Автоматизація документообігу: Ефективність та переваги
Протягом багатьох років документи відігравали важливу роль у різних сферах діяльності. З розвитком компаній, обсяг і складність бізнес-документації значно зросли.
Для продуктивного використання документів, компаніям необхідно забезпечити їх точне розсортування та категоризацію. В іншому випадку, це може спричинити труднощі у роботі співробітників.
В сучасному динамічному світі автоматизація документообігу стала необхідністю, і на щастя, існують спеціалізовані програмні рішення для цього.
Завдяки новітнім технологіям, автоматизація документообігу змінює підходи компаній до обробки документації, спрощуючи складні та трудомісткі процеси, які раніше виконувалися вручну.
Однак, велика кількість доступних варіантів ускладнює вибір оптимального рішення для конкретної компанії. Різні програми пропонують різний набір функцій і можливостей, а також можуть бути розроблені для певних типів користувачів.
Наприклад, вимоги відділу продажів до автоматизації документообігу відрізняються від потреб юридичної фірми. Кожна з цих структур отримає більше користі від спеціалізованого рішення, розробленого з урахуванням їхніх щоденних завдань.
У цій статті ми детально розглянемо найкращі програмні засоби для автоматизації документообігу, а також з’ясуємо, як вони можуть допомогти заощадити час вашої компанії.
Що таке автоматизація документообігу?
Автоматизація документообігу – це процес використання програм та спеціалізованого програмного забезпечення для створення електронних документів з мінімальною участю людини.
Автоматизація дозволяє оптимізувати робочі процеси, включаючи сканування, зберігання, вилучення, збір даних та класифікацію документів.
У програмному забезпеченні автоматизації документообігу користувачі створюють так звані “шаблони”. Ці шаблони визначають, як саме документи повинні бути додані, змінені або видалені на основі конкретних вхідних даних.
Автоматизація документів може включати:
- Обробку документів: вилучення потрібної інформації з різних документів, її перевірка та перетворення у структуровані дані для подальшого використання. На етапі обробки документа відбувається опрацювання кожного етапу його життєвого циклу.
- Створення документів: використання вже зібраних або отриманих даних як основи для створення пропозицій, контрактів, ділових листів, рахунків-фактур та інших документів.
Чому автоматизація документообігу необхідна для бізнесу?
Управління великою кількістю паперових документів може бути затратним і неефективним для компаній.
Завдяки автоматизації, обробка документів стає більш зручною та економічно вигідною. Розглянемо основні причини, чому автоматизація документообігу є важливою для бізнесу:
Зменшення обсягу рутинної роботи з документами
Автоматизація документообігу скорочує час та зусилля співробітників, що витрачаються на повторювані операції. Сканування, вилучення даних, класифікація, індексація та зберігання документів є ключовими для ефективної роботи будь-якої компанії, і автоматизація значно спрощує ці процеси.
Пришвидшення обробки документів
Використання персоналізованих шаблонів допомагає зменшити час, що витрачається на роботу з паперовими документами, і спрощує процес їх обробки. Це дає змогу стандартизувати процедуру документування, якої можуть дотримуватися всі співробітники, що дозволяє їм ефективніше використовувати свій час та ресурси.
Зменшення кількості помилок
Документи, створені вручну, можуть містити помилки, які потребують численних виправлень, що призводить до витрати часу та зайвих затримок у роботі.
Застосування автоматизованих систем значно зменшує або повністю усуває ці помилки. Завдяки використанню попередньо налаштованих шаблонів та технологій на основі штучного інтелекту, процес збору даних спрощується, а відповідні працівники своєчасно отримують сповіщення про відсутню інформацію.
Зменшення витрат
Компанії, які впроваджують автоматизацію створення документів, отримують значну економію коштів. Автоматизація дозволяє знизити витрати, пов’язані з друком, зберіганням паперових документів та іншими адміністративними процесами.
Покращення взаємодії з клієнтами та партнерами
Створення міцних відносин між співробітниками, постачальниками та клієнтами є важливим фактором успіху будь-якої організації. Ручне створення документів, схильне до помилок, затримок і невідповідностей, може негативно вплинути на ці відносини.
Забезпечення доступу до онлайн-документації робить співпрацю з більшою кількістю постачальників та клієнтів більш зручною та безпечною. Легкість доступу до документів з будь-якого місця сприяє покращенню взаємодії та створює позитивний досвід для клієнтів.
Підвищення безпеки та конфіденційності
Системи автоматизації документообігу мають вбудовані цифрові сховища з налаштованими правами доступу, що забезпечує захист від втрати документів та підвищує безпеку даних.
Для таких сфер, як юриспруденція та охорона здоров’я, де важлива конфіденційність, програмне забезпечення автоматизації документообігу з додатковими заходами безпеки може запобігти витоку та несанкціонованому доступу до даних.
Чому автоматизована обробка документів ефективніша за ручну?
Якщо ви регулярно створюєте однотипні документи, наприклад, договори, рахунки-фактури або щомісячні звіти, ви можете стикнутися з такими проблемами:
- Ручний збір даних з різних джерел, проведення складних розрахунків та створення візуалізацій для представлення даних займає багато часу та зусиль.
- Навіть після багатогодинних (або навіть кількаденних) перевірок важко гарантувати, що в документах не буде помилок.
Програмне забезпечення для автоматизації документообігу допомагає вирішити ці проблеми, автоматизуючи збір даних з різних джерел і організовуючи їх у потрібному форматі.
Завдяки цьому, ви можете створювати будь-які звіти за лічені секунди, будучи впевненим у точності та безпомилковості всієї інформації.
Основні функції програмного забезпечення для автоматизації документообігу
#1. Веб-доступ
В епоху Інтернету, користувачі мають мати можливість отримувати доступ до своїх документів з будь-якого місця. Програмне забезпечення для автоматизації документообігу на базі веб-технологій забезпечує швидкий та легкий доступ до файлів і папок. Це включає:
- Мобільний доступ для перегляду та редагування документів.
- Хмарне зберігання документів.
- Можливість обміну папками або файлами з іншими користувачами.
#2. Перетягування (Drag-and-Drop)
Функція перетягування є важливою для будь-якої системи автоматизації документообігу. Вона дозволяє швидко переміщувати файли між різними локаціями або навіть з однієї програми в іншу.
#3. Пошук документів
Кожен користувач має велику кількість файлів, тому важлива можливість швидкого пошуку необхідних документів за кількома літерами пошукового запиту. Програмне забезпечення автоматизації допомагає організувати зберігання документів, щоб їх було легко знайти в потрібний момент.
Користувачі можуть легко знаходити збережені матеріали за допомогою функції пошуку документів.
#4. Керування версіями документів
Керування версіями є ще однією важливою функцією. Завдяки цій функції користувачі можуть отримувати доступ до попередніх версій документа, порівнювати їх та за необхідності повертатися до однієї з попередніх версій.
#5. Блокування файлів
Блокування файлів є ключовою функцією. Заблокований файл не можна редагувати до того часу, поки користувач, який заблокував його, не зніме блокування.
#6. Інтегрований переглядач та редактор
За допомогою вбудованого переглядача можна переглядати та редагувати документи без необхідності їх завантаження та відкриття в новому вікні, що заощаджує час.
Коли програма виявляє, що інший користувач вносить зміни до файлу, вона блокує його, а потім розблоковує після завершення редагування.
#7. Рейтинг та обмін документами
Користувачі повинні мати можливість безпечно та зручно обмінюватися документами.
Система оцінювання дозволяє користувачам присвоювати числове значення кожному документу, допомагаючи відстежувати, які документи є більш корисними для працівників, а які потребують змін.
#8. Права доступу до файлів і папок
Будь-яке програмне забезпечення автоматизації документообігу повинно забезпечувати управління правами доступу до файлів і папок. Надання прав редагування дозволяє контролювати, що саме ваша команда може робити з документами, над якими вона працює.
#9. Зв’язування документів
Зв’язування документів — це процес об’єднання документів, файлів або інших джерел даних, щоб до них можна було отримати доступ з одного місця.
Ця функція дозволяє пов’язати документ з іншими відповідними записами в програмі або отримати доступ до однієї копії з іншого місця.
#10. Інтелектуальне управління контентом
Сучасні системи автоматизації документообігу забезпечують оновлення даних у всіх облікових записах і джерелах, дозволяють редагувати шаблони, створювати персоналізовані робочі процеси та застосовувати правила, що гарантують точність, відповідність стандартам та вимогам бренду.
Деякі платформи також пропонують пакетну автоматизацію, що дозволяє користувачам створювати сотні або тисячі презентацій, звітів та інших документів одночасно, надаючи можливість створювати технічну документацію на замовлення для певних сегментів клієнтів.
Щоб допомогти вам зорієнтуватися у великій різноманітності доступного програмного забезпечення, ми склали перелік найбільш популярних рішень з коротким оглядом їхніх основних функцій.
DocuPilot
Docupilot – це зручне та адаптивне програмне забезпечення для автоматизації документообігу, яке дозволяє створювати документи на основі наявних даних та індивідуальних шаблонів. Вбудований конструктор документів дає змогу створювати персоналізовані шаблони.
Документи можна надсилати електронною поштою через такі сервіси, як Dropbox, Zapier та Docusign.
Основні функції:
- Готові шаблони: Docupilot містить набір готових шаблонів, які компанії можуть використовувати для формування пропозицій, угод, рахунків-фактур та інших документів.
- Інтеграція: Програмне забезпечення можна інтегрувати з CRM, формами, онлайн-базами даних, опитуваннями та системами управління персоналом.
- Безпека: Docupilot дозволяє захищати документи паролем і шифрувати їх, що гарантує конфіденційність даних клієнтів.
- Автоматизовані робочі процеси: Docupilot спрощує складні робочі процеси, автоматизуючи процес введення даних під час створення документів.
DocuPilot виділяється своєю доступною ціною, що робить його привабливим для багатьох компаній.
airSlate
AirSlate – це хмарна платформа, яка пропонує комплексне рішення для автоматизації документообігу, починаючи від створення робочого процесу і закінчуючи аналізом його ефективності. AirSlate є платформою без коду.
Ефективне використання цього додатка може скоротити персонал, залучений до обробки документів, вдвічі.
Основні функції:
- Flow Creator: Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс з функцією перетягування дозволяє створювати візуальне представлення робочого процесу.
- Електронний підпис: До цифрових форм, опитувань, документів та іншого контенту можна легко додавати юридично обов’язкові електронні підписи.
- Онлайн-опитування: Можливість проводити опитування, використовувати їх для тестування програмного забезпечення та збору зворотного зв’язку.
- Роботизована автоматизація процесів: Автоматизація процесів за допомогою ботів AirSlate без необхідності написання коду.
AirSlate пропонує велику бібліотеку з тисячами шаблонів автоматизації для різних сфер діяльності.
PandaDoc
PandaDoc дозволяє створювати, редагувати та підписувати документи в одному місці.
Незалежно від того, чи потрібні вам інструменти електронного підпису, автоматизація пропозицій, інструменти для продажів та маркетингу або безпечна обробка документів, PandaDoc надасть вам усі необхідні інструменти для пришвидшення бізнес-процесів та миттєвого підписання документів.
PandaDoc легко інтегрується з більш ніж 30 додатками, що гарантує безперебійне управління документами.
Основні функції:
- Перетягування: Інструменти перетягування дозволяють розміщувати елементи в документі на основі їх категорії.
- Цифровий підпис: Можливість цифрового підписання документів без використання паперу.
- Створення документів: Можливість створювати будь-які необхідні документи, наприклад, ділові контракти, пропозиції та інші документи.
- Архівування: Можливість класифікувати та архівувати готові документи.
Клієнти цінують гнучкість шаблонів PandaDoc, а також можливість відстежувати документи та аналізувати їх ефективність.
Crove
Crove допомагає розробляти та автоматизувати всі документи вашої компанії за допомогою надійного редактора документів. Ви можете автоматизувати будь-який документ, додаючи змінні, логічні умови, формули Excel та електронні підписи.
Crove дозволяє централізувати роботу з документами та усунути необхідність використання непотрібних інструментів. Бібліотека шаблонів Crove виходить за рамки простої автоматизації роботи з документами.
Основні функції:
- Обчислення: Використання математичних формул для проведення обчислень безпосередньо в полях документів.
- Форми: Можливість створення опитувань з логікою приховування або відображення питань для створення документів за результатами опитування.
- Швидкий попередній перегляд: Перевірка документів у режимі реального часу після заповнення опитування.
- Публікація форм: Можливість публікації форм за загальнодоступною URL-адресою для створення документів будь-ким.
Crove може бути ідеальним інструментом для тих, хто шукає безкоштовне програмне забезпечення для автоматизації документообігу.
Documate
Documate – це просте у використанні програмне забезпечення для автоматизації документообігу, що дозволяє створювати юридичні документи без написання коду.
Платформа була спочатку розроблена для благодійних організацій, які надають юридичну допомогу, але згодом стала доступною для будь-якого бізнесу.
Основні функції:
- Веб-форми: Можливість створювати веб-форми для введення даних у документи Word або PDF.
- Онлайн-опитування: Створення опитувань та завантаження шаблонів документів, що підключаються до полів форми опитування.
- Вбудовування: Можливість створення документів на основі вхідних даних, розповсюдження робочих процесів або їх вбудовування на веб-сайти.
Documate є чудовим рішенням для юристів та професіоналів, які шукають просту платформу без коду.
Templafy
Templafy – це програмне забезпечення для автоматизації документообігу, яке дозволяє великим підприємствам швидко організувати корпоративний контент та ресурси.
Система забезпечує відповідність документів вимогам бренду та законодавству, автоматизуючи процес їх створення.
Templafy постійно адаптується до змін ІТ-інфраструктури сучасних підприємств.
Основні функції:
- Система на основі дозволів: Можливість контролювати якість документів, обмежуючи доступ співробітників до певної інформації.
- Інтеграція: Інтеграція з Microsoft Office та Google G Suite для створення контрактів, пропозицій та інших документів.
- Інтерфейс адміністратора: Доступ до інструментів для створення документів через централізоване розповсюдження файлів офісних шаблонів.
Templafy підходить для великих підприємств з мінімум 50 користувачами.
ExperLogix
ExperLogix – це комплексна та зручна платформа для автоматизації документообігу, яка дозволяє користувачам оптимізувати та автоматизувати критично важливі бізнес-процеси.
Основні функції:
- Потоки документів: Швидке створення потоків документів з використанням умовної логіки без кодування.
- Розробка шаблонів: Інструменти для створення динамічних шаблонів на основі даних та налаштування складних робочих процесів.
- Збір цифрових даних: ExperLogix Smart Forms для збору даних, які спрощують введення та надсилання інформації в електронному вигляді.
- Управління вихідними документами: Автоматизовані методи обробки великих обсягів вихідних документів.
Менеджер контенту від ExperLogix пропонує безпечне та організоване сховище для керування, зберігання та отримання цифрових ресурсів, включаючи PDF-форми, логотипи та інші мультимедійні матеріали.
Підсумки
Програмне забезпечення для автоматизації документообігу – це ефективне рішення, яке дозволяє зменшити кількість помилок, заощадити кошти та позбутися рутинної та неприємної роботи.
Впровадження автоматизації документообігу може значно покращити ефективність та продуктивність вашої компанії.
Рекомендуємо ознайомитися з переліком найкращих інструментів для спільної роботи над документами.