Протягом століть документи були життєво важливим компонентом будь-якої галузі. Бізнес-документація має значно розширитися та стати складнішою в міру зростання фірм.
Щоб ефективно використовувати документи, компанії повинні їх точно класифікувати та сортувати; інакше можуть виникнути проблеми у співробітників.
У цьому швидкоплинному світі добре, що існує програмне забезпечення для автоматизації документообігу.
Автоматизація документообігу можлива завдяки прогресивним технологіям, які впливають на те, як фірми обробляють документацію, і спрощують трудомісткі та трудомісткі процеси документування вручну.
Однак, оскільки є багато доступних варіантів, рішення про те, який найкращий для вашої компанії, може зайняти час. Деякі мають різні функціональні можливості, а деякі адаптовані до певних типів користувачів.
Наприклад, вимоги відділу продажів до автоматизації документообігу відрізняються від вимог юридичної фірми, і кожна з них виграє від рішення, розробленого для їх звичайної щоденної роботи.
Ця публікація дізнається більше про найкраще програмне забезпечення для автоматизації документів і про те, як воно може заощадити ваші години.
Що таке автоматизація документообігу?
Автоматизація документообігу використовує програми та програмне забезпечення для створення електронних документів із меншою кількістю людського внеску.
Автоматизація документів допомагає автоматизувати робочі процеси, включаючи сканування, зберігання, вилучення, збір даних і класифікацію документів.
Користувачі створюють документи, відомі як «шаблони» в програмному забезпеченні автоматизації документообігу. Ці шаблони визначають, як потрібно додавати, змінювати або видаляти документи на основі конкретних вхідних даних.
Автоматизація документів може бути:
- Обробка документів: витягує відповідну інформацію з різних документів, перевіряє її та перетворює на збагачені дані для кінцевого користувача. Кожен етап життєвого циклу документа обробляється під час обробки документа.
- Створення документів: це передбачає використання даних, які вже були зібрані або отримані, як вхідні дані для створення пропозицій, контрактів, ділових листів, рахунків-фактур тощо.
Чому підприємствам потрібна автоматизація документообігу?
Компанії повинні піклуватися про багато паперів, неефективне управління якими може бути дорогим.
Завдяки автоматизації обробка документів стає доступнішою та зручнішою. Подивіться на такі причини, чому підприємствам потрібна автоматизація документообігу:
Зменште повторювану роботу з документами
Автоматизація документообігу скорочує час і зусилля співробітників на повторні процедури. Сканування документів, вилучення даних, класифікація, індексація документів і зберігання даних є важливими для ефективної роботи будь-якого бізнесу. Усе це й багато іншого досягає автоматизація документів.
Швидше обробляйте документи
Використання налаштованих шаблонів може скоротити час, витрачений на паперову роботу, і спростити процес обробки документів. Це допомагає встановити процедуру документування, якої можуть дотримуватися всі співробітники, щоб використати свій час і зусилля з користю.
Низький рівень помилок
Документи, створені вручну, може потребувати копіювання та вставлення, або новіші можуть містити помилки, які потрібно виправляти багато разів, що потребує наполегливих зусиль людини та додає непотрібні затримки до операцій.
Ці помилки можна усунути або значно зменшити за допомогою передової автоматизації документообігу. Попередньо визначені шаблони та технології на основі штучного інтелекту, які використовують збір даних, спрощують отримання необхідної інформації та сповіщення відповідного персоналу, коли даних бракує.
Економія на витратах
Компанії, які автоматизують створення документів, безсумнівно, отримають прибуток від нижчих витрат. Автоматизація може значно знизити загальні витрати, включно з тими, що пов’язані з друком документів, створенням картотеки для фактичних документів тощо, а також посилити адміністративний контроль.
Покращує взаємодію з клієнтами та комерційне партнерство
Хороші відносини між співробітниками, продавцями та споживачами є важливими для успіху будь-якої організації. Підтримка позитивних зв’язків може постраждати, якщо ручне створення документів схильне до помилок, затримок і невідповідностей.
Доступ до онлайн-документації робить роботу з більшою кількістю постачальників і контактування з більшою кількістю споживачів простішою та безпечнішою. Легкість перегляду документів з будь-якого місця в будь-який час сприяє кращій взаємодії та допомагає створити індивідуальний досвід для клієнтів.
Підвищує безпеку та конфіденційність
Системи автоматизації документообігу мають вбудовані цифрові зони зберігання з необхідними правами доступу, щоб уникнути втрати документів і підвищити безпеку даних.
Юридичний сектор і сектор охорони здоров’я, наприклад, можуть захистити конфіденційні дані від витоків і порушень за допомогою програмного забезпечення для автоматизації документообігу з додатковими заходами безпеки.
Чим це ефективніше, ніж ручна обробка документів?
Якщо ви часто створюєте однакові документи, наприклад контракти, рахунки-фактури або щомісячні звіти, у вас можуть виникнути такі проблеми:
- Щоб вручну зібрати дані з багатьох джерел, виконати складні обчислення та створити візуалізацію для ілюстрації даних, потрібно багато часу та зусиль.
- Важко гарантувати, що в документах немає помилок, навіть якщо витратити години (або дні) на пошук помилок.
Ці проблеми можна вирішити за допомогою програмного забезпечення для автоматизації документообігу, яке дає змогу автоматично збирати дані з багатьох джерел і впорядковувати їх як завгодно.
Завдяки цьому ви можете створити будь-який звіт за частки секунди, і водночас бути впевненим, що вся інформація є точною та безпомилковою.
особливості
#1. Доступ до Інтернету
Користувачі повинні мати доступ до своїх документів з будь-якого місця в цю епоху, де так широко використовується Інтернет. В епоху Інтернету програмне забезпечення для автоматизації роботи з документами на основі Інтернету пропонує швидкий і простий доступ до файлів і папок, що є життєво важливим. Вони включають:
- Доступ через мобільні пристрої для перегляду або редагування документів
- Щоб зберігати документи в хмарі, використовуйте хмарне сховище.
- Діліться папками або окремими файлами з іншими за допомогою спільного доступу до файлів.
#2. Перетягнути і кинути
Перетягування є важливим елементом будь-якої системи автоматизації документообігу. Ви можете перетягувати файли з одного місця в інше або навіть з однієї програми в іншу.
#3. Пошук документів
Кожен користувач має багато файлів. Таким чином, вони повинні мати можливість швидко шукати в них, використовуючи лише кілька літер пошукового терміну. Програмне забезпечення для автоматизації документообігу допомагає організувати зберігання документів, щоб було легко отримати документи, коли це потрібно.
Користувачі можуть легко шукати збережені матеріали за допомогою функції пошуку документів.
#4. Керування версіями документа
Керування версіями є ще однією важливою особливістю системи автоматизації документообігу. Завдяки керуванню версіями користувачі можуть отримати доступ до попередніх версій документа, порівняти їх і за потреби повернутися до попередньої версії.
#5. Блокування файлів
Ключовим компонентом програмного забезпечення для автоматизації документообігу є блокування файлів. Користувачам заборонено вносити зміни до заблокованого файлу, доки особа, яка його заблокувала, не відкриє його.
#6. Інтегрований засіб перегляду та редактор
Ви можете переглядати та редагувати документи за допомогою вбудованого засобу перегляду, не завантажуючи їх і не відкриваючи в новому вікні, заощаджуючи час, усуваючи необхідність переходити між вкладками чи програмами.
Коли програмне забезпечення помічає, що хтось інший вносить зміни до файлу, воно блокує його, а потім розблоковує, коли вони завершені.
#7. Рейтинг і обмін
Користувачі повинні мати можливість безпечно та зручно обмінюватися документами за допомогою хорошого програмного забезпечення для автоматизації документообігу.
Він також може мати систему оцінювання, яка дозволяє користувачам призначати числове значення кожному документу за попередньо визначеною шкалою. Цей метод оцінювання допомагає відстежувати, які документи подобаються працівникам, а які потребують змін.
#8. Права доступу до файлів і папок
Будь-яке програмне забезпечення для автоматизації документообігу повинно містити привілеї файлів і папок. Ви можете керувати тим, що ваша команда може робити з документами, над якими вони працюють, надавши їм права редагування.
#9. Зв’язування документів
Процес зв’язування документів, файлів або інших джерел даних разом, щоб ви могли отримати доступ до них з одного місця, відомий як зв’язування документів.
Ця функція дає змогу зв’язати документ із будь-яким іншим відповідним записом у програмному забезпеченні автоматизації документообігу або отримати доступ до однієї копії з іншої.
#10. Інтелектуальне управління вмістом
Найкращі системи мають плавно оновлюватись у всіх облікових записах і джерелах даних, редагувати шаблони, створювати індивідуальні робочі процеси та застосовувати правила, які забезпечують точність, відповідність і стандартам бренду.
Крім того, деякі платформи надають можливості пакетної автоматизації, які дозволяють користувачам створювати сотні чи тисячі презентацій, звітів, звітів та інших типів забезпечення одночасно, дозволяючи продавцям створювати технічні документи на вимогу, націлені на певні сегменти клієнтів.
Ми склали список найпопулярніших рішень із коротким оглядом їхніх ключових функцій, щоб допомогти вам не загубитися серед широкого спектру доступних програмних засобів автоматизації документообігу.
DocuPilot
Docupilot — зручна та адаптована програма автоматизації документообігу. Ви можете використовувати доступні дані та творчі шаблони для створення документів. Вбудований конструктор документів може створювати індивідуальні шаблони.
Ви також можете надсилати документи електронною поштою за допомогою цього програмного забезпечення автоматизації до таких служб, як Dropbox, Zapier і Docusign.
особливості
- Попередньо визначені шаблони: Docupilot містить попередньо визначені шаблони, які компанії можуть використовувати для формування пропозицій, угод, рахунків-фактур та інших документів.
- Інтеграція: CRM, форми, онлайн-бази даних, опитування та відділ кадрів – це лише кілька джерел даних, з якими можна пов’язати програмне забезпечення.
- Безпечно: за допомогою Docupilot ви можете захистити паролем і зашифрувати свої документи. Ви завжди можете гарантувати конфіденційність своїх клієнтів, зміцнюючи таку необхідну довіру клієнтів.
- Автоматичний робочий процес: деякі з найскладніших робочих процесів у бізнесі спрощуються за допомогою Docupilot. Щоб вам не доводилося повторювати процес введення даних кожного разу, коли ви створюєте документ, це спрощує весь процес.
DocuPilot виділяється своєю відносно недорогою ціною, що робить його більш доступним.
airSlate
AirSlate — це хмарна програма «все в одному», яка може керувати кожним етапом автоматизації ваших документів: від створення потоку до аналізу процесу. Це також утиліта без коду.
Ваш персонал з обробки документів можна скоротити вдвічі, якщо ви зможете максимально використати додаток.
особливості
- Flow Creator: інтерфейс користувача Flow Creator із функцією перетягування дозволяє створювати візуальне зображення робочого процесу документа (UI).
- Електронний підпис: до цифрових форм, опитувань, документів і вмісту можна легко додати юридично обов’язкові електронні підписи.
- Онлайн-опитування: за допомогою функції онлайн-опитувань ви можете проводити публічні опитування, документи для тестування бета-версії програми та анкети.
- Роботизована автоматизація процесів: Ви можете автоматизувати процеси за допомогою ботів airSlate без написання жодного рядка коду.
Крім того, airSlate має велику бібліотеку з тисячами шаблонів автоматизації документів для більшості секторів.
PandaDoc
Створювати, редагувати та підписувати документи можна в одному місці за допомогою PandaDoc.
Незалежно від того, чи потрібне вам програмне забезпечення електронного підпису, автоматичні пропозиції, інструменти продажу та маркетингу або безпечна обробка документів, PandaDoc надасть інструменти, необхідні для прискорення процесу вашого бізнесу та миттєвого підписання документів.
Щоб забезпечити безперебійне керування документами на багатьох цифрових кордонах, PandaDoc легко інтегрується з понад 30 додатками та збільшується.
особливості
- Перетягування та перетягування: надає користувачеві стандартні параметри перетягування та розміщення в документі на основі категорії замість функції шаблонів.
- Цифровий підпис: це одна з найважливіших функцій, оскільки вона дозволяє користувачам цифрово підписувати документи без використання паперу.
- Створення документів: користувачі можуть створювати тут будь-який документ, який вони бажають, і керувати іншим вмістом. Це ідеально підходить, якщо вам потрібно скласти ділові контракти, пропозиції, тендерні пропозиції та інші документи.
- Архіви записів: завершивши створення документа, ви можете класифікувати та записувати архіви.
Клієнтам подобається гнучкість шаблонів PandaDoc. Ще одна фантастична функція, яку споживачі вважають корисною, — це відстеження та аналітика документів.
Кров
Ви можете розробити та автоматизувати всі документи вашої компанії за допомогою Crove. Завдяки надійному редактору документів він може допомогти вам автоматизувати всі ваші документи. Щоб автоматизувати будь-який документ, ви можете додати змінні, логічні умови, формули Excel та електронні підписи.
Централізувавши роботу з документами в Crove, ви можете позбутися непотрібних інструментів. Завдяки вбудованій бібліотеці шаблонів Crove виходить за рамки простої автоматизації роботи з документами.
особливості
- Обчислення. Використовуйте математичні формули для виконання обчислень безпосередньо в полях ваших документів.
- Форми: створіть своє опитування, додайте логіку, щоб приховати або показати запитання, і дозвольте будь-кому створювати документи, відповідаючи на запитання.
- Швидкий попередній перегляд: заповніть анкету та перевірте свої документи в режимі реального часу.
- Опублікувати форми: опублікуйте свої форми на загальнодоступній URL-адресі; будь-хто може створювати документи, використовуючи їх, якщо він дотримується обмежень, які ви встановили для свого посилання.
Crove може стати вашим ідеальним інструментом, якщо ви шукаєте безкоштовне програмне забезпечення для автоматизації документообігу.
Документувати
Documate — це просте у користуванні програмне забезпечення для автоматизації документообігу, яке не містить програмного коду для складання юридичних документів.
Група юристів і технологів спочатку створила Documate, щоб допомогти благодійним організаціям з надання правової допомоги у створенні робочих процесів, спрямованих на клієнта.
В основному цим програмним забезпеченням користуються юристи. Проте будь-який бізнес може розробити документи за допомогою простих функцій Documate.
особливості
- Веб-форми: користувачі можуть створювати унікальні веб-форми, які вводять дані в документи Word або PDF.
- Онлайн-опитування: користувачі створюють опитування, а потім завантажують шаблонні документи, які підключаються до полів форми опитування.
- Вбудовувати: за допомогою програми користувачі можуть створювати документи з вхідних даних, поширювати розроблені робочі процеси або навіть вставляти їх на веб-сайти.
Ця платформа автоматизації документообігу підходить для професіоналів і юристів, які бажають рішення без коду з простим інтерфейсом користувача.
Шаблонувати
Великі підприємства можуть швидко організувати вміст і активи компанії за допомогою цього програмного забезпечення для автоматизації документообігу – Templafy.
Підвищуючи ефективність для кінцевих користувачів шляхом автоматизації створення документів, система забезпечує відповідність бренду та закону в документах.
Ця платформа є вічнозеленою та адаптованою до ІТ-інфраструктури та інфраструктури додатків, які постійно розвиваються, що використовуються сучасними підприємствами та організаціями.
особливості
- Система на основі дозволів: вона дозволяє менеджерам і командам відповідності контролювати якість усіх активів документів, забезпечуючи використання членами команди лише дозволеної інформації.
- Інтеграція: співробітники можуть спростити створення контрактів, пропозицій і забезпечення продажу в своїх програмах обробки текстів за допомогою інструментів автоматизації документів Templafy, які пов’язані з програмами Microsoft Office і Google G Suite.
- Інтерфейс адміністратора: співробітники можуть отримати доступ до стандартних інструментів для створення документів за допомогою централізованого розповсюдження файлів офісних шаблонів.
Більші підприємства можуть використовувати Templafy, оскільки для цього потрібно мінімум 50 користувачів.
ExperLogix
Бізнес-користувачі можуть оптимізувати, покращити та автоматизувати критично важливі процеси документообігу за допомогою комплексного, але зручного програмного забезпечення автоматизації документообігу Experlogix.
особливості
- Потоки документів: за допомогою візуального інтерфейсу можна швидко створювати потоки документів, які використовують умовну логіку без кодування.
- Розробка шаблонів: він надає інструменти, необхідні для створення динамічних шаблонів на основі даних і налаштування складних робочих процесів.
- Збір цифрових даних: Experlogix Smart Forms — це гнучкі, вбудовані веб-форми для збору даних, які спрощують користувачам або клієнтам вводити та надсилати інформацію в електронному вигляді.
- Керування вихідними документами. Сервіси документів пропонують неймовірно гнучкі автоматизовані методи обробки великих обсягів вихідних документів.
Менеджер вмісту від Experlogix — це безпечне та організоване сховище, яке полегшує та пришвидшує керування, зберігання та отримання цифрових активів, зокрема PDF-форм і документів, логотипів, зображень і мультимедійного вмісту.
Заключні слова
Програмне забезпечення для автоматизації документообігу є простим рішенням. Автоматизуючи створення подібних документів, ваша компанія може зменшити кількість помилок, заощадити гроші та позбавитися від виснажливої та неприємної роботи.
Далі ви можете ознайомитися з найкращими інструментами для спільної роботи над документами.