Для організацій та підприємств, які прагнуть ефективно відстежувати терміни придатності, існують спеціалізовані інструменти, що надсилають нагадування.
Ці програми здатні автоматично моніторити дедлайни різноманітних важливих документів, таких як ті, що стосуються персоналу, бізнес-процесів та інших сфер діяльності.
Перелік документів може включати страхові поліси, ліцензії, угоди, контракти, сертифікати працівників тощо. Завдяки таким інструментам, ви можете легко керувати процесами оновлення, налаштовуючи своєчасні нагадування про наближення кінцевого терміну дії. Компанії можуть надати співробітникам індивідуальний доступ, щоб вони могли самостійно стежити за власними документами.
Чому нагадування про закінчення терміну дії є важливими?
- Інформаційна панель огляду надає швидкий знімок усіх термінів дії та необхідних оновлень.
- Деякі інструменти пропонують шаблони для категорій, що полегшує класифікацію оновлень та термінів придатності.
- Інструменти нагадування можуть відправляти необмежену кількість SMS, електронних листів та інших сповіщень для нагадування про важливі дати.
- Співробітники мають можливість самостійно керувати своїми документами через окремі облікові записи.
- Програми відстежують актуальність кожного документу та надсилають відповідні сповіщення.
- Інструменти усувають потребу в ручному введенні даних та відстежуванні, знижуючи ризик пропустити важливу дату оновлення.
Далі розглянемо кілька провідних інструментів для нагадування про закінчення терміну дії.
Нагадування про закінчення терміну дії
Цей інструмент дозволяє забути про ручне ведення записів важливих дат. Він автоматично надсилає сповіщення про наближення дедлайнів. Крім сповіщень, програма здатна перевіряти відповідність, сканувати документи та моніторити їхній статус.
Інструмент підходить для контролю страхових сертифікатів, ліцензій, контрактів та інших видів угод. Він забезпечує єдиний інтерфейс для перегляду всієї інформації, показуючи як поточні, так і прострочені документи.
Remindax
Remindax розроблений для відстеження термінів дії документів та своєчасного їх поновлення. Він надсилає сповіщення через SMS, WhatsApp, електронні листи та інші канали.
Ви можете налаштувати персональні нагадування про закінчення терміну дії. Програмне забезпечення дозволяє створити власну адресну книгу для розсилки сповіщень. Можливе створення кількох користувачів з розподілом завдань. Remindax використовує хмарне сховище Amazon AWS, що гарантує високий рівень безпеки.
Asana
Asana – зручний інструмент для інформування співробітників про наближення дедлайнів. Програма автоматично створює завдання на основі документів, термін дії яких спливає найближчим часом.
Asana спрощує управління оновленнями, забезпечуючи централізований контроль без ризику щось забути. Інтеграція з Asana дозволяє вам та вашій команді отримувати своєчасні сповіщення про майбутні закінчення терміну дії.
Monitask
Monitask поєднує нагадування про закінчення терміну дії з функціоналом відстеження робочого часу. Програма автоматично стежить за оновленнями ліцензій, угод, контрактів та сертифікатів працівників.
Для початку роботи потрібно зареєструватися в Monitask та запросити своїх співробітників. Один обліковий запис підтримує необмежену кількість користувачів. Monitask пропонує 10-денний безкоштовний пробний період.
Zapier
Zapier є чудовим вибором для автоматизації нагадувань про терміни дії та необхідність оновлення. Він інтегрує нагадування з хмарною платформою Jira та автоматично надсилає сповіщення.
Zapier дозволяє обмінюватися даними між веб-додатками. Вам достатньо створити список контактів та налаштувати початкові нагадування. Подальшу роботу Zapier виконує автоматично. Ваші контакти отримуватимуть сповіщення без додаткового втручання.
AladdinPro
AladdinPro – ефективний інструмент для управління термінами дії, який дозволяє налаштовувати нагадування та контролювати дати поновлення. Ви можете безкоштовно створити обліковий запис в AladdinPro. Програма доступна як додаток для Android та iOS для максимальної зручності використання.
AladdinPro може нагадувати вам про важливі дати за допомогою сповіщень на робочому столі, електронних листів та мобільних повідомлень. Програма допомагає відстежувати договори оренди, кадрові документи, комерційні ліцензії та інше.
SignNow
SignNow – це багатофункціональний інструмент, що виходить за рамки простого керування термінами дії. Окрім нагадувань про дедлайни та оновлення, він пропонує можливість підписувати документи онлайн.
SignNow дозволяє підписувати документи самостійно або відправляти їх на підпис іншим. Ви можете легко налаштувати API електронного підпису. SignNow забезпечує безпечне зберігання ваших контрактів та інтеграцію електронних підписів у ваші бізнес-програми. Це дозволяє укладати важливі угоди та отримувати оплату за роботу.
На завершення
Відстеження різноманітних документів, їх термінів дії та дат поновлення може бути складним завданням. Сучасні інструменти значно спрощують цей процес. Вони можуть стати справжніми помічниками, якщо у вас багато ділових справ. Використання одного з цих інструментів заощадить ваш час та зусилля.
Також ви можете ознайомитися з кращим програмним забезпеченням для управління контрактами, щоб оптимізувати ваші робочі процеси.
Чи була стаття цікавою для вас? Будь ласка, поділіться нею зі світом!