зустрічі.
Крім того, ці години можуть бути витрачені даремно, якщо зустрічі не приносять бажаних результатів. Тому дуже важливо мати добре організований порядок денний, щоб заощадити час та досягти продуктивних результатів. Далі ми розглянемо найкращі шаблони, які можуть вам стати у пригоді.
Hugo
Коли ви шукаєте шаблони порядку денного, Hugo завжди буде у верхніх позиціях. І це не через гарний маркетинг, а завдяки якості послуг. Hugo пропонує понад 80 безкоштовних шаблонів, розроблених досвідченими фахівцями. Ви можете знайти шаблони для різних типів зустрічей: для обговорення рекламних кампаній, спільних зборів, протоколів зустрічей тощо.
Шаблони порядку денного Hugo підтримують формати Word та Google Docs. Крім того, їх можна використовувати у Fellow. Hugo пропонує шаблони в 13 різних категоріях, включаючи гнучкі шаблони, зустрічі один на один та інші.
Hugo також пропонує багато додаткових функцій для користувачів, наприклад, можливість робити нотатки, спільно готувати порядок денний, синхронізувати календарі. Hugo – це зручний сайт, до якого легко звикнути.
Hugo є безкоштовним. Однак ви завжди можете обрати преміум-версію для отримання додаткових функцій.
Canva
Це популярна програма, яку більшість з нас використовує щодня. Але чи знали ви, що Canva, ваш улюблений редактор, також допоможе створити ідеальний порядок денний зустрічі? Якщо ні, то тепер ви знаєте.
Canva – це потужний інструмент із безліччю шаблонів, як-от запрошення, публікації в соціальних мережах тощо. Але шаблони порядку денного – це справжня перлина. Canva пропонує десятки безкоштовних шаблонів, які легко використовувати, редагувати та друкувати.
У додатку можна знайти як офіційні, так і неформальні шаблони. Крім того, Canva також пропонує настроювані шаблони презентацій порядку денного, які можуть зробити вашу зустріч ще більш автентичною та продуктивною. Оскільки ми вже знайомі з Canva, користуватися нею буде просто.
Asana
Шукаєте шаблони порядку денного, які відповідають усім потребам вашого офісу? Asana допоможе вам. Це безкоштовний веб-сайт, який може зробити ваші зустрічі більш продуктивними та цікавими.
Це простий у використанні сайт із найкращими шаблонами. Вони зменшують ваше навантаження, оскільки містять усі важливі теми та пункти, які необхідно обговорити на зустрічі.
Asana пропонує як базові, так і розширені шаблони. Тут ви можете знайти добре структуровані шаблони, розроблені для конкретних типів зустрічей. Незалежно від того, чи шукаєте ви шаблони для стартових нарад по проекту, мозкового штурму, зборів всієї компанії або будь-якого іншого типу, Asana спростить вашу роботу.
Smartsheet
Smartsheet – це безкоштовний веб-сайт, що пропонує різноманітні шаблони порядку денного зустрічей. Сайт пропонує добре організований та вичерпний список, що полегшує пошук потрібного шаблону.
На сайті ви знайдете шаблони для класичних зустрічей, конференцій, неформальних зборів, засідань правління тощо.
Крім шаблонів, Smartsheet є зручним інструментом для бізнесу, оскільки пропонує функції для співпраці в режимі реального часу, автоматизований робочий процес та кращу видимість. Отже, Smartsheet можна назвати ідеальним помічником для зустрічей.
Trello
Trello – популярний та надійний веб-сайт та додаток. Він вважається ідеальним менеджером проектів. Платформа допомагає вам організовувати завдання, керувати проектами. Що стосується шаблонів, Trello пропонує безліч шаблонів порядку денного, які легко використовувати та налаштовувати.
Крім того, Trello дозволяє завантажувати зображення та документи для ефективного управління роботою. Ви також можете співпрацювати з членами команди безпосередньо на сайті, щоб ділитися порядком денним та заощаджувати час.
Miro
Знайти єдину платформу для всіх потреб офісу – мрія багатьох. Miro пропонує саме такі можливості. Це безкоштовний веб-сайт із різноманітними шаблонами та розширеними функціями.
Основним шаблоном Miro є порядок денний зустрічі команди. Він містить всі необхідні дані для прийняття зважених рішень. Шаблони для групових зборів допомагають відстежувати прогрес, ділитися оновленнями проекту та відзначати індивідуальні досягнення.
Шаблон порядку денного групової зустрічі вважається потужним інструментом. Він легко налаштовується для будь-якого відділу, наприклад, для маркетингових кампаній або планування спринтів.
Atlassian
Якщо ви шукаєте продуктивний шаблон порядку денного, ваш пошук може закінчитися на цьому сайті. Atlassian – це безкоштовний веб-сайт, що пропонує безліч шаблонів. Але цей сайт відомий своїми шаблонами для загальних зборів.
Загальні зустрічі вважаються одними з найважливіших в будь-якій організації. Тому Atlassian пропонує найкращі шаблони, що забезпечують прозорий та зв’язний формат.
Шаблон містить усі теми для обговорення, починаючи від цілей та закінчуючи висвітленням роботи певної команди. Шаблон Atlassian пропонує продуктивний та вичерпний формат, який має обрати кожен бізнес.
Висновок
Зустрічі є важливою частиною організації. Вони дозволяють членам команди знати цілі, поточну ситуацію, плани та інші важливі фактори. Але який сенс витрачати час, якщо учасники після зустрічі запитують: «Який сенс цієї наради?»
Саме тому компаніям необхідно використовувати шаблони порядку денного. У цій статті ми розглянули кілька найкращих шаблонів, які допоможуть не тільки зробити ваші наради продуктивними, а й цікавими.
Ви також можете ознайомитися з деякими найкращими програмами для віддалених зустрічей для Slack і Teams.