Чітке розуміння організаційної або командної ієрархії дозволяє правильно визначати, кому ви повинні звітувати про свою роботу. Застосування шаблону організаційної діаграми стане у пригоді для створення наочного представлення структури вашого бізнесу.
Організаційна схема є ключовим елементом будь-якої компанії, оскільки вона чітко показує ієрархічні зв’язки в команді або організації загалом. Це сприяє прозорості та ефективній співпраці, а нові члени команди можуть легко зорієнтуватися, хто кому підпорядкований.
Процес створення організаційної діаграми може бути досить складним і зайняти багато часу. Проте, використання шаблону значно спрощує це завдання. Давайте глибше розглянемо, що таке організаційна діаграма, для чого вона потрібна, які існують типи організаційних структур, і де знайти найкращі приклади таких діаграм.
Що таке організаційна схема?
Організаційна діаграма, або “оргсхема”, – це графічне зображення ієрархічних відносин у команді чи організації. Простіше кажучи, вона демонструє взаємозв’язки між співробітниками компанії.
Хоча найчастіше ці діаграми використовуються для відображення структури бізнесу, їх також можна застосовувати для цілей планування та бюджетування.
Навіщо командам потрібні організаційні діаграми?
Організаційна схема є корисним інструментом для бізнесу з багатьох причин. Ось декілька основних з них:
Ефективне управління зростанням
Керівникам необхідно мати чітке уявлення про місце кожного співробітника в організації та його посадові обов’язки. Лише за допомогою візуалізації можна визначити сфери, які потребують змін. У таких ситуаціях, як найм нових працівників або злиття команд, приклади організаційних схем є ідеальним інструментом для планування цих змін та успішного прогнозування потенційних сценаріїв.
Покращення комунікації між членами команди
Організаційна схема візуалізує робочі відносини з повною прозорістю. Завдяки їй, кожен співробітник знає, до кого звертатися за допомогою у разі потреби. Замість того, щоб намагатися вирішити проблему самостійно, можна звернутися до потрібної особи.
Крім того, на діаграмі видно всіх учасників проєкту, що допомагає уникнути звернення не до тієї людини. Все це, зрештою, підвищує продуктивність та мінімізує втрачений час.
Відображення підпорядкування
У великих компаніях часто відбуваються внутрішні переміщення, а новим співробітникам буває важко запам’ятати ієрархію команди. Організаційна схема допомагає працівникам зрозуміти своє місце в структурі компанії. Вони можуть використовувати схему, щоб дізнатися, кому вони підпорядковуються та перед ким звітують.
Візуалізація загальної картини
Іноді працівники забувають, як їхня робота впливає на загальний результат. Організаційні схеми допомагають це зрозуміти. Коли працівники бачать своє місце в ієрархії та як вони сприяють злагодженій роботі бізнесу, це підвищує їхній моральний дух та збільшує продуктивність.
Типи організаційних структур
Існує багато прикладів організаційних схем, оскільки існують різні типи організаційних структур, на яких вони базуються. Розглянемо кілька основних видів організаційних структур.
Ієрархічна організаційна структура
Це найпоширеніший тип структури, який використовують при створенні організаційних схем. Тут посади найвищого рангу розташовуються у верхній частині діаграми, а посади нижчого рангу – під ними.
Ця структура нагадує піраміду. Така схема забезпечує чітку підзвітність та мотивує співробітників до кар’єрного росту.
Функціональна організаційна структура
Ця структура також має ієрархічний вигляд, починаючи з вищого керівництва вгорі, і поступово спускаючись до нижчих посад. Але різниця полягає в тому, що тут співробітники групуються за їхніми навичками та посадами в компанії. Ця структура є також масштабованою.
Горизонтальна або плоска організаційна структура
Компаніям з невеликою кількістю управлінських посад і великою кількістю рядових працівників ідеально підійде плоска організаційна структура. Зазвичай стартапи мають таку структуру, поки не створять окремі підрозділи. Деякі компанії використовують таку структуру для забезпечення більшої відкритості та ефективної взаємодії між усіма членами команди та зменшення кількості рівнів управління.
Організаційна структура підрозділів
Ця структура є оптимальною для великих корпорацій, які мають кілька підрозділів. Кожен з таких підрозділів має свій штат та складається з окремих команд для розробки, виробництва, маркетингу та ІТ.
Компанії з такою структурою можуть швидше реагувати на зміни ринку та потреби клієнтів. Ця структура сприяє демократії та гнучкості у стратегічному плануванні, що дозволяє компаніям залишатися адаптивними.
Матрична організаційна структура
Ця структура відображає міжфункціональні команди, які створюються для виконання конкретних завдань. Вона є поєднанням двох або більше організаційних структур. Це дозволяє співробітникам отримати динамічне уявлення про організацію.
Командна організаційна структура
У компаніях з такою структурою співробітники об’єднані у відділи. Тут, замість традиційної ієрархії, більша увага приділяється самостійності співробітників, командній співпраці та вирішенню конфліктів. Ця структура є найбільш ефективною для гнучких компаній, які працюють за методологією scrum.
Мережева організаційна структура
Сучасні умови змушують багато компаній розміщувати свої ресурси в різних місцях. Для підприємств, де організаційна структура більше залежить від комунікації та зв’язків, ніж від ієрархії, потрібна мережева структура. Вона відображає складну взаємодію внутрішніх і зовнішніх ресурсів.
Незалежно від типу вашої організаційної структури, наведені нижче програми для створення організаційних діаграм допоможуть вам легко створити потрібну схему.
SmartDraw
SmartDraw пропонує великий вибір шаблонів організаційних діаграм для різних галузей, включаючи корпоративні, ігрові компанії, дослідницькі, фінансові, урядові, кадрові, некомерційні організації, лікарні та фото-діаграми.
Якщо ви не хочете витрачати багато часу на створення діаграми, ви можете скористатися готовим шаблоном, додавши імена співробітників та створити власну організаційну діаграму для вашої компанії. Крім того, платформа пропонує різні можливості для редагування діаграми: зміна форм, додавання зображень, створення піддіаграм, вибір напрямку діаграми та стилю відгалуження.
Canva
Canva – ще одна платформа, яка має багату бібліотеку шаблонів організаційних діаграм. Тут є професійно розроблені шаблони, які прискорять процес створення вашої схеми. Інструменти перетягування Canva дозволяють легко створювати організаційну діаграму для вашої компанії. Ви також можете додавати зображення до діаграми та налаштовувати колірну гаму відповідно до вашого бренду.
Окрім створення діаграм, платформа також пропонує функції обміну, завантаження та публікації діаграм у високій роздільній здатності. Також ви можете вставляти готові діаграми у звіти та презентації.
Lucidchart
Lucidchart – це хмарна, інтуїтивно зрозуміла та адаптивна платформа, яка дозволяє легко створювати організаційні схеми. Ви можете створювати діаграму з нуля або редагувати один із готових шаблонів, щоб отримати персоналізовану організаційну діаграму.
Редактор організаційних діаграм Lucidchart дозволяє створити схему за декілька простих кроків, використовуючи функцію імпорту даних. Все, що потрібно – це завантажити дані про співробітників до шаблону організаційної діаграми. Інструмент автоматично створить для вас зразок організаційної діаграми.
Окрім створення організаційних діаграм, платформа також дозволяє інтегрувати інструмент зі сторонніми інструментами для управління бізнесом та персоналом, такими як BambooHR, Slack, Confluence, Google Slides тощо.
Venngage
Незалежно від того, чи представляєте ви велику корпорацію чи малий бізнес, ви можете знайти відповідний шаблон організаційної схеми для вашої організації на Venngage. Ви можете вибрати шаблон, який найбільше відповідає вашим потребам та налаштувати його за допомогою редактора Venngage.
Ви можете додавати текст, значки, діаграми, карти, фони та зображення. За допомогою посилань на YouTube, опитувань, форм та HTML-коду ви можете зробити діаграму інтерактивною. Також ви можете зберегти елементи, які ви часто використовуєте, у своєму фірмовому наборі.
Visme
Якщо вам потрібен інструмент для створення організаційних діаграм, який допоможе вам перетворити структуру вашої організації на привабливе візуальне представлення за лічені хвилини, Visme – це те, що вам потрібно. Тут є великий вибір шаблонів організаційних діаграм на вибір.
Крім того, ви можете використовувати будь-яку з доступних тем, щоб діаграма відповідала стилю вашого бренду. Visme пропонує шаблони для шкіл, редакційних відділів, агенцій веб-дизайну, проектних груп та багатьох інших. Ви можете вибрати шаблон, який найкраще підходить вашій команді та відредагувати його за допомогою зручних інструментів форматування.
Adobe Express
Adobe Express пропонує безкоштовну онлайн-платформу для створення організаційних діаграм для бізнесу. Платформа вважає, що чіткий дизайн є необхідним для організаційної схеми. Тому вона пропонує різноманітні гарні та популярні шаблони організаційних діаграм, які ви можете легко персоналізувати.
Користувачі можуть вибрати будь-який шаблон та додати зображення, значки, графіку та рамки, щоб створити діаграму на цій зручній платформі. Ви можете завантажити ці матеріали зі свого комп’ютера або скористатися бібліотекою Adobe Express. Крім того, ви можете будь-коли повернутися до проєкту, щоб оновити його.
Visual Paradigm Online
Visual Paradigm Online – це веб-платформа, де ви можете безкоштовно створити свою організаційну схему. Ви можете вибрати один із сотень шаблонів та плавно редагувати його за допомогою інструментів перетягування.
Ключова особливість цього інструменту полягає в тому, що кожен може використовувати необмежену кількість фігур та діаграм, а також необмежений час доступу. Люди, які створюють діаграми для особистих та некомерційних цілей, також зберігають право власності. Готові діаграми можна завантажувати у форматах PNG, JPG, GIF, SVG та PDF.
Висновок
Організаційна діаграма дозволяє відстежувати структуру вашої робочої сили. Існують різні типи організаційних діаграм, які можна використовувати для задоволення потреб вашої команди.
Ви вже ознайомилися з шаблонами організаційних діаграм, за допомогою яких можна створювати функціональні та привабливі схеми. Використовуйте їх, щоб покращити управління вашою командою.
Ті, хто займається управлінням проєктами, також мають знати про діаграму віх, щоб відстежувати прогрес проєкту.