Зустрічі без будь-якого порядку денного є основною причиною непродуктивних сесій. Давайте змінимо гру за допомогою цих шаблонів порядку денного для продуктивних зустрічей.
Отже, ви живете в суспільстві, але не були на безглуздих зборах? Ви жартуєте? Ми всі брали участь у кількох зустрічах, на яких або не мали можливості внести свій внесок, або не мали жодних натяків щодо обговорення.
Отже, ми повертаємося до нашого столу без конкретних результатів і непродуктивних годин. На щастя, ви все ще можете внести позитивні зміни у свою зустріч за допомогою порядку денного.
Сьогодні в цій статті я не лише допоможу вам зрозуміти, що таке порядок денний нарад, але й запропоную кілька найкращих шаблонів порядку денного наради, щоб отримати максимум від наради. Давайте не будемо витрачати багато часу зараз і почнемо продуктивність.
Які переваги документування порядків денних зустрічей?
Перш ніж ми зупинимося на перевагах документування порядку денного нарад, дозвольте мені розповісти вам, що таке порядок денний наради. Порядок денний зустрічі – це короткий план або план зустрічі, який організатор надає всім учасникам. Порядок денний наради допомагає команді визначити чіткі очікування від наради, на які запитання слід відповісти тощо.
Отже, повертаючись до питання, які переваги документування порядків денних зустрічей? Ось кілька переваг документування порядку денного зустрічей.
Кожен може зробити свій внесок
Основна проблема кожної незапланованої зустрічі полягає в тому, що не всі учасники можуть продовжувати говорити на зустрічі. Це може бути з різних причин; або вони не знають, що говорити, або інші не дають їм говорити. Але все може змінитися, якщо ви задокументуєте свою зустріч. Оскільки документація зустрічі дозволяє всім учасникам знати, чому, як і коли відбувається зустріч.
Оптимізуйте час
Документація зустрічі не містить нічого конкретного щодо часу. Але все ж це може допомогти зробити зустріч короткою та продуктивною. Це заохочує членів команди зрозуміти цілі попередньої зустрічі та усуває всі непорозуміння. Крім того, документація зустрічі допомагає уникнути розмов не по темі, що економить час.
Може йти в ногу з дискусією
Основною характеристикою документування зустрічей є добре категоризовані та систематизовані дані. Завдяки цим функціям учасники зустрічі можуть легко йти в ногу з обговореннями та висловлювати свої думки, оскільки вони знають, що буде далі та коли вони зможуть висловитися.
Ведіть записи обговорення
Зустрічі є важливим елементом будь-якого бізнесу та підприємства. Можливо, вам доведеться відвідувати дві або більше зустрічей протягом дня, а іноді навіть жодної. Але чи можете ви запам’ятати кожен пункт і план, висловлений на зустрічі?
Тому документація зустрічі може допомогти вам організовано робити всі важливі нотатки. Окрім цього, документація зустрічей також може бути пізніше використана для надання короткого підсумку обговорення відсутнім учасникам.
Як шаблон порядку денного зустрічі може допомогти вам організувати та оптимізувати зустріч?
Коли ви дізнаєтесь, що таке порядок денний зустрічі та які її переваги, вам напевно буде цікаво дізнатися, як скласти порядок денний зустрічі. Але спланувати порядок денний зустрічі не так просто, як зробити сам за одну хвилину. Проте Інтернет полегшив виконання найскладніших завдань.
Таким чином, замість того, щоб самостійно планувати порядок денний зустрічі, ви завжди можете вибрати онлайн-шаблони порядку денного зустрічі. Ці попередньо розроблені шаблони, які окреслюють причини та структуру зустрічі, мають кілька переваг. Основні переваги використання шаблонів порядку денного нарад обговорюються нижче.
Впорядкування
Шаблони порядку денного наради допоможуть вам скласти продуктивний порядок денний наради, ще більше оптимізуючи вашу нараду, запровадивши простий посібник для всіх учасників наради. Ці шаблони містять усі необхідні теми та дії для обговорення на зустрічі.
Завдяки цьому учасникам не доводиться думати про всі важливі моменти в останню хвилину. Натомість вони можуть підготуватися навіть раніше за допомогою документації.
Економія часу
Підготувати порядок денний зустрічі непросто. Окрім продумування всіх основних ключових моментів, ви також повинні організувати та класифікувати порядок денний у певній формі, щоб не пропустити будь-які відповідні теми.
Ось тут на допомогу приходять шаблони порядку денного зустрічі. Шаблони порядку денного наради вже містять добре організовані та категоризовані дані. Вам потрібно додати в них лише основні моменти, і ця функція не тільки заощадить ваш час, але й дозволить охопити всі теми, не витрачаючи багато часу.
Безліч варіантів
Як ми знаємо, усі зустрічі не однакові. Отже, навіть порядок денний засідання не може бути однаковим. Але все ж вам не варто хвилюватися, оскільки кілька онлайн-платформ пропонують численні типи шаблонів порядку денного зустрічей.
Незалежно від того, чи потрібна вам консультація 1:1, чи у вас є команда, ви можете за лічені секунди знайти й організувати свою зустріч за допомогою онлайн-шаблонів порядку денного. Навіть планування проекту стає легшим за допомогою правильних шаблонів зустрічей.
Згідно з нещодавнім опитуванням, близько 83% співробітників проводять до 33% свого робочого тижня на нарадах, а середній працівник проводить на нарадах щонайменше 3 години роботи. Ці цифри більш ніж достатні, щоб сказати, наскільки довго забирають зустрічі.
Крім того, ці багато годин можуть піти даремно, якщо зустрічі не принесуть бажаного результату. Тому дуже важливо мати добре організований порядок денний зустрічі, щоб заощадити час і отримати продуктивний результат. Ось кілька найкращих шаблонів порядку денного нарад, на які ви можете покластися під час наступних нарад.
Гюго
Коли ви шукаєте шаблони порядку денного наради, ви завжди бачитимете Hugo угорі. Це не через гарну маркетингову стратегію, а також через їхні послуги. Hugo пропонує понад 80 безкоштовних шаблонів порядку денного зустрічей, створених досвідченими людьми. Ви можете знайти шаблони для різноманітних зустрічей, як-от ідеї рекламних кампаній, спільні зустрічі, основні протоколи зустрічей тощо.
Шаблони порядку денного зустрічі від Hugo підтримують як Word, так і Google Docs. На додаток до цього, ви також можете використовувати їх у Fellow. Hugo надає шаблони в 13 різних категоріях, включаючи гнучкі шаблони зустрічей, зустрічі один на один, шаблони зустрічей тощо.
Hugo пропонує багато додаткових функцій для користувачів. Наприклад, Hugo дозволяє користувачам робити нотатки, спільно готувати порядок денний зустрічі, синхронізувати календарі тощо. Hugo – це зручний сайт. Отже, ви можете звикнути до нього за частку часу.
Хьюго вільний. Однак ви завжди можете вибрати преміум-версію, щоб отримати більше функцій.
Canva
Це популярна програма, якою більшість із нас користується щодня. Але чи знаєте ви коли-небудь, що наша улюблена програма для редагування Canva також може допомогти вам створити ідеальний порядок денний зустрічі? Якщо ні, не хвилюйтеся; тепер ти знаєш.
Canva — це потужна програма з кількома шаблонами, як-от запрошення, публікації в соціальних мережах тощо. Але шаблони порядку денного зборів додають вишеньку на торт. Canva пропонує десятки безкоштовних шаблонів порядку денного нарад, які можна легко використовувати, редагувати та друкувати.
У додатку можна знайти як офіційні, так і неформальні шаблони. Окрім цього, Canva також пропонує настроювані шаблони презентацій порядку денного, які можуть допомогти вам зробити вашу зустріч ще більш автентичною та продуктивною. Оскільки ми вже знайомі з Canva, використання цього сайту не буде таким важким для будь-кого.
асана
Шукаєте шаблони порядку денного зустрічі, які відповідають усім потребам вашого офісу? Асана може виручити вас. Asana — це безкоштовний веб-сайт, який може оживити ваші зустрічі та зробити їх більш продуктивними та захоплюючими.
Це простий у використанні веб-сайт із найкращими шаблонами порядку денного для вас. Шаблони на цьому сайті зменшують ваше навантаження, оскільки ці шаблони містять усі важливі теми та пункти, які необхідно обговорити на зустрічі.
Що стосується типів, Asana пропонує як базові, так і розширені шаблони. Тут ви можете знайти добре структуровані шаблони порядку денного наради на основі конкретних типів нарад. Незалежно від того, чи шукаєте ви стартові наради щодо проекту, наради для командного мозкового штурму, наради для всієї компанії чи будь-який інший тип шаблону, Asana може полегшити вашу роботу за лічені секунди.
Smartsheet
Smartsheet — це безкоштовний веб-сайт, який пропонує декілька шаблонів порядку денного зустрічі. Сайт пропонує добре організований і вичерпний список, що робить ваш пошук легким і більш тривалим.
Цей сайт містить різні типи шаблонів порядку денного зборів, як-от класичні шаблони порядку денного зборів, шаблони порядку денного конференції, шаблони порядку денного неформальних зборів, шаблони порядку денного засідань правління тощо.
Окрім кількох шаблонів, Smartsheet є зручним інструментом для бізнесу, оскільки цей сайт пропонує багато додаткових функцій, як-от співпраця в реальному часі, автоматизований робочий процес, краща видимість тощо. Загалом можна зробити висновок, що Smartsheet — ідеальний помічник для зустрічей.
Trello
Trello — популярний і надійний веб-сайт і додаток. Trello вважається ідеальним менеджером проектів. Ця платформа допомагає вам організовувати завдання, керувати проектами тощо. Що стосується шаблонів, Trello пропонує численні шаблони порядку денного зустрічі, які можна легко використовувати та налаштовувати.
Окрім цього, Trello також дозволяє своїм користувачам завантажувати зображення та документи, щоб ефективніше керувати своєю роботою. Крім того, ви також можете співпрацювати з членами вашої команди прямо на сайті, щоб поділитися порядком денним зустрічі та заощадити вас.
Міро
Знайти єдину платформу для всіх ваших офісних потреб – це котяча колиска. Але Міро має всі ці функції. Miro — це безкоштовний веб-сайт із кількома шаблонами порядку денного зустрічей і розширеними функціями.
Основним шаблоном Miro є порядок денний зустрічі команди. Цей шаблон містить усі необхідні дані, які згодом можуть бути використані для прийняття мудрих рішень щодо компанії. Шаблони порядку денного групових зборів можуть допомогти вам переглянути прогрес, поділитися актуальними оновленнями проекту, відзначити індивідуальні зусилля тощо.
Шаблон порядку денного зустрічі групи вважається потужним шаблоном. Цей шаблон можна легко налаштувати для будь-якого іншого відділу, наприклад маркетингових кампаній, планування спринтів тощо.
Атласіан
Якщо ви шукаєте продуктивний шаблон порядку денного зустрічі для всіх, ваш пошук може закінчитися на наступному сайті. Atlassian — це безкоштовний веб-сайт, який пропонує численні типи шаблонів порядку денного зустрічі. Але цей сайт найбільш відомий своїм шаблоном порядку денного зустрічі для всіх.
Загальні зустрічі вважаються одними з найважливіших зустрічей у кожній організації. Пам’ятаючи про це, цей сайт пропонує вам найкращі шаблони порядку денного для всіх, які забезпечують прозорий і зв’язковий формат.
Цей шаблон від Atlassian містить будь-яку тему для обговорення. Від цілей до висвітлення певної команди, цей шаблон не розчарує вашу зустріч за жодних умов. Шаблон порядку денного зустрічі Atlassian для всіх учасників надає продуктивний і вичерпний формат порядку денного, який повинен вибрати кожен бізнес.
Висновок
Зустрічі є важливою частиною організації. Це дозволяє членам команди знати їхні цілі, поточну позицію, плани та інші фактори компанії. Але який сенс витрачати години на зустрічі, якщо учасники повертаються з «Яка користь від цієї зустрічі?»
Ось чому компанії потрібно використовувати шаблони порядку денного зустрічі. Сьогодні в цьому блозі ми говорили про деякі з найкращих шаблонів порядку денного наради, які можуть не тільки зробити вашу нараду продуктивною, але й додати їй життя.
Ви також можете ознайомитися з деякими найкращими програмами для віддалених зустрічей для Slack і Teams.